M Ø T E P R O T O K O L L

Transkript

1 VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 03. juni 2016 TID: kl STAD: Vågsøy rådhus, Måløy, møterom EINEVARDEN DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Inger Grethe Dalehamn, leiar Jetmund Nyvang, nestleiar Olav Gjesdal, medlem Klaus Iversen, medlem Jostein Einar Mykland, medlem Vågsøy kommune: Knut Ove Leite, rådmann, i sak 22/16 og 23/16 Vest kontroll: Jostein Støylen, dagleg leiar Kommunerevisjonen i Nordfjord: Markvard Sunde, revisjonssjef Torill Monsen, revisor Forfall: Møtet var leia av: Inger Grethe Dalehamn, leiar Side 1

2 SAKLISTE SAK 19/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 20/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 21/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 SAK 22/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 23/16 ORIENTERING VED RÅDMANNEN VÅGSØY UNGDOMSKULE RIVING AV IDRETTSBYGGET Side 2

3 SAK 19/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. Samrøystes vedtak 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Klaus Iversen. SAK 20/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokoll frå møte Samrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet , vart godkjent. SAK 21/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang: o Formannskapet: o Helse og omsorgsutvalet: o Oppvekst og kulturutvalet: o Eldrerådet: o Nordfjord Havn IKS: - o ASVO Måløy AS - Det er ikkje motteke fleire møteprotokollar frå ASVO Måløy AS etter o Vågsøy Parkering AS (v1), (v2) og (v3) o Nordfjordhallen Drift AS (v4), (v5) og (v6) Protokollar for Nordfjordhallen Drift AS og Vågsøy Parkering AS, som sekretariatet har fått tilsendt, låg ved. Nordfjord Vekst AS er teken vekk frå lista då kontrollutvalet ikkje har innsyn. Samrøystes vedtak 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet ser at det i høve møteprotokollar til selskap, kan vere nødvendig å sjå på saksdokument i tillegg då protokollane framstår som «enkle». Side 3

4 SAK 22/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Rådmannen var invitert, og deltok i debatten. Vedlegg Kontrollutvalssak 17/16 Overordna analyse i Vågsøy kommune Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Saksopplysningar Innhaldet i plan for forvaltningsrevisjon Heimelen for forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 4, som fastset at kontrollutvalet skal sjå til «at det blir gjennomført systematiske vuderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frå kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)..», jf. tilsvarande formulering i 9 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 10 skal det «minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunetyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon.» Det er vidare fastsatt at kommunestyret vedtek planen. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikta med forvaltningsrevisjonen er blant anna å bidra til ein betre og meir effektiv kommunal forvaltning. Når det vert utført forvaltningsrevisjon, set ein fokus på økonomi og måloppnåing. Ved utøving av forvaltningsrevisjon bidreg kontrollutvalet bl.a. til: Å påpeike forbetringsområder som bidreg til økt produktivitet og måloppnåing i tilhøve politiske vedtak og føresetnadar. Å bidra med informasjon til kommunens avgjerdstakarar som er til nytte for o Å styrke kommunestyrets grunnlag for styring o Kontrollutvalets tilsyn med forvaltninga o Leiinga si vurdering av mogligheiter for meir sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og betre måloppnåing. o Rasjonell, målretta og kostnadseffektiv drift. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalet sørgje for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet vedtek problemstillingar, prosjektplan og ressursar, og om det i så fall skal gjennomførast foranalyse. Bestillinga sendast til Kommunerevisjonen i Nordfjord. Side 4

5 Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpande til kontrollutvalet om resultat av gjennomført forvaltningsrevisjon. Vidare er kontrollutvalet pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtek spesielle føresegn for når og korleis rapporteringa skal gå føre seg, er det opp til kontrollutvalet å finne ein tenleg form og frekvens på dette. Rapport og resultat frå det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt leggjast fortløpande fram for kommunestyret. Prioriteringar i denne perioden Generelt Overordna analyse er basert på innsamla informasjon og statistikk for Vågsøy kommune, dessutan revisors erfaringar, tidlegare analyse/plan og tidlegare prosjekt. Vi viser til den overordna analysen (vedlagt saka) for nærare opplysingar. På bakgrunn av denne analysen leggjast det opp til val av forvaltningsprosjekt basert på risiko- og viktigheit (jf. vedlegg). Eit prosjekt blir bl.a. iverksett for å bidra til å redusere ein mogleg trussel. I tillegg vil dette vere prosjekt som skal fokusere på ein målretta, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved ein konkret utveljing av prosjekt bør nytteverdien vurderast i tilhøve forventa ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utforminga av eit prosjekt vil kontrollutvalet avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalet dei nødvendige opplysingar for deira kontroll med kommunen. Gjennomførte forvaltningsrevisjon siste planperiode Vedlikehald av kommunal eigedomsmasse Økonomistyring Folkehelsearbeidet i kommunane. 2015/2016. Prioriteringar av forvaltningsrevisjonar Kontrollutvalet har i sak 17/16 behandla overordna analyse forvaltningsrevisjon Utvalet vurderte ulike prosjekt som Kommunerevisjonen i Nordfjord hadde kome fram til som aktuelle i overordna analyse og kom fram til at flg. prosjekt bør prioriterast: Politisk styring/administrativ saksbehandling (side 13 i rapporten, jf. side 25): o Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit. o Vurdering av korleis arbeidet med planstrategi for tek omsyn til eventuell kommunesamanslåing Administrativ styring og leiing(side 14 i rapporten. Jf. side 25): o Evaluering av kommunen sitt arbeid med etikk sett i høve til utarbeidde retningslinjer. o Tilsettingsprosedyrar (jf. spørsmål 9, side 20). Økonomistyring (side 15 i rapporten. Jf. side 25): o Etterleving av regelverket ved offentlege innkjøp. Tenesteproduksjon (side 17 i rapporten. Jf. side 25): o Evaluering av bustadsosial handlingsplan. Side 5

6 Kontrollutvalet har ikkje prioritert rekkefølje for utføringa. Dette er noko ein bør ta stilling til etter kvart, dette for kunne koordinere utføringa med tilsvarande prosjekt revisjonen har i andre kommunar. Det er viktig å gjere merksam på det er ikkje sikkert det er mulig å utføre alle prosjekta i planperioden og det kan vere at det viser seg undervegs at det er viktigare å prioritere utføring av andre prosjekt enn dei som er sette opp i planen. Då bør kontrollutvalet, som tidlegare, få fullmakt til å gjere endringar. Ei nærare spissing og kriterier for dei ulike prosjekta skal diskuterast med revisjonen og vert å ta opp før endeleg bestilling/oppstart av det det enkelte prosjekt. Kontrollutvalet har også i sak 17/16 sett opp prioritering når det kontroll av selskap kommunen eig i. Dette vil kome opp i eiga sak Plan for selskapskontroll Ut frå debatten i møtet var det semje om at forvaltningsrevisjon etter kulepunkt 2 og 3 med prioritet av 3 Etter leving av regelverket ved offentleg innkjøp må takast først. Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret vedtek å prioritere flg. prosjekt for utføring i planperioden (ikkje prioritert rekkefølge): Politisk styring/administrativ saksbehandling (side 13 i rapporten, jf. side 25): o Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit. o Vurdering av korleis arbeidet med planstrategi for tek omsyn til eventuell kommunesamanslåing. Administrativ styring og leiing(side 14 i rapporten. Jf. side 25): o Evaluering av kommunen sitt arbeid med etikk sett i høve til utarbeidde retningslinjer. o Tilsettingsprosedyrar (jf. spørsmål 9, side 20). Økonomistyring (side 15 i rapporten. Jf. side 25): o Etterleving av regelverket ved offentlege innkjøp. Tenesteproduksjon (side 17 i rapporten. Jf. side 25): o Evaluering av bustadsosial handlingsplan. 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å leggje til nye prosjekt og/eller endre prioriteringa i perioden. 3. Kommunestyret vedtek at betaling for utførte prosjekt vert dekka inn i den årlege betalings- /tilskotsordninga til kommunen sin revisjon. Dersom andre utfører forvaltningsrevisjon på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn eller kompetanse, vert betaling å avgjere i det enkelte tilfelle (jf. lov om off. innkjøp). 4. Kommunestyret vedtek at denne planen for forvaltningsrevisjon gjeld inntil ny er vedteken. Side 6

7 SAK 23/16 VÅGSØY UNGDOMSKULE RIVING AV IDRETTSBYGGET Vedlegg 1. Formannskapssak 052/16 Vågsøy ungdomskule Riving av idrettsbygget. 2. Kommuneloven 8.3 Formannskapet. Kommentarar av J.F. Bernt og O. Overå. 3. Delegasjonsreglement til formannskapet. Vedteke i kommunestyresak 25/ Økonomireglement Vågsøy kommune: Pkt Fullmakter til Formannskapet Saksopplysningar Formannskapet har i sak 052/16 gjort slikt vedtak: «Vågsøy formannskap godkjenner riving av idrettsbygget ved Vågsøy ungdomsskule, tilbod frå Skanska dagsett på kr ekskl. mva. Dette er finansiert av reserveposten på prosjekt 2058 Investering Vågsøy Ungdomsskule.» Det har kome inn spørsmål om formannskapet hadde løyve til å gjere vedtak om riving. Kommunestyret har 25/16 kulepunkt 1, gjort slikt vedtak: «Med hjemmel i kommuneloven 8.3 får formannskapet seg tildelt avgjøelsesmyndighet i alle saker hvor det er adgang til ådelegere i henhold til kommunelov og særlov og som ikkje er lagt til annet organ eller rådmann. Alle saker som skal behandles i kommunestyret skal fremmes for formannskapet med unntak for de saker som ligg til, eller er delegert til det enkelte utvalg.» Slik ein forstår saka er verdien av kontraktsummen også innanfor ramma av det som vert krevd etter lov om offentleg anskaffelse. Saka har vore drøfta med revisjonen. Ut frå dei opplysningane som ligg føre ser det ut til at formannskapet har halde seg innanfor delegasjon og gitt økonomisk ramme. Rådmannen orienterte og svara på spørsmål om saka i kontrollutvalet. Samrøystes vedtak Kontrollutvalet meiner, ut frå kjende opplysningar, at formannskapet hadde løyve til å godkjenne riving av idrettsbygget ved Vågsøy ungdomskule, jf. formannskapssak 052/16. Til slutt i møtet gjorde rådmannen ei kort orientering om økonomirapport Møtet slutt. Inger Grethe Dalehamn Jostein Einar Mykland Side 7

8 Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kommunerevisjonen i Nordfjord. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Side 8