Voss kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Voss kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: Tidspunkt: 09: Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Siv Anita Jønsson Nestleiar AP Bjarne Gjerme Medlem KRF Tore Eikeland Medlem R Audhild Rygg Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Oddvar Martin Jansen Leiar FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Siv Anita Jønsson leia møtet i Oddvar Jansen sitt fråvær Andre som møtte: Navn Odd Jakob Storebø Roald Breistein Stilling Revisjonssjef IHR Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet Oddvar Martin Jansen utvalsleiar Roald Breistein utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 PS 3/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Forvaltningsrevisjon av kommunale innkjøp - Status i arbeidet ved IHR 2014/416 PS 4/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport 2014/379 PS 5/15 Vurdering av om IHR er uavhengig i høve Voss kommune /10 PS 6/15 Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for /16 PS 7/15 Møteplan for kontrollutvalet i Voss kommune for /8 PS 8/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/9 PS 9/15 Referatsaker RS 1/15 Vedtak i KST forvaltningsrevisjon omsorgstenesta 2014/5 RS 2/15 Status oppfølging av eigarskapskontroll i Voss kommune 2014/6 RS 3/15 Interimsrevisjon Voss /2 RS 4/15 Sak KST Kraftfondsforvaltning /363 RS 5/15 Status pr. desember for selskapskontroll BRB 2014/188 RS 6/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering 2014/429 RS 7/15 Vedtak i KST Budsjett /11 RS 8/15 Sak i KST Pensjonsordning for folkevalde 2014/15 RS 9/15 Sak i KST Bruk av kraftfondsmidlar 2014/363 RS 10/15 Sak i KST Referatsaker og delegerte vedtak 2014/15 RS 11/15 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport RS 12/15 RS 13/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova Rekneskapsresultat for kontrollutvalet i Voss kommune for / /8 2014/11 RS 14/15 Endeleg budsjett for kontrollutvalet for /11 RS 15/15 Høyringsuttale skatteoppkreving frå kommune til stat 2014/213 RS 16/15 Tilsynsrapportar frå Arbeidstilsynet 2014/4 RS 17/15 Tilsynsrapportar gjeldande oppvekst 2014/4 RS 18/15 RS 19/15 RS 20/15 PS 10/15 Vedtak i KST-sak 4/15 Rutinar i høve bruk av bil- og sjåførkort Tilsynsrapport frå arbeidstilsynet kommunalavdeling kultur og fritid Tilsynsrapport frå arbeidstilsynet om rådmannen sin stab dagsett Eventuelt 2014/2 2014/4 2014/4 2

3 PS 1/15 Godkjenning av innkalling og sakliste RS 18/15, RS 19/15 og RS 20/15 vart ettersend på e-post til kontrollutvalet og i tillegg lagt fram i møtet på papir. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Forslag til sakliste og innkalling vart samrøystes vedteke. PS 2/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Møteprotokoll frå forrige møte vart samrøystes vedteke. PS 3/15 Forvaltningsrevisjon av kommunale innkjøp - Status i arbeidet ved IHR Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Revisjonssjef Odd Jakob Storebø orienterte om status i høve forvaltningsrevisjon av kommunale innkjøp i Voss kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet har merka seg at ordførar, i møte i formannskapet , orienterte om at den interne vurderinga av regler for innkjøp er utsett til etter at denne forvaltningsrevisjonen er ferdig. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. PS 4/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Forslag til innstilling På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber kommunestyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: 3

4 Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Det vert gjort merksam på at punkt 5 i innstillinga er meint for at kontrollutvalet skal følgje opp om tiltaka som vert vedteke i denne selskapskontrollen vert gjennomført. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å diskutere med ordførar om han ønskjer at Deloitte skal presentere rapporten for kommunestyret. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber kommunestyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. PS 5/15 Vurdering av om IHR er uavhengig i høve Voss kommune 2015 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Odd Jakob Storebø, vedr. om IHR er uavhengig i høve Voss kommune, til etterretning. 4

5 Revisjonssjef Odd Jakob Storebø presenterte uavhengighetserklæringa og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Odd Jakob Storebø, vedr. om IHR er uavhengig i høve Voss kommune, til etterretning. PS 6/15 Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Voss kommune. Det var gjort nokre mindre redigeringsmessige endringar i årsmeldinga. Med desse endringane vart forslag til innstilling samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Voss kommune. PS 7/15 Møteplan for kontrollutvalet i Voss kommune for 2015 Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2015: Dato: Merknad: (Fre) Under avvikling (Fre) (Fre) (Tor) (Tor) Skulefri, siste møte (Tor) Nytt kontrollutval Voss tinghus opnar ikkje dørene på fredagar før kl Kontrollutvalet sine møte skal difor starte kl på fredagar og kl på torsdagar. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 5

6 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2015: Dato: (Fre) kl (Fre) kl (Fre) kl (Tor) kl (Tor) kl (Tor) kl PS 8/15 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. I dette møtet vart desse møteprotokollane gjennomgått: Kommunestyret Formannskap/plan- og økonomiutval og og og Utval for miljø og kultur Utval for nærings og tiltaksarbeid Utval for levekår og Kraftfondet Protokoll frå møte i «Formannskap/plan- og økonomiutval» (FPL) og protokoll frå «Utval for levekår» (LEV) vart ikkje gjennomgått. Dette skuldast at dei enno ikkje er lagt ut på Voss kommune si heimeside. Sekretariatet vert bedne om å ta dette opp med administrasjonen i Voss kommune. Gjennomgang av desse to protokollane vart difor utsett til neste møte. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber om at møteprotokollane frå møte i FPL og LEV vert lagt ut på Voss kommune si heimeside. 2. Gjennomgang av desse 2 møteprotokollane vert utsett til neste møte. 3. Kontrollutvalet tar dei øvrige møteprotokollane til orientering. PS 9/15 Referatsaker RS 2/15 Status oppfølging av eigarskapskontroll i Voss kommune Kontrollutvalet registrerer at det er sett i gang fleire positive prosessar når det gjeld punkt 3 og 4 i vedtaket frå kommunestyret og når det gjeld punkt 2 i sak 87/14 Eigarskapsmelding 2013 frå kommunestyret Det er likevel slik at ein del av dette 6

7 arbeidet ikkje vil vera ferdig før våren/tidleg haust Kontrollutvalet ber difor om å få tilsendt ny skriftleg statusrapport for denne selskapskontrollen innan RS 13/15 Rekneskapsresultat for kontrollutvalet i Voss og RS 14/15 Endeleg budsjett for kontrollutvalet for 2015 Rekneskapen 2014: Kontrollutvalet registrerer at rekneskapen for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014 viser at det er ført kr i pensjonskostnader for tidlegare tilsette i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Kontrollutvalet meiner at det ikkje er rett at desse kostnadene skal førast i kontrollutvalet sin rekneskap. Revisjonssjef Odd Jakob Storebø stadfester i møtet at han er samd med kontrollutvalet i dette. Dekning for dette er heller ikkje lagt inn i budsjettet, verken for 2014 eller Desse kostnadene er ekstraordinære kostnader som IHR har klart å forhandle fram at Voss kommune skal dekke. Kontrollutvalet vart ikkje involvert i korleis dette skulle skje sjølv om utvalet ved fleire høve problematiserte kven som skulle måtte ta desse kostnadene. Budsjett 2015: Kontrollutvalet har også merka seg at posten som gjeld momspliktig del at revisjonshonoraret frå IHR, kr , er teke ut av budsjettet. Det er ifølge økonomisjef ført på VAR-budsjettet då det er ein del av sjølvkostrekneskapen. Slik kontrollutvalet ser det skal også kostnader til revisjon av sjølvkost-rekneskapen vera ein del av kontrollutvalet sitt budsjett. Det er likevel mogleg å få summane inn i sjølvkostrekneskapen. Revisjonssjef Odd Jakob Storebø stadfester i møtet at han er samd med kontrollutvalet i dette. Konklusjon: Dersom rekneskapen/budsjettet for kontrollurtvalet ikkje vert ført i utvalet sin rekneskap/budsjett slik som omtala over, vil ein ikkje kunne samanlikne kostnader til kontroll og tilsyn i Voss kommune med andre kommunar i same kommunegruppe. Det vil i tilfelle sjå ut som at Voss kommune har mykje høgare kostnader enn det som er tilfelle. Utvalet viser i den samanheng til «Veiledningen til regnskapsrapporteringen i KOSTRA- Regnskapsåret 2015» m.a. står: «100 Kontroll og revisjon Utgifter og inntekter knyttet til kommunens kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. 1. Kontrollutvalet ber etter dette om at rekneskapen for 2014 vert endra i tråd med det som går fram over og ber om å få tilsendt ny rekneskapsrapport der dei rette tala går fram. 2. Kontrollutvalet ber også om at budsjettet for 2015 vert endra i tråd det som går fram over og ber om å tilsendt ny budsjettrapport der dei rette tala går fram. RS 16/15 Tilsynsrapportar frå Arbeidstilsynet På bakgrunn av tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet gjeldande oppvekst dagsett og vedtak om pålegg dagsett , ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i møte for å gjera greie for kva som er/vil bli gjort i høve pålegga. 7

8 RS 17/15 Tilsynsrapportar gjeldande oppvekst Kontrollutvalet tar til orientering at fylkesmannen har avslutta tilsyn gjeldande Voss ungdomsskule og Sundve skule når det gjeld «Rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring». RS 18/15 Vedtak i KST-sak 4/15 Rutinar i høve bruk av bil- og sjåførkort Denne referatsaka vart ettersend på e-post og i tillegg lagt fram på papir i møtet. Kontrollutvalet ber rådmannen om å melde attende innan kva tiltak som er/skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. RS 19/15 Tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet kommunalavdeling kultur og fritid Denne referatsaka vart ettersend på e-post og i tillegg lagt fram på papir i møtet. Kontrollutvalet tar til orientering at Arbeidstilsynet har avslutta tilsyn med kommunalavdeling kultur og fritid. RS 20/15 Tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet rådmannen sin stab Denne referatsaka vart ettersend på e-post og i tillegg lagt fram på papir i møtet. På bakgrunn av tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet gjeldande rådmannen sin stab dagsett og vedtak om pålegg dagsett , ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i møte for å gjera greie for kva som er/vil bli gjort i høve pålegget. Andre tilsynsrapportar Kontrollutvalet har i tråd med vedtak frå i kontrollutvalet motteke desse tilsynsrapportane Frå arbeidstilsynet gjeldande oppvekst Frå fylkesmannen gjeldande oppvekst Frå arbeidstilsynet gjeldande kultur og fritid Frå arbeidstilsynet gjeldande rådmannen sin stab Tilsynsrapportar frå fylkesmannen som gjeld Helse og omsorg er derimot ikkje motteke slik det er bede om. Kontrollutvalet ber på nytt om at tilsynsrapportar frå fylkesmannen gjeldande Helse og omsorg vert send sekretariatet seinast innan PS 10/15 Eventuelt Det kom ikkje fram noko under dette punktet. 8