Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Eidfjord kommunehus Dato: Tidspunkt: 09:00 12:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Jostein Hovland Leiar AP Lars Kristian Eidnes Nestleiar SP Haldis Myrvang Riber Medlem AP Liv Myklatun Møtande varamedlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Elin Bye Arne Gilbakken Erik Sandvik Geir Underhaug Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Dagleg leiar IHR Forvaltningsrevisor IHR Seniorrådgjevar Eidfjord kommune (Til PS 3/19) Rådmann (Til PS 4/19-5/19) Jostein Hovland utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/19 PS 2/19 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte PS 3/19 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim 2017/44 PS 4/19 PS 5/19 PS 6/19 PS 7/19 Orientering frå rådmann, arbeid med ny personopplysingslov (GDPR) i Eidfjord kommune Orientering frå rådmann, arbeid med etikk i Eidfjord kommune Vurdering av om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport Eidfjord kommune / / / /48 PS 8/19 Møteplan for kontrollutvalet /121 PS 9/19 Referatsaker RS 1/19 Rekneskap 2018 og budsjett /120 RS 2/19 Informasjon om FKT konferansen /127 PS 10/19 Eventuelt PS 1/19 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent.

3 PS 2/19 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent PS 3/19 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim Kontrollutvalet var på synfaring frå kl i ny sjukeheim, saman med prosjektleiar Erik Sandvik. Erik Sandvik og Arne Gilbakken orienterte. - Prosjekt og økonomi er i rute. - Obas har ny prosjektleiar, det har vore ei utfordring med fleire skifte av prosjektleiar, men det verkar særs positivt no. - Det er framforhandla avtale mellom Obas og Eidfjord kommune om fem veker utsett frist for ferdigstilling. Ny dato er 4. oktober Det har vore arrangert open dag for innbyggjarane i Eidfjord og kommunen har fått gode tilbakemeldingar på den nye sjukeheimen. vart samrøystes vedteke. PS 4/19 Orientering frå rådmann, arbeid med ny personopplysingslov (GDPR) i Eidfjord kommune

4 Handsaming i møtet Rådmann Geir Underhaug orienterte. - Omfattande arbeid. - Fått på plass personvernombod saman med Kvam herad og Ulvik herad - Arbeid med å endre rutinar internpost og postrom er under arbeid. - Utfyllande informasjon kjem som notat til neste møte i kontrollutvalet. var samrøystes. PS 5/19 Orientering frå rådmann, arbeid med etikk i Eidfjord kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Geir Underhaug orienterte. - Etiske retningsliner er frå 2011 og mogne for revisjon. - Varslingsrutinar skal og gjennomgåast i nær framtid. - Etikk og etiske problemstillingar vert tekne opp med ujavne mellomrom i leiargruppa - System eller rutinar for antikorrupsjonsarbeid er ikkje utarbeidd eller vurdert som naudsynt. Etter sams drøfting i utvalet ønskjer ein ei oppfølging på etikk i siste møtet i vart samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vart teken til orientering 2. Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering frå rådmann gjeldande etikk i siste møte 2019

5 PS 6/19 Vurdering av om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå dagleg leiar Elin Bye og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. Dagleg leiar Elin Bye orienterte kort. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå dagleg leiar Elin Bye og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. PS 7/19 Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport Eidfjord kommune 2018 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2018 frå IHR til orientering. Dagleg leiar i IHR, Elin Bye presenterte rapporten og var mellom anna innom slike punkt. - Få tilsette på økonomikontoret gjer dei sårbare. - Generelt har økonomikontoret særs god kontroll - Inngåande fakturaer, nokre vert attestert og tilvist av same person - Utgåande fakturaer, noko mangel på fakturagrunnlag - Stort press på lønnsmedarbeidar. - Når det gjeld lønnsutbetaling kan lønnsmedarbeidar oppleve inntil 50 % korreksjonar på td. reiserekningar frå enkelte avdelingar. - Store utfordringar i høve elektroniske sjukemeldingar. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke. Kontrollutvalet inviterer rådmann til neste møte i utvalet for å orientere om system og rutinar for oppfølging og registrering av elektroniske sjukemeldingar, inkludert å sjå til at Eidfjord kommune ikkje tapar refusjon på sjukepengar.

6 1. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2018 frå IHR til orientering. 2. Kontrollutvalet inviterer rådmann til neste møte i utvalet for å orientere om system og rutinar for oppfølging og registrering av elektroniske sjukemeldingar, inkludert å sjå til at Eidfjord kommune ikkje tapar refusjon på sjukepengar. PS 8/19 Møteplan for kontrollutvalet 2019 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2019: Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre 3 Formannskap (Rekneskap 17 Kontrollutval med to endringar vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2019: Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre Formannskap (Rekneskap Kontrollutval PS 9/19 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. Referatsakene vart tekne til orientering

7 RS 1/19 Rekneskap 2018 og budsjett 2019 RS 2/19 Informasjon om FKT konferansen 2019 PS 10/19 Eventuelt Ingen saker meldt Ingen saker meldt