MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.:

Transkript

1 Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem Turid Glesnes FORFALL: Medlem Ranveig Næss DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Deloitte AS ved manager Gunnar Husabø og manager Alf Kåre Kjærnet. Fusa kommune v/ ordførar Hans Vindenes (til 11.30) 1

2 Sakliste: Saknr. Sak 36/12 Godkjenning av innkalling og sakliste. 37/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orientering frå rådmann, ny legeordning 39/12 Orientering frå rådmann, samhandlingsreforma 40/12 Gjennomgang av møteprotokollar 41/12 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune 42/12 Tinging prosjektplan forvaltningsrevisjon etter ny plan 43/12 Meldingar 44/12 Orienteringssaker Ymse. SAKNR. 36/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Det vart merka at møtet har ikkje vore kunngjort i Os og Fusa posten denne gongen. Innkalling og saksliste vert godkjent. 37/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. Møteprotokoll frå møte vert godkjent. 38/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, NY LEGEORDNING 2

3 39/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, SAMHANDLINGSREFORMA 40/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Arne Holmefjord orienterte om formannskapet Det er vedteke at budsjettet skal ned 3% i alle einingar i For kontrollutvalet betyr det ein reduksjon på kr. 5000,- i 2013 Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 41/12 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE FUSA KOMMUNE Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. 3

4 42/12 TINGING PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER NY PLAN 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Ordførar Hans Vindenes hadde dette å merke i møtet: Hadde kommunestyret hatt plan for forvaltningsrevisjon til vedtak i dag hadde prioriteringane vore annleis. Fleire prosjekt som til dømes ny symjehall, nytt økonomisystem og felles kartprosjekt med Fjell kommune dreg ut i tid, uklår styring og fare for budsjettsprekk. Det kunne vore ønskeleg med bakgrunn i den informasjonen som finnes i dag at forvaltningsrevisjonsprosjektet «Prosjektstyring» vert sett først. Etter sams drøfting vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Prosjektstyring. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: Sjå på prosjektstyring i Fusa kommune generelt, men med tre case. A: Sjå på konkrete prosjekt som ny symjehall, felles kartprosjekt med Fjell kommune og nytt økonomisystem. B: Prosjektstyring og prosjektleiing/ prosjektorganisering, kven er eigar av prosjektet? C: Vedtaksoppfølging rapportering undervegs. D: Prosjektrekneskap og ferdigrapportering til kommunestyret. E: Kostnadsoverslag og tidsbruk frå vedtak til iverksetting. F: Korleis vert anbudsdokument /forprosjekt utarbeida? 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan: Deloitte sender prosjektplan første veka i februar På kontrollutvalet sitt neste møte vert prosjektplan lagt fram for godkjenning inkludert forslag til framdrift i prosjektet, kostnad og timeforbruk. Kontrollutvalet ber Deloitte og dele opp prosjektet med eventuelle opsjonar. 4

5 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Prosjektstyring. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: Sjå på prosjektstyring i Fusa kommune generelt, men med tre case. A: Sjå på konkrete prosjekt som ny symjehall, felles kartprosjekt med Fjell kommune og nytt økonomisystem. B: Prosjektstyring og prosjektleiing/ prosjektorganisering, kven er eigar av prosjektet? C: Vedtaksoppfølging rapportering undervegs. D: Prosjektrekneskap og ferdigrapportering til kommunestyret. E: Kostnadsoverslag og tidsbruk frå vedtak til iverksetting. F: Korleis vert anbudsdokument /forprosjekt utarbeida? 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan: Deloitte sender prosjektplan første veka i februar På kontrollutvalet sitt neste møte vert prosjektplan lagt fram for godkjenning inkludert forslag til framdrift i prosjektet, kostnad og timeforbruk. Kontrollutvalet ber Deloitte og dele opp prosjektet med eventuelle opsjonar. 43/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 13 Fusa kommune Vedtak kst sak 078/12 2. tertialrapport Fusa kommune Møteprotokoll formannskapet FORSLAG TIL Meldingane vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET Meldingane vert teken til orientering 5

6 44/12 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet BIR sjølvpålagt forvaltningsrevisjon 2 Sekretariatet Brusseltur Sekretariatet Møteplan Første møte i Sekretariatet Konferansar Deloitte AS Interimsrevisjon FORSLAG TIL Orienteringssakene vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET 1 Sekretariatet BIR sjølvpålagt forvaltningsrevisjon 2 Sekretariatet Brusseltur Sekretariatet Møteplan Første møte i 2013 Torsdag kl Sekretariatet Konferansar Deloitte AS Interimsrevisjon Manager Alf Kåre Kjærnet gjekk gjennom interimsrevisjonsrapporten. Ingen vesentlige avvik avdekka på nokon områder. Alf Kåre Kjærnet sluttar i Deloitte og startar i FMC. Unni Renate Mo overtar. Orienteringssakene 1,2,4 og 5 vart tekne til orientering. Orienteringssak nr. 3 Møteplan Første møte i 2013 Torsdag kl

7 YMSE: 1. Gunnar Husabø frå Deloitte og sekretariatet hadde ei orientering om kontrollutvalsboka mm. i starten av møtet. Bakgrunnen for orienteringa var ei tinging frå utvalet om korleis kontrollutvalet kunne verte meir aktive i arbeidet sitt. 2. Utvalsleiar orienterte om henvending. Tidlegare tilsett lege i Fusa kommune har stevna kommunen. Kontrollutvalet har tidlegare bedt om ei orientering frå rådmannen i denne saka, jfr. Sak 38/12 til dette møtet. Ny invitasjon til rådmannen om ei orientering i møtet vert sendt Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 7