SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet. Møteprotokoll. Møtedato: 24. april 2019 Møtetid: Kl. 13:00 15:00. Kommunehuset, Stort møterom 2 etasje.

Transkript

1 SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet Møteprotokoll Møtedato: 24. april 2019 Møtetid: Kl. 13:00 15:00 Møtestad: Kommunehuset, Stort møterom 2 etasje. Saksnr.: 11/19-17/19 Følgjande medlemmer møtte Svein Rune Krakereid (Leiar) Veronica Hatlenes (Medlem) Per Egil Hellebust (Nest leiar) Følgjande medlemmer møtte ikkje Atle Svein Honningsvåg (Medlem) Mirjam Friberg (Medlem) Følgjande varamedlemmer møtte Ingen Følgjande frå administrasjonen møtte Marit Wilhemsen (Rådgjevar) Kristin Hennøen (Økonomirådgivar) Merknad til innkallinga Ingen Følgjande frå Vest Kontroll møtte Jostein Støylen (Dagleg leiar) Karoline Sighaug (Konsulent) Følgjande frå Kommunerevisjonen i Nordfjord møtte Kai Rune Solheim (Revisor).

2 Følgjande saker vart handsama SAK 11/19 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN. SAK 12/19 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SIST MØTE SAK 13/19 MELDINGAR SAK 14/19 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2019 SAK 15/19 REVISJONEN SITT AREBID MED FINANSIELL REVISJON 2018 SAK 16/19 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2018 SAK 17/19 OPPSUMERING AV TIDLIGERE ORIENTERINGSBESØK Utskrift møteprotokoll: Kommunestyret som melding til neste møte, ordførar og rådmann som orientering og kontrollutval med vara for godkjenning til neste møte. Signatur: Svein Rune Krakereid Per Egil Hellebust

3 11/ KS GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent med tilleggsaker 18/19 og 19/ Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Per Egil Hellebust 12/ KS GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Kontrollutvalet tek til vitende møteboka frå fellesmøtet med Eid Møteprotokoll frå møta Møtebok frå fellesmøtet med Eid /19 033& KS/JS MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. Frå bladet «kommunerevisoren «Løft blikket!». 14/19 033& KS GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR KU har på noverande tidspunkt ingen kommentarar til gjennomgåtte møteprotokollar. 2. KU er blitt kjent med at hovudytterdør til kommunehuset har vore låst under delar av kommunestyremøtet og påpeikar at kommunestyremøte skal være opne for publikum. Dette krav er ikkje imøtekomme dersom ytterdør blir låst i den tida møtet pågår. Saksopplysning

4 For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Selje kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang (med feit skrifttype): Administrasjonsutvalet: Arbeidsmiljøutvalet: Formannskapet: Kommunestyret: Råd for eldre og funksjonsh.: Ungdomsrådet / KS REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2018 Kontrollutvalet har, ut frå gitte og kjende opplysningar, ikkje merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret Frå revisjonen: Oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunens årsrekneskap Dokument utdelt og gjennomgått på møte av revisor. Saksopplysning I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Dette er gjort/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krav her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12.

5 Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor, er han/ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Revisjonen har orientert skriftleg og munnleg til kontrollutvalet. Jf. bl.a. melding i samband med årsavslutninga, utdelt på møtet: Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter vorte lagt til grunn. Eigen avtale er ikkje inngått 7. Revisjonsstrategi/revisjonsplan. Revisor har utarbeida revisjonsplan. Dei orienterte i kontrollutvalssak 31/ Nummerert brev. RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i året. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5 Revisjonsmelding datert , ligg føre. 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. Revisor har brukt sin møterett i kontrollutvalet når han/ho har funne det nødvendig. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Vi har ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Andre opplysningar Revisor har i revisjonsåret orientert kontrollutvalet om løpande revisjon. Oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunen sitt årsrekneskap 2018 ligg ved, og revisor vil orientere i møtet. I møtet: Revisor Kai Rune Solheim orienterte detaljert og svarte på spørsmål. Rådgjevar Marit Wilhelmsen svarte på spørsmål. 16/ JS KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2018 Samrøystes til uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2018 datert 15. april Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Selje kommune for rekneskapsåret 2018, som består av balanse pr , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift, og eit rekneskapsmesseg mindreforbruk (overskot) på kr , investeringsrekneskap, økonomiske oversikter og notar, i dette samandrag av viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast.

6 3. Kontrollutvalet støttar rådmannen om å setje av overskotet til kommunens disposisjonsfond. - Rekneskap 2018 med melding frå uavhengig revisor 2018, datert Årsrapport Rådmannen sitt saksframlegg for rekneskap Rådmannen sitt saksframlegg for Årsrapport 2018 Saksopplysning Grunnlag for kontrollutvalet si behandling er det avlagde årsrekneskapet, revisjonsmeldinga datert og den framlagde årsmeldinga. Revisor og evt. rådmann/økonomisjef vil i møtet kunne gi supplerande opplysningar. Driftsrekneskapen viser kr til fordeling i drift. (Kr i 2017) Rekneskapen er avslutta med eit rekneskapsmesseg mindreforbruk (overskot) på Kr (Kr i 2017). Revisjonsmeldinga Revisor sin konklusjon om årsrekneskapen: Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Grunnlag for konklusjonen, annan informasjon, rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen og revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen går fram av revisjonsmeldinga. Revisor konkluderer flg. om andre lovmessige krav: Dei disposisjonar som ligg til grunn for årsrekneskapet er i det alt vesentlege i samsvar med budsjettvedtak og budsjettbeløpa i årsrekneskapet stemmer med regulert budsjett. Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk. Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld dei obligatoriske skjema. Innhaldslista finn ein på side 2. Notane «1 til 27» gir veldig gode forklaringar/informasjon. Side For meir informasjon viser ein til sjølve rekneskapsdokumentet. Kommunebarometeret Utarbeida av Kommunal rapport. Konklusjon: 39% av nøkkeltala er forbetra siste år.

7 For meir informasjon viser ein til sjølve Kommunebarometeret som er førebals utgåve for Årsrapport Årsrapporten er lesarvenleg og gir god informasjon. Inndeling: 1. Kommentarar til årsrapporten 2. Fellespostar Ein vil gjere merksam på flg Rådmannen skriv: Hovudårsaka til mindreforbruket på 12,5 mill innanfor rammeområda, kjem av mindreforbrukt på løn på kr 4,3 mill og meirinntekt på tilskot og refusjonar frå stat og fylke på kr 5,6 mill, bruk av bundne fond og div. inntekter på 2,3 mill. I mindreforbruket på løn ligg m.a.at det blei ein god del lågare utgift knytt til pensjon innafor skulesektoren (Statens pensjonskasse), vakante stillingar, og vikarbruk med lågare løn enn det som opprinneleg vart lagt på stillinga i budsjettet. Meirinntekta på kr 1,7 mill på felles inntekter/utgifter er vist og forklart meir detaljert i tabelen under kap Alternativ avviksvurdering, (side 11) kjem flg. fram: Ein viser til sjølve årsrapporten side 11 for informasjon. 2.8 Sjukefråvær og IA-arbeid Viser ein liten auke frå Sjå kommentarane side Rammeområde sentraladministrasjonen 4. Rammeområde Oppvekst og kultur 5. Rammeområde Helse og omsorg 6. Rammeområde Drift og utvikling For informasjon innanfor rammeområda les i årsrapporten frå side 14. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga ikkje kjem fram noko atterhald eller presisering, årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per og resultatet for rekneskapsåret er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, har ein ingen merknad til det framlagde rekneskap for I møtet Marit Wilhelmsen orienterte detaljert og svarte på spørsmål. Kai Rune Solheim, Marit Wilhelmsen og Kristin Hennøen gikk etter denne saka.

8 17/ KS OPPSUMMERING AV TIDLIGERE ORIENTERINGSBESØK 1. Kontrollutvalet tek oppsummeringa til vitende. 2. Kontrollutvalet ser ingen verdi i orienteringsbesøk og forvaltningsrevisjon då det er valår og kommunesamanslåing. 1. Rapport frå tilsynsbesøk ved Selje skule 29.mars SAK 23/10 Tilsynsbesøk ved Flatraket skule. 3. SAK 24/10 Tilsynsbesøk ved Flatraket barnehage. 4. SAK 24/13 Orienteringsbesøk på Stadlandet eldretun. 5. SAK 25/13 Orienteringsbesøk på Stadlandet oppvekstsenter. Saksopplysningar Viser til diskusjon i forrige kontrollutvalsmøte. På grunn av kapasitetsmangel i revisjonen og prosessen med kommunesamanslåing, er det lite ønskelig å starte med nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt no. I staden kan vi foreta eit eller fleire orienteringsbesøk. Kontrollutvalet har betre lokalkunnskaper enn sekretariatet og bør komme med forslag til kor ein vil ha eventuelle orienteringsbesøk. 18/ KU KOMMUNESTYREMØTET 11. APRIL Vedtak (mot ei stemme). Kontrollutvalet har registrert at kommunestyret i møtet 11. april 2019, ikkje ynskja orientering frå kontrollutvalet representert av Vest kontroll i KS sak 014/19. Kontrollutvalet har ved fleire høve følgt opp kommunestyrevedtak i sak 006/18, og etter vedtak i KU sak 40/18 bedt sekretariatet foreta undersøkinga i samsvar med kommunestyret og kontrollutvalet sine vedtak. Resultatet er konkretisert i siste årsmelding frå kontrollutvalet. Når kommunestyret då ikkje let kontrollutvalet ved Vest kontroll leggje fram faktaopplysningar som fylgjer av dette arbeidet, så spør ein seg om grunnen. Kontrollutvalet ber kommunestyret om tilbakemelding, eventuelt vidare føringar for sitt framtidig arbeid. 19/ KU UKLÅRHEITER I DEN DIGITALE EIGEDOMSMATRIKKELEN 1. Kontrollutvalet har fått informasjon om at der er feil og uklårheiter i den digitale eigedomsmatrikkelen. KU ynskjer med bakgrunn i dette ei orientering frå rådmannen

9 om situasjonen, og spesielt ynskjer vi orientering om tvisten rundt tomtespørsmålet ved Stad hotell. 2. Kontrollutvalet oppmodar rådmannen om at det vert utført ein kvalitetssjekk av overføring av eigedomar til digital eigedomsmatrikkel. Møte i kontrollutvalet blir flyttet til Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte