MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Ragnhild Folkestad Bjørn Ytrestøyl Torill Rødven Eide

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 137, Volda rådhus Dato: Tid: Faste medlemer som møtte: Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Ragnhild Folkestad Bjørn Ytrestøyl Torill Rødven Eide Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Ikkje i sakene i 9, 10, 11,12 Faste medlemer som ikkje møtte: Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Funksjon Vara som møtte: Frå Vest Kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling Rune Sjurgard Rådmann I sak 15

2 SAKLISTE SAK 09/16 GODKJENNING AV INNKALLING AV SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 10/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 11/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 SAK 12/16 MELDINGAR SAK 13/16 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2015 SAK 14/16 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2015 SAK 15/16 ORIENTERING AV RÅDMANNEN OPPRUSTING AV PARKERINGSPLASSEN TIL VOLDA SKISENTER AS SAK 16/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN

3 SAK 09/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL Det viser seg at dei som har meldt avbod har gjort det til feil e-postadresse. Dette er årsaka til at vara ikkje vart innkalla. Samrøystes vedtak 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Ekstrasaka «Prosjektplan forvaltningsrevisjon barnevert» (SAK 16/16) vert å ta opp. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Torill Rødven Eide. SAK 10/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den Samrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. SAK 11/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret 25.01, Formannskapet 01.03, 15.03, Driftsstyret 10.02, Eldrerådet Forvaltningsstyret 16.02, Ungdomsrådet 10.02, Valnemnda 25.02, Valstyret 09.02, VØR styret 26.01, Samrøystes vedtak Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møtebøker. SAK 12/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Kommunerevisoren, : «Bevilgingskontroll og budsjettavvik» 2. Sunnmørsposten, 19. mars 2016: «Utbedring av parkeringsplassen til Volda Skisenter AS» 3. VOLDA KOMMUNE Servicekontoret, kommunestyrevedtak PS 35/16: «Årsmelding for kontrollutvalet for 2015»

4 Samrøystes vedtak Meldingane vart tekne til orientering. SAK 13/16 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2015 Det var semje om at revisor skal gå igjennom B-dokumentet. Det var difor nødvendig å stenge møtet. Det vart stemt over dette og møtet vart samrøystes lukka i medhald Kommuneloven 31 nr. 5. Vedlegg: Rapport frå revisjonen. B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1 lekk). Saksopplysningar Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen vert gjort merksam på ein del tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt på sjå-ansvar overfor rekneskapsrevisor vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Eg legg då inn kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i vegleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor, jf. RF 11. Krava her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg, jf. RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit, jf. RF 15. Revisor har gitt skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisors uavhengigheit og objektivitet, jf. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer sin uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap elles om kva revisjonsarbeidet omfattar, er gjennom kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg til denne saka, dokumentasjon over revisor sitt arbeid. Dette dokumentet er eit omfattande og godt dokument.

5 Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira på-sjå ansvar overfor revisjonen. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter har vorte lagt til grunn. Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi Revisor har utarbeida revisjonsstrategi for året. Denne har vore til behandling/orientering i kontrollutvalet. 8. Nummerert brev, RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i/for året. 9. Mislegheiter, jf. RF 3, RF 4 og KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i/for året. 10. Revisjonsmeldinga, jf. RF 5. Revisjonsmelding ligg føre, den er datert Revisor sin møteplikt og møterett, jf. RF 19 og KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt, jf. RF 20. Eg har ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Samrøystes vedtak: Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret SAK 14/15 KOMMUNEREKNESKAPEN M/ÅRSMELDING 2015 Vedlegg: - Revisjonsmelding 2015(datert ). - Rekneskap 2015 (utsendt frå kommuneadministrasjonen). - Årsmelding 2015 (utsendt frå kommuneadministrasjonen). Saksopplysning/saksutgreiing Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for Driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift. Det kjem fram at rekneskapen er avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjonsmeldinga Revisjonsmeldinga er det viktigaste dokument kontrollutvalet har som grunnlag for å uttale seg om rekneskapen. Følgjande viktige opplysningar kjem fram: Rådmannen sitt ansvar o Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk o Intern kontroll som gjer det mogleg å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon korkje av misleghald eller annan feil. Revisor si eiga rolle og plikter o Skal uttale seg om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført.

6 o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i Noreg, International Standards on Auditing, som blant anna krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon. o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga. Konklusjon o Rekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen pr o Unntaket (jf. presisering i revisjonsmeldinga) er pensjonskostnader som viser eit premieavvik. Dette er ei teknisk sak som har vore presisert i ei årrekke. Revisor sin uttale om andre tilhøve o Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og beløpa i årsrekneskapen er rimeleg i samsvar med regulert budsjett. o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrift. o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering, og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Økonomi og annan informasjon Det vert vist til årsmelding og årsrekneskap. Årsmeldinga: Det vert vist til side 3 og 4 der rådmannen sine kommentarar går fram. Volda kommune har ca. 53,7% høgare lånegjeld enn samanliknbare kommunar. Vurdering av Volda kommune sin økonomiske situasjon (side 4 31): 2.1 Resultat 2015 side Frie inntekter side Eigedomsskatt side Generelle statstilskot side Finansområdet side Investeringar side Diverse nøkkeltal side Fondsmidlar side KOSTRA side 22 Personalpolitikk - side 27 Sektorane - side 30 For meir informasjon og forklaringar må ein sjå i årsmeldinga. Rekneskapen: Rekneskapen inneheld obligatoriske skjema og samanlikningar med tidlegare år sine budsjett og rekneskap. Notane til rekneskapen fylgjer frå side 25. Å sjå på notane gir godt informasjon. Særleg bør ein merke seg note 28 Samandrag av rekneskapen, frå side 46, der bl.a. lånegjeld og akkumulert premieavvik er omtala. Note 18 omhandlar langsiktig gjeld. Avsluttande kommentar

7 Årsmeldinga og rekneskapen er oversiktlege og informative. Samrøystes uttale: 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2015, datert Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Volda kommune for rekneskapsåret 2015, som består av balanse pr , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr , investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr , og ei beskriving av vesentlege nytta rekneskapsprinsipp og andre noteopplysningar, kan godkjennast. SAK 15/16 ORIENTERING AV RÅDMANNEN OPPRUSTING AV PARKERINGSPLASSEN TIL VOLDA SKISENTER AS Rådmann Rune Sjurgard møtte. Saksopplysningar Rådmannen var innkalla for å orientere om opprusting av parkeringsplassen til Volda Skisenter AS. Viser til at det har vore ein del avisskriving vedkomande saka i Næravisa og Sunnmørsposten. Kontrollutvalet må, etter orienteringa, avgjere om dette er ei sak utvalet meiner det er grunnlag for å gå vidare i. Rådmannen orienterte i saka. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tek rådmannen si orientering til vitande. SAK 16/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN Vedlegg Prosjektplan barnevern dat Saksopplysningar Viser til prosjektplanen for prosjektet som er utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Forslag til vedtak Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet barnevern, dat Møtet slutt.

8 Ronald Hagen Toril Rødven Eide Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte