Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet

Transkript

1 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 16/12 30/12 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Kristin Ankervold (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husevik Bærøy (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen møtte i sakene 20/12 til sak 25/12. Deloitte AS v/gunnar Husabø, var med i frå sak 24/12 til sak 30/12. Ordførar Liv Kari Eskeland var med i sak 25/12. Frå Stord Hamnestell KF møtte dagleg leiar Arvid Sandnes og sekretær Marianne Kolstø i sak 20/12. Frå Stord kommunale eigedom KF møtte dagleg leiar Olav Eide og økonomimedarbeidar Eva Bottianova i sak 21/12 rekneskap for SKE KF Frå Stord vatn og avlaup KF, møtte dagleg leiar Sivert Haaland og økonomileiar i selskapet. Frå administrasjonen møtte økonomisjef Hege Etterlid i rekneskapssakene 20/12 til og med sak 23/12, rådmann Magnus Mjør møtte i sak 23/12. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard og Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 16/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 17/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orienteringssaker 19/12 Meldingar 20/12 Rekneskap for Stord Hamnestell Uttale frå kontrollutvalet. 21/12 Rekneskap for Stord kommunale eigedom KF Uttale frå kontrollutvalet. 22/12 Rekneskap for Stord vatn og avlaup KF Uttale frå kontrollutvalet 23/12 Rekneskap for Stord kommune Uttale frå kontrollutvalet 24/12 Selskapskontroll av Sunnhordland Lufthamn AS 25/12 Søknad om ekstraløyving til kontrollutvalet sitt budsjett for /12 Uttale til reglement for kontrollutvalet i Stord kommune 27/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Plan for selskapskontroll for perioden /12 Årsmelding for kontrollutvalet i Stord kommune for /12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 16/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 17/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 18/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte AS Selskapskontroll SIM, løypemelding. 2 Stord kommunale Kjøp av Ådland studentheim. Informasjon i saka. eigedom KF v/dagl. leiar Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte AS Selskapskontroll SIM, løypemelding. Gunnar Husabø frå Deloitte AS orienterte om selskapskontroll av SIM. Deloitte er no i ferd med å senda ut deler av rapport til kommunane, SIM og styret i SIM på høyring. Rapport vil føreliggja i midten av august 2012 og kontrollutvalet vil få 2 Stord kommunale eigedom KF v/dagl. leiar Ymse rapporten til handsaming på sitt første møte til hausten. Dagleg leiar i Stord kommuneale eigedom KF (SKE KF) orienterte om sak vedr. kjøp av Ådland studentheim. SKE KF har fått oppdraget med å gjennomføra ombygging av Ådland studentheim til diverse tenester innan helse og omsorg. Stoda for saka er no at arbeidet er stoppa opp, det er sendt avviksmelding frå SKE KF til kommunen og saka vil koma opp på ny i kommunestyret om kva bygget skal brukast til / vurdera sal av bygget. Kontrollutvalet ynskjer å halda seg oppdatert i utviklinga i saka. Ingen orienteringssaker under ymse. : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. 2

3 19/12 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Deloitte AS Tilbakemelding om oppdrag revisor utfører, som ikkje er tinga av kontrollutvalet. 2 Sekretariatet Notat Prosedyre vedrørande forfall til kontrollutvalsmøter. 3 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten Forslag til møtedatoar: Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Deloitte AS Tilbakemelding om oppdrag revisor utfører, som ikkje er tinga av kontrollutvalet. Det vart meldt kva oppdrag som er utført og ikkje er tinga av kontrollutvalet. Dette gjeld for to oppdrag i 2011 som ligg i størrelsesorden på kr ,-. Kontrollutvalet ynskjer å få slik oversikt årleg, gjerne lagt fram samstundes som erklæring om uavhengigheit. 2 Sekretariatet Notat Prosedyre vedrørande forfall til kontrollutvalsmøter, vart gjennomgått og teke til orientering. 3 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten 2012 vart drøfta. Følgjande møteplan vart samrøystes vedteken Møteplan skal sendast til kommunen, for å koma med i kommunen sitt møteoversyn. Ymse Ingen meldingar under ymse. Vedr. melding nr. 3 - Møteplan for kontrollutvalet hausten 2012: Følgjande møteplan vart samrøystes vedteken Møteplan skal sendast til kommunen, for å koma med i kommunen sitt møteoversyn. Kontrollutvalet tok dei øvrige meldingane til orientering. 20/12 REKNESKAP FOR STORD HAMNESTELL UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for

4 Dagleg leir Arvid Sandnes presenterte kort rekneskapen for Stord Hamnestell, som er lagt fram med positivt resultat. Økonomisjef Hege Etterlid var og med i møtet då saka vart handsama. Kontrollutvalet drøfta uttalen til rekneskapen og kom med kommentarar til rekneskapsresultat, og aktivitet som har vore i selskapet siste året. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for /12 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNALE EIGEDOM KF FOR UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for Dagleg leiar Olav Eide presenterte rekneskapen for SKE KF, innhald i årsmeldinga og orienterte om drifta av selskapet siste året. Revisor presenterte og kort revisjonsmeldinga. Økonomisjef Hege Etterlid orienterte og svarte på spørsmål i møtet. Kontrollutvalet kom med spørsmål til orienteringane og gav kommentarar til rekneskap og årsmelding. Kontrollutvalet drøfta særleg utfrodringane at SKE KF har svært knappe rammer i høve naudsynt vedlikehald av bygningsmassen dei har ansvar for. Kontrollutvalet vil i sin uttale melda at dei er uroa over situasjonen og peikar på eit stort vedlikehaldsetterslep. Med denne endringa vart uttalen samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for 2011 med dei endringane som kom fram i møtet. 22/12 REKNESKAP FOR STORD VATN OG AVLAUP KF FOR UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord vatn og avlaup KF sin særrekneskap for Dagleg leiar Sivert Haaland presenterte årsmelding for SVA KF, og økonomileiar presenterte rekneskapen. Revisor Else Holst Larsen var og til stades under handsaming av saka. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar og drøfta SVA KF sin rekneskap og årsmelding for Det kom ikkje framlegg til endringar i forslag til uttale, og denne vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord vatn og avlaup KF sin særrekneskap for /12 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for Rådmann Magnus Mjør og økonomisjef Hege Etterlid orienterte om framlagt årsmelding og rekneskap for Stord kommune. Revisor Else Holst Larsen presenterte kort revisjonsmelding og revisjonsrapport som er lagt fram frå Deloitte AS. Revisor uttalte at rekneskapen er framlagt på ein god måte. 4

5 Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar til rekneskapen og årsmeldinga, som det vart svara på. Etter drøfting gjorde utvalet samrøystes vedtak i saka. : Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for /12 SELSKAPSKONTROLL AV SUNNHORDLAND LUFTHAMN AS FRAMLEGG TIL : Kontrollutvalet drøftar forslag til vedtak i møtet for utforming av endeleg vedtak. Kontrollutvalet drøfta saksframlegget og vedlegget i saka. Prosjektplan for selskapskontroll av Sunnhordland Lufthavn AS, som kontrollutvalet i Hordaland Fylkeskommune har tinga, vart gjennomgått. Etter drøfting konkluderte kontrollutvalet at på grunn av manglande midlar på kontrollutvalet sitt budsjett, ser utvalet seg ikkje i stand til å gå inn med økonomiske ressursar i prosjektet. Vedtak i saka var samrøystes. : Kontrollutvalet i Stord kommune er positiv til å vera med på prosjekt om selskapskontroll av Sunnhordland Lufthamn AS. Kontrollutvalet ser seg ikkje i stand til å delta med ressursar i prosjektet på grunn av dei økonomiske rammene utvalet har for /12 SØKNAD OM EKSTRALØYVINGAR TIL KONTROLLUTVALET SITT BUDSJETT FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret vedtek at rammene for kontrollutvalet sitt budsjett for 2012 vert auka med kr ,-. Saka vart handsama heilt i starten av møtet og ordførar Liv Kari Eskeland var med under drøftinga. Før drøfting om ekstraløyving vart prinsipp om handsaming om kven som skal innstilla vedr. kontrollutvalet sitt budsjett, drøfta. I prinsippet skal ikkje rådmannen innstilla i saker som gjeld kontrollutvalet sitt budsjett. Men sak om løyving til kontroll og tilsyn kan ikkje leggjast fram for kommunestyret utan å synleggjera korleis ein skal finna inndekking. Korleis dette kan gjennomførast i praksis vart drøfta. Konklusjon: Søknad om ekstraløyving som no ligg føre vert sendt til formannskapet, ved ordførar og teken med når sak om budsjettrevisjon skal handsamast den Vidare vert saka frå kontrollutvalet lagt som vedlegg til kommunestyret når budsjettrevisjonen skal opp til handsaming. Det vil seia at formannskapet gjer innstilling til kommunestyret om rammer for kontrollutvalet sitt arbeid for resten av året. I første møte til hausten skal det utarbeidast sak der kontrollutvalet kjem med framlegg til korleis prosess for budsjett for kontrollutvalet skal væra fram til handsaming i kommunestyret. Dette vil gjelda budsjettframlegg for 2013 og vidare framover. Etter at denne prinsipielle avklaringa var gjort, vart det gjort slikt samrøystes vedtak: : Med bakgrunn i saksframlegget som ligg føre, ber kontrollutvalet om å få auka rammer for sitt budsjett for resten av

6 26/12 UTTALE TIL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL : Kontrollutvalet gjer framlegg om følgjande endring i reglement for kontrollutvalet i Stord kommune: 1. Endring i 5: Møta i kontrollutvalet skal haldast for åpne dører. Lukka møte skal kun gjennomførast i saker der utvalet handsamar opplysningar om teieplikt. 2. Endring i 6.6: Kommunestyret tek avgjerd om val av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta saka om reglement, som no skal takast opp til revisjon. Utvalet vil gå inn for at ein no skal ha opne møter, og at dette skal gjelda fom første møte hausten Vedtak i saka var samrøystes. : Kontrollutvalet gjer framlegg om følgjande endring i reglement for kontrollutvalet i Stord kommune: 1. Endring i 5: Møta i kontrollutvalet skal haldast for åpne dører. Lukka møte skal kun gjennomførast i saker der utvalet handsamar opplysningar om teieplikt. 2. Endring i 6.6: Kommunestyret tek avgjerd om val av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Ordninga med opne møter i kontrollutvalet skal ta til å gjelda frå og med første møte hausten /12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FORSLAG TIL : (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkastet til plan) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTE Gunnar Husabø frå Deloitte AS presenterte planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det vart drøfta om prosjekt med undersøking av barnevernstenesta skal prioriterast. Det vart bestemt at kontrollutvalet vil be om ei nærare orientering innan dette området når det har gått ei tid, og vurdera å ta det inn i planen når den skal rullerast. Kontrollutvalet drøfta om kostnad vedrørande forvaltningsrevisjonsprosjekt bør synleggjerast når planen skal drøftast i kommunestyret. Det vart opplyst at prosjekt kan variera i innhald og omfang, men at til vanleg vil forvaltningsrevisjonsprosjekt liggja på til 200 timar for ein kommune med 6

7 Stord sin storleik. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i planen som var lagt fram og gjorde samrøystes innstilling til kommunestyret i saka. INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 28/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkast til plan): 1. Kontrollutvalet ber Deloitte om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan... slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTE Gunnar Husabø frå Deloitte AS presenterte planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta planen og innhaldet, og ønskte ikkje å gjera endringar i planforslaget. Innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 7

8 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 29/12 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 Kontrollutvalet gjekk gjennom utkast til årsmelding og drøfta innhaldet. Særleg vart arbeidet med prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kommentert. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i framlegget. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for /12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE I handsaming av sak 22/12 Rekneskap for Stord vatn og avlaup KF vart det vedteke at dagleg leiar skal gje ei orientering til kontrollutvalet om planar og utfordringar vidare for SVA KF, på eit møte til hausten Under handsaming av sak 23/12 Rekneskap for Stord kommune vart det vedteke at kontrollutvalet vil be rådmannen koma og orientera om internkontrollarbeidet (LOS) på eit seinare møte. Medan ordførar var med i møtet vart det bestemt at presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret skal gjerast i kommunestyremøtet den Johan Inge Særsten Leiar Kari Nygard Sekretær 8