ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Hasund Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Hasund Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Jon Åge Eidem Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Møtte for Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Revisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 08. 1

2 SAKLISTE Sak 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteprotokoll. Sak 02/17 Godkjenning av møteprotokoll frå siste møte. Sak 03/17 Gjennomgang av møteprotokollar Sak 04/17 Gjennomgang av møteprotokollar Sak 05/17 Kontrollrapport - årsrapport 2016 Skatteoppkrevjarfunksjonen. Sak 06/17 Årsmelding kontrollutvalet Sak 07/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Sak 08/17 Meldingar. Sak 09/17 Orientering om Arena Ulstein Sak 10/17 Møteplan 2017 Sak 11/17 Orienteringar 2

3 SAK 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL Innkalling og sakliste vart godkjent. Sak 09 vert å behandle etter sak 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiar, vart vald Jon Åge Eidem. SAK 02/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokoll frå møtet vart godkjent. SAK 03/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møtebøker. Møteprotokollar som vart til gjennomgang: Kommunestyret: Formannskapet: Formannskapet som klageorgan: - Teknisk utval: Levekårsutvalet: Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: - Ungdomsrådet Siste protokoll lagt ut er Arbeidsmiljøutvalet: - Administrasjonsutvalet: - Valnemnda: - Valstyret: - SSR IKS styre: SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap KF: - SAK 04/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret:

4 Formannskapet: Formannskapet som klageorgan: - Teknisk utval: Levekårsutvalet: Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: Ungdomsrådet Siste protokoll lagt ut er Arbeidsmiljøutvalet: Administrasjonsutvalet: Valnemnda: Valstyret: SSR IKS styre: SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap KF SAK 05/17 KONTROLLRAPPORT ÅRSMELDING 2016 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN /uttale 1. Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren si årsmelding, Skatterekneskapen og Årsmeldinga for interkommunal arbeidsgivarkontroll Kontrollutvalet meiner at kommunen må stille krav om at den Interkommunale arbeidsgivarkontrollen utfører talet på årlege kontrollar i samsvar med Skatteetaten sine krav. - Kontrollrapport 2016 frå Skatteetaten, av Årsrapport 2016 Skatteoppkrevjaren, av Årsrekneskap 2016 for skatterekneskapen, av Årsmelding Interkommunal arbeidsgivarkontroll 2016, av ar Det vert vist til kontrollrapporten frå Skatteetaten, årsrapporten frå Skatteoppkrevjaren, skatterekneskapen. Fylgjande kjem fram av vedlagde dokument og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna intern kontroll. - Rekneskapsføringa, rapporteringa og framlegginga av rekneskapen. - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane. - Det innkrevjingsarbeidet som er utført - Utføringa av arbeidsgivarkontrollen Ikkje tilfredsstillande: - Innkrevjingsarbeidet er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang - Arbeidsgivarkontroll er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang, 2,3% (1,5 % i 2015), medan kravet var 5%. Innkrevjinga/skatteinngangen: 4

5 - Det vert vist til Skatteetaten sin kontrollrapport pkt Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren pkt. 3 og skatterekneskapen. - Kommunen sin del av skatteinngangen i 2016 er kr I 2015 var skatteinngangen kr Dvs. ein nedgang på kr , 4,7% - Budsjettert skatteinngang for 2016 var kr Skatteinngang i høve til budsjettert skatteinngang er positiv med Jf. pkt i Skatteoppkrevjaren sin Årsrapport. SAK 06/17 ÅRSMELDING 2016 FOR KONTROLLUTVALET Samrøystes innstilling Kommunestyret tek årsmeldinga for kontrollutvalet for 2016, til etterretning. Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Ulstein. Utarbeidd av Vest Kontroll. Viser til årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Ulstein som ligg ved. SAK 07/17 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan PPT. 2. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet Tidleg innsats PPT, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Prosjektplan Tidleg innsats PPT. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Saksutgreiing Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i sak PS 89/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Utgreiingskapasitet og førebyggjande arbeid PPT-tenesta. Barnevernstenesta. Overtid og vikarbruk (Pleie og Omsorg). Sjukefråvere (Pleie og Omsorg) Innkjøp og anbodsprosess (sektor/teneste/avdeling) KOSTRA analyse (sektor/teneste/avdeling) Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS har gitt tilbakemelding om at dei ser eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan PPT som aktuelt i Ulstein. Av prosjektområda for forvaltningsrevisjon i komande planperiode, var det stor oppslutning for eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor PPT, og då knytt til PPT og tidleg innsats. 5

6 Det var generelt stor oppslutning for dette prosjektområdet i alle dei sju kommunane på Søre Sunnmøre, og dette gir høve til ein felles gjennomgang. Søre Sunnmøre kommunerevisjon har difor utarbeida ein prosjektplan for eit eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats PPT, der spissing av målsetting og problemstilling er skissert. Her peikar revisor på at ein får høve til ei samanlikning med dei andre kommunane sin praksis når fleire kommunar går for forvaltningsrevisjon innan same prosjektområde. Viser elles til Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS sin prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats PPT, som ligg ved. SAK 08/17 MELDINGAR Meldingane vart tekne til vitende. Meldingane 5. og 6. vart tekne til orientering. 1. Melding om vedtak kommunestyret i Ulstein : PS 16/91: Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Tiltak, tilsyn, rutinar 2. Melding om vedtak kommunestyret i Ulstein : PS 16/92: Forvaltningsrevisjonsrapport - Vatn og avløp 3. Melding om vedtak kommunestyret i Ulstein : PS 16/89: Plan for forvaltningsrevisjon Melding om vedtak kommunestyret i Ulstein : PS 16/90: Plan og retningsliner for selskapskontroll NKRF Kvalitetskontrollkomité: Forbundsbasert kvalitetskontroll utført Notat frå SSKR IKS v/revisjonssjef Bodill Skeide, datert Kommunal økonomi, januar 2017: «Nytt anskaffelsesregelverk 2017» 7. Verner Larsen. Budsjett for kontrollutvalet 2017 SAK 09/17 ORIENTERING OM ARENA ULSTEIN Forslag til vedtak/innstilling 1. Kontrollutvalet stiller spørsmål om organiseringa av prosjektet er i samsvar med kommunestyret sine vedtak og ber politisk sekretariat gi tilbakemelding/dokumentasjon for det. 2. Kontrollutvalet er sterkt uroa over varsla meirkostnader for prosjektet og vil følgje opp saka. Rådmann, styreleiar og dagleg leiar i UEKF vert kalla inn til kontrollutvalet sitt møte for å gi orientering. Dagleg leiar i UEKF, Rune Urke, orienterte om organiseringa og bygginga av Arena Ulstein: 6

7 Prosjektgruppa rapporterer til UEKF, formannskapet og kommunestyret. Prosjektgruppa Er prosjektet si leiing. Tek viktige beslutningar. Leif Ringstad, Verner Larsen og Rune Urke. Prosjekteringsgruppa Dette er det firmaet som vann konkurransen om utforming og prosjektering av Arena Ulstein. 1. Byggeleiar Hammerø og Storvik er eit innleigd firma til å drive byggeleiing. Rapporterer til prosjektgruppa. Ansvarleg kontroll Utfører kontroll av prosjektering og utføring på byggeplass (Mulvik AS). Rapporterer til prosjektgruppa. ITB integrator Riskheim AS har rolla med å sjå til at alle styresystem i bygget heng saman slik at alle system fungerer og «snakkar saman» (vassreinsing, ventilasjon, brannvarsling osv) Prosjektleiar Per Dimmen fylgjer prosjektet på byggeplassen og er kommunen sin representant i byggemøta. Rapporterer til Prosjektgruppa. SHA koordinator KS sjefen på Nordang har rolla. Rapporterer på HMS saker til Prosjektgruppa. 1. Her er fleire firma frå OSLO-området: Lund+Slaatto arkitekter, ECT elektro, Moe på ventilasjon og VVS, Dr. Tech Olav Olsen på byggingsingeniør, Nils Tveit badearkitekt, Sweco på akustikk. Desse leverer teikningar og beskrivelsar til utførande entreprenør, og rapporter til Prosjektgruppa. Eit så stort prosjekt har mange hjelparar og rådgivarar, som rapporterer til Prosjektgruppa og Ulstein Eigedomsselskap (UEKF). UEKF har ansvaret for å fullføre prosjektet innanfor rammer vedtekne av kommunestyret. All fakturering skjer direkte til UEKF. Utførande entreprenørar med eigen kontrakt: Hovudentreprenør PEAB Nordang Elektro Tussa Installasjon Rør Svein Roppen Glas Skandinaviska Glassystemer Luftbehandling Kamo SD anlegg VVS Teknikk Vassreinseanlegg Processing Heisanlegg 7

8 Fjernvarme Økonomi Økonomisk ramme å bygge etter er på 268 mill. kroner. Kommunen er varsla at kostnadsramma vil sprekke, men dagleg leiar UEKF opplyser at dei veit ikkje kor mykje, noko som vert jobba med å avklare. Prosjekteringsgruppa er arkitektar og rådgivarar overfor entreprenørar. Prosjektgruppa meiner dei står for prosjekteringsfeil og overskriding av rammer. SAK 10/17 MØTEPLAN 2017 Kontrollutvalet fastset følgjande møteplan for 2017, 1. halvår: 8. mars, 4. mai, og 24. mai. 1. Møteplan for kontrollutvalet. 2. Møtekalender 2017 oversikt alle kontrollutvala på Søre Sunnmøre samt Selje og Vågsøy. Ein viser til den detaljerte møteplanen for 2017, som ligg ved. Møteplan for 2. halvår vert å lage når kommunestyret sine møte er fastsette. SAK 11/17 ORIENTERING Det vart orientert om flg. saker: - Organisasjonsmessige tilhøve. Utvalet ynskjer at rådmannen vert kalla inn til neste møte for samtale/orientering. - Det vert jobba vidare med å fullføre sak om forsikring/forsikringsrådgiving. - Framlegg til Uttale i kommunestyret Pkt. 20 i Politisk Reglement - Kurs for kontrollutval i juni Møtet slutt. Ivar Mork Leiar i kontrollutvalet Jon Åge Eidem Medlem Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar, rådmann og revisjon til orientering. 8