OFFENTLEG MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Vanylven kommune - kontrollutvalet Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset Møterom1, 1.etg. Dato: Møtet tok til: Møtet slutta: OFFENTLEG MØTEPROTOKOLL Møtet vart innkalla ved utsend sakliste og sakene vart tilgjengeleg på kontrollutvalet si heimeside Knut Aksel Thunem leia møte. Faste medlemar som møtte: Knut Aksel Thunem Lidvar Kragset Miriam Nystøyl Ester Sørdal Klungre Funksjon Leiar Nestleiar Faste medlemar som ikkje møtte: Oddvin Kragset Varamedlemar som møtte: Stig Aarsnes Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor. Frå sak 03/17. Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Stilling Lena Landsverk Sande Ordførar.

2 Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Knut Aksel Thunem Miriam Nystøyl SAKLISTE SAK 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 02/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 03/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 SAK 04/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 05/17 MELDINGAR SAK 06/17 KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2016 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN SAK 07/17 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2016 SAK 08/17 MØTEPLAN 2017 SAK 09/17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SJØLVKOST VATN OG AVLØP SAK 10/17 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT

3 SAK 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Miriam Nystøyl. SAK 02/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SIST MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Møteprotokollen frå møtet den SAK 03/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 18.10, 15.11, Formannskapet: 04.10, 26.10, 09.11, 29.11, Arbeidsmiljøutvalet: Driftsutvalet: 25.08, Administrasjonsutvalet: 22.09, Eldrerådet: 19.10, Livsløputvalet: 06.10, Råd for funksjonshemma 05.09, 04.11, Valstyret: Alf Marius Grønnevik kom til møtet under denne saka. SAK 04/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Ber om å få tilbakemelding til kvifor protokollen frå dritftutvalet (02.02) mangler utdjuping av saker.

4 2. Kontrollutvalet ber om at møteprotokollar frå ungdomsrådet vert lagt ut på nettet på lik linje med andre utval. Saksopplysing Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 13.12, 14.02, Formannskapet: 06.12, 24.01, Arbeidsmiljøutvalet: Driftsutvalet: 24.11, Administrasjonsutvalet: Eldrerådet: Livsløputvalet: 23.11, Råd for funksjonshemma Valstyret: SAK 05/17 MELDINGAR Meldingane vart tekne til vitende. 1. Cicel T. Aarrestad, leiar Kvalitetskontrollkomiteen NKRF. Forbundsbasert kvalitetskontroll utført Datert Jostein Støylen. E-post: Budsjett for kontrollutvalet Datert Kommunal økonomi. Nytt anskaffelsesregelverk i Datert januar Vanylven kommune. MELDING OM VEDTAK. Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern. Datert Vanylven kommune. MELDING OM VEDTAK. Plan- og retningsliner for selskapskontroll Datert Vanylven kommune. MELDING OM VEDTAK. Plan for forvaltningsrevisjon Datert Jostein Støylen. E-post: Vedr. Vanylven utvikling. Datert Advokat Kjetil Kvammen. E-post: SV: Se vedlegg. Datert Advokat Kjetil Kvammen. E-post: Vanylven kontrollutval habilitetsspørsmål. Datert Med e-postar av og SAK 08/17 MØTEPLAN 2017 Kontrollutvalet fastset slik møteplan for 2017: 01.03, 26.04, (31.05), 04.10, og

5 Onsdag, , vert satt av til orienteringsbesøk til Myklebust skule, Syvdetun, Syvde barnehage og vaksenopplæringa i kommunen. Detaljert møteplan for Vanylven og ein samla møteplan for Vest kontroll. Saksopplysning Det vert vist til vedlagte møteplan. Møta eller er tilpassa formannskapet og kommunestyret si behandling av rekneskap og årsmelding, der kontrollutvalet skal gi sin uttale før behandling. Eit av møta kan verte avlyst. SAK 09/17 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SJØLVKOST VATN OG AVLØP Forslag til innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet Sjølvkost vatn og avløp Vanylven kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. I høve utrekning av kalkulatorisk rente må kommunen sørgje for å følgje anbefalingane i høve rettleiar. 2. Kommunen må sørgje for at ein ved framtidig renteberekning av sjølvkostfond nyttar gjennomsnittleg behaldning og ikkje inngåande behaldning (IB) som berekningsgrunnlag. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. ( ). Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vatn og avløp Vanylven kommune. (Motteke Vest Kontroll ) Saksopplysningar VEDTAK FOR PROSJEKTET Kontrollutvalet i Vanylven kommune gjorde i sak 09/15 vedtak om å få gjennomført eit forvaltningsprosjekt innan vatn og avløp. MÅLSETTING Målsettinga for prosjektet er å vurdere om Vanylven kommune følgjer lov, forskrift og retningsliner for sjølvkost innanfor vatn og avløp. Dei konkrete måla for prosjektet var å vurdere om kommunen sine utrekningar av gebyr for vatn og avløp er i samsvar med gjeldande regelverk for sjølvkost, og kontrollere om overskot/underskot innanfor tenesteområda er i tråd med gjeldande retningsliner, herunder balansering av årsrekneskapen innan sjølvkostområda ved avsetning/bruk av sjølkostfond.

6 Kontrollutvalet ynskte også at ein skulle sjå litt på innkjøp og anbodsprosessen innanfor vatn og avløpssektoren og at ein skulle plukke ut nokon prosjekt som ein kontrollerte opp i mot lover og retningsliner. PROBLEMSTILLINGAR 1. Vert vatn og avløp i Vanylven kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? a. Direkte kostnader b. Indirekte kostnader c. Kapitalkostnader d. Sjølvkostfond 2. Fylgjer kommunen regelverket i høve offentlege innkjøp? Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS kjem med følgjande vurderingar og konklusjonar: PROBLEMSTILLING 1: Vert vatn og avløp i Vanylven kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? I del 6 av rapporten kjem det fram følgjande (for meir detaljert informasjon sjå side 20-33): Direkte kostnadar Kostnadane som kommunen har belasta sjølvkost for vatn og avløp er knytt til den respektive funksjonen/tenesteområdet heilt eller ved forholdsmesseg fordeling. Når det gjeld lønskostnadar har kommunen valt å ikkje føre dette som direkte kostnader (lønskostnadar som kan knytast til administrasjon/stab styring) og fører dette som indirekte kostnadar. Indirekte kostnadar Ein vurderer ut ifrå rapporten at kommunen i stor grad har fått med dei tilleggs- og støttefunksjonar som går fram av rettleiar og som ein bør ha med. Dei direkte kostnadane som kommunen har teke med er både relevante og av ein fornuftig storleik. Kapitalkostnadar Kalkulatorisk rente: Som det går fram under pkt meiner revisjonen at det har vore nytta feil kalkulatorisk rente for 2013 og 2014, men reint kostnadsmesseg vurderer ein desse avvika som uvesentlege. Derimot bør kommunen ved framtidig renteberekning ta utgangspunkt i gjennomsnittleg årsrente. Avskrivingsgrunnlag: Kommunen ser ut til å ha følgt retningslinene for sjølvkost når det gjeld berekning av avskrivingsgrunnlaget. Avskrivingstid: Revisjonen meiner at kommunen har vurdert avskrivingstida på sine driftsmiddel etter føreskrifta. Kommunen bør også vurdere å legge fram informasjon om kva type bygg og investeringar som inngår i dei ulike anlegga og ikkje berre når

7 driftsmiddelet vart teken i bruk, samt restlevetida. Dette vil gjere det enklare for utanforståande å vurdere om avskrivingstida er realistisk. Sjølvkostfond Det går fram i rettleiar at sjølvkostfondet skal gå i balanse i løpet av ei 3-5 års periode. Kommunen har ikkje opparbeida seg store sjølvkostfond, men ein ser teikn til at kommunen dei siste åra har følgt rettleiar med tanke på bruk/avsetting av fond (sjå nedst på side 6). Kommunen bør sørgje for at ein ved framtidig renteberekning av sjølvkostfond nyttar gjennomsnittleg behaldning og ikkje inngåande behaldning (IB) som berekningsgrunnlag. PROBLEMSTILLING 2: Fylgjer kommunen regelverket i høve offentlege innkjøp? I del 7 av rapporten kjem det fram følgjande (for meir detaljert informasjon sjå side 34-36): Gjennomgangen av dei kontrollerte prosjekta viste at alle kjøpa er gjort i konkurranse og gjennomført i samsvar med lov og regelverk. På bakgrunn av dei kontrollerte prosjekta kan det derfor sjå ut som at kommunen har gode rutinar kring handtering av offentlege innkjøp innanfor teknisk sektor. SAK 10/17 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan PPT. 2. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet Tidleg innsats PPT, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Prosjektplan Tidleg innsats PPT. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Saksutgreiing Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i K-sak 196/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: PPT (Barnehage, grunnskule inkl. samarbeid mellom desse og PPT) Overtid vikarbruk (Primært innanfor pleie- og omsorg) KOSTRA-analyse (primært innanfor administrasjonen) Barnevernområdet. Jf- prosjekt i kontrollutvalssak 31/16. Forvaltningsprosjekt barnevern. Oppfølging eller nytt prosjekt. Detaljutforming kjem når ein er klar for å begynne prosjektet og i prosjektplenen. Økonomisk sosialhjelp. Prosjektet må kom ut i perioden..

8 Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS har gitt tilbakemelding om at dei ser eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan PPT som aktuelt i Vanylven. Av prosjektområda for forvaltningsrevisjon i komande planperiode, var det stor oppslutning for eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor PPT, og då knytt til PPT og tidleg innsats. Det var generelt stor oppslutning for dette prosjektområdet i alle dei sju kommunane på Søre Sunnmøre, og dette gir høve til ein felles gjennomgang. Søre Sunnmøre kommunerevisjon har difor utarbeida ein prosjektplan for eit eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats PPT, der spissing av målsetting og problemstilling er skissert. Her peikar revisor på at ein får høve til ei samanlikning med dei andre kommunane sin praksis når fleire kommunar går for forvaltningsrevisjon innan same prosjektområde. Viser elles til Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS sin prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats PPT, som ligg ved. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte