Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: Tidspunkt: 12:00 14:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Johan Inge Særsten Leiar FRP Wilhelm Engelsen Nestleiar AP Kristin Ankervold Bergo Medlem AP Jens Arne Stautland Medlem KRF Peggy Husevik Bærøy Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Elin Molven Wilhelmsen Stilling Partner i Deloitte AS (heile møtet) Spesialrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune Johan Inge Særsten utvalsleiar Elin Molven Wilhelmsen utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 31/15 PS 32/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 33/15 PS 34/15 Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig av Stord kommune 2015/ /300 PS 35/15 Revisjonsplan 2015 for Stord kommune 2014/294 PS 36/15 PS 37/15 Forslag til budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune Eventuell oppseiing av Sekretariatstenesteavtale mellom Stord kommune og Hordaland Fylkeskommune 2014/ /36 PS 38/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden 2014/304 PS 39/15 Referatsaker RS 23/15 Brev frå KPMG til Tysnes om habilitetsvurdering 2014/200 RS 24/15 Notat frå Thommessen dagsett om habilitetsvurdering 2014/200 RS 25/15 Fylkesmannen i Hordaland - Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for /160 RS 26/15 RS 27/15 Vedtak KST - Tilstandsrapport for grunnskulen i Stord kommune 2014 Vedtak KST - Budsjettrevisjon 1. tertial 2015 for Stord kommune 2014/ /294 RS 28/15 Vedtak KST - Budsjettrapport 1. tertial 2015 SVA KF 2014/294 RS 29/15 Vedtak KST - Budsjettrevisjon 1. tertial 2015 SKE KF 2014/294 RS 30/15 Spørsmål til orførar i høve bemanningssituasjonen i SVA KF 2014/296 RS 31/15 Kommunereform i Sunnhordland - Handsaming av prosjektrapport, vegen vidare 2014/423 PS 40/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune 2014/296 PS 41/15 Eventuelt 2

3 PS 31/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram merknader til innkalling og sakliste. Vedtak i saka var samrøystes vedteke. Innkalling og saksliste vert samrøystes godkjent. PS 32/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til protokoll frå møtet Protokoll frå møtet vart samrøystes godkjent. PS 33/15 Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding Informasjonen vert teken til orientering. Else Holst Larsen frå Deloitte AS orienterte i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert truleg ferdigstilt noko seinare enn planlag. Dette vil vera avhengig at alt går etter oppsett timeplan for prosjektet. Revisjonen har mottatt dokumentasjonen det er bedt om frå SIB. Revisjonen har også sendt spørsmål til SIB om tid for intervju og for å gjennomgå stikkprøvar. Det er ikkje kome tilbakemelding på dette pr. dags dato, men ein forventar at dette vert avklart innan kort tid. Vidare framdrift avheng også av at revisjonen får gjennomført intervju, samt gjennomgang av stikkprøvar, slik at revisor kan begynne å skrive på rapporten. Dersom SIB ikkje har anledning til å ta i mot revisor i løpet av første halvdel av september, kan det verta utfordrande å levere endelig rapport ved utgangen av oktober. Revisjonen skal orientera sekretariatet kontinuerleg i løpet av den vidare prosessen. 3

4 Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. PS 34/15 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig av Stord kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Else Holst Larsen frå Deloitte orienterte i høve saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. PS 35/15 Revisjonsplan 2015 for Stord kommune Saka er lagt fram utan framlegg til vedtak. Else Holst Larsen frå Deloitte orienterte i høve saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom ikkje inn noko nye innspel frå kontrollutvalet i høve saka. Vedtak i saka vart samrøystes vedteke. Revisjonsplan 2015 vart teken til orientering. 4

5 PS 36/15 Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune Forslag til innstilling Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Kontrollutvalet gjekk gjennom saka. Det vart stilt spørsmål til budsjettering på faglitteratur for kontrollutvalet. Sekretariatet minna om at budsjettering for abonnement og faglitteratur vert slått saman. Sekretariatet skal kontrollera om det er budsjettert med rett sum her, før partsbrev med sakstilfang vert vidaresendt til kommunestyret for endeleg avgjerd. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for PS 37/15 Eventuell oppseiing av Sekretariatstenesteavtale mellom Stord kommune og Hordaland Fylkeskommune Forslag til innstilling Saka er lagt fram utan forslag til innstilling. Sekretariatet deltok ikkje i hadsaminga av saka. Kontrollutvalet tok saka til orientering. PS 38/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Stord kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden

6 Kontrollutvalet diskuterte saka og kom med forslag til dei ulike punkta i evalueringa. Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? OK. Fungerer forholdsvis greitt. Det er sett opp tilstrekkeleg med møter i høve saksmengd. Vanskelig budsjettsituasjon har medført at det har vore slitsamt å gjennomføra dei lovpålagde oppgåvene, då det berre delvis har vore økonomiske rammer for å gjennomføra oppgåvene utvalet er pålagt. Ordførar og rådmann burde vore lettare å få til å stilla i kontrollutvalsmøta, spesielt når dei er innkalla. Viktig at både politisk og administrativ leiing tek KUV sitt arbeid på alvor, og set av tid for å stilla på møta. Dette er klart. Ikkje heilt optimalt. Bør verta mykje betre. Bør synleggjera KUV meir i kommunestyret. KUV medlemmer som også sit i kommunestyret bør vera meir pro aktive, spesielt i høve innspel når det gjelder kontrollutvalssaker. Veldig greitt. Heilt uproblematisk. Fungerer svært greitt. Fungerer heilt fint. Ikkje meldt noko inn her. Gjennomgang og bruk av høyringar. Gjennomgang av politiske retningsliner for alle utval i kommunen. Gjennomgang og opplæring av rekneskapssaker for kommunen og kommunale føretak. KUV bør få delta her. Roller og ansvar for KUV bør presenterast for det nye kommunestyret. 16 Anna KUV bør tilstreba at flest mogleg, og helst alle dei faste medlemmene, bør vera med på opplæring, konferansar mm. Dette for å få den kollektive nytteefekten av at alle deltek på den same 6

7 opplæringa. KUV leiar skal vera med i det første møtet for det nye kontrollutvalet for å orientera om kontrollutvalet og arbeid som har vore spesielt viktig i denne perioden. vart samrøystes vedteke. Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Bømlo kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden PS 39/15 Referatsaker Kontrollutvalet gjekk gjennom referatsakene. Kontrollutvalet tok referatsakene til orientering. RS 23/15 Brev frå KPMG til Tysnes om hablitetsvurdering RS 24/15 Notat frå Thommessen dagsett om hablitetsvurdering RS 25/15 Fylkesmannen i Hordaland - Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 RS 26/15 Vedtak KST - Tilstandsrapport for grunnskulen i Stord kommune 2014 RS 27/15 Vedtak KST - Budsjettrevisjon 1. tertial 2015 for Stord kommune RS 28/15 Vedtak KST - Budsjettrapport 1. tertial 2015 SVA KF RS 29/15 Vedtak KST - Budsjettrevisjon 1. tertial 2015 SKE KF RS 30/15 Spørsmål til orførar i høve bemanningssituasjonen i SVA KF RS 31/15 Kommunereform i Sunnhordland - Handsaming av prosjektrapport, vegen vidare 7

8 PS 40/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom referatsakene. Kontrollutvalet tok møteprotokollane til orientering. PS 41/15 Eventuelt Det vart meldt opp to saker under eventuelt: 1. TILSETJINGSPROSESSAR I KOMMUNEN OG DEI KOMMUNALE FØRETAKA: Møteprotokoll etter KUV møte PS 11/15: Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutalet at det som er protokollert i saka er noko misvisande i høve til kva som gjeld ved tilsettingar i kommunen og i dei kommunale føretaka. Rådmannen skriv (e-post ) at: Kommunen sine personalpolitiske og lønspolitiske retningsliner er retningsgjevande for dei kommunale føretaka ved rekruttering og tilsetting. Det går fram av samhandlingsreglane mellom føretaket og kommunen, som er fastsette av kommunestyret. Retningslinene er m.a.o. dei same i føretaket som i kommunen. Vedtektene til det kommunale føretaket seier ikkje noko om køyrereglane i slike saker. På bakgrunn av dette stiller kontrollutvalet spørsmål om at vedtektene i dei kommunale føretaka og kommunen burde vera dei same i tilsetjingsprosessar. I kontrollutvalet sitt møte den vart dette protokollert: SVA KF, PS 07/15 «Drøftingssak: Bemanningssituasjonen i møte : Det vart fatta såleis vedtak i saka til SVA KF: Føresetnaden for at Stord VA skal oppfylle den politiske tinginga i kommunedelplanar for vatn og avløp, og vedtekne investeringar i budsjett og økonomiplan er ein organisasjon med rett kompetanse og tilstrekkeleg kapasitet. No situasjonen viser at det er eit akutt rekrutteringsbehov. Styret gjev dagleg leiar fullmakt til å rekruttere prosjektleiarar og prosjektmedarbeidarar til marknadstilpassa vilkår. 8

9 Styreleiar og dagleg leiar gjer nødvendige avklaringar med administrasjonen i Stord kommune i forhold til samhandlingsreglane. Kontrollutvalet stiller spørsmål til ordførar om kva eit slikt vedtak inneber. Kontrollutvalet stiller spørsmål til ordførar om kva SVA KF sitt vedtak i PS 07/15 inneber. Kotrollutvalet tok ellers møteprotokollane til orientering. E-post frå ordførar den og dagleg leiar i SVA KF, vart lagt fram for kontrollutvalet. Kontrollutvalet var ikkje nøgd med svaret frå ordførar. Dei peikar på at det i tilsetjingsprosessen er nytta marknadstilpassa vilkår, noko som gjerne ikkje vert nytta i tilsetjingsprosessar i kommunen. På bakgrunn av dette har utvalsleiar, saman med sekretariatet, fått mynde av resten av utvalet til å senda spørsmålet attende til ordførar. Saka vert såleis vidareført og lagt fram for det nye kontrollutvalet hausten POLITISKE RETNINGSLINER FOR FORVALTNINGSSTYRET: Kontrollutvalet stiller spørsmål til om det er planverket som er avgjerande i dei fleste saker, eller om Forvaltningsstyret i for stor grad gjev dispensasjon frå planverket. Det vert også stilt spørsmål til i kva grad Forvaltningsstyret har mynde til å avvika frå planverket og gje dispensasjonar. For kontrollutvalet kan det sjå ut for at gjeldande planverk er noko utydeleg på dette området. Kontrollutvalet er uroa over om dagens praksis medfører ein viss grad av forskjellsbehandling i høve kven som får dispensasjon frå planverket og kven som ikkje får dette. Kontrollutvalet tilrår at Deloitte AS, som Stord kommune sin valde revisor, får i oppdrag å gjennomføre ei vurdering på området. I ei slik vurdering kunne Deloitte ha blitt bede om å svare på m.a. desse problemstillingane: Er forvaltningsstyret sin retningsliner føremålstenlege? Er forvaltningsstyret sin praksis i tråd med gjeldande politiske retningsliner, lover og reglar? Kommunestyret har som kjent kutta kraftig i kontrollutvalet sitt budsjettforslag. Vi gjer kommunestyret merksam på at som ein konsekvens av dette har ikkje kontrollutvalet midlar til å gjennomføre ei slik vurdering. Vedtak og innstilling var samrøystes. TILSETJINGSPROSESSAR I KOMMUNEN OG DEI KOMMUNALE FØRETAKA: Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde av kontrollutvalet til å senda spørsmålet attende til ordførar, for eit meir utfyllande svar i saka. Saka vert såleis vidareført og lagt fram for det nye kontrollutvalet, etter kommunevalet hausten Innstilling: POLITISKE RETNINGSLINER FOR FORVALTNINGSSTYRET: 1. Kommunestyret ber kontrollutvalet om å sjå nærare på om Forvaltningsstyret sin praksis er i tråd med dei politiske retningslinene og i samsvar med gjeldande lover og regler. 2. Naudsynte økonomiske midlar vert løyvt til prosjektet. 9