KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 29. august 2014 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Revisjon: Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 57/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 58/14 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vert godkjent slik den ligg føre. 59/14 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap oppfølging av kommunestyret sitt vedtak i sak 059/14 og 93/14 og kontrollutvalet sin sak 51/14 og 55/14 Saksvedlegg: Kommunetyresak 93/14 og framlegg frå Austrheim Arbeidarparti Kommunestyret har i KS sak 059/14 vedteke einstemmig at kontrollutvalet innhentar anbod på selskapskontroll. I forskrift om kontrollutval står det i 13 om selskapskontroll i siste avsnitt: «Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Med bakgrunn i dette gjennomførte kontrollutvalet ein anbodsrunde. Kontrollutvalet valte at Ernst og Young skulle gjennomføre selskapskontrollen då dei hadde det beste tilbodet ut i frå dei kriteria som skulle vektleggast. Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret var å løyve kr ,- slik at selskapskontrollen kunne gjennomførast i tråd med tidlegare vedtak KS 59/14. Kommunestyret handsama kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i KS 93/14. Austrheim Arbeidarparti (Ap) la fram i kommunestyret sitt møte følgjande framlegg til vedtak i denne saka:

2 Møteutskrift Side 2 av 5 Kommunestyret gjorde følgjande vedtak i saka: I og med at framlegget frå Ap vert teke med i den vidare handsaminga ser kontrollutvalet grunn til å kommentere det. I framlegget er der ulike argument som vert nytta. Uttale frå revisor Helge Frosta på AS Austrheim si generalforsamling: I grunngjevinga frå Ap er det vist til uttale frå statsautorisert revisor Helge Frosta på AS Austrheim Næringsselskap si generalforsamling I protokollen frå generalforsamlinga går det ikkje fram at revisor har hatt ordet og eventuelt kva som er sagt. På spørsmål frå kontrollutvalet til revisor om kva opplysningar som er gitt på GF som er relevant i forhold til korleis selskapskontrollen bør gjennomførast og kven som bør gjennomføre den? Revisor svarer følgjande: «Jeg ble i forbindelse med generalforsamlingen spurt om mitt personlige syn vedr kvalitetskontrollen. På det tidspunktet ble det antydet kostnadsnivå på ca for å få utført arbeidet og jeg sa at mitt personlige synspunkt var at dette var svært mye penger som antakelig kunne brukes mer fornuftig på annet vis. Jeg gav uttrykk for at det burde være såpass åpenhet at de som var tilstede i salen (politikerne) burde klare å bli enige om hva som hadde skjedd (fakta) og om det var tilfredsstillende og deretter veien videre. For meg blir dette en noe «intern» problemstilling og slik sett fremstår det som mye penger å bruke på eksterne konsulenter. Ovenstående var innholdet i det som ble sagt, selv om formuleringene kan ha vært noe annerledes. Jeg husker ikke om jeg hadde synspunkt på hvem som event skulle utføre arbeidet. Her vil jo det kunne være aktuelt at kommunerevisjonen gjorde en gjennomgang, men basert på mitt samarbeid med kommunerevisjonen vil kanskje noen ikke oppfatte de som uavhengige nok. Dette blir uansett en problemstilling utenfor mitt område. Når det gjelder mitt arbeid som revisor har jeg ikke utført noe revisjon knyttet direkte til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll o.l. i 2013 eller tidligere år, slik sett er det i hvert fall enkelt å få oversikt over hva jeg har gjort på dette området. Det er vel også slik at noe av de forhold som ble tatt opp knyttet seg til 2014-regnskapet og det har jeg så langt ikke sett noe på.»

3 Møteutskrift Side 3 av 5 Kontrollutvalet vil peike på at det ikkje er nok berre å få fram fakta, dei må også sjåast opp i mot aktuelt lovverk. Dessutan er ikkje revisor nokon høyringsinstans i forhold til om der bør gjennomførast ein selskapskontroll eller kven som bør gjennomføre den. Kontrollutvalet vurderer revisor sine formuleringar berre som private ytringar gitt til dei opplysningane som vart lagt fram i møte. Kompetent styre I framlegget til Ap er det vist til at AS Austrheim Næringsselskap har eit svært kompetent styre med høg integritet. Kontrollutvalet ser det som naturleg å sjå denne påstanden i samanheng med kommunestyret sitt vedtak i sak 056/14: «Kommunestyret meiner at AS Austrheim Næringsselskap i denne saka har handla i strid med lov og forskrift som gjeld for offentlege anskaffingar. I tillegg er kjøpet gjennomført på ein måte som gjer at det kan stillast spørsmål ved om interessene til AS Austrheim Næringsselskap har blitt ivaretatt på ein god nok måte og om ein har hatt ei forsvarleg sakshandsaming. Kommunestyret kan ikkje sjå at der er føreligg nokon skrifteleg, direkte avtale mellom Breidvik Eiendom AS (Kystlandsbyen AS) og AS Austrheim Næringsselskap som gjer at selskapet kan forsvare eit direkte innkjøp. Kommunestyret ber om at styret og administrasjon i selskapet skaffar seg naudsynt kompetanse innafor området offentlege anskaffingar.» Lite og oversikteleg selskap I Ap sitt framlegg står det at AS Austrheim Næringsselskap er eit lite og oversikteleg selskap med svært avgrensa aktivitet. Kontrollutvalet kan ikkje vere einig i at selskapet er oversikteleg. Kontrollutvalet viser til sak 39/14 i kontrollutvalet, der står det mellom anna følgjande i vedtaket: «Kontrollutvalet har mange spørsmål til salet som skal ha skjedd i 2014 og at det ikkje går fram av møteprotokollane til styret. Selskapet sin økonomi synes å vere svært uklar. Det bør lagast ein rapport som gir ein grundig gjennomgang av selskapet sin økonomi. I tillegg må mellom følgjande spørsmål besvarast: Kvifor har ikkje sal av leilighetane vore handsama av styret? Har det vore gjennomført takst av leilighetane? Korleis er salet av leilighetane annonsert? Kven har selskapet seld leilighetane til og til kva sum? Kva var den einskild leilighet kjøpt og seld for kva er fortenesta til selskapet?» Kommunestyret gjorde følgjande vedtak i KS 057/14 der desse spørsmåla måtte innarbeidast i ein selskapskontroll: Etter kontrollutvalet si meining viser det at selskapet har ei ganske uoversikteleg drift og mange uavklarte spørsmål som må besvarast i ein selskapskontroll, noko også kommunestyret har slutta seg til.

4 Møteutskrift Side 4 av 5 Kven skal gjennomføre selskapskontrollen I Ap sitt framlegg vert det argumentert for at selskapskontrollen kan gjennomførast av Nordhordland Revisjon IKS og sekretariatet for kontrollutvalet. I sak 40/14 i kontrollutvalet om selskapskontroll har kontrollutvalet grunngjeve kvifor selskapskontrollen bør gjennomførast av ein ekstern aktør. Det står mellom anna i saksutgreiinga følgjande: «Revisor i Austrheim Næringsselskap AS, Helge Frosta AS, leverer revisjonstenester til Nordhordland Revisjon IKS. I denne selskapskontrollen vil såleis uavhengighet bli best ivaretatt dersom kontrollen blir utført av ein anna ekstern leverandør og ikkje Nordhordland Revisjon IKS.» Det var såleis ikkje aktuelt at Nordhordland Revisjon IKS kunne gjere denne jobben. Austrheim kommune betaler kr ,- for sekretariatet sine tenester for Før dette møte har det vore 5 møte i kontrollutvalet. Det er ikkje ressursar i sekretariatet til å gjennomføre ein selskapskontroll. Kontrollutvalet vil peike på 13 i forskrift om kontrollutval der det står følgjande: «Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette er eit viktig prinsipp som må ligge til grunn for å sikre at kontrollutvalet skal vere eit sjølvstendig kontroll- og tilsynsorgan. Offentlege anskaffingar Eit forhold som ikkje er nemnt er forholdet til lov om offentlege anskaffingar og forskriften. Det som vert spørsmålet er om ein kan avlyse eit offentleg anbod utan vidare. I veilederen for offentlege anskaffingar står der følgjande i kap 15.2: «Avlysning er regulert av forskriftens 13-1 og Reglene kommer fra alminnelig norsk anbudsrett. Det følger av EU-domstolens praksis at avlysning må skje i tråd med de grunnleggende prinsippene. Første ledd i disse bestemmelsene regulerer avlysning. Med avlysning menes at konkurransen avsluttes fordi det har oppstått forhold som medfører at oppdragsgiver må eller ønsker å avslutte konkurransen. Avlysning av konkurransen knytter seg normalt til utenforliggende forhold eller forhold på oppdragsgivers side. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf. forskriftens 13-1 og 22-1, første ledd. Det finnes en rekke KOFA-avgjørelser om hva som skal til for at det foreligger saklig grunn.» Først gjennomfører kontrollutvalet ein anbodsrunde. Dersom Ap sitt framlegg vert vedteke så forkastast anboda fordi ein meiner ein kan gjennomføre selskapskontrollen rimelegare med eigne ressursar. Det er langt utanfor det som kan definerast som sakleg grunn. Eit av dei grunnleggjande krava i loven 5 er at oppdragsgiver skal sikre at forutberegnelighet ivaretakast gjennom heile anskaffelsesprosessen. Det kan ikkje seiast å bli ivaretatt dersom ein vel å avlyse eller forkaste anboda fordi ein ønskjer å gjere det med eigen ressursar. Det vert som å gi anbodet til nokon som ikkje har delteke i konkurransen, men som gir eit meir fordelaktig tilbod når ein ser kva tilboda var til dei som deltok i konkurransen.

5 Møteutskrift Side 5 av 5 Tilbodet for å utføre selskapskontrollen som kontrollutvalet vedtok å tildele oppdraget til var på kr ,-. Det kan ikkje seiast å vere ein urealistisk høg sum for å utføre oppdraget. Kontrollutvalet har i si saksutgreiing til kommunestyret opplyst om at antatt kostnad ville vere godt under kr ,-. Anbodet på kr ,- er difor klårt innafor den ramma som kommunestyret måtte forvente å løyve. Der er vedtak i KOFA som seier at manglande budsjettdekning ikkje er sakleg grunnlag for å avlyse ein konkurranse, når anbodet ikkje var høgare enn det som ein kunne forvente. Det er ingen nye opplysningar som tilseier at selskapskontrollen har vorte mindre naudsynt sidan kommunetyret gjorde eit einstemming vedtak om at kontrollutvalet skulle innhente anbod. Kontrollutvalet tilrår at kommunestyret løyver den naudsynte summen på kr ,-. Dersom anbodet vert forkasta så vil kommunen med stort sannsyn bryte lovverket for offentlege anskaffingar. I forskriften om kontrollutval går det klart fram at det er kontrollutvalet som avgjer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Kontrollutvalet vil difor sterkt tilrå at kommunestyret vedtek kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i sak 55/14. 60/14 Eventuelt Neste møte i kontrollutvalet var i utgangspunktet satt til 15. september det vert flytta til 24. september kl Austrheim,