ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Leiar Berit Lyngstad Mary Kleven Brekke Jon Åge Eidem Faste medlemmer som ikkje møtte: Asbjørn Gausdal Varamedlemer som møtte: Inge Håkonsholm Nestleiar Møtte for Asbjørn Gausdal Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 53 Verner Larsen Rådmann, i sak 53 Marit Botnen Kommunalsjef helse og omsorg, i sak 55 Side 1 av 7

2 SAKLISTE SAK 49/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 50/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 51/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 52/17 MELDINGAR SAK 53/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING SAK 54/17 TERTIALRAPPORT MED FINANSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2017 SAK 55/17 ORIENTERING AVVIKSRAPPORTERING VEDKOMANDE MEDISINERING I PLEIE- OG OMSORGSTENESTA SAK 56/17 MOGLEGE SAKER Side 2 av 7

3 SAK 49/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Jon Åge Eidem. SAK 50/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokoll frå møtet vert godkjent. Møteprotokoll frå møtet SAK 51/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber om at avstemmingar over ulike framlegg må gå klart fram i møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet har elles, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde protokollar. Saksopplysning Gjennomgang av møteprotokollar er oppfølging av vedtak, samt at avvik som t.d. habilitet, sakshandsaming, opplysningar m.v. gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve i kommunen. Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Formannskapet som klageorgan Teknisk utval Levekårsutvalet Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Ungdomsrådet Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Valnemnda enemnda Valstyret SSR IKS styret Sendt til leiar SSR IKS representantskapet Sendt til leiar Ulstein Eigedomsselskap KF (styret) I møtet Kontrollutvalet har lagt merke til at avstemming over ulike framlegg ikkje alltid går klart fram i møteprotokollane. Side 3 av 7

4 SAK 52/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane og orienteringa til vitende. 1. Kommunal økonomi, oktober 2018: «Dagens føring av pensjon bør opphøre.» 2. Tilbakemelding kontrollutvalssak 39/17 Offentligheit i kommunal sektor Tilbakemelding. Det vart og orientering frå sekretariatet/leiar om nyval i styret og budsjett SAK 53/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING Orienteringa frå rådmann og dagleg leiar i UEKF vert teken til vitende. Ulstein Eigedomsselskap - Rapport om Ulstein Arena, nov Datert Saksopplysning Viser til rapport av utarbeida av UEKF. Rådmann og dagleg leiar i UEKF orienterte og svara på spørsmål vedkomande prosjektet. Tilhøve som vart omtala: Overtaking av bygget i dag ( ). Opning laurdag Skatt Midt har vore på synfaring gjeld mva refusjon Dei ber om fleire opplysningar knytt til badeanlegget før dei kan gi endeleg tilbakemelding. Kommunen jobbar med dette. Fleire interessentar for kjøp av parkeringsplassar. Spørsmålet er om ein skal ein selje, dele i seksjonar eller leige ut. Entreprenørar har kome med tilbod for kompromiss når det gjeld økonomi/oppgjer. Ein har enno ikkje kome til semje. Har hatt møte med glasleverandørane utan å kome til semje. SAK 54/17 TERTIALRAPPORT MED FINANSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2017 Kontrollutvalet tek tertialrapport med finansrapport pr. 2. tertial 2017 til vitende. 1. PS 17/71 Tertialrapport 2. tertial PS 17/72 Finansrapport 2. tertial 2017 Kommunestyret handsama i PS 17/71 Tertialrapport 2. tertial 2017, og gjorde slikt vedtak: 1. Ulstein kommunestyre godkjenner tertialrapport for 2. tertial Side 4 av 7

5 2. Rådmannen vert pålagt å treffe tiltak for å redusere driftsunderskotet for 2017 så mykje som råd. 3. Rådmannen rapporterer vidare utvikling til formannskapet ut Frå saksutgreiinga: Tertialrapporten gir status på tenesteproduksjon, økonomi og sjukefråvær for perioden maiaugust Rapporten vert lagt fram for faste utval, formannskapet og kommunestyret og baserer seg på tilbakemeldingar frå einingsleiarane i Agresso Web. Rapporten viser betydelege negative avvik på fleire område, særskilt innan omsorgssektoren. Tiltak for å redusere driftsunderskotet for 2017 så mykje som råd vil bli satt i gang. Kommunestyret handsama i PS 17/72 Finansrapport 2. tertial 2017, og gjorde slikt vedtak: Finansrapport for 2. tertial 2017 vert teken til vitende. Frå saksutgreiinga: Finansrapporten vert utarbeid i samband med tertialrapporteringa, og lagt fram for formannskapet og kommunestyret. Porteføljen som Sydvestor AS nyttar til aktiv forvaltning av langsiktig likviditet, syner eit underskot på i andre tertial. Overskotet hittil i år er på , mot budsjettert 1,5 mill. kr på årsbasis. Samla lånegjeld for Ulstein kommune og UEKF utgjer vel 1,482 milliardar kroner ved utgangen av august. Viser elles til vedlegga. I møtet Finansrapport - Orientering frå revisor. Ikkje vurdering opp mot reglementet, noko som bør vere. Revisor kjem med skriftleg notat/orientering som blir sak i neste møte. Sak 55 vart teken før sak 54. SAK 55/17 ORIENTERING AVVIKSRAPPORTERING VEDKOMANDE MEDISINERING I PLEIE- OG OMSORGSTENESTA Kontrollutvalet tek orienteringa frå kommunalsjef helse- og omsorg om avviksrapportering vedkomande medisinering i pleie- og omsorgstenesta til vitende. Ingen. Kontrollutvalet gjorde i sak 47/17 Revisjonsplanlegging 2017 Finansiell revisjon slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2017 finansiell revisjon, for Ulstein kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. 2. Kontrollutvalet ber kommunalsjef helse- og omsorg Marit Botnen orientere i neste møte om avviksrapportering vedkomande «medisinering i Pleie- og omsorgstenesta». Kommunalsjef helse- og omsorg Marit Botnen møtte. Ho orienterte og svara på spørsmål. Side 5 av 7

6 SAK 56/17 MOGLEGE SAKER 1. Kontrollutvalet ber revisor kome med ei skriftleg utgreiing av tilhøva som vart opptekne under administrative tilhøve. 2. Kontrollutvalet kallar inn styreleiar og dagleg leiar i UEKF til neste møte for samtalar om rutiner kring offentlege innkjøp. E-post frå Berit Lyngstad, av , med tilbakemelding frå kontrollutvalsleiar Ivar Mork og dagleg leiar i Vest kontroll, av Kontrollutvalsmedlem Berit Lyngstad stilte i e-post av spørsmål om kontrollutvalet vil drøfte påstandane om «demokratiproblem» som har kome opp i folkevalde utval og media den siste tida. Vest kontroll har ikkje motteke noko frå Ulstein kommune om dette. Berit Lyngstad stilte og spørsmål om revisjonen kan orientere om reglement kring det å opprette og tilsette i nye stillingar i kommunen. Revisor vil orientere i møtet. I møtet Orienteringar ved revisor om administrative tilhøve Det vart stilt spørsmål om det kan kome fram opplysningar som gjer at møtet må lukkast. Møtet vart då lukka medan ein diskuterte om det var opplysningar som gjer at møtet må lukkast. Kontrollutvalet kom til at ein bør lukke møtet. Møte vart så opna og utvalet stemde over lukkinga. Møtet vart ved orienteringa frå revisor lukka i medhald av kommunelova 31 nr. 3. Kontrollutvalet opna møtet før avstemming om vedtak. Orientering frå revisor vedkomande brøyting Underordna av dagleg leiar UEKF har stått for dette. Vel brøytarar ut frå kva som trengs i dei forskjellige rodene. Per i dag er det 4 brøytarar. Rådmannen tilviser for URKE maskinservice. Varsling og fryktkultur Det var kome inn muntleg melding til kontrollutvalsmedlem. Dette vart diskutert i utvalet. er bør be om skriftleg melding frå dei som tek kontakt - om det er mulig. Spørsmål om bemanninga av Ulstein Arena Er det politisk aksept for utviding av antal stillingar? Skal det vere politisk godkjenning. Revisor orienterte: Innanfor budsjettet er det rådmannen som opprettar og tek bort stillingar. Delegasjonen er til rådmannen personleg. Jf. Delegasjonsreglementet kap. 2, pkt 1. Det var ikkje grunnlag for å gjere vedtak. Demokratiproblem Det vart diskutert om evt. demokratiproblem i kommunen. Side 6 av 7

7 Det kom ikkje fram opplysningar som gir grunnlag for å ha sak om dette i kontrollutvalet no. Inge Håkonsholm fekk permisjon og forlet møtet kl , under debatten om demokratiproblem. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar Jon Åge Eidem Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 7 av 7