Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Møterom 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Lin Cathrin Anthun Medlem H Arild Heggland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Richard Markhus Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Richard Markhus SP Merknader Kari Gåsemyr frå Deloitte AS gjekk kl. 10:30 Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Kari Gåsemyr Bjarne Ryland Elisabeth Farstad Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisor Deloitte AS Partner Deloitte AS Konst. Rådmann (Til PS 5/17) Ola Dale utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/17 Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune /102 PS 4/17 Deloitte AS presenterar interimsrevisjonsrapport for Fusa kommune /99 PS 5/17 Orientering frå rådmann, budsjett for kontrollutvalet /98 PS 6/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjon, Sjukefråvær, vikarbruk og HMT-system i Fusa kommune 2017/11 PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 8/17 Referatsaker RS 1/17 Vedtak kst Plan for selskapskontroll Fusa kommune 2015/97 PS 9/17 Eventuelt PS 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 2/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent.

3 PS 3/17 Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune 2017 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Fusa Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Kommunestyre 22 Formannskap (Rekneskap) 31 Kontrollutval vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Fusa Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Kommunestyre 22 Formannskap (Rekneskap) 31 Kontrollutval PS 4/17 Deloitte AS presenterar interimsrevisjonsrapport for Fusa kommune 2016 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. Bjarne Ryland frå Deloitte AS orienterte og presenterte funn i interimsrevisjonen. Revisor orienterte og kort om at årsrekneskap for Fusa kommune også i år er forseinka. Det kom spørsmål frå utvalet kring eigedomsskatt og endring i verdi/takstgrunnlag og rutinar for dette. Revisor vil sjekke dette til neste møte i utvalet. Av funn i interimsrevisjonen vart desse områda påpeika spesielt: Husleieinntekter indeksreguleres ikke jevnlig. I praksis mangler det ettersporbare nøkkelkontroller for brukerbetalinger. Manglende arbeidsdeling i nettbank. Vi følger opp dette i årsoppgjøret. vart samrøystes vedteke.

4 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. PS 5/17 Orientering frå rådmann, budsjett for kontrollutvalet 2017 Informasjonen vert teken til orientering. Konstituert rådmann Elisabeth Farstad orienterte utvalet. Budsjettet som kontrollutvalet føreslo er vedteke. Men dette kjem ikkje fram i oversikten som vart sendt utvalet på førehand.. Budsjettet til kontrollutvalet er fordelt to stader i Fusa kommune, men dette har ingen praktisk konsekvens for kontrollutvalet. Informasjonen vert teken til orientering. PS 6/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjon, Sjukefråvær, vikarbruk og HMTsystem i Fusa kommune 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og HMT-system i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og eventuelle innspel som kjem fram i møtet. 2. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte

5 Etter sams drøfting i utvalet vart HMT delen (del 4) teke ut av prosjektet og erstatta med tilsettingar i Fusa kommune. Deloitte utarbeider nytt forslag til punkt 4 i prosjektplanen. Metodekapittelet vert ståande som beskrive i prosjektplanen. med ei endring vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og innspel som kom fram i møtet. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og innspel som kom fram i møtet. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet oppfattar at innkalling/sakspapir til politiske utval i Fusa kommune er uoversiktlege. vart samrøystes vedteke.

6 Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 8/17 Referatsaker Referatsaka vart teken til orientering Referatsaka vart teken til orientering. RS 1/17 Vedtak kst Plan for selskapskontroll Fusa kommune PS 9/17 Eventuelt Utvalsleiar Ola Dale meldte to saker til eventuelt. 1. Rutinar for varsling i Fusa kommune. - I siste kommunestyre i Fusa vart det reist spørsmål frå ordførar om rutinar for varsling i Fusa kommune. - Varslingsrutinar finst ikkje i dag. - Rådmannen: Har starta opp arbeidet med å utarbeide rutine for varsling i Fusa kommune. - Administrasjonen var på kurs om varsling i desember. - Kontrollutvalet ber revisor oversende lov og forskrift gjeldande varsling til sekretariatet slik at dette kan ligge til grunn for diskusjon i neste møte. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte for å orientere om arbeidet med å få rutinar for varsling på plass i Fusa kommune. 2. Henvending. Til denne saka vart møtet lukka etter kommunelova 31.2 jfr. Forvaltningsloven 13b pkt. 4 Utvalsleiar orienterte utvalet. Ingen vedtak vart gjort. 1. Rutinar for varsling i Fusa kommune.

7 Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte for å orientere om arbeidet med å få rutinar for varsling på plass i Fusa kommune.