Austevoll kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 10:30 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Anne-Kristine Bakke Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Hans Reidar Njåstad Medlem SP Hege Storebø Håkon Nyheim Medlem Nestleiar FRP FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Hallvard Møgster Hans Reidar Njåstad KRF Merknader For Hege Storebø var det og kalla inn vara, men ingen kunne møta. Forfall for Håkon Nyheim vart meldt same dag som møtet, vara kunne såleis ikkje møta. Andre som møtte: Navn Helge Hellem Helge Skugstad Thomas Martin Larsen Ruth Larsen Ellen Høyseter John Tveit Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor KPMG i PS 22/15 Rådmann i PS 22/15 Økonomisjef i PS 22/15 Kommunalsjef i PS 21/15 Plan- og byggesjef i RS 16/15 Kultur- og næringssjef i RS 16/15 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 19/15 PS 20/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 21/15 Orienteringssak om inspeksjonsbesøk ved PO-senteret 2014/261 PS 22/15 PS 23/15 PS 24/15 RS 16/15 RS 17/15 Årsrekneskap 2014 for Austevoll kommune, uttale frå kontrollutvalet Val av nytt kontrollutval hausten oppnevning av vararepresentantar Referatsaker Presentasjon av nye personar i administrasjonen i Austevoll kommune Vedtak og saksframlegg i kommunestyret vedr. forvaltningsrevisjon styring investeringsprosjekt 2014/ / /2 2014/407 RS 18/15 Praktisering av habilitet - rutiner for politikere 2014/378 RS 19/15 Møteinnkalling til representantskapet i SIM /264 PS 25/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 26/15 Eventuelt 2

3 PS 19/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 20/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 21/15 Orienteringssak om inspeksjonsbesøk ved PO-senteret Kontrollutvalet ser positivt på å få informasjon om arbeid med å følgja opp og kvalitetssikra innkjøp av pleie- og omsorgstenestene. Informasjonen vert teken til orientering, og utvalet ber om å bli orientert også vidare framover om utvikling innan tenesteområdet. Kommunalsjef Ruth Larsen orienterte om gjennomført inspeksjonsbesøk ved PO-senteret Rapport etter tilsynet vil bli utarbeida og lagt fram for tenesteutvalet på neste møte. Frå Aleris si side var det og utarbeida eit notat med info om dei tilsynsområda som var varsla på førehand. Desse dokumenta vil bli sendt til kontrollutvalet etter handsaminga i tenesteutvalet. Det vart gjeve ein grundig og god informasjon om dei områda ein hadde sett på under tilsynsbesøket. Ved tilsynet finn kommunen at det innan tenesteområdet er godt fungerande system på dei fleste rutinar, men nokre ting er ennå ikkje tilfredstillande på plass, og dette vil det bli jobba vidare med. Tett kontakt med dei som utøver tenestene, og tilsynsbesøk også vidare framover, vil bli prioritert. Kommunalsjefen gjennomgjekk og kommenterte og resultat frå medarbeidarundersøking for tilsette ved PO-senteret. Denne undersøkinga vil og bli lagt fram for tenesteutvalet, og kontrollutvalet vil få den tilsendt etter møtet. Kontrollutvalet takka for nyttig og god informasjon. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet ser positivt på å få informasjon om arbeid med å følgja opp og kvalitetssikra innkjøp av pleie- og omsorgstenestene. Informasjonen vert teken til orientering, og utvalet ber om å bli orientert også vidare framover om utvikling innan tenesteområdet. PS 22/15 Årsrekneskap 2014 for Austevoll kommune, uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Austevoll kommune sin årsrekneskap for 2014 Rådmann, økonomisjef og revisor var tilstades under handsaminga. Rådmann presenterte årsmelding og aktuelle prosjekt som kommunen har arbeidd med i 2014, og korleis desse vert vidareført. Årsrekneskap 3

4 for 2014 blei presentert av økonomisjef som gjennomgjekk hovudtal og resultatet som ligg føre. Revisor presenterte revisjonsmelding og revisjonsrapport, og tilrådingar som kjem fram i revisjonsrapporten vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet kom med kommentarar og spørsmål, som det vart svara på. Det kom ikkje framlegg til endringar i uttalen til årsrekneskapen, og forslag til vedtak blei samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Austevoll kommune sin årsrekneskap for PS 23/15 Val av nytt kontrollutval hausten oppnevning av vararepresentantar Forslag til innstilling Austevoll kommune vil innføra ordning med at varamedlemmer til kontrollutvalet skal veljast i rekkjefølgje i tråd med kommunelova 38a Avtaleval. Kontrollutvalet drøfta saka, og konkluderte med at det bør innførast ordning med varamedlemmer i rekkefølge, ved valg av nytt kontrollutval til hausten. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke Innstilling: Austevoll kommune vil innføra ordning med at varamedlemmer til kontrollutvalet skal veljast i rekkjefølgje i tråd med kommunelova 38a Avtaleval. PS 24/15 Referatsaker RS 16/15 - Presentasjon av nye personar i administrasjonen. - Plan- og byggesjef Ellen Høyseter presenterte seg sjølv og arbeidsoppgåvene ved avdelinga. - Kultur- og næringssjef John Tveit presenterte seg sjølv og arbeidsoppgåver i stillingen. RS 17/15 Vedtak og saksframlegg til kommunestyret vedr. Forvaltningsrevisjonsrapport om «Styring av investeringsprosjekt». Kontrollutvalet merka seg her at det er lagt inn tilråding frå rådmann, og at kontrollutvalet si innstilling i saka ikkje kjem fram i saksframlegget eller møteprotokollen. Kontrollutvalet ber sekretariatet ta kontakt med administrasjonen om å få endra rutiner for dette i framtidige saker frå kontrollutvalet til kommunestyret. RS 18/15 - Praktisering av habilitet rutine for politikarar. Kontrollutvalet ber om at dette vert oversendt til kommunestyret som orienteringssak. RS 19/15 - Møteinnkalling til representantskapsmøte i SIM vart teke til orientering Sekretariatet syter for oppfølging av RS 17/15 og RS 18/15. Referatsakene blei ellers teke til orientering. 4

5 PS 25/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering Møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville sjå nærmare på nå. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 26/15 Eventuelt Kontrollutvalet drøfta korleis ein vil gjennomføra siste møte i noverande kontrollutval til hausten. Møtedato er Det er ønske om å ha møtet utanfor rådhuset, og det kom forslag om å ta kontakt med ein av bedriftene som kommunen har eigarandelar i, til dømes Austevoll Arbeidssamvirke AS. Det er og ønske om å ha ei enkel markering av at det er siste møte i denne valperioden. Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å planlegga møtet ut frå desse signala. Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å planlegga siste kontrollutvalsmøte i denne valperioden. Møtedato er