Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 32/10 39/10. MØTELEIAR Amram Hadida (Ap)

Transkript

1 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 32/10 39/10 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Ola Malvin Lomheim (KrF) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen i sakene 32/10 til og med 37/10. Ordførar Liv Kari Eskeland i sak 34/10 orienteringssaker om Sunnhordland Lufthavn AS Administrasjonen v/ kommunalsjef Knut Gram og controller Iren Dyrseth i sak 34/10 orienteringssaker om eigarskapsforvaltning og eigarstrategi. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 32/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 33/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Orienteringssaker 35/10 Meldingar 36/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune 37/10 Rekneskapsrevisjon 38/10 Gjennomgang av møteprotokollar 39/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag 1

2 32/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 33/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Grete Søyland hadde meldt forfall til dette møtet, og protokoll vert endra slik at dette kjem fram. Med denne endring vart protokollen frå møte samrøystes godkjend. 34/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Oppfølging etter prosjekt selskapskontroll / eigarskapsforvaltning og om rullering av Eigarskapsmelding for Stord kommune. 2 Fylkesmannen Tilsynsrapport om det psykososiale skulemiljøet 3 Stord kommune / Hordaland Orientering om og drøfting av sak vedr. Sunnhordland Lufthamn AS søknad om lån. fylkeskommune 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Controller Iren Dyrseth presenterte seg sjølv og arbeidsområdet sitt. Ho orienterte om oppfølging etter prosjekt selskapskontroll / eigarskapsforvaltning og om rullering av Eigarskapsmelding for Stord kommune. Kommunalsjef Knut Gram deltok og under orienteringa. Tiltak som vil bli følgd opp i høve til rapporten om eigarskapsforvaltning vart gjennomgått, og kontrollutvalet kom med kommentarar. Våren 2011 er det planlagt å legga fram revidert Eigarskapsmelding og oppfølgingsarbeid etter pålegg i rapporten skal samordnast med dette. 2 Fylkesmannen Tilsynsrapport om det psykososiale skulemiljøet var sendt ut til kontrollutvalet saman med innkalling. Rapporten vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil at det vert gjeve orientering om oppfølging av rapporten på neste kontrollutvalsmøte. 2

3 3 Stord kommune / Hordaland fylkeskommune Ordførar orienterte om sak vedr. Sunnhordland Lufthamn AS søknad om lån. Det vart vidare orientert om kontakt med Hordaland fylkeskommune, som er den andre eigaren i selskapet. Ekstraordinær generalforsamling er fastsett til Det vil bli arbeida vidare med å følgja opp vedtak i kommunestyre / fylkesting, og det er blant anna sett fokus på å få på plass eigarskapsstrategi for selskapet. Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har handsama saka i møte , og vedtak som vart fatta vart delt ut i møtet. Vedtaket lyder: Kontrollutvalet ønskjer å vurdere å gjennomføre ein generell selskapskontroll av drifta i Stord Lufthavn AS saman med kontrollutvalet i Stord kommune hausten Sekretariatet vert beden om å ta kontakt med kontrollutvalet i Stord med spørsmål om dei er interessert i å vera med i eit samarbeid om ein slik selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta saka ut frå orienteringa og det framlagde vedtaket frå kontrollutvalet i fylkeskommunen. Det var semje om at kontrollutvalet i Stord ønskjer å gjennomføra ein selskapskontroll før hausten Ein ønskjer å ta saka opp til vurdering på neste møte i kontrollutvalet ( ). Kontrollutvalet på Stord ønskjer å samordna arbeidet med denne selskapskontrollen med kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. 4 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) ønskjer å nytta døme på revisjonsrapportar på heimesida si. Kontrollutvalet hadde ikkje innvendingar til at rapportar vedr. Stord vert nytta på heimesida til FKT. det var ingen orienteringssaker under ymse : Vedr. orienteringssak nr. 2: Tilsynsrapport frå Fylkesmannen: Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om oppfølgingsarbeidet etter tilsynet på sitt neste møte. Vedr. orienteringssak nr. 3: Sunnhordland Lufthamn AS: Kontrollutvalet i Stord ønskjer å gjennomføra ein selskapskontroll i Sunnhordland Lufthavn AS. Saka vert å ta opp til vurdering på neste møte i kontrollutvalet ( ). Kontrollutvalet på Stord ønskjer å samordna arbeidet med denne selskapskontrollen med kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Vedr. orienteringssak nr. 4: Revisjonsrapportar på FKT si heimeside: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) får legga ut Stord kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si ( Kontrollutvalet tok dei øvrige orienteringssakene til orientering. 35/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak 2 Sekretariatet Melding om at ordførar Liv Kari Eskeland er deltakar i referansegruppa til Deloitte, som skal utarbeida Vegleiar for kontrollutval 3 Sekretariatet Samandrag etter forvaltningsrevisjon om Fråfall og bortval i vid.g.skule frå kontrollutvalet i fylkeskommunen 4 Deloitte Forlenging av revisjonsavtale med Deloitte fram til og med

4 FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. : Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak vart referert. Særleg vedtak i sak Rapport etter forv.rev. av sal av kommunal eigedom vart drøfta. Kontrollutvalet vil ha orientering om delegeringsreglement i høve oppretta KF og tilbakemelding om oppfølging av rapporten på neste møte. 2 Sekretariatet Melding om at ordførar Liv Kari Eskeland er deltakar i referansegruppa til Deloitte, som skal utarbeida Vegleiar for kontrollutval blei referert og teke til orientering. 3 Sekretariatet Samandrag etter forvaltningsrevisjon om Fråfall og bortval i vid.g.skule frå kontrollutvalet i fylkeskommunen. Rapporten vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet ønskjer ei tilbakemelding frå Stord kommune på neste møte om kommunen har noko oppfølgingsansvar i høve til elevar i vidaregåande utdanningssituasjon. 4 Deloitte Forlenging av revisjonsavtale med Deloitte fram til og med vart gjennomgått og teke til orientering. : Melding om positiv omtale om Stord kommune si heimeside på KS-konferanse om eigarskap og etikk vart lagt fram og teke til orientering. : Sekretariatet syter for at det vert gjeve orientering til kontrollutvalet i dei aktuelle meldingssakene. Kontrollutvalet tek dei øvrige meldingane til orientering. 36/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE STORD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Ansvarleg revisor Else Holst Larsen la fram eigenvurdering om uavhengigheit i høve Stord kommune. Kontrollutvalet gav kommentarar til eigenvurderinga, men hadde ikkje innvendingar, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. 37/10 REKNESKAPSREVISJON FORSLAG TIL Revisjonsplan for Stord kommune 2010 og notat om revisjonsmandat vert teke til orientering. Notat om revisjonsmandat for rekneskapsrevisjon vert ikkje lagt fram på dette møtet, men vert å ta opp på neste møte. Else Holst Larsen la fram revisjonsplan for regnskapsrevisjon og orienterte om revisjonen sitt arbeid gjennom året. Kontrollutvalet gav kommentarar til orienteringa, og stilte spørsmål, som blei svara på. Vedtak om å ta revisjonsplanen til orientering var samrøystes vedteke. Revisjonsplan for Stord kommune 2010 vert teke til orientering. 4

5 38/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar og saklister frå kommunestyre, formannskap og andre kommunale utval vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker kontrollutvalet ønskte å følgja nærmare opp på nåværande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 39/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE GODKJENNING AV KONKURRANSEGRUNNLAG FORSLAG TIL 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Konkurransegrunnlaget vart delt ut. Dette er unnateke offentlegheit iflg. Offentleglova 23, 3.avsnitt. Innhaldet vart gjennomgått av sekretariatet og kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Det kom ikkje fram forslag til endringar til framlegget. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. YMSE Spørsmål vedr. integrering for innvandrarar i Stord-samfunnet vart teke opp og drøfta. Korleis er reglement og rutinar for å søka fritak for t.d. deler av undervisninga, kjønnsdeling og oppfølging av at ikkje barn går i barnehagen, o.s.v.? Korleis vert dette praktisert i Stord kommune? Det vil vera aktuelt å få ei orientering om dette emnet også på neste møte. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 5