Tysnes kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Tysnes kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset Tysnes kommune Dato: Tidspunkt: 10:00 11:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Britt Sørensen Dalsgård Leiar AP Lorentz Lunde Nestleiar KRF Patrick Russel Madsen Medlem AP Kirsten Gunn Epland Medlem H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Magne Ivar Fauskanger Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Helge Hauge Magne Ivar Fauskanger SP Merknader Andre som møtte: Navn Ingrid Kalsnes Steinar Dalland Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet Rådmann i møtet til og med RS 8/19 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet Britt Sørensen Dalsgård utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 12/19 PS 13/19 PS 14/19 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Godkjenning av prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kvalitet og etterleving av rutinar og regelverk innan pleie- og omsorgstenestene 2019/21 PS 15/19 Orienteringssak om heimesida til Tysnes kommune 2015/9 PS 16/19 Referatsaker RS 7/19 Referatsak vedr. kurs i regi av Deloitte 2015/1 RS 8/19 Saksframlegg til tenesteutvalet sitt møte vedr. Forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelsetenesta 2018/27 RS 9/19 Innkalling til FKTs årsmøte 4. juni 2019 i Kristiansand 2019/13 RS 10/19 Innkalling til representantskapsmøte i Samarbeidsrådet for Sunnhordland 2015/197 PS 17/19 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/200 PS 18/19 Eventuelt 2

3 PS 12/19 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Sekretariatet bad om at ekstra referatsak «melding om representantskapsmøte i samarbeidsrådet for Sunnhordland», som er sendt ut på mail , skulle takast opp. Kontrollutvalet godkjende dette. Innkalling og sakliste blei samrøystes godkjent. PS 13/19 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet Møteprotokoll frå kontrollutvalet sitt møte blei samrøystes godkjent. PS 14/19 Godkjenning av prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kvalitet og etterleving av rutinar og regelverk innan pleie- og omsorgstenestene 1. Kontrollutvalet ber med dette Deloitte AS om å gjennomføra forvaltningsrevisjon av kvalitet og etterleving av rutinar og regleverk innan pleie- og omsorgstenestene. Forslag til prosjektplan vert godkjent (evt. gjort endringar i møtet) 2. Evt. ny korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Ein samla timeressurs på inntil det timetalet som ligg i forslag til prosjektplan vert godkjent. Opsjon på timeforbruk på inntil 6 timar for presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapporten for kommunestyret vert og godkjent. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten er klar frå Deloitte si side innan Rapporten skal då vera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeida. Ingrid Kalsnes frå Deloitte presenterte kort prosjektplanen. Vedlegg til prosjektplan med timebudsjett blei delt ut, gjennomgått og drøfta. Rådmann Steinar Dalland var med under handsaminga av saka. Han kom med innspel om at forvaltningsrevisjonen burde spissast meir, slik at det vert større vekt på pkt. 1 og pkt. 3 når det gjeld spørsmålsstillingar som skal undersøkast. Kompetanse og kapasitet (pkt. 2) er og viktig å sjå på, men det bør vera fokus på å kartlegga den reelle situasjonen for korleis dette fungerer i den daglege drifta av tenestene. Kontrollutvalet drøfta dei ulike problemstillingane og kom med innspel til fokusområder. Det blei mellom anna trekt fram at spørsmålsstilling kring brukarmedverknad også er viktig å få fram. Kontrollutvalet ber Deloitte omarbeida prosjektplanen og sende ny versjon over til sekretariatet. Ny korrigert versjon vert så å senda ut til kontrollutvalet til uttale på mail før endeleg bestilling går til Deloitte. Også vedlegg til prosjektplan med detaljert timebudsjett vert å justera i tråd med ny versjon av prosjektplan. Etter drøfting blei det fatta samrøystes vedtak. 3

4 1. Kontrollutvalet ber med dette Deloitte AS om å gjennomføra forvaltningsrevisjon av kvalitet og etterleving av rutinar og regleverk innan pleie- og omsorgstenestene. Forslag til prosjektplan vert godkjent med dei endringar som kom fram i møtet. 2. Ny korrigert prosjektplan og justert timebudsjett vert å senda sekretariatet innan Etter at korrigert prosjektplan og justert timebudsjett er sendt til kontrollutvalet for uttale, får utvalsleiar i samråd med sekretariat fullmakt til å endeleg godkjenna prosjektplan og timebudsjett. 4. Opsjon på timeforbruk på inntil 6 timar for presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapporten for kommunestyret vert og godkjent. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten er klar frå Deloitte si side innan Rapporten skal då vera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeida. PS 15/19 Orienteringssak om heimesida til Tysnes kommune Kontrollutvalet tek informasjon om heiemesida til orientering. Rådmann Steinar Dalland orienterte om arbeid med heimesida til kommunen. Det blei gjort greie for korleis det blir lagt tilrette for offentleggjering av politiske saker, aktuelle dokument og postliste. Informasjon om, og innkallingar og møteprotokollar frå kontrollutvalet, må leggast inn på særskilt område sidan dette ikkje er del av kommunen sitt sakshandsamarsystem. Det blei og informert om korleis det vert arbeidd med å legga tilrette for å henta ut tenester og informasjon for innbyggarar og publikum frå heimesida. Informasjonen omfatta og korleis Tysnes kommune samarbeider med andre kommunar i Hordaland når det gjeld digitale løysingar. Kontrollutvalet takka for god informasjon og tok den samrøystes til orientering.. Kontrollutvalet tek informasjonen om heimesida til orientering. PS 16/19 Referatsaker Desse referatsakene blei gjennomgått i møtet: RS 7/19 Referatsak vedr. kurs i regi av Deloitte. Administrasjonen har gjeve tilbakemelding om at fleire av kursa er aktuelle, men at det har meirverdi å gjennomføra slike kurs saman med kontrollutvalet og kommunestyret. Vedtaket om å ta dette opp på nytt etter valget til hausten blir såleis stadfesta. Ellers teke til orientrering. RS 8/19 Saksframlegg til tenesteutvalet sitt møte vedr. forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelsetenesta. Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter denne forvaltningsrevisjonen blir sett på sakslista til neste møte i kontrollutvalet ( ). Teke til orientering. RS 9/19 Innkalling til FKT sitt årsmøte i Kristiansand. Teke til orientering. RS 10/19 Melding om representantskapsmøte i Samarbeidsrådet for Sunnhordland. Teke til orientering. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. 4

5 PS 17/19 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar blei gjennomgått og drøfta og nokre av sakene blei kommentert. Det var ingen saker ein ville be om meir informasjon om på nåverande tidspunkt. blei samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 18/19 Eventuelt Det var ingen saker å ta opp under eventuelt. Det blei ikkje fatta vedtak i saka. 5