Faste medlemmar som møtte: Namn Funksjon Representerer Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol

Transkript

1 SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Sande rådhus - Formannskapssalen Dato: Tid: :45 Faste medlemmar som møtte: Namn Funksjon Representerer Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol Leiar Nestleiar Asbjørn Støylen Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Namn Aina Strand Wenche Gjerde Sætre Varamedlemmar som møtte: Namn Torbjørn Rekdal Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Namn Stilling Halldis Moltu Revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Namn Stilling Oddbjørn Indregård Kst. rådmann. I sakene 18, 19 og 21 Kjell Ristesund Konsulent på kommunekassa. I sakene 18 og 19 Side 1 av 10

2 SAKLISTE SAK 13/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 14/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 15/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 16/17 MELDINGAR SAK 17/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 SAK 18/17 ÅRSMELDING OG REKNESKAP FOR SANDE NÆRINGSFORUM 2016 SAK 19/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 SAK 20/17 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN SAK 21/17 FLEIRBRUKSHALLEN PÅ LARSNES - ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN Side 2 av 10

3 SAK 13/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vart godkjent. SAK 14/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den Saksopplysningar i møtet I denne saka orienterte Halldis Moltu, noko ho var beden om av kontrollutvalet, om tilsetjinga av rektor ved Larsnes skule og vilkåra for henne kombinert med varaordførarvervet i Herøy kommune. Rektor hadde opplyst om alle tilhøve før tilsetjinga. SAK 15/17 GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet meiner møteplan for dei ulike utvala bør vere lett tilgjengeleg for publikum, det same gjeld møteprotokollane. Saksopplysning Gjennomgang av møteprotokollar er oppfølging av vedtak, samt at avvik som t.d. habilitet, sakshandsaming, opplysningar m.v. gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve i kommunen. Møteprotokollar som var gjennomgang: Kommunestyret 07.03, Formannskapet 04.04, Helse- og oppvekstutvalet Næring, teknisk og miljøutvalet Kommunalt råd for likestilling av funksjonshemma Eldrerådet Ungdomsrådet Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet Valstyret SSR IKS styret 18.08, 27.09, 26.10, 04.11, SSR IKS representantskapet 09.03, 19.05, Side 3 av 10

4 SAK 16/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tok meldingane til vitende. Vedlegg 1. Kommunal økonomi. Hva forteller årsresultatet i kommuneregnskapet?. Datert mars Sande kommune kommunestyret. 2017/ /2017. KONTROLLUTVALET I SANDE ÅRSMELDING FOR Datert Sande kommune kommunestyret. 2017/ /2017. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN FOR SANDE KOMMUNE KONTROLLRAPPORT, ÅRSMELDING Datert SAK 17/17 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2016 Kontrollutvalet vil stille spørsmål og få orientering frå B-dokumentet og vedtok å lukke møtet etter kommunelova 31 nr 2. Jf. offl lekk. Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret 2016 for Sande kommune inkl. Sande Næringsforum KF. Vedlegg 1. Rapport frå revisjonen. B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1. lekk) Saksopplysning Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen, og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen, vert gjort merksam på tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Under finn ein kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krava er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. Side 4 av 10

5 3. Dokumentasjon av revisor si uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen, skriftlege og munnlege orienteringar frå revisjonen og forbundsbasert kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. Siste forbundsbasert kontroll var i 2016 og resultatet vart formidla til kontrollutvalet som melding. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg -dokument frå revisjonen. Dette dokumentet er omfattande og detaljert, og omhandlar revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2016 rekneskapen. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira påsjå-ansvar overfor revisjonen. Frå oppsummeringa om revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon: Kommunen har eit ryddig og rimeleg godt dokumentert reknesnak (men absolutt forbetringspotensiale), som er levert til revisjonen i god tid for å kunne rekke fristane vidare. Kommunen har gode rutiner som i all hovudsak vert fulgt. Leiinga er opptatt av at lover og reglar skal fylgjast, og løkonomiavdelinga har god kompetanse for å sikre kvaliteten på rekneskapen. Det er avdekka enkelte manglar vedkomande intern kontroll, men revisjonen si vurdering er at desse ikkje medverkar til vesentlege feil i rekneskapen. Forholda er heller ikkje så vesentlege at revisjonen har funne det nødvendig å sende nummererte brev. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsplan for Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 39/ Nummerert brev. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i Revisjonsmelding. RF 5 Revisjonsmeldingar ligg føre. Revisjonsmelding for kommunen er datert og revisjonsmelding for Sande næringsforum KF er datert Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har fylgd si møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Der er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. SAK 18/17 REKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 SANDE NÆRINGSFORUM KF Samrøystes uttale 1 Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2016 datert 21. april Side 5 av 10

6 2 Kontrollutvalet meiner den framlagde særrekneskapen for Sande Næringsforum KF som viser eit negativt netto driftsresultat på kr ,75 og eit rekneskapsmessig meirforbruk kr ,22 kan godkjennast. Særrekneskapen består av balanse, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og notar, i dette eit samandrag av viktige rekneskapsprisnipp. 3. Kontrollutvalet registrerer at selskapet er opphøyrt og balanseverdiane pr er oppgjort. Vedlegg - Revisjonsmelding Rekneskap og årsmelding 2016 Saksopplysningar Viser til vedlegga til saka, kontrollutvalssak 17/17 Revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon 2016, samt gjennomgangen i møtet. Årsrekneskapen viser eit negativt netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr ,22. Revisjonsmeldinga Svært viktig dokument for å vurdere uttale til rekneskapen. Uttale om årsrekneskapen Konklusjon Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med rekneskapslova sine reglar, tilleggsbestemmelsar i lov forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjon Rekneskapen er revidert i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Noreg, dei internasjonale revisjonsstandardane der oppgåver og plikter for revisjon av årsrekneskapen går fram, bl.a at etiske forpliktingar vert halde. Innhenta revisjonsbevis er tilstrekkelege og hensiktsmessige som grunnlag for revisjonen sin konklusjon. Anna informasjon Dette er leiinga sitt ansvar og består av årsmelding, men inkluderer ikkje særrekneskapen og revisjonsmeldinga. Revisjonen sin uttale inkluderer ikkje anna informasjon. Dersom revisor ved gjennomlesing av anna informasjon ser at den inneheld vesentleg feilinformasjon skal dei rapportere om det. Revisor har ingen ting å rapportere. Styret og dagleg leiar ansvar for årsrekneskapen Å utarbeide særrekneskap i samsvar med lov, forskrift i dette at det vert gitt eit rettvisande bilde i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. At intern kontroll som gjer det mogleg å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller feil. Revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen Formål med revisjon er å oppnå trygg sikring for at særrekneskapen som heilskap ikkje innehald vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller utilsikta feil. Det skal giast ei revisjonsmelding som inneheld konklusjon. Revisjonen utøver profesjonelt skjønn og skepsis gjennom heile revisjonen. For tillegg sjå revisjonsmeldinga. Side 6 av 10

7 Uttale om øvrige lovmessige krav Konklusjon om registrering og dokumentasjon Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Konklusjon om årsmelding Opplysningane i årsmeldinga om særrekneskapen er konsistente med særrerekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrift. Rekneskapen Viser til dokumentet som er vedlagt. Årsmeldinga Viser til dokumentet som er vedlagt. Frå forhandlingane i møtet Rådmann Oddbjørn Indregård og konsulent ved kommunekassa Kjell Ristesund møtte. Dei orienterte og svara på spørsmål. SAK 19/17 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2016 Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2016 datert 26. april Kontrollutvalet meiner at Sande kommune sitt årsrekneskap som viser kr til fordeling drift, eit positivt netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr kan godkjennast. Årsrekneskapen er sett saman av balanse per , driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske, notar medrekna samandrag av viktige rekneskapsprinsipp. 3. Kontrollutvalet gjer merksam på at årsrekneskapen viser avvik i høve til regulert budsjett på fleire rammeområde. Vedlegg: - Revisjonsmelding Rekneskap Årsrapport 2016 Saksopplysningar Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for Driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift. (kr i 2015) Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr (Kr i 2015). Revisjonsmeldinga Uttale om årsrekneskapen Konklusjon Side 7 av 10

8 Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjon Rekneskapen er revidert i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, dei internasjonale revisjonsstandardane der oppgåver og plikter for revisjon av årsrekneskapen går fram, bl.a at etiske forpliktingar vert halde. Innhenta revisjonsbevis er tilstrekkelege og hensiktsmessige som grunnlag for revisjonen sin konklusjon. Anna informasjon Dette er rådmannen sitt ansvar og består av årsmelding, men inkluderer ikkje årsrekneskapen og revisjonsmeldinga. Revisjonen sin uttale inkluderer ikkje anna informasjon. Dersom revisor ved gjennomlesing av anna informasjon ser at den inneheld vesentleg feilinformasjon skal dei rapportere om det. Revisor har ingen ting å rapportere. Rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift i dette at det vert gitt eit rettvisande bilde i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. At intern kontroll som gjer det mogleg å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller feil. Revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen Formål med revisjon er å oppnå trygg sikring for at årsrekneskapen som heilskap ikkje innehald vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av mislegheiter eller utilsikta feil. Det skal giast ei revisjonsmelding som inneheld konklusjon. Revisjonen utøver profesjonelt skjønn og skepsis gjennom heile revisjonen. For tillegg sjå revisjonsmeldinga. Uttale om øvrige lovmessige krav Konklusjon om budsjett Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimelig samsvar med regulert budsjett. Det er avvik fleire rammeområde, som er gjort greie for i årsmeldinga. Konklusjon om årsmelding Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Økonomisk og annan informasjon Her vert det vist til årsrapport og årsrekneskap for 2016 som fylgjer saka. Rekneskapen Rekneskapen inneheld dei obligatoriske opplysningane og notane som gir god informasjon. Årsrapport Det vert vist til dokumentet og særleg til omtalen av dei økonomiske tilhøva. Side 8 av 10

9 Oppsummering For å gi uttale om rekneskapen er det særleg viktig å sjå over det som handlar om økonomi i årsmelding og rekneskap. Frå forhandlingane i møtet Rådmann Oddbjørn Indregård og konsulent ved kommunekassa Kjell Ristesund møtte. Dei orienterte og svara på spørsmål. Det vart stilt spørsmål om obligasjonslån på 57 mill. som løpe til Rådmannen vil undersøke og gi skriftleg tilbakemelding på om dette lånet er i samsvar med dei kommunen retningslinene. Det vart vidare stilt spørsmål om kommunen har sikra eigenkompetansen i samsvar med finansforskrifta, som ein då også ber rådmannen kome med skriftleg tilbakemelding på. SAK 20/17 UNDERSKRIFT MØTEPROTOKOLL Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Torbjørn Rekdal. SAK 21/17 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN FLEIRBRUKSHALLEN PÅ LARSNES Kontrollutvalet tok orienteringa frå konstituert rådmann Oddbjørn Indregård om fleirbrukshallen på Larsnes, til vitende. Kontrollutvalet oppmodar rådmannen i få til endelege avtale med Larsnes Idrettslag for refusjon/tilbakebetaling til kommunen og få den politisk behandla snarast råd. Saksopplysning KST rådmann Oddbjørn Indregård vil orientere om fleirbrukshallen på Larsnes. Frå forhandlingane i møtet Konstituert rådmann Oddbjørn Indregård møtte og orienterte og svara på spørsmål. Indregår opplyste om sine vert (tidlegare og noverande verv av omsyn til sin habilitet). Han er medlem i valkomiteen i Larsnes Idrettslag, men er ikkje medlem av styret, og er såleis heller ikkje direkte inhabil i saka etter forvaltningslova. Indregård har vore saksbehandlar i kommunen for å få tilskot frå tippemidlane. Kjell Hauge har vore byggeleiar etter ynskje om han kan om kommunalt prosjekt då ein ville ha refundert/kompensert meirverdiavgifta (momskompensasjon). Prosjektet vart starta for ca. tre år sida. Etter det kom sløydsalsaka inn og dette med baserom (tilpassingsrom). Dette gjorde at saka fekk eit anna preg. Gymsal-saka gjorde at det vart auka kostnad. Kostnadsfordelinga vart vedteke/avtala mellom idrettslaget og kommunen. Prosjektet har såleis endra seg undervegs og det er her «striden» står om kven som skal betale for kva. Indregård har pr dato ikkje innblikk i dette. I mai/juni 2016 fekk Sande kommune første e-post frå Idrettslaget der dei ba om eit møte for å få klarheit i kva sluttoppgjeret var. Møtet skulle Indregår ta på vegne av kommunen. Side 9 av 10

10 På møtet ville idrettslaget vite kva dei skulle betale og var usikre på svaret ville bli. Dei fryktar at summen var høgare enn dei hadde sett føre seg. Partane skulle danne seg oversikter og idrettslaget skulle gi til kjenne kva dei hadde muligheit for å klare å betale Deretter ein rekke møte for å få til avklaringar. Det viste seg etter kvart at banken hadde trekt tilsagnet om lånet til idrettslaget, då her idrettslaget ikkje hadde følgt opp. Idrettslaget har lova at dei skal betale inn til kommunen kr pr år. Kommunen synest dette tilbodet er for dårleg og har bede dei kome med eit betra tilbod. Hallen er betalt av kommunen, dei har fått ut spelemidlane, fått av idrettslaget det dei hadde på bok, mva tilhøve er avklara. Resten på ca. 4 mill. er også betalt av kommunen som ein då ber om refusjon på. Ikkje noko er uteståande til entreprenørar osv. Sande kommune må få tilbake frå idrettslaget osv. det dei kan få. Det var antyda at Idrettslaget har betalt inn ca. 3.1 mill. Møtet slutt. OLAV MYKLEBUST Leiar TORBJØRN REKDAL Varamedlem Utskrift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 10 av 10