MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Ragnhild Folkestad

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 137, Volda rådhus Dato: Tid: MØTEPROTOKOLL Faste medlemer som møtte: Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Ragnhild Folkestad Leiar Nestleiar Faste medlemer som ikkje møtte: Bjørn Ytrestøyl Torill Rødven Eide Funksjon Vara som møtte: Anne Helen Sundalsfoll Elin Mari Løvøy Wilhelmsen Frå Vest Kontroll møtte: Jostein Støylen Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Halldis Moltu Stilling Dagleg leiar Stilling Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling Rune Sjurgard Rådmann. I sak 40 Rune Totland Teknisk sjef. I sak 40 Kjell Magne Rindal Eigedomssjef. I sak 40

2 SAKLISTE SAK 34/17 SAK 35/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 36/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 37/17 TILSYNSRAPPORT KOMMUNAL BEREDSKAP SAK 38/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 39/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING SAK 40/17 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN INVESTERINGSPROSJEKT 2017

3 SAK 34/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Ragnhild Folkestad. SAK 35/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Møteprotokollen frå møtet den SAK 36/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Eldrerådet Forvaltningsutvalet Ungdomsrådet Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj Valstyret Fellesnemnd for nye Volda kommune Tenesteutval for oppvekst og kultur Tenesteutval for helse og omsorg Dokumenta skal gjennomgåast med tanke på feil, opplysningar m.v. som kjem fram og som gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve, samt oppfølging av vedtekne saker. SAK 37/17 TILSYNSRAPPORT KOMMUNAL BEREDSKAP 1. Kontrollutvalet tek tilsynsrapport av vedkomande Kommunal beredskapslikt til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om tilbakemelding med dokumentasjon (korrespondansen med Fylkesmannen) på korleis avvika er lukka innan Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Rapport etter tilsyn. Kommunal beredskapsplikt. Volda kommune. Datert Lovdata. Forskrift om kommunal beredskapsplikt. Siste retting

4 Saksopplysning Fylkesmannen utførte tilsyn i Volda kommune Føremålet med tilsynet er å sjå til om Volda kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekte to avvik. To forhold er kommenterte som merknader. Avvik nr. 1 Volda kommune sin heilskaplege ROS-analyse oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, litra e). Utdjupande kommentar: ROS-analysen manglar ei vurdering av kommunen si evne til å oppretthalde si verksemd etter at uønska hending har skjedd. Avvik nr. 2 Volda kommune sin heilskaplege ROS-analyse oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 1. ledd. Utdjupande kommentar: Kommunen kan ikkje dokumentere at beredskapsplanen er øvd i trå med forskriftskravet, som er kvart anna år. Kommunens rutinar for øving må justerast slik at kriseleiing og kommunen sin beredskapsplan skal øvast kvart anna år i tråd med forskrifta. Merknad nr. 1 Kommunen bør: Jf. sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, lage ein handlingplan med prioriteringar for oppfølging av funn frå ROS-analysen. Denne bør danne grunnlaget ved utarbeiding av kommunal planstrategi/og i kommuneplanen sin samfunnsdel og arealdel, der ein ser på kommunen sitt planbehov, utgreiingsbehov og oppfølging av tiltak for ivareta samfunnstryggleiken. Merknad nr. 2 Kommunen bør: Revidere beredskapsplanen med utgangspunkt i ny handlingplan til ROS-analysen, for betre å imøtekome forskriftstskrava. Vurdere om varslingslister og oversikt over ressursar kan flyttast til CIM. Flytte/kopiere oversikt over andre beredskapsplanar i kommunen frå vedlegg 5, til beredskapsplanen slik at det gjer betre oversikt, ev. flytte oversikta til styringsdokumentet. Dette for å betre å imøtekome forskriftskrava om å samordne og integrere dei øvrige beredskapsplanane i kommunen. Kommunen har frist til for å lukke avvika.

5 SAK 38/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2018 pålydande kr ,-. Dette er same beløp som føregåande år. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett.

6 SAK 39/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga ifrå sektorsjef innan kultur og service, Inger-Johanne Johnsen, til orientering. Kontrollutvalet kan ikkje, ut ifrå tilbakemelding ifrå sektorsjef innan kultur og service, sjå noko avvik innan offentlegheita i kommunal sektor. 1. Volda kommune, sektorsjef kultur og service Inger-Johanne Johnsen. SVAR PÅ SPØRSMÅL OM OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR. Datert Volda kommune, Kontrollutvalet. KU-sak 31/17. OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR. Datert Saksopplysning Viser til vedlegg 2 der Kontrollutvalet i sak 31/17 stilte spørsmål til Volda kommune kring offentlegheita i kommunal sektor. I vedlegg 1 svarar sektorsjef innan kultur og service på følgjande spørsmål: Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutiner for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Har kommunen skriftlege prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ? 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? SAK 40/17 ORIENTERING RÅDMANNEN INVESTERINGSPROSJEKT 2017 Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitende. Utdrag frå kommunestyresak PS 172/16 Årsbudsjett 2017 og økonomiplan Saksopplysningar Kontrollutvalet tok opp i KU-sak 29/17 om at dei vil ha ei sak opp i neste møte vedkomande oppfølging av investeringar, jf. budsjett 2017.

7 I møtet Rådmann Rune Sjurgard, teknisk sjef Rune Totland og eigedomssjef Kjell Magne Rindal orienterte om investeringsprosjekt Rådmannen opplyste at investeringsbudsjettet er langt større enn det er mogleg å gjennomføre, og det vert jobba med å få investeringslysta ned på eit realistisk nivå. Det vart stilt spørsmål om ein har nødvendig ekspertise til å ta seg av prosjekta (i dette tilbodsutlysingane og kontraktsoppfølgingane). Dette er tilhøve kommunen jobbar med å bli betre på. Kommunen er no langt strengare på å følgje opp kontraktar enn tidlegare. Ein var også inne på om det var vurdert å få til interkommunal eller eiga innkjøpsteneste. Møtet slutt. Ronald Hagen Leiar Ragnhild Folkestad Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte