Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 07/13

Transkript

1 Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 07/13 MØTELEIAR Magne Ivar Fauskanger (Frp) DESSE MØTTE Tine-Sofie Stensland (Krf) Britt Sørensen Dalsgård (Ap) Steinar Frugård (H) Annette Haugsgjerd (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte v/ Tone Mari Dahle Ordførar Kjetil Hestad. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Møteplan for kontrollutvalet for /13 Årsmelding for kontrollutvalet for /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 Kontrollutvalsleiar innleia med å gratulera Steinar Dalland med tilsetjing som rådmann i Tysnes kommune. Den nye rådmann hadde ikkje høve til å møta på dette møtet, men kontrollutvalet bad ordførar overbringa helsing frå utvalet. 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Tysnes kommune / Korleis kan kontrollutvalet vera pådrivar for å sjå til at vedtak i Deloitte / sekretariatet sak om «Selskapskontroll av Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM)» vert følgt opp? drøfting i kontrollutvalet. Om SIM IKS og retningslinjer for sjølvkost. Innhald i dokumenta som var lagt fram i saka vart drøfta. Ordførar orienterte om korleis oppfølging vil verta vidare. Spørsmålet om sjølvkost vil bli teke opp i representantskapsmøte i SIM i april og teke stilling til. På førespurnad frå kontrollutvalet i Bømlo kommune har Deloitte utarbeida eit notat om sjølvkost i SIM. Tone Mari Dahle frå Deloitte informerte om hovedpunkta i notatet. Ordførar orienterte om at det vert arbeida med å følgja opp dei punkta som kommunen skulle syta for. Det vart nemnt tiltak som regelmessige møter mellom eigarrepresentantar / styrerepresentant og kommuneleiinga og arbeid med å utforma rutinar for samhandling og dialog med selskapet. Sekretariatet tok opp at kostnaden med å få utarbeida notatet bør delast mellom kommunane som nyttar det. Kontrollutvalet godkjenner at Tysnes kommune sin del vil bli inntil kr ,-. Konklusjon: Kontrollutvalet vil vidare framover sjå til at vedtak som er gjort i sak om selskapskontroll av SIM IKS vert følgd opp. Seinare på året vil kontrollutvalet be om å få framlagt handlingsplan som syner vidare arbeid med oppfølging. 2 Tysnes kommune Tilbakemelding som gjeld «Tilsyn med barnevern, sosiale tenester i NAV og helse- og omsorgstenester» er lagt ved innkallinga. Konklusjon: Kontrollutvalet vil vurdera å be om meir informasjon om dette saks-området når det har gått ei tid. Utvalet ber om å få framlagt endeleg godkjenning frå Fylkesmannen når den føreligg. 2

3 3 IT-avdelinga Orientering om arbeid med heimesida til Tysnes kommune: Det var avtala med IT-leiar å orientera om dette, men han hadde sjukdomsforfall. I staden orienterte ordførar om noverande versjon av heimeside for kommunen, og arbeid med ny heimeside for kommunen. Kontrollutvalet merka seg at det har vore problem med kapasiteten når det gjeld å legga ut innkallingar og protokollar på heimesida, dette er nå i ferd med å bli retta på. Konklusjon: Kontrollutvalet vil halda seg oppdatert på kva som skjer når det gjeld tilgang til dokument på heimesida til kommunen, og vidare arbeid med å utvikla ny heimeside. 4 Deloitte Løypemelding om forvaltningsrevisjon «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen i Tysnes kommune»: Tone Mari Dahle informerte om stoda i arbeidet med prosjektet så langt. Etter tidsplanen var ein litt forseinka i starten, men dette ser ut til å bli teke innatt, og så langt ser det ut til at rapport kan leverast etter oppsett plan. 5 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vart gjennomgått og kommentert. Konklusjon: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. 6 Utvalsleiar Referat frå deltaking på NKRF sin kontrollutvalskonferanse: FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalsleiar deltok på denne konferansen på vegne av KUV i fylkeskommunen. Han informerte om dei mest interessante tema frå konferansen. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Ymse - under dette punktet vart det drøfta tema som kontrollutvalet ser at det kan vera interesse for å få orientering om: - Kontrollutvalet bør setja på dagsorden å drøfta arbeid med etikk i Tysnes kommune. Det bør og gjerast meir kjent kva som er kontrollutvalet sine oppgåver. Info på heimesida vil vera viktig. - Andre aktuelt tema å ta opp i kontrollutvalet: o Samhandlingsreforma o Anti-korrupsjonsarbeid o Rutinar for oppfølging av vedtak Konklusjon: Kontrollutvalet vil be om orientering om desse tema i møter seinare framover. Vedr. orienteringssak nr. 1, Oppfølging etter selskapskontroll av SIM IKS. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr ,-. Kontroll utvalet vil be om informasjon om oppfølgingsarbeidet i denne saka vidare framover. Vedr. orienteringssak nr. 2, Rapport etter tilsyn med barnevern: Utvalet ber om å få framlagt endeleg godkjenning frå Fylkesmannen når den føreligg. Vedr. orienteringssak nr. 5, Notat om revisor sin plass i kommunetstyremøter: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Kontrollutvalet tek den øvrige informasjonen til orientering. 3

4 04/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Økonomikontoret Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2013, og førebels rekneskapstal for 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 2 Fylkesmannen Brev vedr. «Vergemålsreforma status og gjennomføring i 2012» vart gjennomgått og teke til orientering. 3 Kommunal- og regionaldepartem. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Melding om at det nå er vedteke at det skal vera opne møter i alle kontrollutval og kommunale føretak, gjeldane frå , vart teke til orientering Ymse Ordførar orienterte kontrollutvalet om at rekneskap for 2012 nå er i ferd med å bli avslutta. Det ser ut til at kommunen får eit betydeleg overskot som resultat i Kontrollutvalet vil få nærmare informasjon om dette på sitt neste møte, då sak om rekneskap vil vera på saklista. 05/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2013 FORSLAG TIL Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012 September? Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Halvårsrekneskap / finansrapport November? Planlegging av aktivitet i 2014 HANDSAMING I MØTE Utkast til møteplan for kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Det kom ingen forslag til endringar, og forslaget vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012 September? Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Halvårsrekneskap / finansrapport November? Planlegging av aktivitet i

5 06/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2012 Framlegg til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Ut frå drøfting vart det gjort nokre små endringar. Når desse justeringane er gjort vert årsmeldinga oversendt til kommunestyret. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for /13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet kommenterte at det var mange møteprotokollar og innkallingar / saklister det var uråd å finna på heimesida. Dette skuldast kapasiteten og omfang på dokument som skulle vore lagt ut. Dette er nå i ferd med å bli retta opp. Kontrollutvalet bad og om at det, på eit seinare møte, må bli sett opp under orienteringssaker å få informasjon om kommunen har planar om å ta i bruk prosjektstyrings- og kvalitetssikringssystem. Særleg ser kontrollutvalet at dette vil vera eit viktig redskap når store bygge-prosjekt skal setjast i gong, til dømes bygging av ny sjukeheim i Tysnes kommune. Sekretariatet får i oppdrag å be om slik orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE det var ingen saker å ta opp under ymse. Magne Ivar Fauskanger Leiar Kari Nygard Sekretær 5