Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 17/11 25/11. MØTELEIAR Toralf Røen(Ap)

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 17/11 25/11 MØTELEIAR Toralf Røen(Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen (heile møtet), Line Margrete Johansen og Aslak Svindland i sak 19/11 orienteringssak nr. 1 - løypemelding om forvaltningsrevisjonsprosjekt. Frå administrasjonen møtte rådmann Atle Tornes i orienteringsak nr. 2 stoda for HMS-arbeidet i kommunen. Kontorsjef Hallvard Wiik møtte og i denne orienteringssaka. Rådmann Atle Tornes og økonomisjef Trond Salmo møtte i sak 21/11 Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 17/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 18/11 Protokoll frå møte i kontrollutvalet /11 Orienteringssaker 20/11 Meldingar 21/11 Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune Uttale frå kontrollutvalet. 22/11 Årsmelding frå kontrollutvalet for /11 Vurdering av vidare handsaming av klagesak 24/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (utsett sak frå møte ) 25/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 17/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Sekretariatet meldte om ei ekstra orienteringssak : Høyringsnotat frå Kommunal- og Regionaldepartementet. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 18/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 19/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding for forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorg. 2 Rådmannen / HMSansvarleg Orientering om stoda for HMS-arbeidet i kommunen 3 Fylkesmannen Rapport etter tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Fitjar kommune 4 Sekretariatet Kontrollutvalsboka vert delt ut til kontrollutvalet kort gjennomgang 5 Kommunal- og Regionaldepartementet FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Ymse Høyringsnotat om endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) vart lagt fram i møtet Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Line Margrete Johansen og Aslak Svindland møtte under denne orienteringssaka og fortalde om arbeidet med forvaltningsrevisjon Gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorg. Prosjektet er no i ein fase der ein arbeider med intervju og analyse av innhenta dokumentasjon. Tidsplan som er sett opp ser ut til å halda. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med innspel som dei meinte kunne takast med i det vidare arbeidet. 2 Rådmannen / HMS-ansvarleg Kontorsjef Hallvard Wiik orienterte om status når det gjeld HMS-arbeidet i kommunen. Det vart m.a. orientert om : Oppfølging av avviksmeldingar og sjukemeldingar, særleg innan tenester som omfattar tunge brukarar. Nokre av tiltaka som er teke i bruk er opplæring, samt rettleiing frå bedriftshelsetenesta. Oppfølging etter vernerundar og gjennomgang av hovudvernombodet sitt arbeids- og ansvarsområde Ein har og sett på stressfaktor og stort arbeidspress i administrasjonen når det gjeld å få ferdig t.d. møteprotokollar, utskrifter, sakshandsaming og til dømes byggesøknader. Det vert her arbeida med å få på plass gode rutinar. 2

3 2 Det er og stort arbeidspress for dei som har ansvar for IT-arbeidet i kommunen, her vert det stadig auke i krava til driftsnivå / døgndrift. Å få på plass rutinar for registrering og oppfølginga av sjukemeldingar er prioritert Nytt HMS-system, truleg ein elektronisk løysing, vert og vurdert og bør prioriterast så snart som råd. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar til orienteringa, og utvalet gav tilbakemelding til administrasjonen om at det har vore positiv utvikling innan HMS-arbeidet. 3 Fylkesmannen Rapport etter tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Fitjar kommune vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet fann ikkje at det er aktuelt å be om nærmare orientering i denne saka no. 4 Sekretariatet Kontrollutvalsboka vart delt ut i møtet med ein kort gjennomgang. 5 Kommunal- og Regionaldeparteme ntet Under ymse blei høyringsnotat vedr. endringar i Kommunelova delt ut / lagt fram i møtet. Saka er nyleg sendt ut på høyring frå KRD ( ), og høyringsfristen er Sekretariatet gjekk gjennom dei viktigaste forslaga om endringar i Kommunelova. Kontrollutvalet drøfta høyringsnotatet og vedtok at det er ønskje om å få lagt fram sak til neste møte, slik at kontrollutvalet har høve til å gje uttale i høringssaka. : Vedr. orienteringssak nr. 3: Kontrollutvalet ønskjer å gje ein uttale til høyringssak vedr. Endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontroll i kommunane m.m.). Kontrollutvalet tek dei andre orienteringane til orientering. 20/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak 2 Sunnhordland Barnevernsteneste 3 Sunnhordland Miljøverk (SIM) Val av revisor. Årsmelding for 2010 Melding om representantskapsmøte 4 Sekretariatet Møteplan for hausten 2011 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3

4 Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Det vart gjeve melding om at sak vedr. val av revisor for neste avtaleperiode er sluttført. Det vart og informert om at Kyrkjeleg Fellesråd, som var med då revisjonstenester vart utlyst, no har inngått avtale om revisjonstenester. Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt opplysningar om bakgrunn for innkjøp av denne tenesta og omfang av avtalen. Kontrollutvalet vil ha slik tilbakemelding til neste møte. 2 Sunnhordland Barnevernsteneste 3 Sunnhordland Miljøverk (SIM) Årsmelding for SIB for 2010 vart gjennomgått og drøfta. Ein merka seg at det har vore høgt sjukefråvær innan tenesta. Kontrollutvalet tek årsmeldinga til orientering. Melding om representantskapsmøte vart teke til orientering. 4 Sekretariatet Møteplan for hausten Kommunen har ikkje sett opp møteplan for hausten enno, og utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å finna møtedato som høver. Ymse- det vart ingen meldingar under ymse. : Vedr. melding nr. 1: Kontrollutvalet vil ha framlagt nærmare opplysningar vedr. Kyrkjeleg fellesråd sin inngåing av avtale om revisjonstenester på neste møte. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 21/11 REKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR FITJAR KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for Rådmann Atle Tornes og økonomisjef Trond Salmo var med under handsaminga av saka. Rådmann presenterte årsmeldinga og orienterte om vidare utvikling inn i 2011 på viktige felt. Utfordring når det gjeld bemanning i administrasjonen, særleg på teknisk sektor, vart peika på. Økonomisjef presenterte den framlagde rekneskapen for 2010 og kva faktorar som har vore med å påverke resultatet som ligg føre. Revisor la kort fram revisjonsmelding og revisjonsrapport. Kontrollutvalet drøfta saka og kom med kommentarar Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for /11 ÅRSMELDING FRÅ KONTROLLUTVALET FOR 2010 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2010 Utkast til årsmelding for kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje framlegg om å gjera endringar i innhald i årsmeldinga. Kontrollutvalet gjorde vedtak om å innstilla til kommunestyret på å ta årsmeldinga til etterretning. Vedtaket var samrøystes. 4

5 INNSTILLING: Kommunestyret tek årsmelding frå kontrollutvalet for 2010 til etterretning. 23/11 VURDERING AV VIDARE HANDSAMING AV KLAGESAK FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet vil ikkje ta standpunkt til konkrete påstander i den innmelde klagesaka. 2. I samband med ny handsaming av plan for forvaltningsrevisjon i 2011/12, vil kontrollutvalet vurdera følgjande områder som aktuelle for forvaltningsrevisjon: Rutiner for føring av postjournal i Fitjar kommune, og korleis desse vert følgde. Rutiner for oppnemning av utval i kommunal regi, mandat for slike utval og rutiner for protokollføring. Rutiner for handsaming av habilitets-spørsmål og etikkreglement Desse tilleggsdokumenta vart delt ut i møtet og gjennomgått: Brev frå Fylkesmannen i Hordaland vedr. forespørsel om rivingsvedtak, datert Brev frå Ove Helland til Sivilombudsmannen, datert Brev til Fitjar kommune vedr. søknad om utsettelse med riving, datert Brev til Fylkesmannen vedr. forespørsel om lovhjemmel, datert Kontrollutvalet drøfta saksframlegget og alle dokumenta som låg føre i saka. Utvalet meiner det ikkje er rett å ta stilling til konkrete påstander i saka. Dei områder som det kan vera aktuelt å sjå nærare på skal undersøkjast på generelt basis, ikkje ut frå denne konkrete saka. Kontrollutvalet vil ikkje definera detaljert kva områder som kan vera aktuelle å sjå nærmare på i ein evt. forvaltningsrevisjon. Konklusjonen vart at kontrollutvalet formulerte følgjande samrøystes vedtak: : 1. Kontrollutvalet vil ikkje ta standpunkt til konkrete påstandar i klagesaka. 2. I samband med ny handsaming av plan for forvaltningsrevisjon i 2011/12, vil kontrollutvalet vurdera om nokre av dei påpeika områda er aktuelle å sjå nærare på. 24/11 OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet drøfta saksframlegget. Det vart peika på at det er vanskeleg å finna kva som er viktigaste av dei 85 tilrådingane ein skal arbeida vidare med. Det kom innspel frå kontrollutvalet på områder som det kan vera aktuelt å følgja opp. Kontrollutvalet meiner og at forslag til endringar i Kommunelova burde vore teke med i vurderinga. Bakgrunn for at denne vurderinga er kome med i saka er at KRD si høyringssak kom ut etter at saksframlegget var sendt ut. Konklusjonen vart at sekretariatet i samråd med utvalsleiar skal peika ut nokre område til neste møte som kan vera aktuelle å følgja vidare opp. Til neste møte skal Sekretariatet i samråd med utvalsleiar skal peika ut nokre område innan 85 tilrådingar, som kan vera aktuelle å følgja opp av kontrollutvalet. Det må takast omsyn til forslag til endringar i Kommunelova. 5

6 25/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Det var ingen saker ut frå møteprotokollar som ein vill følgja nærare opp. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Toralf Røen Kontrollutvalsleiar Kari Nygard Sekretær 6