Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 13:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Helga Nøtland Auestad Leiar KRF Gro Rydland Nestleiar SP Johannes Koløen Medlem H Ove Gjerde Medlem AP Ove Raunholm Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Anne Berit H. Johansen Atle Tornes Wenche Tislevoll Trond Salmo Kari Nygard Stilling Revisor Deloitte, i sakene til og med RS 22/14 og PS 28/14 Helse- og sosialsjef, i PS 24/14 Rådmann, i PS 24 og 25/14 og RS 18-21/14 Ordførar i PS 25/14 Økonomisjef, i RS 18 21/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune, heile møtet Helga Nøtland Auestad utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 22/14 PS 23/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 24/14 Orienteringssak om rus, HVPU, barnevern og eldreomsorg 2014/18 PS 25/14 Orienteringssak om Meierikaien 2014/71 PS 26/14 Meldingar RS 18/14 Rekneskapsrapport 1. halvår /24 RS 19/14 Finansforvaltningsrapport 2. tertial /24 RS 20/14 Melding om skatteinngang per august /24 RS 21/14 Melding vedr. låneopptak og finansreglement 2014/24 RS 22/14 Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. august /23 RS 23/14 Utdrag frå møteprotokoll kommunestyremøte /25 RS 24/14 Vedtak frå KST om årsmelding for kontrollutvalet /32 RS 25/14 Vedtak i kommunestyret vedr. årsmelding skatteoppkrevjar for /29 RS 26/14 Pressemelding frå SIM vedr. salg av SIM Næring 2014/21 RS 27/14 Melding om nytt styrevervregister 2014/33 RS 28/14 Melding om oppfølging etter vedtak om pålegg frå Arbeidstilsynet 2014/28 PS 27/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for /23 PS 28/14 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune 2014/31 PS 29/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/25 PS 30/14 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon 2014/34 PS 31/14 Eventuelt 2

3 PS 22/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Det kom ingen merknader til innkallinga eller saklista. Men kontrollutvalet ber om at sekretariatet tek kontakt med politisk sekretariat i Fitjar kommune når det gjeld utlegging av innkallingar på nett. Det er ønske om at dette vert tilrettelagt på same måte som innkallingar til andre politiske møter. Sekretariatet tek kontakt med politisk sekretariat for å tilrettelegga innkallinga for Ipad-bruk på ein god måte. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent PS 23/14 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte Også når det gjeld møteprotokollar ønsker kontrollutvalet at det vert lagt tilrette for utlegging på nett på same måte som møteprotokollar frå andre politiske møter i kommunen. Det vert teke kontakt med politisk sekretariat om dette. Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. Protokollen skal leggast ut på same måte som vert nytta når det gjeld andre politiske møter i kommunen. PS 24/14 Orienteringssak om rus, HVPU, barnevern og eldreomsorg Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Helse og sosialsjef Anne Berit Hovstad Johansen orienterte om dei tema som kontrollutvalet hadde gjort førespurnad om. Det vart gjeve informasjon om organisering og tilrettelegging av tenester innanfor helseog sosialsektoren, særleg med fokus på tenesteområda psykiatri, rus-omsorg, HVPU, barnevern og eldreomsorg. Dette er eit omfattande sakskompleks som kontrollutvalet har bede om informasjon om, ut frå prosess med å vurdera neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det vart gjort notatar ut frå informasjonen, og desse vil kontrollutvalet nytta vidare i si drøfting og planlegging av forvaltningsrevisjons-prosjekt på neste møte. Kontrollutvalet takka helse- og sosialsjef for god informasjon. Konklusjon Notatar frå informasjon som er gjeve vil bli teke med vidare i kontrollutvalet når prosjekt innan forvaltningsrevisjon skal drøftast. Til neste møte i utvalet vert det førebudd sak om oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Denne konklusjonen vart vedteke samrøystes. Notatar frå informasjon som er gjeve vil bli teke med vidare i kontrollutvalet når prosjekt innan forvaltningsrevisjon skal drøftast. Til neste møte i utvalet vert det førebudd sak om oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 3

4 PS 25/14 Orienteringssak om Meierikaien Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Ordførar Wenche Tislevoll orienterte. Det vart peika på at dei dokument som er sendt ut til kontrollutvalsmøte i saka, ikkje gjev eit heilskapleg bilde av saksgang og kva som har skjedd i saka. Bl.a. er det gjort vedtak i formannskapet : «Formannskapet ser at kommunen ikkje greier å forhandla fram ein tenleg avtale som kan regulera bruken av Meierikaien som offentleg kai. Saka vert difor lagt bort. Skulle det koma nye innspel med endra føresetnader kan forhandlingane takast opp att.» Ordførar orienterte om gangen i saka. Det har under arbeid med reguleringsplan for sentrum kome fram ønske om kunna bruka Meierikaien som offentleg kai. Det har vore halde fleire møter og laga forslag til avtaler, utan at partane er blitt samde. Etter formannskapet sitt vedtak er saka nå stilt i bero. Kontrollutvalet merka seg informasjonen og gjorde samrøystes vedtak om å ta informasjonen til orientering Kontrollutvalet tek informasjonen i saka til orientering. PS 26/14 Meldingar RS 18/14, 19/14, 20/14 og 21/14 orientering av økonomisjef og rådmann. Kontrollutvalet tok informasjon i desse orieteringssakene til orientering. RS 28/14 Kontrollutvalet merka seg tilbakemeldinga til Arbeidstilsynet. På eit seinare møte vil utvalet be om å få ei orientering om stoda når det gjeld arbeid med oppfølging av tilsyn og oppfølging av tiltak i samband med rapport etter forvaltningsrevisjon om personalforvaltning og HMT. Det er og ønske om å få ein gjennomgang / demonstrasjon av «Kvalitetslosen». Dei øvrige referatsakene vart teke til orientering Vedtak i saka var samrøystes. Nokre av referatsakene vert å følgja opp på eit seinare tidspunkt. Referatsakene vert teke til orientering. PS 27/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for

5 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i budsjettframlegget. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for PS 28/14 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. Else Holst Larsen frå Deloitte presenterte kort uavhengighetserklæringa. Det var ingen merknader til denne, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. PS 29/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Protokollar frå andre politiske møter vart gjennomgått, og nokre av sakene vart drøfta. Det var ingen saker ein ville be om meir opplysningar om på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 30/14 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon Forslag til innstilling 1. Fitjar kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og vårhalvåret Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. 5

6 Saka vart gjennomgått og drøfta. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Fitjar kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og vårhalvåret Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: d. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. e. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. f. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. PS 31/14 Eventuelt Det vart stadfesta at ein ville halda på 03. desember som dato for neste kontrollutvalsmøte. Neste kontrollutvalsmøte vert