STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 12. FEBRUAR 2010 TID: KL. 09:00 STED: MØTEROM VÆRNES - STJØRDAL RÅDHUS NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra rådmannen 003/10 Statusrapport for revisjonsarbeidet 004/10 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /10 Kontrollkomiteens budsjett for 2010 * 006/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon - vurdering av eventuelle nye opplysninger 007/10 Rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av eventuelle nye opplysninger 008/10 Kontrollkomiteens årsrapport for 2009 * Ettersendes Stjørdal/Steinkjer, Ole Meier Kjerkol leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 001/ Referat Innbygger i Stjørdal 1 kommune Henvendelse til kontrollkomiteen - u.off. jf. Off. l. 13 og forv.l NKRF Kontrollutvalgskonferansen Kopi av epost Momskomp. på kulturbygg 4 KomSek Trøndelag IKS Deres spørsmål vedr. rehabilitering/ombygging av Halsen sykehjem og Lånke bosenter Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 002/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 002/ Saken legges fram uten forslag til vedtak Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollkomiteen har anmodet rådmannen om en orientering om etat omsorg, samt om aktuelle saker i og relatert til etaten. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte.

3 SAK 003/10 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 003/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. SAK 004/10 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2009 Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 004/ Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2009 tas til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår Ikke trykte vedlegg

4 Saksopplysninger Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter 2. halvår 2009 for komité omsorg, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har en merknad. Revisor finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen fungerer bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Vurdering Rapporten kan tas til orientering. SAK 006/10 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - VURDERING AV EVENTUELLE NYE OPPLYSNINGER Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 006/ Saken legges frem til drøfting uten forslag til vedtak. Ikke trykte vedlegg 4. Kontrollkomiteens sak 028/09 5. Kontrollkomiteens sak 003/09 6. Kontrollkomiteens sak 019/08 7. Kommunestyrets sak 053/08 8. Kontrollkomiteens sak 026/07, 003/08 og 016/08 9. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 10. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 11. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner

5 Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon prioriteres for tiden etter følgende liste, jf. kontrollkomiteens sak 003/09 og kommunestyrets sak 053/09: Nr Prosjekt Status 1 Barneverntjenesten Gjennomført 2 Følge byggeprosjekt Pågår 3 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Gjennomført 3 Tildeling av pleie og omsorgtjenester 4 Stjørdal kommune som arbeidsgiver 5 Innkjøp IKT 6 Etiske retningslinjer Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak i sak 028/09 den : 1. Kontrollkomiteen tar sak 004/09 og 006/09 i representantskapene i henholdsvis KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS til etterretning. 2. Kontrollkomiteen ber KomRev Trøndelag IKS foreta en vurdering av hvorvidt det er fremkommet nye opplysninger som gjør det nødvendig å foreta endringer i planene for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. 3. Stjørdal kontrollkomite velger KomRev Trøndelag IKS som leverandør for selskapskontroll Vurdering Målet med forvaltningsrevisjon er å gi kommunestyret et bedre grunnlag for å fatte vedtak - eventuelt endre tidligere vedtak. Målet vil også være å medvirke til bedre måloppnåelse, og/eller medvirke til at målene blir nådd med minst mulig ressursbruk. Kontrollkomiteen gis med dette en mulighet til å gå igjennom prioriteringslisten pånytt. SAK 007/10 RULLERING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - VURDERING AV EVENTUELLE NYE OPPLYSNINGER Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 007/ Saken legges frem til drøfting uten forslag til vedtak.

6 Ikke trykte vedlegg 12. Kontrollkomiteens sak 028/ Kontrollkomiteens sak 021/ Kommunestyrets sak 067/ Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 16. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 17. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Gjeldende plan er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS, og ble behandlet av kontrollkomiteen den , sak nr. 21/08. Kontrollkomiteen avga slik innstilling i saken: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Stjørdal kommune for med følgende forslag til prioriteringsliste: Prioritering Selskapets navn Eierandel Bokført 1 Vegamot AS 17,22 % Trondheimsfjorden Interkommunale havn IKS Stjørdal Industri a/s 53,80 % Stjørdal Fjernvarme AS Kontrollkomiteen gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Kontrollkomiteens innstilling ble enstemmig vedtatt av kommunestyret i møtet den , sak nr. 67/08. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak i sak 028/09 den : 4. Kontrollkomiteen tar sak 004/09 og 006/09 i representantskapene i henholdsvis KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS til etterretning. 5. Kontrollkomiteen ber KomRev Trøndelag IKS foreta en vurdering av hvorvidt det er fremkommet nye opplysninger som gjør det nødvendig å foreta endringer i planene for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. 6. Stjørdal kontrollkomite velger KomRev Trøndelag IKS som leverandør for selskapskontroll Begrepet selskapskontroll omfatter 2 ulike kontroller eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll er en obligatorisk lovfestet kontroll. Her er først og fremst eierstyringen i fokus. Forvaltningsrevisjon i selskaper er frivillig, og kommer eventuelt i tillegg til en eierskapskontroll. Vurdering Målet med selskapskontroll er å gi kommunestyret et bedre grunnlag for å fatte vedtak, herunder fornye eierstrategien for det enkelte selskap. Målet vil også kunne være å medvirke til bedre måloppnåelse, og/eller medvirke til at målene blir nådd med minst mulig ressursbruk. Kontrollkomiteen gis med dette en mulighet til å gå igjennom prioriteringslisten pånytt.

7 SAK 008/10 KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT 2009 Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 008/ Det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens årsrapport for 2009 vedtas som kontrollkomiteens årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollkomiteens årsrapport for 2009 til orientering. Forslag til kontrollkomiteens årsrapport for 2009 til Stjørdal kommunestyre. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollkomiteen er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om komiteens arbeid. Hvor ofte kontrollkomiteen skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollkomiteens møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har komiteen funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i komiteen. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollkomiteens virksomhet til kommunestyret.

8 Vurdering Kontrollkomiteen anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollkomiteens årsrapport for Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær