RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER INVESTERING

Transkript

1 1 Dato: Arkiv: 217 Kontrollutvalet i Vågsøy SAK 44/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER INVESTERING Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser investering - Vågsøy kommune. Utarbeida av Nordfjord kommunerevisjon IKS, datert Saksutgreiing Frå forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser investering - Vågsøy kommune heiter det: Formålet med loven om offentlig anskaffelse er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet gjennom effektiv ressursbruk ved anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. I lov om offentlige anskaffelser 1heiter det at regelverket skal medvirke til at det offentlege opptrer med stor integritet slik at allmenta har tillit til at offentlege anskaffingar skjer på ein samfunnstenleg måte. Kommunen bli erstatningsansvarlig om den ikkje fyl lova om offentlig anskaffelse. (Sjå rapporten s.6) Vedtak for prosjektet Kommunestyret i Vågsøy vedtok i sak 061/16 Plan for forvaltningsrevisjon der prosjektet Offentlege innkjøp skulle gjennomførast først. Nordfjord kommunerevisjon IKS delte bestillinga i to forvaltningsprosjekt Innkjøp og Drift då rekneskap og organisering har slik inndeling i kommunen. Prosjektplan Offentlege investeringskjøp Vågsøy kommune vart lagt fram og godkjent av kontrollutvalet sak 29/16. Prosjektet skulle vurdere om innkjøpspraksisen i Vågsøy kommune er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentleg anskaffing. Rapporten er avgrensa til å gjelde investeringskjøp og anskaffingssprosessen fram til val av leverandør. Det betyr at kommunen si evaluering av mottekne tilbud, ikkje er vurdert. Forvaltningsrevisjonen dekkjer dei fleste investeringsprosjekta som var aktive per 31. desember I dei tilfelle kommunen har gjort innkjøp på grunnlag av ein etablert og gjeldande rammeavtale, har revisjonen ikkje undersøkt regeletterlevinga knytta til prosedyren. Dette skuldast at konkurransekravet allereie er innfridd gjennom etablering av rammeavtalen. Formålet med prosjektet er å setje søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar.

2 2 o MÅLSETTING Målsettinga for prosjektet er å vurdere om innkjøpspraksisen i Vågsøy kommune er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentleg anskaffing. Det er Lov om offentlige anskaffelser, Forskrift om offentlige anskaffelser samt Veileder til reglene om offentlige anskaffelser som er sentrale kilder for kommunal anskaffing. o PROBLEMSTILLING Revisjonen tok (på grunnlag av bestillinga frå kontrollutvalet) utgangspunkt i følgjande problemstilling: Fyl kommunen regelverket for offentlege anskaffing innan investering? Der revisjonen ut i frå lovverket konkret ville sjå på følgjande kriteriar: o Det skal utarbeidast verdianslag for kvar anskaffing. o For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeidast konkurransegrunnlag. o Alle kjøp over kr skal kunngjerast. o Det skal foreligge skatteattest frå dei leverandørar som det er inngått innkjøpsavtale med. o Det skal utarbeidast protokoll for alle kjøp over kr. Problemstillinga Fyl kommunen regelverket for offentlege anskaffing innan investering? har revisjonen belyst i rapporten, med følgjande vurderingar o Det skal utarbeidast verdianslag for kvar anskaffing. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.1 (s.7), heiter det: Av de 38 prosjektene vi har sett på mangler det verdianslag for ett. Detaljene i anslagene varierer og det kan synes som kommunen bør vurdere om disse er tilfredsstillende med omsyn til: Loven om offentlige anskaffelser 5 «gjennomsiktighet og etterprøvbarhet» Forskrift 3-1, 7. ledd - Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet Ut ifra de grunnleggende kravene som her er nevnt, mener vi at intensjonen i regelverket er at kommunen bør ha en skriftlig dokumentasjon om hvordan man har kommet frem til anslaget. Revisjonen mener verdianslagene kan dokumenteres bedre for å tilfredsstille kravene til beregning av anskaffelsenes verdi. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.1. (s.7)

3 3 o For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeidast konkurransegrunnlag. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.2. (s.8), heiter det: Ut ifra dokumentasjonen vi har mottatt har 16 av 38 prosjekt/delprosjekt ikke fulgt kravet om konkurransegrunnlag. Kommunen bør bli flinkere til å følge kravene til utarbeidelse av konkurransegrunnlag. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.2 (s.8) o Alle kjøp over kr skal kunngjerast. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.3. (s.9-10), heiter det: Rådmannsgruppa i Nordfjord vedtok i møte den 6. juni 2014 å oppgradere Acos WebSak (prosjekt 1051). Dette er det datasystemet som Nordfjordkommunene i 2007 valgte som sitt saksbehandlings- og arkivsystem. Vedtaket om oppgradering var begrunnet med at Acos AS ikke lenger ville oppdatere og utvikle dagens system. Revisjonen mener følgende forhold bør vurderes når en skal se på om kjøpet er en oppgradering eller et nytt kjøp: Ihht veileder om offentlige anskaffelser side 87 må det foreligge holdbar og saklig begrunnelse fra å unnlate og konkurranseutsette kontrakten med jevne mellomrom. Dette for å unngå «leverandørmonopol». Vesentlige endringer i eksisterende kontrakt blir sett på som inngåelse av ny kontrakt og krever konkurranseutsetting jf. veileder om offentlige anskaffelser side 173. Fremstår produktet som nytt for brukeren med funksjonsmessige endringer, som krever opplæring, blir det sett på som ny anskaffelse jf. veileder om offentlige anskaffelser side 175. I samband med vurdering av prosjekt 1051 oppgradering sak/arkiv system (ACOS Websak) har vi kommet over følgende. I møte den 27. mai 2016 fattet rådmannsgruppen i Nordfjord følgende vedtak (mot en stemme): «Rådmannsgruppa godkjenner personalnettverket sitt val av rekrutteringsløysing, dvs. at Visma si løysing blir valt» Strategisk IKT-leder i Nordfjord viste til at innkjøpets størrelse ville overstige nasjonal terskelverdi, og at regelverket derfor krevde konkurranseutlysning. Det var tidligere innhentet tilbud fra Acos AS og WebCruiter AS, og personalnettverket mente at det ville være «særs uheldig dersom Nordfjordkommunane på grunn av anbodsrunde skal stå utan eit søknadssenter hausten 2016». Forskrift om offentlige anskaffelser har en unntaksbestemmelse som får anvendelse i tilfeller hvor «anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse», jf. 2-1, 2. ledd, bokstav c. Vi vurderer det slik at denne unntaksbestemmelsen ikke vil komme til anvendelse da denne bestemmelsen skal tolkes svært snevert; for eksempel ved jordskjelv, livsnødvendige varer osv jf, veileder om offentlig anskaffelse side 96. Vi ser at kommunen har inngått flere tidsubegrensede kontrakter, for eksempel med Normatic (prosjekt 7089). Ved inngåelse av langvarige kontrakter må man være oppmerksom på at det kan

4 oppstå et leverandørmonopol, noe som er i strid med forutsetningen om at offentlige anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Revisjonen vil gjøre oppmerksom på at følgende bør vurderes i slike tilfeller: Ihht veileder om offentlig anskaffelse side 87 må det foreligge holdbar og saklig begrunnelse for å unnlate og konkurranseutsette kontrakten med jevne mellomrom, jf NOU 2014:4, side 135. Vesentlige endringer i eksisterende kontrakt blir sett på som inngåelse av ny kontrakt og krever konkurranseutsetting jf. veileder om offentlige anskaffelser side 173. Regelverket har ikke generelle bestemmelser om hvor lenge en slik tidsubegrenset kontrakt kan vare for ikke å være i strid med regelverket. Hvilken varighet som kan aksepteres, vil bero på en konkret vurdering av hva som er forretningsmessig hensiktsmessig i det enkelte tilfellet, dvs. at en må vurdere hva som gir en optimal anskaffelse ut ifra type tjeneste som skal leveres. Ut ifra dokumentasjonen vi har mottatt har 7 av 25 prosjekt/delprosjekt ikke fulgt kravet om kunngjøring. For noen prosjekt er ikke kravene om kunngjøring fulgt. For prosjektet AcosWebSak er det moment som taler for at anskaffelsen skulle vært kunngjort: opprinnelig kontrakt med ACOS Websak var 9 år dagens system ikke lenger ville bli videre utviklet/oppdatert produktet fremstår som nytt for brukerne Det samme gjelder ny rekrutteringsløsning. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.3 (s.9) 4 o Det skal foreligge skatteattest frå dei leverandørar som det er inngått innkjøpsavtale med. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.4. (s.10), heiter det: Ut ifra dokumentasjonen vi har mottatt har 14 av 37 prosjekt/delprosjekt ikke fulgt kravet om skatteattest. Vurderingen viser at ikke alle prosjekt følger loven. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.4 (s.10) o Det skal utarbeidast protokoll for alle kjøp over kr. I revisor si vurdering, rapporten sin del 5.5. (s.12), heiter det: Flere av protokollene i tabellen er mangelfulle. Revisjonen vil minne om at ifølge forskrift om offentlige anskaffelser vedlegg 3 og 4 skal protokollen beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Ut ifra dokumentasjonen vi har mottatt har 25 av 37 prosjekt/delprosjekt ikke fulgt kravet om protokollføring. Vurderingen viser at ikke alle prosjekt følger loven. Meir detaljert grunnlag for revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 5.4 (s.10)

5 5 o ANBEFALINGAR Revisor kjem med følgjande anbefalingar (rapporten s.4): Kommunen må organisere rutiner som ivaretar: tilfredsstillende verdianslag, jf 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» tilfredsstillende konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» kunngjøring for kjøp over kr, jf. 9-1 og 18-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» skatteattest, jf. 8-7 og i «Forskrift om offentlige anskaffelser» protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» Revisjonen vil anbefale at kommunen tar stilling til følgende i forbindelse med tidsubegrensede kontakter, (f.eks Acos Websak): med jevne mellomrom foreta en skriftlig vurdering om det foreligger holdbar og saklig grunn for å unnlate og konkurranseutsette kontrakten foreta en vurdering om endringene, i forhold til eksisterende kontrakt, er vesentlig og krever konkurranseutsetting o RÅDMANNEN SI TILBAKEMELDING I rapporten side 13 kjem rådmannen med si tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapporten: Det vert vist til tilsendt rapport til uttale. Rådmannen har ikkje merknader til dei funn som er gjort. Eg gjer merksam på at det for fleire av dei involverte firma vert levert skatteattest i andre samanhengar til kommunen gjennom året, og det at det ikkje er levert i påpeika tilfelle ikkje innebver at kommunen ikkje har oversikt over status til dei ulike leverandørane. Vi vil elles skjerpe inn rutinane som går på å arkivere anbodsgrunnlaget som er gjort kjent gjennom Doffing og åpningsprotokollen. Dette gjeld også for prosjekt som vert utlyst gjennom innleigde konsulentar der vi til no ikkje har hatt all dokumentasjon lokalt, men desse har vore lagra hjå konsulenten Ein viser elles til rapporten Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser investering - Vågsøy kommune, som ligg ved.

6 6 Forslag til innstilling Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser investering - Vågsøy kommune (Utarbeida av Nordfjord kommunerevisjon IKS, datert ). 1. Kommunestyret vedtek at kommunen må organisere rutiner i høve revisjonen sine anbefalingar, som ivaretek: tilfredsstillande verdianslag, jf 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». tilfredsstillande konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». kunngjering for kjøp over kr, jf. 9-1 og 18-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». skatteattest, jf. 8-7 og i «Forskrift om offentlige anskaffelser». protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 2. Kommunestyret vedtek at kommunen i høve revisjonen si anbefaling, tek stilling til følgjande i høve tidsubegrensa kontrakter: med jamne mellomrom gjer ei skriftleg vurdering om det føreligg haldbar og sakleg grunn for å unnlate og konkurranseutsette kontrakta. vurdere om endringane, i høve eksisterende kontrakt, er vesentleg og krev konkurranseutsetting. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane til kontrollutvalet innan Jostein Støylen Dagleg leiar