ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein Arena og Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Leiar Mary Kleven Brekke Jon Åge Eidem Faste medlemmer som ikkje møtte: Asbjørn Gausdal Berit Lyngstad Varamedlemer som møtte: Inge Håkonsholm Tommy Walaunet Nestleiar Møtte for Asbjørn Gausdal Berit Lyngstad Frå Vest kontroll møtte: Ida Birgitte Marholm Kjetil Kvammen Stilling Konsulent Advokat Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 2 og 8. Leif Ringstad Kultursjef, i sak 2. Roy Henning Haddal Styreleiar UEKF, i sak 8. Side 1 av 7

2 SAKLISTE SAK 01/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 02/18 SYNFARING ULSTEIN ARENA SAK 03/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 04/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 05/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 06/18 MELDINGAR SAK 07/18 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 08/18 UEKF RUTINER KRING OFFENTLEGE INNKJØP SAK 09/18 FINANSRAPPORTERING SAK 10/18 ADMINISTRATIVE TILHØVE Unnateke off. innsyn jf. Offl. 13.1, jf. Fvl lekk nr. 1 Side 2 av 7

3 01/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 8 vert teken etter sak Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Mary Kleven Brekke. 02/ IBM SYNFARING ULSTEIN ARENA Kontrollutvalet tek informasjon frå kultursjefen og dagleg leiar i UEKF til vitende. Ingen. Saksopplysningar Kontrollutvalsmøtet vil byrje med synfaring på Ulstein Arena. Dagleg leiar i UEKF Rune Urke vil orientere. I møtet Dagleg leiar i UEKF Rune og kultursjef Leif Ringstad orienterte og gav omvising. 03/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Side 3 av 7

4 Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ulstein kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet /18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ulstein kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang Teknisk utval Levekårsutvalet Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Valnemnda /18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Vikebladet Vestposten : «Vidare til Fylkesmannen» a. Status frå politisk sekretariat vedkomande lovlegkontroll 2. Tilbakemelding frå barnevernssjef Aina Øyehaug Opsvik, av , jf. kontrollutvalssak 34/17: a. Oversikt over barnevernet sine besøk i fosterheimar i løpet av 2017 Ulstein kommune b. Oversikt over tilsyn born i fosterheim Ulstein kommune Side 4 av 7

5 07/ IBM MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet fastset møteplanen som framlegget. Detaljert møteplan for kommunen og totalt for Vest kontroll. Saksopplysningar I 2018 er det i tillegg til 6. februar sett opp møte 6. mars, 8. mai, 11. juni, 19. september og 29. november. 08/ IBM UEKF RUTINER KRING OFFENTLEGE INNKJØP Kontrollutvalet tek orienteringa frå dagleg leiar og styreleiar i UEKF til vitende, men held fast ved at tilvisning av fakturaer der det er tvil om habilitet vert tilvist av styreleiar. Ingen. Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 56/17 Moglege saker slikt vedtak: 2. Kontrollutvalet kallar inn styreleiar og dagleg leiar i UEKF til neste møte for samtalar om rutiner kring offentlege innkjøp. Styreleiar og dagleg leiar i UEKF orienterte og svara på spørsmål. 09/ IBM FINANSRAPPORTERING 1. Kontrollutvalet registrerar at rådmannen ikkje rapporterer i henhold til finansreglementet når det gjeld finansrapportering. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen rapportere i samsvar med gjeldande finansreglement ved finansrapportering. Notat frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Side 5 av 7

6 Saksopplysningar Kontrollutvalet bestilte i sak 54/17 ei skriftleg orientering/vurdering av finansrapporteringa oppimot reglement. Tilbakemeldinga frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ligg ved. Utklipp frå tilbakemeldinga: Finansielle passiva/gjeldsforvaltning: Saksframlegget inneheld først ei oversikt over finansielle aktiva/passiva, det det går fram samla lånegjeld og bankinnskot/rentefond/aksjar. Vidare inneheld saksframlegget forvaltning lånegjeld, der nøkkeltala går fram (på konsernnivå). Oversikt frå forvaltar viser opptak av nye lån og refinansieringar, men det er ikkje spesifisert kva som er nye lån og kva som er refinansiering og dette er heller ikkje kommentert i saksframlegget. Det går heller ikkje fram av saksframlegget om fordelinga av gjeldsportefølja er i samsvar med rammane i finansreglementet pkt. 7.5 og 7.6, men ein finn opplysningar om dette i oversikta frå forvaltar. Når ein skriv saksframlegg, meiner vi dette er vesentlege opplysningar som bør gå fram. Refinansieringsrisikoen er omtalt i saksframlegget. Av rapporten frå forvaltar går det fram at eit lån utgjer 25,53% av kommunen si samla låneportefølje, og dette er brot på finansreglemenet pkt Forholdet er ikkje omtala i saksframlegget, og forvaltar har i «avkryssingsboksene» sagt ok på at finansreglementet er fylgt. Finansielle aktiva: Saksframlegget når det gjeld forvaltning av ledig likviditet viser likviditetsutvikling på bankinnskot både for kommunen og foretaket, og det er presisert at bankinnskot knytt til skattetrekkskontoen og Sydvestor-portefølgjen ikkje er med i oversikta. Iflg. finansreglementet er det høve til plassering i pengemarknadsfond, og utifrå rapportane frå forvaltar har ein både bankinnskot og pengemarknadsfond. Saksframlegget er såleis mangelfullt når det gjeld forvaltning ledig likviditet og andre midlar rekna for driftsformål, og vi klarer heller ikkje å lese utifrå rapporten frå forvaltar om ein er innanfor reglane i finansreglementet. Langsiktige finansielle aktiva: Saksframlegget gjengir rammene for plassering, og inneheld i tillegg oversikt samansetning av porteføljen. Her går det fram fordeling på dei ulike plasseringane/aktivaklassene i NOK og prosent, men det er umuleg å vite kvar dei ulike plasseringane høyrer heime i forhold til reglementet si klassifisering (jfr. rammene for plassering/risikoklasse). Saksframlegget innheld ikkje noko opplysningar om korleis detaljane under pkt (avgrensingar iht. plasseringar som går på kor mykje som kan plasserast i eit enkelt aksjefond mv) og tilleggspunkt under 8.6 (aktivafordeling) vert oppfylt. Detaljar om dette går heller ikkje fram av rapportane frå forvaltar. Det går fram av saksframlegget at ein 2 tertial har eit underskot på plasseringane, men dei øvrige punkta i krav til rapportering er ikkje oppfylt. Viser til vedlegg for utfyllande informasjon. Side 6 av 7

7 10/ JS/IBM ADMINISTRATIVE TILHØVE Unnateke off. innsyn jf. Offl. 13.1, jf. fvl lekk nr Kontrollutvalet er kritisk til at rådmann Einar Vik Arset gjennom sitt private selskap har nytta kommunale verdiar for eiga vinning og dermed synest å ha sett til side kommunalt regelverk. 2. Utvalet bed ordføraren skriftleg gjere greie for innhaldet i permisjonsavtalen med rådmannen. 3. Kontrollutvalet ønskjer informasjon om det økonomiske omfanget knytt til rådmannen sin bruk av dei aktuelle dokumenta og bed om at kommunerevisjonen legge fram dokumentasjon som kan belyse dette. 4. Utvalet vil oppmode rådmann Einar Vik Arset om ei skriftleg utgreiing med sitt syn på dei ulike spørsmåla i saka. I møtet Debatten om evt. lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og kontrollutvalet røysta over forslaget om lukking. Med heimel i Kommunelova 31 nr. 3., jf. nr. 4 vart det samrøystes vedteke å drøfte saka for lukka dører. Grunngjevinga er at saka gjeld arbeidstakar sine tenestlege forhold og omsynet til personvern krev det. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar Mary Kleven Brekke Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 7 av 7