Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: ved biblioteket, Ulvik Dato: Tidspunkt: 09:00 11:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gunnbjørg Øyre Leiar SV Kjell Røkenes Nestleiar H Ingrid Sponheim Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Odd J. Storebø Stilling Sekretær for utvalet Revisjonssjef IHR Gunnbjørg Øyre utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/15 IHR uavhengig i høve Ulvik herad 2014/180 PS 4/15 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp 2015/7 PS 5/15 Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS 2014/428 PS 6/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport 2014/393 PS 7/15 Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Ulvik herad 2014/179 PS 8/15 Møteplan for kontrollutvalet i Ulvik herad /177 PS 9/15 Referatsaker RS 1/15 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport 2014/382 RS 2/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova 2015/8 RS 3/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Ulvik) 2014/173 RS 4/15 Vedtak heradsstyret, oppfølging forvaltningsrevisjon handlingsplanar og vedtak 2014/169 RS 5/15 Budsjett for kontrollutvalet /173 RS 6/15 Interimrevisjon Ulvik /175 PS 10/15 Eventuelt PS 1/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent.

3 PS 2/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ingen merknader til møteprotokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. PS 3/15 IHR uavhengig i høve Ulvik herad Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisjonssjef Odd J. Storebø vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ulvik herad, til etterretning. Odd Storebø frå IHR orienterte kort. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisjonssjef Odd J. Storebø vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ulvik herad, til etterretning. PS 4/15 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp Orienteringa vert teken til orientering. Odd Storebø orienterte utvalet og var mellom anna innom at grunna sak i Odda vert denne rapporten først ferdigstilt i 3. kvartal. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke Orienteringa vert teken til orientering.

4 PS 5/15 Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS Kontrollutvalet takkar ja til invitasjon frå kontrollutvalet i Odda kommune og prosjektplan frå IHR dagsett med dei kostander som kjem fram i prosjektplanen sitt pkt. 8 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet takkar ja til invitasjon frå kontrollutvalet i Odda kommune og prosjektplan frå IHR dagsett med dei kostnader som kjem fram i prosjektplanen sitt pkt. 8 PS 6/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Forslag til innstilling På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber heradsstyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling:

5 På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber heradsstyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. PS 7/15 Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Ulvik herad 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ulvik Herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Utføring av arbeidsgjevarkontrollen er i det alt vesentlege i samsvar med gjeldande regelverk og vert utført i tilstrekkelig omfang. 2. Ulvik herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ulvik Herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Utføring av arbeidsgjevarkontrollen er i det alt vesentlege i samsvar med gjeldande regelverk og vert utført i tilstrekkelig omfang. 2. Ulvik herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering

6 PS 8/15 Møteplan for kontrollutvalet i Ulvik herad 2015 Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2015: Dato: Merknad: Om ikkje anna er avtala starter alle møta kl vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2015: Dato: Merknad: PS 9/15 Referatsaker Referatsak 6/15 Interimsrevisjon Ulvik 2014 Odd Storebø frå IHR orienterte og gjekk gjennom rapporten. Orienteringssakene vart tekne til orientering. Orienteringssakene vart tekne til orientering.

7 RS 1/15 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport RS 2/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova RS 3/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Ulvik) RS 4/15 Vedtak heradsstyret, oppfølging forvaltningsrevisjon handlingsplanar og vedtak RS 5/15 Budsjett for kontrollutvalet 2015 RS 6/15 Interimrevisjon Ulvik 2014 PS 10/15 Eventuelt Sekretariatet meldte ei sak til eventuelt. FKTs fagkonferanse 2015 Sekretariatet orienterte om årets fagkonferanse i regi av FKT. Konferansen vert i år på Gardermoen 3. og 4. juni. Det er rom for at kontrollutvalet sine medlemmer kan melde seg på. Alle kan melde seg på sjølve eller kontakte utvalsleiar. Det er rom for at kontrollutvalet sine medlemmer kan melde seg på FKT sin fagkonferanse. Alle kan melde seg på sjølve eller kontakte utvalsleiar.