kl Festsalen i Bømlo rådhus. (NB! Merk tid og stad)

Transkript

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i Festsalen i Bømlo rådhus (NB! Merk tid og stad) Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Georg Lønning (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 39/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 40/10 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 41/10 Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Revisjonsrapport Eige vedlegg Ymse 2

3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/10 38/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Rådmann Sverre Olav Svarstad, sak 31/10 Dagleg leiar i Bømlo kulturhus Hanne Jacobsen, deler av sak 31/10 Deloitte AS v/ Else Holst-Larsen Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 29/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 32/10 Budsjettforslag 2011 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 33/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune 34/10 Rekneskapsrevisjon 35/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 36/10 Orienteringssaker 37/10 Meldingar 38/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 3

4 29/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 30/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 31/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Sverre Olav Svarstad og dagleg leiar i kulturhuset Hanne Jacobsen presenterte tertialrapport for 2. tertial 2010 og svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet ser med uro på det økonomiske resultatet hittil i år. Utvalet ber difor rådmannen om å komme i neste møte for å gjera greie kva tiltak som vert sett i verk, ettersom rekneskapsstatus ikkje samsvarer med gjeldande budsjett. Rådmann Sverre Olav Svarstad presenterte det etablerte internkontrollsystemet i Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ser med uro på det økonomiske resultatet hittil i år. Utvalet ber difor rådmannen om å komme i neste møte for å gjera greie kva tiltak som vert sett i verk, ettersom rekneskapsstatus ikkje samsvarer med gjeldande budsjett. 2. Informasjonen vart elles teke til orientering. 32/10 BUDSJETTFORSLAG 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. 4

5 33/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Else Holst-Larsen frå Deloitte AS presenterte brev om uavhengighet i høve Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. 34/10 REKNESKAPSREVISJON FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Else Holst-Larsen frå Deloitte presenterte årsplan for rekneskapsrevisjon 2010, gjorde greie for kva dei legg i revisjonsmandatet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Risikovurdering som Deloitte har gjort i høve rekneskapsrevisjonen for 2010 vert lagt fram for kontrollutvalet i samband med at interimrevisjonen skal presenterast i møte i utvalet Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Risikovurdering som Deloitte har gjort i høve rekneskapsrevisjonen for 2010 vert lagt fram for kontrollutvalet i samband med at interimrevisjonen skal presenterast i møte i utvalet Presentasjonen vart elles teke til orientering. 35/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 5

6 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jf. pt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 36/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid 2 Sekretariatet Status selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS 3 Utval for areal og samferdsel Sak PS 73/10 i møte Spørsmål og interpellasjonar, dokument ligg ved som eige vedlegg 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside 6 Ymse FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid Else Holst-Larsen frå Deloitte orienterte om status innan forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid i Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 2 Sekretariatet Status selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Sekretariatet orienterte om status når det gjeld selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Revisjonsrapport vert levert frå Rogaland revisjon IKS til sekretariatet seinast Utval for areal og samferdsel Sak PS 73/10 i møte Spørsmål og interpellasjonar, dokument ligg ved som eige vedlegg Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjera greie for sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta, jf oppmoding frå Utval for areal og samferdsel PS 73/10 i møte

7 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside Sekretariatet tok opp spørsmålet om å få lov til å leggja ut forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar på heimesida til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) i PDFformat. Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Bømlo kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside Sekretariatet orienterte om status når det gjeld å få alle saker frå kontrollutvalet ut på heimesida til Bømlo kommune på same måte som dei politiske utvala i kommunen Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Orienteringssak nr. 3 Sak PS 73/10 frå Utval for areal og samferdsel : Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjera greie for sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta, jf anmoding frå Utval for areal og samferdsel PS 73/10 i møte Orienteringssak nr. 4 Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn ( får legge ut Bømlo kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. Informasjonen vart elles teke til orientering. 37/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 18 Rådmannen Internt notat frå rådmannen til KST om vedtak gjort i sak PS 34/10 Bremnes ungdomsskule i utval for oppvekst, kultur og idrett 19 Kommunestyret Vedtak i sak 31/10 i KST Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 20 Kommunestyret Referatsaker til KST Kommunestyret Vedtak i sak 40/10 i KST Årsmelding 2009 Bømlo kommune 22 Kommunestyret Vedtak i sak 41/10 i KST Årsrekneskap Kommunestyret Vedtak i sak 42/10 i KST Årsmelding Bømlo kulturhus Kommunestyret Vedtak i sak 43/10 i KST Årsrekneskap for Bømlo kulturhus Kommunestyret Vedtak i sak 49/10 i KST Nytt finansieringssystem for ikkje kommunale barnehagar 26 Kommunestyret Vedtak i sak 51/10 i KST Nytt etisk reglement for Bømlo kommune 7

8 27 Kommunestyret Sak til KST Bømlo kommune - Eigarskapsmelding - Eige vedlegg 28 Fylkesmannen Tilsynsrapport frå fylkesmannen innan økonomisk rådgjevingsteneste FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldingane vert tekne til orientering. 38/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 8

9 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20. oktober 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 41/10 41/10 SELSKAPSKONTROLL SENTRALIDRETTSANLEGGET AS - REVISJONSRAPPORT Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Bømlo kommune gjorde m.a. slikt vedtak i sak 44/09 i møte : Sekretariatet vert beden om å innhente 3 pristilbod på gjennomføring av selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS, i tråd med det som kom fram i møtet. Tilboda skal vurderast av kontrollutvalet i møtet Kontrollutvalet laga slik innstilling til kommunestyret i sak 09/10 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Rogaland Revisjon IKS gjennomføra selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS i tråd med det leverte tilbodet/prosjektplanen. 2. Rapport skal vera levert sekretariatet ferdig verifisert, og med rådmannen, administrativ leiar i idrettslaget samt kommunen sine representantar i styret sin uttale, bakt inn/lagt ved, innan Kommunestyret vedtok innstillinga samrøystes i sitt møte som sak 15/10. Føremålet med selskapskontrollen var å finne ut om etableringa og drifta av Sentralidrettsanlegget AS er gjort i tråd med gjeldande lover, forskrifter og politiske vedtak. Selskapskontrollen omfattar både ein ordinær kontroll med forvaltninga og utøvinga av eigarinteressene i selskapet (eigarskapskontroll) samt ein analyse av utvalde forhold knytt til selskapets drift (forvaltningsrevisjon). Følgjande problemstillingar vart undersøkt: Utøvar styret og generalforsamlinga si myndigheit i tråd med lover og regler? o Blir vedtak fatta av rett organ i selskapet og i kommunen? Har kommunen etablert ein eigarstrategi for selskapet? Korleis fungerer kommunens rapportering frå valde representantar i selskapet til kommunen sine eigne politiske organ? Driv selskapet i tråd med kommunestyret sine vedtak og intensjonar? o Om vedtak i kommunestyret sak 06/64 er sett i verk slik det blei vedteke. 9

10 o Om lover og forskrifter er følgd, t.d. lov og forskrift om offentlege an-skaffingar, lov og forskrift om offentleg støtte. o Om aktuelle leigeavtalar mellom Sentralidrettsanlegget AS og Bremnes idrettslag og ev. framleigeavtalar er i orden? Blir selskapets aktivitetar rapportert i tråd med lover og regler? Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Rogaland Revisjon IKS gjennomført ein selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS. Rapporten har vore til uttale hjå Bømlo kommune og styret i Sentralidrettsanlegget AS. Ingen av dei hadde særskilte kommentarar til rapporten. Rogaland Revisjon IKS har nytta intervju og dokumentgransking som metodar i denne selskapskontrollen. Det kan elles opplysast at den private eigaren aksepterte at det vart gjennomført ein selskapskontroll med fullt innsyn. Etter sekretariatet si vurdering har Rogaland Revisjon IKS levert ein god rapport i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. I rapporten har sekretariatet m.a. merka seg dette i samandraget. Bakgrunnen for denne selskapskontrollen er spørsmålet om kommunen gjennom sitt eigarskap i Sentralidrettsanlegget AS føretek skjult subsidiering av aktivitet som driv i konkurranse med TrimClub Bømlo AS. Sekretariatet har også merka seg at Rogaland Revisjon IKS konkluderer slik i høve spørsmålet om ev. skjult subsidiering: Sjølv om utleigeavtalen med idrettslaget skulle vera under marknadspris, synes ikkje dette å vera omfatta av lovreglene om forbod mot offentleg støtte. Vi støtter oss her til ein samtale med KS i ein liknande sak. Ein ESA avgjerd i denne saka vil klargjere forholdet nærare. I samandraget har Rogaland Revisjon IKS kome med desse tilrådingane: Tilrådingar til selskapet Selskapet bør utarbeida ein strategiplan eller liknande. Ein slik plan er viktig for å få konkretisert kva som bør og må gjerast i styringa av selskapet. Styret i selskapet bør utarbeida ein styreinstruks og foreta ei eigenvurdering. Dette vil kunne gjera styrearbeidet betre og enklare og ha fokus på styrets eige arbeid. Styreinstruksen kan ha med regler om kompetanse og habilitet. Selskapet bør sørgje for at lovreglene om offentlege anskaffingar alltid blir følgde. Ved avtalen i 2010 om administrasjon og leiing av selskapet blei dette ikkje gjort. Forholdet kan for seinare avtalar ev. løysast ved at daglig leiar blir ansatt i selskapet. Daglig leiar i selskapet er også daglig leiar i idrettslaget. Det er viktig at daglig leiar til eikvar tid skil mellom dei to rollene. Selskapet bør sørgje for at store avtalar blir vurdert i høve til aksjelovens 3-8. Det er som nemnt ovanfor to store avtalar med den private aksjeeigaren (idrettslaget) som nok burde vore handsama av eigarane i generalforsamlinga. Tilrådingar til eigarkommunen Kommunen bør utarbeida ein eigarstrategi for selskapet. Dette bør vera eit felles regelverk med den private eigaren. Det er mindre praktisk med fleire eigarstrategiar for selskapet. Kommunen bør registrere alle sine styremedlemmer i KS sitt styrevervregister. For selskapet er det kun styreleiar som er registrert i dette registeret. 10

11 Konklusjon: I tillegg til tilrådingane til selskapet meiner sekretariatet at kontrollutvalet i si innstilling til kommunestyret bør tilrå at Sentralidrettsanlegget AS vert oppfordra om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen i selskapet, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Vidare bør kontrollutvalet i si innstilling til kommunestyret tilrå at rådmannen vert beden om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp tilrådingane til eigarkommunen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. FORSLAG TIL INNSTILLING 1. Kommunestyret vil oppfordre Sentralidrettsanlegget AS om å følgje opp tilrådingane til selskapet i rapporten punkt a. Kommunestyret vil også oppfordre Sentralidrettsanlegget AS om å laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 2. Kommunestyret ber rådmannen syta for å følgje opp tilrådingane til eigarkommunen i rapporten punkt a. Kommunestyret ber også rådmannen syta for at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Revisjonsrapport frå Rogaland Revisjon IKS, eige vedlegg 11