Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Rom 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: Tidspunkt: 10:00 14:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Richard Markhus Medlem SP Arild Heggland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lin Cathrin Anthun Medlem H Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Lin Cathrin Anthun SP Merknader Kari Gåsemyr frå Deloitte AS kom til møtet 10:45, gjekk 13:30 Unni Renate Moe frå Deloitte AS gjekk kl. 13:00 Andre som møtte: Navn Elisabeth Farstad Terje Raunsgard Kjartan Haugsnes Unni Renate Moe Kari Gåsemyr Hans Ekeberg Stilling Assisterande rådmann (Til PS 33/16) Einingsleiar (Til PS 33/16) Spesialrådgjevar Hordaland fylkeskommune Revisor Deloitte AS Forvaltningsrevisor Deloitte AS Administrasjonsutvalet (Til PS 34/16) Ola Dale utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 31/16 PS 32/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 33/16 Orientering frå rådmannen, oppfølging etter årsrekneskap og revisjonsrapport nr. 6 frå Deloitte AS 2015/99 PS 34/16 Vedtak i kommunestyret, forvaltningsrevisjon tilsetjingar 2016/96 PS 35/16 PS 36/16 PS 37/16 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune presentasjon Deloitte presenterer revisjonsplan for 2016 og rekneskapsrevisjonen så langt 2015/ / /99 PS 38/16 Overordna analyse plan for selskapskontroll , prosessmøte 2 PS 39/16 Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon , prosessmøte / /96 PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 41/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Fusa kommune /98 PS 42/16 RS 9/16 Referatsaker Vedtak kommunestyre, årsrekneskap 2015 og tertialrapport nr /99 RS 10/16 Møteplan Fusa kommune /102 RS 11/16 PS 43/16 16/ Partsbrev sak 27/16 - Årsmelding for kontrollutvalet 2015 Eventuelt 2015/106 PS 31/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent

3 PS 32/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. PS 33/16 Orientering frå rådmannen, oppfølging etter årsrekneskap og revisjonsrapport nr. 6 frå Deloitte AS Informasjonen vart teken til orientering Assisterande rådmann Elisabeth Farstad og einingsleiar Terje Raunsgard orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. - Mykje av det som framkjem i rapporten var og problematisert frå revisor for Langvarige sjukemeldingar på økonomikontoret forseinka arbeidet i God hjelp frå Samnanger og Tysnes i sjukefråversperiodane - Har hatt møte med revisor og tek fatt i oppfølgingspunkta. - Internkontroll og rutinar skal og vere korrekt i høve overordna reglement. Har starta arbeidet med rutinar i høve overordna nivå Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslak til vedtak samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vart teken til orientering 2. Til neste møte i kontrollutvalet ber utvalet ei skriftleg tilbakemelding på kor langt ein er kome i arbeidet med internkontroll jfr. Punkt 5 i revisjonsrapport nr. 6 frå Deloitte. 1. Informasjonen vart teken til orientering 2. Til neste møte i kontrollutvalet ber utvalet ei skriftleg tilbakemelding på kor langt ein er kome i arbeidet med internkontroll jfr. Punkt 5 i revisjonsrapport nr. 6 frå Deloitte.

4 PS 34/16 Vedtak i kommunestyret, forvaltningsrevisjon tilsetjingar Ikkje framlagt Møtet vart lukka i høve kommunelova 31.2 Hans Ekeberg frå administrasjonsutvalet orienterte kontrollutvalet. - Kontrollutvalet fekk same informasjon som vart gjeve til kommunestyret. - Administrasjonsutvalet sendte saka til kommunestyret og ba om at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon på tilsetjingar med utgangspunkt i denne saka. Dette vart vedteke i kommunestyret. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. Saka vert handsama i samanheng med sak 39/16 plan for forvaltningsrevisjon i dette møtet. Saka vert handsama i samanheng med sak 39/16 plan for forvaltningsrevisjon i dette møtet. PS 35/16 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Unni Renate Moe frå Deloitte AS orienterte. vart samrøystes vedteke.

5 Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. PS 36/16 Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune presentasjon Presentasjonen vart teken til orientering. Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte. Status: - Revisor hadde møte fredag med rådmann og assisterande rådmann. - Revisor hadde i oppstartsbrev bede om informasjon i 13 punkt. Mykje av dette vart ikkje motteke før dette møtet. - På spørsmål om kvifor det ikkje var halde møte med administrasjonen i Fusa tidlegare svara revisjonen; Ikkje vore mogleg for revisor å få kontakt med rådmann frå januar til april Når rapporten er så forseinka må den oppdaterast av revisor. - Ved neste prosjekt skal det haldast oppstartsmøte. - Grunngjeving for ikkje å sende over dokument/ svare på henvendingar er mangel på tilsette grunna. sjukdom og anna. - Endeleg presentasjon vert teke i neste møtet når rapporten er endeleg ferdig Etter sams drøfting vart slikt forslag samrøystes vedteke. Informasjonen vart teke til orientering. Informasjonen vart teke til orientering. PS 37/16 Deloitte presenterer revisjonsplan for 2016 og rekneskapsrevisjonen så langt Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering.

6 Unni Renate Moe frå Deloitte orienterte. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering PS 38/16 Overordna analyse plan for selskapskontroll , prosessmøte 2 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Forslag frå utvalsleiar, Ola Dale: AS Sambygg som prioriert prosjekt nummer 3. Det gjev slik prioritering: 1. Eigarskapsforvaltninga 2. ASVO Fusa AS 3. AS Sambygg punkt 1 vart samrøystes vedteke. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke. Forslag til plan for selskapskontroll vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for selskapskontroll og sende denne til kommunestyret for endeleg vedtak. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre, med dei endringar / justeringar som kom fram i møte).

7 2. Forslag til plan for selskapskontroll for Fusa kommune vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for selskapskontroll og sende denne til kommunestyret for endeleg vedtak. PS 39/16 Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon , prosessmøte 2 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte, Kontrollutvalet ba revisor sjekke at organisasjonskartet er det riktige. Forslag frå utvalsleiar Ola Dale: Prosjekt 1, Forvaltningsrevisjon av internkontroll og prosjekt 2, Forvaltningsrevisjon HMT vert slått saman til eit prosjekt og gjeve prioritet nr. 1. Prosjekt Forvaltningsrevisjon av personaladministrasjon og tilsetjingsprosessar (Pkt.3 i kap.3.2) vert gjeve prioritet nr. 2. Dei andre prosjekta vert ståande som i forslag i kapittel 3.1 og 3.2 i overordna analyse. Forslag frå utvalsleiar Ola Dale vart samrøystes vedteke. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Fusa kommune vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne innstilling til endeleg plan for forvaltningsrevisjon og sende denne til kommunestyret for endeleg vedtak. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre, med dei endringar / justeringar som kom fram i møte. 2. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Fusa kommune vert å sende sekretariatet

8 snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling til plan for forvaltningsrevisjon og sende denne til kommunestyret for endeleg vedtak. PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 41/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Fusa kommune 2017 Forslag til innstilling 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2017 slik det ligg føre. 2. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2017 slik det ligg føre. 2. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2017.

9 PS 42/16 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. Refaratsakene vart tekne til orientering. RS 9/16 Vedtak kommunestyre, årsrekneskap 2015 og tertialrapport nr RS 10/16 Møteplan Fusa kommune 2016 RS 11/16 16/ Partsbrev sak 27/16 - Årsmelding for kontrollutvalet 2015 PS 43/16 Eventuelt Utvalsleiar Ola Dale tok opp slikt punkt under eventuelt: Neste ordinære møte i kontrollutvalet i Fusa er sett opp Når forvaltningsrevisjonsrapporten innan verksemdstyring føreligg vil utvalsleiar i samråd med sekretariatet vurdera ekstramøte for å gjere denne saka ferdig. Eit eventuelt ekstramøte vil skje på ettermiddag. Kontrollutvalet ber sekretariatet kontakte Kari Gåsemyr hjå Deloitte for å avklare ein slik moglegheit. var samrøystes. Kontrollutvalet i Fusa kommune skipar til ekstramøte i høve forvaltningsrevisjonsrapport innan verksemdstyring.