M Ø T E P R O T O K O L L

Transkript

1 VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 02. mai 2017 TID: kl STAD: Vågsøy rådhus, Einevarden DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Vest kontroll: Kommunerevisjonen i Nordfjord: Inger Grethe Dalehamn, leiar Jostein Mykland, medlem Klaus Iversen, medlem Randi Husevåg, medlem Jostein Støylen, dagleg leiar. Torill Monsen, revisor Vågsøy kommune: Rådmann Knut Ove Leite i sak 18. Økonomikonsulent Ellen Sølvberg i sak 18. Fråfall: Møtet var leia av: Olav Gjesdal (Ikkje meldt fråfall) Inger Grethe Dalehamn, leiar SAKLISTE SAK 12/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 13/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 14/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 15/17 MELDINGAR SAK 16/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 SAK 17/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 SAK 18/17 VÅGSØY - FLORA TIL KINN KOMMUNE

2 SAK 12/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Klaus Iversen. SAK 13/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet vart godkjent. Møteprotokoll frå møtet SAK 14/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Møteprotokollar som var til gjennomgang: o Kommunestyret: 23.03, o Formannskapet: 09.03, 20.03, o Helse og omsorgsutvalet: o Oppvekst og kulturutvalet: o Råd for funksjonshemma: o Eldrerådet: o Ungdomsråd: o Valstyret: o Viltnemnd: SAK 15/17 MELDINGAR Klaus Iversen gjorde merksam på at han har bistått Nordfjord hamn med utkastet om å leige ut eigedomen til Raudeberg Industripark Synd AS (RIS), jf. melding 2, og stilte spørsmål og sin habilitet. Kontrollutvalet meinte at Iversen ikkje var inhabil i sak 15/17 då korrespondansen kun var ei melding til kontrollutvalet, og at avtalen ikkje var ei sak til behandling/vurdering i kontrollutvalet.

3 Meldingane vert tekne til vitende. 1. Kommunal økonomi. Hva forteller årsresultatet i kommuneregnskapet?. Datert mars E-postkorrespondanse mellom Jostein Støylen og Advokat Kjetil Kvammen. Vågsøy havnerådets kompetanse. SAK 16/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 Kontrollutvalet har, ut frå gitte og kjende opplysningar, ikkje merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret Frå revisjonen: Oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunens årsrekneskap Dat I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Dette er gjort/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krav her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor, er han/ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Revisjonen orienterar munnleg i kontrollutvalsmøtet og skriftleg i kontrollutvalet..

4 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter vorte lagt til grunn. Eigen avtale er ikkje inngått, noko som bør vurderast å inngå. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsplan. Dei orienterte i møte sak Nummerert brev. RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i året. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5 Revisjonsmelding datert , ligg føre. 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. Revisor har brukt sin møterett i kontrollutvalet når han/ho har funne det nødvendig. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Vi har ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Andre opplysningar Revisor har i revisjonsåret orientert kontrollutvalet om løpande revisjon. Ved saka ligg oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunen sitt årsrekneskap Revisor vil i møtet gi ei oppsummering av revisjonsarbeidet for SAK 17/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 Rådmann Leite og økonomikonsulent Sølvberg var tilstade og orienterte. Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2016 datert 18. april Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Vågsøy kommune for rekneskapsåret 2016 som består av balanse per , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på kr , investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr , samt notar og samandrag av viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast. - Årsmelding Rekneskap Revisjonsmelding Datert Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for Driftsrekneskapen viser kr til fordeling i drift. Rekneskapen har avslutta med eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på Kr (Kr i 2015).

5 Revisjonsmeldinga Uttale om årsrekneskapen Konklusjon Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Grunnlag for konklusjon Rekneskapen er revidert i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, dei internasjonale revisjonsstandardane der oppgåver og plikter for revisjon av årsrekneskapen går fram, bl.a at etiske forpliktingar vert halde. Innhenta revisjonsbevis er tilstrekkelege og hensiktsmessige som grunnlag for revisjonen sin konklusjon. Anna informasjon Dette er rådmannen sitt ansvar og består av årsmelding, men inkluderer ikkje årsrekneskapen og revisjonsmeldinga. Revisjonen sin uttale inkluderer ikkje anna informasjon. Dersom revisor ved gjennomlesing av anna informasjon ser at den inneheld vesentleg feilinformasjon skal dei rapportere om det. Revisor har ingen ting å rapportere. Rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift i dette at det vert gitt eit rettvisande bilde i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. At intern kontroll som gjer det mogleg å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller feil. Revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen Formål med revisjon er å oppnå trygg sikring for at årsrekneskapen som heilskap ikkje innehald vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller utilsikta feil. Det skal giast ei revisjonsmelding som inneheld konklusjon. Revisjonen utøver profesjonelt skjønn og skepsis gjennom heile revisjonen. For tillegg sjå revisjonsmeldinga. Uttale om øvrige lovmessige krav Konklusjon om budsjett Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimeleg samsvar med regulert budsjett. Konklusjon om årsmelding Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld alle obligatoriske skjema.

6 Notane jf. oversikt side 19 «1 til 23» gir svært informativ informasjon. Detaljert rekneskap, med investeringsrekneskap og balanse fylgjer også med. Utover dette viser vi til dokumentet Rekneskap Årsmeldinga Årsmeldinga er enkel, lettlest og oversiktleg. Rådmannen sidene 4 til 10. Økonomi side 11 og utover. Ved å lese årsmeldinga får ein god oversikt også over rekneskapen. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga går fram at årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per og at resultatet for rekneskapsåret også er i samsvar med lov forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, finn ein ingen grunn til fleire kommentarar. SAK 18/17 KOMMUNESAMANSLÅING VÅGSØY - FLORA 1. Kontrollutvalet tok informasjonen i saka til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner det bør arrangerast eit møte med kontrollutvalet i Flora og ber leiar og sekretariatet jobbe for å få dette arrangert. - Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) av , Lovdata. - NKRF Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutval og sekretariat. Eg viser til vedlegga og særleg til pkt. 4 i vedlagde sjekkliste (NKRF), der kontrollutvalet og kontrollutvalssekretariatet si rolle er beskrive: Pkt. 4.1 Kontrollutvalet si funksjonstid Kontrollutvalet fungerer fram til ny kommune er etablert. Pkt. 4.2 Val av revisor til fellesnemnda Skal skje etter vedtak i dei respektive kommunestyra etter innstilling frå kontrollutvala. Pkt. 4.3 Kven skal revisor rapportere til Dei aktuelle kommunane. Pkt. 4.4 Val av revisor i den nye kommunen Kontrollutvala skal gi kvar si innstilling til fellesnemnda som avgjer. Pkt 4.5 Val av kontrollutvalssekretariat for den nye kommunen Kontrollutvala skal gi kvar si innstilling til fellesnemnda som avgjer. Pkt. 4.6 Kontrollutvalet sin fokus etter vedtak om samanslåing ar fatta «Her og no fokus». Pkt. 4.7 Rekneskapsrevisjon Felles kommunestyremøte skal drøfte val av revisor for verksemda i fellesnemnda.

7 Pkt 4.8 Forvaltningsrevisjon Bør plan for forvaltningsrevisjon vurderast endra? Pkt. 4.9 Selskapskontroll Bør ein ha fokus på kommunane sin strategi for med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløysingar? Pkt 4.10 Vurdere konsekvensar for eige selskap Sekretariatet og revisjonen må etter kvart vurdere konsekvensar samanslåingane vil få for selskapa. Kontrollutvalet drøfta eit fellesmøte med kontrollutvalet i Flora. Inger Grete Dalehamn Leiar Klaus Iversen Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kommunerevisjonen i Nordfjord. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering.