VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 10. november 2009 Tid: Kl 09:00 Sted: Verdal rådhus kommunestyresalen MERK TID OG STED! De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 022/09 Orientering fra rådmannen 023/09 Referatsaker 024/09 Statusrapport for revisjonsarbeidet 025/09 Plan forvaltningsrevisjon 026/09 Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2010 Verdal/Steinkjer, Lasse Hegge Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf E-post: paul.stenstuen@komsek.no

2 SAK 022/09 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 018/09 Kontrollutvalget har ønsket å holde seg orientering om utviklingen i kommunens økonomi, samt om aktuelle saker. En har derfor anmodet rådmannen om å gi en orientering i møte. Videre har en anmodet rådmannen om å knytte noen kommentarer til den videre oppfølgingen av revisjonsmerknadene for 2008, se også kontrollutvalgets sak 018/09. SAK 023/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Referat 1 Verdal kommune Kommunestyrets sak 70/09 Forvaltningsrevisjonsrapport / Gjennomgang av barneverntjenesten 2 Verdal kommune Kommunestyrets sak 71/09 Selskapskontroll 3 KomRev Trøndelag IKS 4 NKRF Invitasjon til Temadag for regnskaps- og økonomiansvarlige einfo 09/19 Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor - lovlighetskontroll 5 NKRF Invitasjon til kontrollutvalgskonferansen 2010 Referatene tas til orientering.

3 SAK 024/09 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. SAK 025/09 PLAN FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Kontrollutvalget gir et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende IKT første prioritet. Prosjektene på prioritetslisten rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollutvalget ber revisor om å utarbeide forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende IKT. Forslaget til prosjektplan oversendes sekretær som gis myndighet til å vurdere hvorvidt det er behov for å innkalle til et ekstraordinært møte i forkant av prosjektets igangsettelse. E-post datert fra revisor m/rådmannens e-post.

4 trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 037/ Kommunestyret , sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kommunestyret , sak 74/08 4. Kontrollutvalget , sak 026/07 5. Forskrift om kontrollutvalg 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 7. Kommuneloven Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden ble behandlet av kommunestyret i møte den , sak 101/08. Kommunestyret gjorde da slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt Gjennomføring 1 Innkjøp investering 2 Rusomsorg 3 Barneverntjenesten 4 Plan- og byggesak Tjenestetilbud Omsorg og velferd Etiske retningslinjer 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Kontrollutvalget behandlet prioriteringslisten i sak 037/08, og gjorde slik prioritering: Nr Prosjekt 1 Innkjøp investering 2 Barneverntjenesten 3 Plan-og byggesak 4 Rusomsorg Tjenestetilbud Omsorg og velferd Etiske retningslinjer Prosjekt nr. 2 Barneverntjenesten er ferdigstilt og er behandlet av kommunestyret, jf. kommunestyret den , sak 70/09. Revisor har fått en henvendelse fra rådmannen hvor det blir gitt uttrykk for et ønske om et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. driftskostnader innenfor IKT, se vedlegg. Her fremkommer det blant annet at: Levanger og Verdal kommune ønsker på denne bakgrunn at Komrev utfører en analyse av IKT-enhetens utgifter. Denne analysen må sammenlignes med tilsvarende analyser fra våre nabokommuner og / eller sammenlignbare kommuner / kommunesamarbeid.

5 Dersom det er mulig ønskes analysen brutt ned på følgende grupper: - Lønn - Linjeleie - Infrastruktur - Pcer og skrivere - Telefoni fast og mobil - Kopiering - Microsoft lisenser både skole og adm - Andre lisenser. Analysen må ses opp mot faste måltall som antall ansatte, antall pcer osv. Verdal kommune samarbeider tett med Levanger kommune om IKT, og enheten IKT er organisatorisk underlagt Innherred samkommune. Rådmannen i Levanger kommune har stilt seg bak henvendelsen, og kontrollutvalget i Levanger kommune gjorde slikt vedtak vedrørende forvaltningsrevisjon under behandlingen av sak 022/09: 2. Kontrollutvalget gir et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende IKT første prioritet. Prosjektene på prioritetslisten rykker tilsvarende ned. 3. Kontrollutvalget ber revisor om å utarbeide forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende IKT. Forslaget til prosjektplan oversendes sekretær som gis myndighet til å vurdere hvorvidt det er behov for å innkalle til et ekstraordinært møte i forkant av prosjektets igangsettelse. Vurdering Ettersom Verdal kommune samarbeider tett med Levanger kommune om IKT, kan det synes naturlig at blir samarbeidet med Levanger kommune også vedrørende gjennomføring av et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet opp mot IKT. På bakgrunn av dette vil saksbehandler anbefale at Verdal kontrollutvalg treffer et vedtak likelydende med det vedtak Levanger kontrollutvalg har truffet. Verdal kontrollutvalg skal på fritt grunnlag vurdere hvilke prosjekter som skal prioriteres. Det vil imidlertid være til dels betydelige kostnadsbesparelser knyttet til en koordinering av hvilke prosjekter som gjennomføres og når. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til diskusjon og avgjørelse.

6 SAK 026/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2010 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 026/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2010 for sin virksomhet i Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Andre saksdokumenter ikke. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2010 følger denne saken. Årsplanen for 2010 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det er lagt opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte.