MØTEPROTOKOLL. Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Medlem

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 144, Volda rådhus Dato: Tid: MØTEPROTOKOLL Faste medlemer som møtte: Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Ragnhild Folkestad Bjørn Ytrestøyl Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Leiar Nestleiar Faste medlemer som ikkje møtte: Torill Rødven Eide Funksjon Vara som møtte: Eiliv Halkjelsvik Frå Vest Kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Halldis Moltu Stilling Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling Rune Sjurgard Rådmann. I sakene 17 og 18 Henrik Skovly Økonomileiar. I sak 17. Andreaa Beleuta Økonomikonsulent. I sak 17.

2 SAKLISTE SAK 12/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 13/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 14/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 15/17 MELDINGAR SAK 16/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 SAK 17/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING SAK 18/17 VAL AV REVISOR TIL FELLESNEMNDA

3 SAK 12/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent, med tillegg av ekstrasak 18/17. Sak 18 vert å behandle når rådmannen er til stades. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Jørgen Holte. SAK 13/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den SAK 14/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet stiller spørsmål til kvifor møteprotokollen frå driftstyret (08.02) og protokoll og innkalling til ungdomsrådet (15.03 og 19.04) ikkje er publisert på heimesida til kommunen. 2. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, elles ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar som var gjennomgang: Kommunestyret Formannskapet 21.03, Driftsstyret Eldrerådet Forvaltningsutvalet 14.03, Ungdomsrådet Valnemnda Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj. Valstyret VØR styret 31.01, 28.03, Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal komm SAK 15/17 MELDINGAR Samrøstes vedtak Kontrollutvalet tok meldingane til vitende. Kontrollutvalet rår til at kommunestyret får artikkelen som vedlegg til rekneskapsuttalen.

4 Vedlegg 1. Kommunal økonomi. Hva forteller årsresultatet i kommuneregnskapet?. Datert mars SAK 16/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret Vedlegg Rapportar frå revisjonen B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1 lekk). Saksopplysningar Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen vert gjort merksam på ein del tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt påsjå-ansvar overfor rekneskapsrevisor vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året i møtet. Under finn ein kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i vegleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11 Krava her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12 Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15 Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for Generelt om revisors uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Revisor skal vurdere sin uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen, skriftlege og munnlege orienteringar frå revisjonen og forbundsbasert kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. Siste forbundsbasert kontroll var i 2016 og resultatet vart formidla til kontrollutvalet som melding. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg -dokument frå revisjonen.

5 Dette dokumentet er omfattande og detaljert, og omhandlar revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2016 rekneskapen. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira påsjå-ansvar overfor revisjonen. Frå oppsummeringa: Kommunen har eit ryddig rekneskap, men kunne vore betre dokumentert. Kommunen leverte rekneskapen i god tid til å kunne rekke fristane vidare. Kommunen har gode rutinar på vesentlege områder, som i all hovudsak vert følgt. Leiinga er oppteken av at lover og reglar skal fylgjast, og dei på økonomiavdelinga har god kompetanse for å sikre kvaliteten på rekneskapen. Det er avdekka enkelte manglar vedkomande internkontroll, men revisjonen si vurdering er at desse ikkje medverkar til vestentlege feil i rekneskapen. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter har vorte lagt til grunn. Avtale er inngått, og gjeld frå Revisjonsstrategi/planlegging. Revisor har utarbeida revisjonsplanlegging for Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 28/ Nummerert brev. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i Mislegheiter. RF 3, RF 4, KF 8 Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om direkte mislegheiter i Revisjonsmeldinga. RF 5 Revisjonsmelding ligg føre. Den er datert Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Det er ikkje grunn til å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. SAK 17/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 Rådmann, økonomileiar og økonomikonsulent var til stades under forhandlingane å orienterte og svara på spørsmål. Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2016 datert 20. april Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Volda kommune for rekneskapsåret 2016 som består av balanse pr , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på kr , investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr , samt notar og samandrag av viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast. Vedlegg - Årsmelding Rekneskap Revisjonsmelding Datert

6 Saksopplysning Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for Driftsrekneskapen viser kr til fordeling i drift. Rekneskapen er avslutta med eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på Kr (Kr i 2015). Revisjonsmeldinga Uttale om årsrekneskapen Konklusjon Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjon Rekneskapen er revidert i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, dei internasjonale revisjonsstandardane der oppgåver og plikter for revisjon av årsrekneskapen går fram, bl.a at etiske forpliktingar vert halde. Innhenta revisjonsbevis er tilstrekkelege og hensiktsmessige som grunnlag for revisjonen sin konklusjon. Anna informasjon Dette er rådmannen sitt ansvar og består av årsmelding, men inkluderer ikkje årsrekneskapen og revisjonsmeldinga. Revisjonen sin uttale inkluderer ikkje anna informasjon. Dersom revisor ved gjennomlesing av anna informasjon ser at den inneheld vesentleg feilinformasjon skal dei rapportere om det. Revisor har ingen ting å rapportere. Rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift i dette at det vert gitt eit rettvisande bilde i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. At intern kontroll som gjer det mogleg å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller feil. Revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen Formål med revisjon er å oppnå trygg sikring for at årsrekneskapen som heilskap ikkje innehald vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller utilsikta feil. Det skal giast ei revisjonsmelding som inneheld konklusjon. Revisjonen utøver profesjonelt skjønn og skepsis gjennom heile revisjonen. For tillegg sjå revisjonsmeldinga. Uttale om øvrige lovmessige krav Konklusjon om budsjett Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimeleg samsvar med regulert budsjett. Det er avvik på eit rammeområde, som er gjort greie for i årsmeldinga. Konklusjon om årsmelding Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter.

7 Konklusjon om registrering og dokumentasjon Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld alle obligatoriske skjema. Innhaldslista finn ein på side 2. Notane «1 til 15» gir svært informativ informasjon. Detaljert rekneskap, med investeringsrekneskap og balanse fylgjer også med. Årsmeldinga Årsmeldinga er lettlest og oversiktleg. Rådmannen sidene 3 og 4. Viser elles til side 2 der innhaldet elles går fram: Økonomi, del 2 side 5 til 23 Personalpolitikk, del 3 side 28 Sektorane, del 4 side 32 til 85 Avslutning Då det i revisjonsmeldinga går fram at årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per og at resultatet for rekneskapsåret også er i samsvar med lov forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, finn ein ingen grunn til fleire kommentarar. SAK 18/17 VAL AV REVISOR TIL FELLESNEMNDA Rådmann Rune Sjungard var til stades i denne saka. Han orienterte kort om prosessen rundt kommunesamanslåinga. Revisor Halldis Moltu, tilsett i Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, gikk frå som inhabil til i gi noko uttale i saka. Kontrollutvalet i Volda rår til at Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS vert valt til revisor til fellesnemnda for samanslåing av kommunane Volda og Hornindal. Vedlegg Saksopplysning Ordføraren i Volda ynskjer at kontrollutvalet kjem med ei tilråding på revisor til fellesnemnda for samanslåing av kommunane Volda-Hornindal. Norges kommunerevisorforbund har fått utarbeidd ei sjekkliste for revisor, kontrollutval og sekretariat i samband med kommunereformarbeidet. I dette dokumentet kjem flg. fram når det gjeld val av revisor til fellesnemnda: «Etter Inndelingslova 25 skal fellesmøtet mellom de aktuelle kommunestyrene som fylkesmannen kaller inn til etter at det er gjort vedtak om sammenslåing, drøfte valg av revisor for fellesnemnda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive kommunestyrene, forutsetningsvis som likelydende vedtak.

8 Inndelingsloven sier ikkje noe om kontrollutvalgets rolle i behandlingen. Praksis i frå kommunene i Vestfold (fire prosesser) er at i tre tilfeller har kommunestyrene valgt revisor etter innstilling frå kommunenes kontrollutvalg. I det siste tilfelle er det gjennomført val av revisor etter direkte vedtak i kommunestyrene. Prosjektgruppen anbefaler å følgje vanlig prosedyre ved val av revisor i kommunene, dvs. val foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Dette vil også styrke legitmiteten til det valget som gjøres. I praksis vil valg av revisor ikke volde noen problem, så lenge de kommunene som skal slå seg sammen, har samme revisor. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Her er det lovens forutsetninger at spørsmålet skal drøftes og avklares i fellesmøtet, og at kommunestyrene deretter fatter likelydende vedtak. Normal føres fellesnemndas rekneskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda» (Understrekinga framom er gjort av Vest kontroll) Ein er i den situasjon at Volda kommune vert revidert av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta). Hornindal kommune vert revidert av Kommunerevisjonen i Nordfjord (Eid, Gloppen, Hornindal, Selje, Stryn ogvågsøy). Frå Volda kommune vert det opplyst at Volda kommune fører/skal føre rekneskapen for fellesnemnda, då på eit eige ansvarsområde i kommunerekneskapen. Altså ikkje eit eige særrekneskap. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS opplyser at kostnaden vil bli helt ubetydeleg med å revidere rekneskapen for fellesnemnda, då den er ein del av kommunerekneskapen. Ut frå det opplysningane som kjem fram vil det vere mest tenleg at Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS vert valt til revisor for fellesnemnda. Møtet slutt. Ronald Hagen Leiar Jørgen Holte Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte