Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 11:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gro Rydland Nestleiar (fungerande leiar) SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar Frp Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ingen varamedlemmer møtte Merknader Forfall blei meldt same dag som møtet, så det ver ikkje tid til å innkalla vararepresentant. Andre som møtte: Navn Kari Gåsemyr Atle Tornes Svein Soleng Ola Sønnerlid Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte, i heile møte unnateke PS 18/17 Rådmann, i PS 12/17 Ass. rådmann, i PS 12/17 IKT-leiar, i PS 12/17 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune, i heile møtet Gro Rydland Fung. utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/17 PS 11/17 PS 12/17 PS 13/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for Fitjar kommune Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for Fitjar kommune 2015/ /54 PS 14/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fitjar kommune 2016/62 PS 15/17 Referatsaker RS 9/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte /127 RS 10/17 Melding om representantskapsmøte i SIM april /208 RS 11/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte /36 PS 16/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 17/17 PS 18/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune - Val av revisor 2014/34 2

3 PS 10/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 11/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 12/17 Vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for Fitjar kommune Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber om at det vert førebudd sak til neste kontrollutvalsmøte der det vert teke stilling til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt ut frå revidert plan for forvaltningsrevisjon Saka må vidare legga opp til drøfting om kva føremål og problemstillingar som skal setjast fokus på, og tidsramme for prosjektet. Rådmann og IKT-leiar orienterte i saka. Kontrollutvalet og revisor fekk stilla spørsmål, som vart svara på. Konklusjon etter drøfting blei at kontrollutvalet vil velja forvaltningsrevisjon av IKT-tenester. Til neste møte ber kontrollutvalet om at det vert lagt fram forslag til prosjektplan. Prosjektplanen skal mellom anna visa skisse til tidsramme for prosjektet og forslag til ressursramme. Vedtak som vart fatta var samrøystes. 1. Kontrollutvalet vel forvaltningsrevisjon av «IKT-tenester i Fitjar kommune» som prosjekt å starte opp med ut frå revidert plan for forvaltningsrevisjon, vedteke av kommunestyret Det vert bede om at Deloitte legg fram forslag til prosjektplan til neste møte. 3. Prosjektplanen skal mellom anna skissera tidsramme for prosjektet og forslag til ressursramme PS 13/17 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for Fitjar kommune Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering 3

4 Kontrollutvalet drøfta årsrapportane som gjeld skatteoppkrevjarfunksjonen. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. Uttale: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering PS 14/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fitjar kommune Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2016 Kontrollutvalet kommenterte forslag til årsmeldig for 2016, og det vart uttalt at den gjev eit godt oversyn over kontrollutvalet sitt arbeid. Det vart og ytra ønske om at kontrollutvalsleiar gjev ein kort presentasjon av årsmeldinga når den skal handsamast i kommunestyret. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 15/17 Referatsaker RS 9/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 teke til orientering. RS 10/17 Melding om representantskapsmøte i SIM april 2017 teke til orientering. RS 11/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte teke til orientering. Referatsakene vert teke til orientering. PS 16/17 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Protokollar og saker frå andre utval vart drøfta. Kontrollutvalet har merka seg at det ikkje er råd å finna møteprotokollar frå møter i Viltnemnda på heimesida til kommunen. Heller ikkje viktige saker som gjeld Viltnemnda, til dømes «forvaltningsplan for hjort» som det er aktuelt å gjeva uttale til nå. Kontrollutvalet ber om at dette vert etterspurd hjå administrasjonen. 4

5 Sekretariatet sender mail til administarasjonen og etterspør møteprotokollar frå Viltnemnda, samt sak vedr. «forvaltningsplan for hjort» som det skal gjevast uttale til. Kontrollutvalet tek ellers møteprotokollane til orientering. PS 17/17 Eventuelt Kontrollutvalet drøfta desse to sakene under eventuelt: Kontrollutvalet ønskjer orienteringssak til neste møte om oppfølging av forvaltningsrevisjon om psykisk helsevern og rusomsorg. Sekretariatet syter for slik orienteringssak. På siste møte i kontrollutvalet vart det vedteke å be Deloitte gjennomføra kurs i samband med eit kommunestyremøte. Utvalet ber om at sekretariatet sender mail til Deloitte og ordførar om at kurset bør gjennomførast i samband med kommunestyremøte Kontrollutvalet bør og delta på dette kurset. Vedtak som vart fatta var samrøystes. Desse sakene skal følgjast opp vidare: 1. Til neste møte ber kontrollutvalet om orienteringssak vedr. stoda for arbeid med oppfølging av forvaltningsrevisjon om psykisk helsevern og rusomsorg. 2. Sekretariatet syter for å sende mail til ordførar og Deloitte om gjennomføring av kurs med tema «Habilitet» i samband med kommunestyremøte PS 18/17 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune - Val av revisor Forslag til innstilling Kommunestyret i Fitjar kommune vel.. som revisor frå til Kari Nygard frå sekretariatet orienterte om resultatet av evalueringa av dei innkomne tilboda. Det vart og vist til gjennomgang og drøfting på førre møte om evalueringa. Innstillinga i saka var samrøystes. Innstilling: Kommunestyret i Fitjar kommune vel Deloitte AS som revisor frå til