Fitjar kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: Tidspunkt: Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gro Rydland Leiar SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Odd Jarl Larsen Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Nestleiar KRF Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Johannes Nesse Rune Helland KRF Merknader Andre som møtte: Navn Kjersti Gjuvsland Olaug Haugen Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte, til og med PS 06/19 Rådmann i PS 03/19 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune, i heile møtet Gro Rydland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/19 PS 2/19 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/19 Orienteringssak om arbeid med etikk i Fitjar kommune 2016/74 PS 4/19 Godkjenning av prosjektplan for forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging 2018/84 PS 5/19 Årsmelding for kontrollutvalet sitt arbeid i /62 PS 6/19 Kurs i regi av Deloitte /427 PS 7/19 RS 1/19 Referatsaker IKT-strategi for for Fitjar kommune og IKTsupport 2017/42 RS 2/19 Årsrapport 2018 frå skatteoppkrevjaren Fitjar kommune 2016/54 RS 3/19 Kontrollrapport 2018 frå Skatteetaten og rapport stadleg kontroll 2016/54 RS 4/19 Møteplan politiske møter Fitjar kommune 1.halvår /56 RS 5/19 Oversyn over kontrollutvalet sitt budsjett for 2019 og rekneskap /36 RS 6/19 Invitasjon til høring - ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift 2019/11 RS 7/19 RS 8/19 FKT - Høringsutkast - Veileder - Kontrollutvalgets påseansvar overfor regnskapsrevisor Forum for kontroll og tilsyn - Medlemsinformasjon februar / /13 PS 8/19 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 2015/204 PS 9/19 Eventuelt 2

3 PS 1/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/19 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte Protokoll frå kontrollutvalet sitt møte vart samrøystes godkjent. PS 3/19 Orienteringssak om arbeid med etikk i Fitjar kommune Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Rådmann Olaug Haugen orienterte om etikk-arbeidet i kommunen. Ho sa litt om internkontroll, avvikssystem, rapporteringssystem og rutiner for sakshandsaming. Dette ligg til grunn for at det vert gjort eit kvalitetsmessig tilfredstillande arbeid. Det er ikkje rutine for å særleg ta etikk-spørsmål opp som tema. Det blei peika på at det er viktig å setje etikk-spørsmål på dagsorden med jamne mellomrom for å bevisstgjera kring spørsmålstillingane som ligg i etikk-arbeid. Kontrollutvalet ønskjer framleis ei årleg orientering om etikk-arbeid i kommunen. blei samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 4/19 Godkjenning av prosjektplan for forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging 1. Kontrollutvalet ber med dette Deloitte AS om å gjennomføra forvaltningsrevisjon av saksførebuing, byggesakshandsaming og vedtaksoppfølging. Forslag til prosjektplan vert godkjent (evt. gjort endringar i møte) 2. Evt. ny korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Ein samla timeressurs på inntil det timetalet som ligg i forslag til prosjektplan vert godkjent. Opsjon på timeforbruk på inntil 6 timar for presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapporten for kommunestyret vert og godkjent. 4. Prosjektet må gjennomførast med ein del av arbeidet i 2019, og resten i Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten er klar frå Deloitte si side innan... Rapporten skal då vera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeida. Kjersti Gjuvsland presenterte prosjektplanen og gjennomgjekk føremål og spørsmålsstillingar. 3

4 Kontrollutvalet drøfta innhaldet i prosjektplanen og stilte spørsmål som det blei svara på. Det kom ikkje forslag om å gjera endringar i noko av innhaldet i prosjektplanen. Sidan arbeidet må utførast over to år vart tidsplan for gjennomføring drøfta. Det blei vedteke at oppstart av arbeidet vert i løpet av september 2019, og at rapport skal leverast innan utqangen av mars Det blei fatta samrøystes vedtak. 1. Kontrollutvalet ber med dette Deloitte AS om å gjennomføra forvaltningsrevisjon av saksførebuing, byggesakshandsaming og vedtaksoppfølging. Forslag til prosjektplan vert godkjent. 2. Ein samla timeressurs på inntil det timetalet som ligg i forslag til prosjektplan vert godkjent. Opsjon på timeforbruk på inntil 6 timar for presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapporten for kommunestyret vert og godkjent. 3. Prosjektet må gjennomførast med ein del av arbeidet i 2019, og resten i Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten er klar frå Deloitte si side innan utgangen av mars Rapporten skal då vera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeida. PS 5/19 Årsmelding for kontrollutvalet sitt arbeid i 2018 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for Kontrollutvalet drøfta årsmeldinga og meinte den gjev eit godt bilete av aktiviteten i Det er ønske om at utvalsleiar presenterer årsmeldinga for kommunestyret når den vert handsama der. Forslag til innstilling blei samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 6/19 Kurs i regi av Deloitte Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs med tema Tidspunkt for gjennomføring av kurs: Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet drøfta aktuelle kurs og korleis nytta seg av tilbodet frå Deloitte. Konklusjonen blei at ein ville nytta kurskvoten når nye politikarar er på plass til hausten. Kontrollutvalet ønskjer at saka vert sett opp på nytt på septembermøtet i kontrollutvalet. Vedtak om å utsetje saka var samrøystes. Saka vert utsett og vert å ta opp på nytt i septembermøtet i kontrollutvalet. 4

5 PS 7/19 Referatsaker Desse referatsakene blei gjennomgått: RS 01/19 IKT-strategi for for Fitjar kommune og IKT-support. RS 02/19 Årsrapport 2018 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune RS 03/19 Kontrollrapport 2018 frå Skatteetaten og rapport stadleg kontroll RS 04/19 Møteplan politiske møter Fitjar kommune 1.halvår 2019 RS 05/19 Oversyn over kontrollutvalet sitt budsjett for 2019 og rekneskap RS 06/19 Invitasjon til høyring ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift RS 07/19 FKT Høyringsutkast til «Veileder kontrollutvalgets påse-ansvar overfor rekneskapsrevisor. RS 08/19 Forum for Kontroll og Tilsyn Medlemsinformasjon februar RS 09/19 - Melding om vedtak frå formannskapet Bundne og ubundne fond. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 8/19 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering, Kontrollutvalet gjennomgjekk aktuelle møteprotokollar. Det blei teke opp at i kommunestyremøte var sak vedr. «Slamavskiller Kuarvåg» oppe til handsaming. Eit konsulentfirma har kalkulert kostnad, men det viser seg at endeleg kostnad er omlag dobbel i høve til kalkulert kostnad. Etter drøfting konkluderte kontrollutvalet med at ein vil be om ei orienteringssak til neste møte. Spørsmålsstillinga bør vera om det er føremålstenleg å nytte konsulenttenester til å greie ut kostnader med slike og liknande prosjekt når det i ettertid viser seg at kalkulasjonane ikkje er tilstrekkelege. Det var ingen fleire saker ein ville be om orientering om på nåverande tidspunkt. Kontrollutvalet trek møteprotokollane til orientering. 5

6 PS 9/19 Eventuelt To saker blei teke opp under eventuelt. 1. Invitasjon til FKT-konferanse i Kristiansand 04. og Deltaking frå kontrollutvalet i Fitjar kommune blei drøfta, og konklusjonen blei at sekretariatet blir bede om å ta kontakt med kontrollutvalsmedlem Rune Helland. Dersom han kan delta, vert det ein deltakar frå Fitjar. Dersom han ikkje kan delta blir det ikkje deltaking frå Fitjar kommune. 2. Henvending vedr. ny gjennomgang / samarbeidsprosjekt om barnevernstenesta. Sekretariatet informerte om at det er kome henvending frå kontrollutvalet i Bømlo kommune vedr. Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste. Kontrollutvalet i Bømlo kommune har gjort slikt vedtak i sak PS 9/19 Eventuelt: «Sekretariatet får i oppgåve å undersøke nærare med dei to andre kontrollutvala i Fitjar og Stord kommune om det er ønskje om ein ny gjennomgang/samarbeidsprosjekt.» Det blei og informert om at det er tilrådd tilbakemelding frå kontrollutvalet i Stord kommune om at dei i denne valperioden har hatt forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i kommunen / Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB). Oppfølging etter denne rapporten vart ferdigstilt hausten Såleis synest kontrollutvalet i Stord kommune at det er for tidleg å ha ein ny gjennomgang no, opp mot andre prioriterte prosjekt. Ny gjennomgang kan vurderast ved utarbeiding av neste plan for forvaltningsrevisjon, for perioden Kontrollutvalet i Fitjar kommune har fått orientering om barnevernstenesta i kommunen i denne valperioden, og informasjon om at det er gjennomført forvaltningsrevisjon innan tenesta i Stord kommune. Kontrollutvalet konkluderte med at det ikkje er aktuelt å delta i eit slik samarbeidsprosjekt på nåverande tidspunkt. Ny gjennomgang bør vurderast ved utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon for neste valperiode ( ). Det blei fatta samrøystes vedtak. 1. Sekretariatet tek kontakt med Rune Helland om deltaking på fagkonferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn. Dersom han kan delta vert det ein deltakar frå Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet i Fitjar kommune ønskjer ikkje å delta i samarbeidsprosjekt om gjennomgang av barnevernstenesta på nåverande tidspunkt. Ny gjennomgang bør vurderast ved utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon for neste valperiode ( ). 6