Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Møterom Folgefonna Saknr.: 38/10 45/10. MØTELEIAR Leiv Guddal (SP)

Transkript

1 Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom Folgefonna Saknr.: 38/10 45/10 MØTELEIAR Leiv Guddal (SP) DESSE MØTTE Resy Aak Toresen (V) Sølvi Ulvenes (TS) Henning Haga (IP) møtte i staden for Frode Røyrvik Oddbjørg Heimark (US) møtte i staden for Hans Jakob Berge FORFALL Frode Røyrvik (Ap) Hans Jakob Berge (KrF) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Stein Ove Songstad deltok i møtet til og med sak 44/10. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 38/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 39/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Orienteringssaker 41/10 Meldingar 42/10 Godkjenning av prosjektplan vedr. forvaltningsrevisjon av Kvinnherad kommune si forvaltning av kraftfondet 43/10 Uttale vedr. etablering / organisering av næringslivsfond i Kvinnherad kommune 44/10 Gjennomgang av møteprotokollar 45/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag 1

2 38/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 39/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 40/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Prosess med innspel frå kontrollutvalet til Deloitte vedr. Vegleiar til kontrollutvalsarbeid. Førebels disposisjon for innhald i vegleiaren vert sendt ut til kontrollutvalet i papirformat. Aktuelle spørsmålstillingar i prosessen vil vera: Innanfor kva område er det størst behov for rettleiing til kontrollutvala? Kva er det viktig å fokusera på i ei slik vegleiing? Kva opplever kontrollutvalet fungerer bra i deira arbeid? Kva er dei største utfordringane for å få til eit velfungerande arbeid i kontrollutvala? Er det døme på utfordringar som kan synleggjera nokon av dei tema som vert handsama? Er det døme på arbeidsprosessar som kontrollutvalet har opplevt som 2 Utvalsleiar / sekretariat særskilt gode? Orientering om deltaking på kurs Om framlegg til endringar i Kommunelova Om KS-konferanse om Etikk og eigarskap. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Stein Ove Songstad leia prosess og drøfting vedr. innspel frå kontrollutvalet til Vegleiar til kontrollutvalsarbeid, som Deloitte er i ferd med å utarbeida. Førebels disposisjon for innhald i vegleiaren vart gjennomgått og drøfta. Utvalet kom med innspel til dei ulike emne som er aktuelle i vegleiaren. Innspela frå kontrollutvalet vart notert av Deloitte og vert teke med i det vidare arbeidet. 2

3 2 Utvalsleiar / sekretariat Orientering om deltaking på kurs: Kontrollutvalsleiar orienterte om møte i arbeidsgruppe som hadde som oppgåve å koma med framlegg til høyringsuttale når det gjeld endringar i kommunelova. Framlegg til uttale vil bli lagt fram til politisk handsaming i neste møte i formannskap og kommunestyre. Sekretariatet orienterte om KS sin konferanse om Etikk og eigarskap som vart arrangert Det vart referert frå dei tema som var på dagsorden. Det vert og vist til KS sine nettsider: og Eit av emna som vart drøfta under orienteringssak nr. 1 var internkontroll i Kvinnherad kommune, særleg vart det peika på området oppfølging av vedtak. Kontrollutvalet vil at det vert førebudd ei orienteringssak om dette på neste møte. Sekretariatet tek kontakt med administrasjonen v/rådmann og ber om orientering på neste møte vedr. internkontroll. Dei andre orienteringssakene vart teke til orientering. 41/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak 2 Deloitte Forlenging av revisjonsavtale med Deloitte fram til og med Utvalsleiar / sekretariat Innkome brev / henvending til kontrollutvalet (vert kopiert opp og delt ut i møtet) FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak vart gjennomgått og kommentert. Nokre av meldingane vil ein koma attende til under andre saker i møtet. 2 Deloitte Forlenging av revisjonsavtale med Deloitte fram til og med vart referert og teke til orientering 3 Utvalsleiar / sekretariat Innkome brev / henvending til kontrollutvalet frå Rosendal Turnlag vart gjennomgått og drøfta. Brevet er datert og Rosendal Turnlag stiller spørsmål vedr. sakshandsaming i Kvinnherad kommune, kommunest.sak 31/10 kommunal deltaking i kunstgrasbana i Rosendal. I brevet heiter det: Rosendal Turnlag stiller spørsmålstegn ved den kommunale handsaminga av denne saka og ber om at kontrollutvalet si vurdering av om denne er i samsvar med god forvaltningsskikk. Konklusjonen etter drøftinga blei at kontrollutvalet ønskjer å få denne saka gjennomgått og vurdert av revisor. Det vart samrøystes vedtak om å be Deloitte legga fram skisse / prosjektplan til neste møte. det var ingen andre meldingar. 3

4 Vedr. melding nr.3. Innkome brev frå Rosendal Turnlag. Kontrollutvalet ber Deloitte om å gjennomføra eit prosjekt med gjennomgang av sak som er sendt til kontrollutvalet i brev datert , frå Rosendal Turnlag. Kontrollutvalet ber om at det på neste møte vert lagt fram prosjektplan med skisse på korleis arbeidet kan gjennomførast. Dei andre meldingane vart teke til orientering. 42/10 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN VEDR. FORVALTNINGSREVISJON AV KVINNHERAD KOMMUNE SI FORVALTNING AV KRAFTFONDET FORSLAG TIL : Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for Kvinnherad kommune Forvaltningsrevisjonsprosjekt av kommunen si forvaltning av kraftfondet. Tidsplan vert justert i tråd med når det vert oppstart av prosjektet. Prosjektplan vart drøfta. Det vart trekt fram at under pkt. 3 Metode, kjem fram at ein vil intervjua leiar i investeringsutvalet. Kontrollutvalet meiner at det bør gjerast intervju med fleire, og vil at 3 personar frå investeringsutvalet skal intervjuast. Dei andre innspela til innhald i prosjektplanen frå kontrollutvalet, vart notert og akseptert av Deloitte. På grunn av ønskje om fleire intervju vert timeramma utvida til at arbeidet skal gjennomførast innanfor 155 timar. Under drøfting av saka vart det og teke opp at det i formannskapet sitt møte er teke opp sak vedr. Utvikling av mål og strategi for forvaltning av Kvinnherad kommune si konsesjonskraft nedsetting av arbeidsgruppe. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjeve orientering på neste møte om denne saka. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. : Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for Kvinnherad kommune Forvaltningsrevisjonsprosjekt av kommunen si forvaltning av kraftfondet, med dei justeringar som kom fram i møtet. Tidsplan vert justert i tråd med når det vert oppstart av prosjektet. 43/10 UTTALE VEDR. ETABLERING / ORGANISERING AV NÆRINGSLIVSFOND I KVINNHERAD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet sender rapporten som syner problemstillingar omkring styring, kontroll og tilsyn i samband med etablering / organisering av næringslivsfond over til kommunestyret. Kontrollutvalet ber om at det vert teke omsyn til dei vurderingar som kjem fram i rapporten ved handsaminga av saka. Kontrollutvalet drøfta saka og peika på at utvalet ikkje har ikkje sett på spørsmålstillingane pkt. 1-3 frå kommunestyrevedtaket. Ein har ikkje funne det rett at kontrollutvalet skal handsama desse spørsmåla. Kontrollutvalet meiner at rapporten som er lagt fram gjev uttale til dei sider ved saka som utvalet vil ha sett fokus på. Det må takast omsyn til arbeid med tilsyn og kontroll når organisering av næringslivsfond skal avgjerast. Kontrollutvalet uttrykte og ønskje om at utvalsleiar møter i kommunestyret for å legga fram uttalen frå kontrollutvalet når denne skal handsamast. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet sender rapporten som syner problemstillingar omkring styring, kontroll og tilsyn i samband med etablering / organisering av næringslivsfond over til kommunestyret. 4

5 Kontrollutvalet ber om at det vert teke omsyn til dei vurderingar som kjem fram i rapporten ved handsaminga av saka. 44/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar og innkallingar vart gjennomgått og drøfta. Det vart gjort merknader til nokre av sakene, m.a. sak om utvikling av mål og strategi for forvaltning av konsesjonskraft, som kontrollutvalet ønskjer å få orientering frå rådmann om på neste møte. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 45/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE GODKJENNING AV KONKURRANSEGRUNNLAG FORSLAG TIL 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Konkurransegrunnlaget vart delt ut. Dette er unnateke offentlegheit iflg. Offentleglova 23, 3.avsnitt, og det vart gjort vedtak om å lukka møtet under denne saka, med heimel i Kommunelova 31 pkt. 3. Innhaldet vart gjennomgått av sekretariatet og kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Det kom ikkje fram forslag til endringar til framlegget. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Framlagt konkurransegrunnlag vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Leiv Guddal Leiar Kari Nygard Sekretær 5