Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: Biblioteket, Ulvik Dato: Tidspunkt: 09:00 12:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Solveig Hellesnes Uppheim Leiar V Alf Gunnar Sortland Nestleiar AP Gunnbjørg Øyre Medlem SV Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Odd Storebø Arne Gilbakken Stilling Spesialrådgjevar Revisjonsjef IHR Forvaltningsrevisor IHR Solveig Hellesnes Uppheim utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/16 Orientering frå ordførar gjeldande vedtak i heradsstyret, ny selskapsavtale Hardangerrådet IKS 2014/428 PS 4/16 Uavhengighetserklæring fra IHR 2015/87 PS 5/16 Presentasjon av engasjementsbrev frå IHR 2016/64 PS 6/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalget 2015/84 PS 7/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan PS 8/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan 2015/ /60 PS 9/16 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Oppfølging 2014/393 PS 10/16 RS 1/16 Referatsaker Vurdering av Arne Gilbakken si rolle i IHR vs. kommunestyret i Voss kommune 2016/3 RS 2/16 Budsjett for kontrollutvalet /83 RS 3/16 Forvaltningsrevisjonsrapport offentlege innkjøp i Ulvik herad. 2015/7 RS 4/16 Forvaltningsrevisjon innkjøp - oppfølgingsplan 2015/7 RS 5/16 Interimsrevisjon Ulvik herad 2015/61 RS 6/16 Reglement for kontrollutvalet 2015/62 PS 11/16 Eventuelt PS 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent.

3 PS 2/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ingen merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. PS 3/16 Orientering frå ordførar gjeldande vedtak i heradsstyret, ny selskapsavtale Hardangerrådet IKS Informasjonen vart teken til orientering. Ordførar hadde ikkje moglegheit til å møta. Saka vart utsett. Saka vart utsett. PS 4/16 Uavhengighetserklæring fra IHR Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå Revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ulvik herad, til etterretning. Odd Storebø frå IHR orienterte. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå Revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ulvik herad, til etterretning.

4 PS 5/16 Presentasjon av engasjementsbrev frå IHR 1. Engasjementsbrev frå IHR vert teke til orientering. 2. Ved ueinigheit/divergens mellom engasjementsbrev og kontrakt, skal kontrakten leggast til grunn. Odd Storebø frå IHR orienterte. vart samrøystes vedteke. 1. Engasjementsbrev frå IHR vert teke til orientering. 2. Ved ueinigheit/divergens mellom engasjementsbrev og kontrakt, skal kontrakten leggast til grunn. PS 6/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalget Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Ulvik Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Heradsstyre 20 Formannskap (Rekneskap 6 Kontrollutval med to endringar vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Ulvik Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Heradsstyre 15 Formannskap (Rekneskap 11 Kontrollutval

5 PS 7/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ulvik herad, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden innafor ei tidsramme på inntil 100 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for forvaltningsrevisjon for skal leggjast fram for heradsstyret i november Arne Gilbakken frå IHR orienterte utvalet. med endringar på dato for prosessmøta i punkt 3 vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ulvik herad, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden innafor ei tidsramme på inntil 100 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for forvaltningsrevisjon for skal leggjast fram for heradsstyret i november PS 8/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ulvik herad, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden innafor ei tidsramme på inntil det timetal som går fram av prosjektplanen. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for selskapskontroll for skal leggjast fram for heradsstyret i november 2016.

6 Odd Storebø frå IHR orienterte. med endringar på dato for prosessmøta i punkt 3 vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ulvik herad, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden innafor ei tidsramme på inntil det timetal som går fram av prosjektplanen. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for selskapskontroll for skal leggjast fram for heradsstyret i november PS 9/16 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Oppfølging Kontrollutvalet i Ulvik herad registrerer at Hardangerbrua AS har fått på plass styreinstruks for selskapet. Det vert også registrert at resten av kulepunkta i punkt 1 og punkt 4 ikkje er ferdig enno, men at dette vil vera ferdig når årsmøtet i selskapet er halde i løpet av første halvår På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ny tilbakemelding på punkt 1 og 4 innan vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Ulvik herad registrerer at Hardangerbrua AS har fått på plass styreinstruks for selskapet. Det vert også registrert at resten av kulepunkta i punkt 1 og punkt 4 ikkje er ferdig enno, men at dette vil vera ferdig når årsmøtet i selskapet er halde i løpet av første halvår På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ny tilbakemelding på punkt 1 og 4 innan PS 10/16 Referatsaker Sekretariatet orienterte kort om referatsakene. Odd Storebø frå IHR orienterte om interimsrevisjonsrapport pr

7 Referatsakene vart tekne til orientering. Referatsakene vart tekne til orientering. RS 1/16 Vurdering av Arne Gilbakken si rolle i IHR vs. kommunestyret i Voss kommune RS 2/16 Budsjett for kontrollutvalet 2016 RS 3/16 Forvaltningsrevisjonsrapport offentlege innkjøp i Ulvik herad. RS 4/16 Forvaltningsrevisjon innkjøp - oppfølgingsplan RS 5/16 Interimsrevisjon Ulvik herad RS 6/16 Reglement for kontrollutvalet PS 11/16 Eventuelt 1. Arne Gilbakken orienterte kort om selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS og var mellom anna innom slike punkt: - Rapporten går på høyring denne veka til leiinga i Hardangerrådet IKS - Høyringsmøte mellom revisjonen og leiinga i Hardangerrådet er dagsett rett etter påske. - Rapporten kjem til handsaming i kontrollutvala i slutten av mai. (30. mai i Odda) 2. Sekretariatet delte ut invitasjon til FKT fagkonferanse Kontrollutvalet har tidligare vedteke at alle kan reise på konferansen. Medlemmene melder seg på sjølv på 3. Sekretariatet delte ut Kontrollutvalsboka som no ligg føre på nynorsk. Vedtak i saka var samrøystes. Sakene vart tekne til orientering.