ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Jon Åge Eidem Varamedlemer som møtte: John Osnes Møtte for Jon Åge Eidem Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 45. Verner Larsen Rådmann, i sak 45. Side 1 av 7

2 SAKLISTE SAK 40/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 41/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 42/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 43/17 MELDINGAR SAK 44/17 TILSYNSRAPPORT TVUNGEN HELSEHJELP ETTER PASIENT- OG BRUKARRETTIGHEITSLOVA KAP. 4A SAK 45/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING SAK 46/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 47/17 REVISJONSPLANLEGGING 2017 FINANSIELL REVISJON SAK 48/17 SELSKAPSKONTROLL AV SSR IKS Side 2 av 7

3 SAK 40/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Spørsmål om habilitet vert å ta opp under sak Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Asbjørn Gaustad. SAK 41/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokoll frå møtet vert godkjent. Møteprotokoll frå møtet SAK 42/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved at formannskapssak PS 17/74 ikkje vart handsama i levekårsutvalet før handsaminga i formannskapet. Utvalet vil peike på at sakshandsaminga må fylgje etablerte rutinar/reglar dersom det ikkje ligg føre tungtvegande grunnar til å fråvike saksgangen. Saksopplysning Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Teknisk utval Valnemnda Valstyret SAK 43/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Ulstein Kommune, Politisk sekretær Svein Arne Orvik. E-post: Invitasjon til kommunestyremøte kl. 18. Datert Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Rapport etter tilsyn. Kommunal beredskapsplikt. Datert Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Tilsynsrapport introduksjonsloven Ulstein kommune. Datert Side 3 av 7

4 SAK 44/17 TILSYNSRAPPORT - TVUNGEN HELSEHJELP ETTER PASIENT OG BRUKARRETTIGHEITSLOVA KAP. 4A 1. Kontrollutvalet tek tilsynsrapporten og avslutninga av tilsynet ifrå fylkesmannen til vitende. 1. Helsetilsynet Fylkesmannen. Rapport frå tilsyn med Tvungen helsehjelp etter pasientog brukarrettigheitslova kapittel 4A ved Ulstein kommune Datert Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Avslutning av tilsyn Tilsyn pasient og brukerrettighetsloven kap. 4A Ulstein kommune. Datert Fylkesmannen i Møre og Romsdal har utarbeidd systemrevisjon i Ulstein kommune i perioden Viser til vedlegg 1. Tilsynet skulle undersøke om Ulstein kommune sørgjer for at helsehjelp til pasientar som motsett seg hjelp vert vurdert og gjennomført i tråd med vilkåra i pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A, slik at ulovleg bruk av tvang ikkje skjer i kommunen. Fylkesmannen såg mellom anna på om: o pasienten sin samtykkekompetanse vert vurdert o kommunen yter somatisk helsehjelp med tvang utan at dette er vurdert opp mot pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A Avvik Ulstein kommune har ikkje eit system som sørgjer for at helsehjelp vert vurdert opp mot regelverket i pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A. (Sjå side 3 i vedlegg 1) Fylkesmannen - avslutning av tilsyn Viser til vedlegg 2. Ulstein kommune har gjeve tilbakemelding til Fylkesmannen om arbeidet med å lukke avviket. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltak som er sett i verk som tilstrekkeleg. Tilsynet er difor med dette avslutta. Sak 45/17 vert utsett til kl. 10:30 når dagleg leiar i UEKF og rådmann er kalla inn. SAK 45/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING Orienteringa frå rådmann og dagleg leiar i UEKF vert teken til vitende. Ulstein Eigedomsselskap. Rapport om prosjekt Ulstein Arena. Datert Unnateke offentleg innsyn, jf. Offl (Sendt til medlemer/vara som skal møte per post) Saksopplysning Viser til rapport av , utarbeida av Ulstein Eigedomsselskap KF. Side 4 av 7

5 Rådmann og dagleg leiar i UEKF møtte og orienterte om prosjektet. Særleg om framdrift og dei økonomiske tilhøva. Til møtet låg det også føre rapport frå UEKF som ikkje var unnateke offentleg innsyn. Kontrollutvalet vedtok etter framlegg frå leiaren å lukke møtet under handsaminga av punktet om økonomi i Ulstein Eigedomsselskap sin rapport om Ulstein Arena, med heimel i kommunelova ledd, jamfør offentleglova ledd. Grunngivinga for å lukke møtet og unnta denne informasjonen frå offentleg innsyn på dette tidspunktet, er omsynet til kommunen sin forhandlingsposisjon overfor leverandørar. Etter gjennomgangen/spørsmåla vedkomande punktet om økonomi vart møtet vedteke opna igjen. SAK 46/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for Leiar- og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2018 pålydande kr ,-. Dette er same beløp som føregåande år. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. Side 5 av 7

6 «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. SAK 47/17 REVISJONSPLANLEGGING FINANSIELL REVISJON 1. Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2017 finansiell revisjon, for Ulstein kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. 2. Kontrollutvalet ber kommunalsjef helse og omsorg Marit Botnen orientere i neste møte om avviksrapportering vedkomande «medisinering i Pleie- og omsorgstenesta». - B-dokument. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved oppdragsansvarleg revisor Halldis Moltu, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Oppdragsvurdering - Beskrivelse av verksemda - Riskoanalyse - Fastsetjing av vesentlegheitsgrense - Bemanning og budsjettert forbruk I den grad det er nødvendig vil revisor gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka. Leiaren i kontrollutvalet tok opp spørsmål vedkomande habilitet for revisjonen. Det vart orientert og gitt svar frå sekretariatet. Det var ikkje grunnlag for å stille spørsmål ved habiliteten. Leiaren tok opp om det var behov for gjennomgang og spørsmål til B-dokumentet, i så fall må møtet lukkast. Under drøftinga kom det fram at det var behov for gjennomgang og spørsmålsstilling. Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet under orienteringa og spørsmålsstilling til revisor, jf. Kommunelova 31, nr. 2, jf. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr. 2. Etter gjennomgangen/spørsmålet vedkomande planleggingsdokumentet vart møtet vedteke opna igjen. Side 6 av 7

7 Ein avbraut møtet for å utføre sak 45 då rådmann og dagleg leiar i UEKF vart innkalla til kl Møtet vart då opna møtet igjen for å ta sak 45/17. SAK 48/17 SELSKAPSKONTROLL AV SSR IKS Kontrollutvalet vil ikkje ta stilling til nokon selskapskontroll utan at kontrollutvalet i Hareid kjem med detaljert informasjon om kva ein slik kontroll skal gå ut på. Forslaget frå sekretariatet Kontrollutvalet går inn for å få utført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS. Dette i fellesskap med kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. Fellesforslag frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vil ikkje ta stilling til nokon selskapskontroll utan at kontrollutvalet i Hareid kjem med detaljert informasjon om kva ein slik kontroll skal gå ut på. Dei to forslaga vart sette opp mot kvarandre og fellesforslaget vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Hareid gjorde i sak 36/17 slikt vedtak: «Kontrollutvalet ber sekretariatet ta opp med kontrollutvala i Ulstein, Herøy og Sande om felles selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS.» I første omgang gjeld dette å få klargjort om alle dei fire kontrollutvala kan verte samde om ein kontroll. Dersom alle er samde om ein kontroll tek vi seinare opp plan for kontrollen. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar Asbjørn Gausdal Nestleiar Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 7 av 7