Måndag kl i Publikumsalen

Transkript

1 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 01.desember 2009 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Måndag kl i Publikumsalen Plan for dagen: o Kl Kurs i forvaltningsrevisjon v/deloitte o Kl Kontrollutvalsmøte Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 30/09 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 31/09 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 32/09 Orienteringssaker 33/09 Meldingar 34/09 Prosjekt innan selskapskontroll forvaltning av eigarskap i Stord kommune 35/09 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune 36/09 Møteplan for kontrollutvalet 2010 Vedlegg 37/09 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Stord kommune si heimeside Ymse 2

3 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Stord rådhus Saknr.: 22/09 29/09 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Grethe Søyland (H) Gjertrud Husøy (V) møtte i staden for Ola Malvin Lomheim FORFALL Ola Malvin Lomheim (KrF) Torill Knudsen (Ap), vararepresentant ikkje innkalla pga. kort varsel av forfall DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Frå administrasjonen møtte rådmann Magnus Mjør i sak 24/09 orienteringssaker. Deloitte AS hadde ikkje høve til å møta med representant på dette møtet. Sakliste: Saknr. Sak 22/09 Godkjenning av innkalling og sakliste 23/09 Godkjenning av protokoll frå møte /09 Orienteringssaker 25/09 Meldingar 26/09 Oppstart av prosjekt innan selskapskontroll 27/09 Forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Sunnhordland - oppfølging 28/09 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet /09 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 3

4 22/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 23/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 24/09 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjonsprosjekt sjukefråvær innan pleie og omsorg (sak 51/09 i kommunestyret ) 2 Rådmann Oppretting av kommunale foretak (sak 36/09 i kommunestyret ) 3 Rådmann Fleirbrukshall i Prestegardsskogen (sak 37/09 i kommunestyret ) 4 Rådmann Oppretting av Stord kommunale pensjonskasse (sak 54/09 i kst ) 5 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet pr Sekretariatet Om offentleggjering av rapportar etter forvaltningsrevisjonar 7 Ymse HANDSAMING I MØTET o Vedr. Orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjonsprosjekt sjukefråvær innan pleie og omsorg: Rådmann gav orientering til kontrollutvalet om oppfølgingsarbeidet etter at rapporten var oppe til handsaming i kommunestyret i juni. Kontrollutvalet drøfta saka og merka seg at det skal leggast fram rapport om oppfølging og tiltak innan april Utvalet vil ha informasjon om oppfølgingsarbeid og tiltak som vert sett i verk vidare framover. o Vedr. orientering om oppretting av kommunale foretak: Rådmann orienterte om oppretting av Stord Vatn og Avløp KF og Stord Eigedom KF frå Vedtekter for selskapa er på plass, men det vil enno ta tid å finna fram til tenleg oppgåvefordeling mellom kommunen og dei kommunale foretaka. Kontrollutvalet vil halda seg orientert om dette vidare. o Vedr. sak om fleirbrukshall i Prestegardsskogen: Framdriftsplan for prosjektet går etter oppsett plan. Det er ikkje teke stilling til organisering og drift av prosjektet, og denne saka er oversendt til Stord Eigedom KF. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om korleis drift og vedlikehald vil bli, når det er teke stilling til dette. 4

5 o o o Vedr. oppretting av Stord kommunale pensjonskasse: Prosessen bak denne saka har vorte gjennomført på svært kort tid. Det er oppretta ein interimsordning for Stord kommunale pensjonskasse, og styre er utpeika. Saka skal endeleg handsamast i kommunestyret 29.oktober. Kontrollutvalet vil også i denne saka ha meir orientering på eit seinare tidspunkt. Vedr. rekneskapsoversyn for kontrollutvalet: Rekneskapsoversyn vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merka seg disponible midlar for inneverande år. Om offentleggjering av rapportar etter forvaltningsrevisjonar: Utfordringa med at det etter ny Offentleglov er svært strenge krav til offentleggjering av rapportar etter forvaltningsrevisjonsprosjekt, vart drøfta. VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering, og vil følgja opp nokre av sakene med å koma attende til nærmare orientering på eit seinare tidspunkt. 25/09 MELDINGAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret, o Godkjenning av rekneskapen for 2008 melding om vedtak o Godkjenning av rekneskapen Stord kino o Årsrekneskap 2008 Stord Hamnestell o Årsmelding 2008 for kontrollutvalet o Kontrollrapport 2008 vedk. skatteoppkrevjarfunksjonen 2 Fylkesmannen Tilsynsrapport vedr. kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap 3 Sekretariatet Kvalitetskontroll frå NKRF Ymse HANDSAMING I MØTET - Vedr. melding nr. 1.: Melding om aktuelle vedtak frå kommunestyremøte vart gjennomgått. - Vedr. melding nr. 2.: Tilsynsrapport frå Fylkesmannen blei gjennomgått og drøfta av kontrollutvalet. Det er ikkje funne avvik, men gjeve tre merknader i rapporten. - Vedr. melding nr. 3.: Melding om at NKRF i år har gjennomført kvalitetskontroll hjå Deloitte. VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 26/09 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL 2009 FORSLAG TIL VEDTAK Saka vart lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta saksframlegget, plan for selskapskontroll og Eigarskapsmeldinga for Stord kommune. Deloitte hadde ikkje høve til å vera med på møtet, men hadde sendt ein mail med innspel til saka, som blei lagt fram for kontrollutvalet. Å vurdera om eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse bør vera viktigaste problemstilling, men ein bør og sjå på korleis prosess for å velja representantar til verv i styrer/ selskap vert gjennomført. Ut frå drøfting gjorde kontrollutvalet samrøystes vedtak. 5

6 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller prosjekt med vurdering av kommunen sin eigarskap i selskap. Aktuelle problemstillingar vil vera: - I kva grad sikrar kommunen at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å forvalte eigarstyringa på ein forsvarleg måte. - Korleis er prosessen for å velja representantar til verv i styrer / selskap. 2. Ein ber Deloitte om å utarbeide forslag til prosjektplan. 3. Prosjektet skal gjennomførast innanfor budsjettramma som kontrollutvalet har. 4. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenne prosjektplan. 5. Rapport som er ferdig verifisert, og der rådmannen sin uttale er innarbeidd og/eller ligg ved, skal føreligga innan utgangen av året, og at kontrollutvalet handsamar rapport etter arbeidet i sitt første møte i /09 FORVALTNINGSREVISJON INNAN BARNEVERNSTENESTA I SUNNHORDLAND - OPPFØLGING FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner forslag til referat frå oppfølgingsmøtet som vart halde , etter forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Sunnhordland, slik det ligg føre. 2. Referatet vert å sende kommunestyret som melding, med kopi til rådmennene, leiar i SIB og styret i SIB. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta referatet frå møte Vedtak i saka frå kontrollutvala i Bømlo og Fitjar blei referert. Det vart særleg peika på at det er viktig å få avklara roller innan området barnevern, og avklaring av styret for SIB sin funksjon. Kontrollutvalet vil ha tilbakemelding om stoda i arbeidet med oppfølging på sitt neste møte. Kontrollutvalet slutta seg samrøystes til forslag til vedtak. VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner referat frå oppfølgingsmøtet som vart halde , etter forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Sunnhordland, slik det ligg føre. 2. Referatet vert å sende kommunestyret som melding, med kopi til rådmennene, leiar i SIB og styret i SIB. 28/09 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET 2010 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Stord kommune til vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta framlegg til budsjett. Midlar til kjøp av revisjonstenester er auka i høve til inneverande budsjett. Kontrollutvalet ser at dersom gjennomføring av arbeid med forvaltningsrevisjon skal gjennomførast i tråd med planen, vil det krevja auke i ressursane. Ein vil vidare gå inn for at det vert sett av midlar til ekstraordinære tiltak / ad-hoc-oppgåver i tråd med framlegget til budsjett. Vedtak som vart fatta var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Stord kommune til vidare handsaming. 29/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FRAMLEGG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6

7 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet gjekk gjennom protokollar / innkallingar / saker i andre kommunale fora. Enkelte saker blei kommentert. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE - Ansvarleg revisor frå Deloitte har slutta, og ny ansvarleg revisor har teke over. Kontrollutvalet ønskjer ei formell melding om dette frå Deloitte. - Det skal avklarast med Deloitte om det let seg gjera å gjennomføra kurs i forvaltningsrevisjon på neste møte i kontrollutvalet. - Møtedato går ut og det vert sett opp ny dato i veke 50. Det vert sendt mail til kontrollutvalet for å fastsetja datoen. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 7

8 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 32/09 32/09 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte o Presentasjon av ny ansvarleg revisor o Revisjonsrapport / interimsrevisjon o Revisjonsplan Orienteringssakene frå Deloitte vert ettersendt eller lagt fram i møtet Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 8

9 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 33/09 33/09 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret, o Supplering av varamedlem til kontrollutvalet melding om vedtak 2 Konferansar for o NKRF-konferanse 03. og kontrollutval 2010 o FKT-konferanse 02. og Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS Representantskapsmøte i SIM som var Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar VEDLEGG o Melding om NKRF-konferanse o Melding om representantskapsmøte i SIM 9

10 MAIL SENDT TIL KONTROLLUTVALA Fra: Kari Marie Nygard Sendt: 1. desember :41 Til: 'Anne Marie'; 'Hans Edvard Bakke'; 'Kjetil Hestad'; 'John Martin dale'; 'Anne-Line Innvær'; Anne-Line Innvær; 'Meyer, Benedicte'; 'Rydland, Gro'; 'Svein Lunde'; 'Leiv Guddal'; 'Odd Martin Myhre'; 'Ola Malvin Lomheim'; 'Gisle Øye'; Kopi: Hogne Haktorson Emne: Førebels invitasjon til NKRF sin Kontrollutvalgskonferanse 2010 Vedlagt følgjer førebels invitasjon til Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin Kontrollutvalgskonferanse 2010 som skal haldast på Gardermoen. Dette er ein av to konferansar som vert arrangert kvart år og som er aktuelle for kontrollutvalsmedlemmer. Den andre aktuelle konferansen er Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin konferanse som skal haldast på Gardermoen. Vi oppfordrer kontrollutvala til å sende ein eller fleire deltakarar på den eine eller på begge konferansane. Påmelding bør koordinerast gjennom leiar i kontrollutvalet. Med helsing Kari Nygard Rådgjevar Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Postboks Bergen kari.nygard@post.hfk.no Tlf / Fax / Mob Fra: Hogne Haktorson Sendt: 17. november :46 Til: Roald Breistein; Kari Marie Nygard; Kjartan Haugsnes Emne: VS: Foreløpig invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 Til orientering. HH 10

11 Fra: Bjørn Bråthen På vegne av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Sendt: 17. november :37 Til: Kursinvitasjon - NKRF Emne: Foreløpig invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 Til NKRFs medlemmer m.fl. Foreløpig invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 er nå publisert på våre nettsider. Konferansen arrangeres februar 2010 på Gardermoen. Påmeldingsfristen er 18. desember. Det forventes imidlertid som vanlig stor deltakelse. Vi anbefaler derfor at påmelding skjer så snart som mulig. Konferansehotellet har begrenset overnattingskapasitet, men nytt av året er at vi ved behov benytter et nytt hotell som ligger vegg i vegg, til overnatting. Endelig invitasjon vil senere bli distribuert til NKRFs medlemmer m.fl., samt til landets kommuner og fylkeskommuner. Vel møtt på konferanse! Vennlig hilsen Norges Kommunerevisorforbund Telefon Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Org.nr.:

12 MAIL SENDT TIL KONTROLLUTVALSLEIARANE Fra: Kari Marie Nygard Sendt: 2. november :51 Til: Anne-Line Innvær; 'Leiv Guddal'; 'Kjetil Hestad'; Kopi: Hogne Haktorson; Roald Breistein; Kjartan Haugsnes Emne: Innkalling til representantskapsmøte i SIM - Sunnhordland Intrerkopmmunale Miljøverk IKS Vedlegg: Rep.skap SIM pdf Til kontrollutvalsleiarane i Austevoll, Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes. Sekretariatet har motteke innkalling til representantskapsmøte i SIM, 20.november Kontrollutvalet har rett til å møta på slike møter. Kommunelova 80 seier dette om kontrollutvalet sitt ansvar for selskapskontroll i kommunen: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper, der en kommune eller fylkes-8 kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Kontrollutvalsleiar må vurdera om dette er eit representantskapsmøte som kontrollutvalet ønskjer å vera representert på. Innkallinga følgjer denne mail som vedlegg. Saman med innkallinga er det og motteke dokument med saksframlegg til dei ymse sakene: Orientering om drifta i selskapet Val av varamedlemmer til styret SIM-konsernet oppgåver og organisering Nye oppgåver for SIM Ny selskapsavtale / vedtekter Vegforskottering Er det nokon som ynskjer nokre av desse dokumenta tilsendt, så ta kontakt med sekretariatet. Med helsing Kari Nygard Rådgjevar Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Postboks Bergen kari.nygard@post.hfk.no Tlf / Fax / Mob

13 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 34/09 34/09 PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL FORVALTNING AV EIGARSKAP I STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: Viser til sak 26/09 frå siste møte i kontrollutvalet der det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 6. Kontrollutvalet bestiller prosjekt med vurdering av kommunen sin eigarskap i selskap. Aktuelle problemstillingar vil vera: - I kva grad sikrar kommunen at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å forvalte eigarstyringa på ein forsvarleg måte. - Korleis er prosessen for å velja representantar til verv i styrer / selskap. 7. Ein ber Deloitte om å utarbeide forslag til prosjektplan. 8. Prosjektet skal gjennomførast innanfor budsjettramma som kontrollutvalet har. 9. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenne prosjektplan. 10. Rapport som er ferdig verifisert, og der rådmannen sin uttale er innarbeidd og/eller ligg ved, skal føreligga innan utgangen av året, og at kontrollutvalet handsamar rapport etter arbeidet i sitt første møte i Prosjektplan datert er motteke frå Deloitte. Ressursbruk i denne planen går ut over dei rammer som kontrollutvalet sette. Av den grunn har utvalsleiar og sekretariatet valt å legga prosjektplanen fram for kontrollutvalet for handsaming. Drøfting: Prosjektplanen skildrar korleis prosjektet kan gjennomførast, kva føremål og problemstillingar ein vil undersøkja, kva ein vil måle undersøkinga opp imot, og kva ein vil bruka av metodar for å kunna gjera vurderingar av dei gjennomgåtte områda. Sekretariatet rår til at ein legg opp til den breidde i dei undersøkingane som ein skildrar i prosjektplan, og at ressursramma som ligg føre vert brukt til dette. I budsjett-ramma til kontrollutvalet for 2009 ligg det ikkje inne tilstrekkeleg til å gjennomføra heile prosjektet i 2009, men ein rår til at det vert utført med å gjera ein del i 2009 og resten i I prosjektplanen vert det skissert at ein kan sluttføra prosjektet og avlegga rapport i slutten av februar Konklusjon: Kontrollutvalet bør bestilla prosjekt innan selskapskontroll med fokus på eigarskapsforvaltning i Stord kommune, i tråd med prosjektplan frå Deloitte datert

14 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller prosjekt med vurdering av kommunen sin eigarskap i selskap i tråd med prosjektplan frå Deloitte datert Prosjektet skal gjennomførast med ein del i 2009 og resten av arbeidet i Rapport etter arbeid med gjennomføring av prosjektet skal ligga føre i månadskiftet februar/mars Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar VEDLEGG: o Prosjektplan for selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning i Stord kommune, datert (eige vedlegg) 14

15 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 35/09 35/09 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Uavhengighetserklæring frå revisor vert lagt fram for kontrollutvalet ein gong for året, til vanleg på hausten. Else Holst Larsen har overteke som ansvarleg revisor for Stord kommune, og vil legga fram vurdering av sin uavhengiheit i høve Stord kommune for kontrollutvalet. Erklæringa vil bli ettersendt eller lagt fram i møtet. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenevurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Lovheimlar om uavhengighet finn ein i kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, Konklusjon: Eigenerklæringa vert å ta til etterretning. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, datert.vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Eigenerklæring frå Deloitte vert ettersendt eller levert ut i møtet 15

16 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 36/09 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2010 Bakgrunn for saka: Møter i kontrollutvalet bør kunngjerast på lik linje med andre møter i kommunale råd, utval og komitèar, og møteplanen for kontrollutvalet bør koma med i kommunen sin møteplan for Utkast til møteplan for kontrollutvalet: Mars April Juni / september Merknad: Rapport etter prosjekt selskapskontr. / eigarstyring Kommunerekneskap Årmelding Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret September / oktober Budsjett for 2011 Oktober / november FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Møte nr. 1 Møte nr. 2 Møte nr. 3 Møte nr. 4 Møte nr. 5 Møte: Dato Merknad: Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 16

17 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14.desember 2009 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 37/09 37/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ er på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Sekretariatet har bede om at kopi av møteinnkalling og protokollar vet sendt til medlemmene i kontrollutvalet etter oppsett liste. Møteprotokollane kan og lastast ned frå Stord kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komitè for oppvekst og utdanning Komitè for næring, miljø og kultur Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Kontrollutvalsmedlem: Amram Hadida Amram Hadida Odd Martin Myhre Ola Malvin Lomheim Torill Knutsen Grethe H. Søyland Til dette møtet vil det vere aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunetyret: , og Formannskapet: og Forvaltningsstyret: , og Komitè for oppvekst og utdanning: , , og Komitè for næring, miljø og kultur: , , og Komitè for rehab., helse og omsorg: , , og FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 17

18

19

20

21

22

23