SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet. Møteprotokoll. Møtedato: 22. november 2017 Møtetid: Kl. 13:00 14:10

Transkript

1 SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet Møteprotokoll Møtedato: 22. november 2017 Møtetid: Kl. 13:00 14:10 Møtestad: Møterom 3. etg., Selje rådhus Saksnr.: 43/17-51/17 Følgjande medlemmer møtte Svein Rune Krakereid (Leiar) Per Egil Hellebust (Nestleiar) Veronica Hatlenes (Medlem) Følgjande medlemmer møtte ikkje Atle Svein Honningsvåg Ikkje meldt avbod Mirjam Friberg Ikkje meldt avbod Følgjande varamedlemmer møtte Følgjande frå administrasjonen møtte Merknad til innkallinga Følgjande frå Vest Kontroll møtte Jostein Støylen (Dagleg leiar) Følgjande frå Kommunerevisjonen i Nordfjord møtte Torill Monsen, revisor Markvard Sunde, dagleg leiar/revisjonssjef

2 Følgjande saker vart handsama SAK 43/17 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteprotokollen SAK 44/17 Godkjenning av møteprotokollen frå siste møte SAK 45/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2017 SAK 46/17 Meldingar SAK 47/17 Offentlegheit i kommunal sektor Tilbakemelding SAK 48/17 Revisjonsrapport Arbeid med etikk i kommunen SAK 49/17 Oppdatert innkjøpsreglement SAK 50/17 Kvalitetskontroll Kommunerevisjonen i Nordfjord SAK 51/17 Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Saka vart trekt Utskrift møteprotokoll: Kommunestyret som melding til neste møte, ordførar og rådmann som orientering og kontrollutval med vara for godkjenning til neste møte. Signatur: Svein Rune Krakereid Per Egil Hellebust

3 SAK 43/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 51 vert trekt frå saklista, då saka ikkje vart ferdig utgreia. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Per Egil Hellebust. SAK 44/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. Møteprotokollen frå møtet den SAK 45/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet vil peike på feil i kommunestyreprotokoll av vedkomande referatsak 2: Omorganisering av kommunerevisjonen. Kontrollutvalet vil presisere at dei ikkje har gjort noko vedtak om å slå saman revisjonane i Sogn og Fjordane, det er samstyret for kommunerevisjonen i Nordfjord som har gjort eit slikt vedtak. Kontrollutvalet vil behandle samanslåinga på neste møte (2018). 2. Kontrollutvalet har elles, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret: Formannskapet: Råd for eldre og funksjonsh.: Planutvalet: Administrasjonsutvalet: Arbeidsmiljøutvalet: Fellesnemnd for Eid og Selje kommune Dokumenta bør gjennomgåast med tanke på feil, opplysningar m.v. som kjem fram og som gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve, samt oppfølging av vedtekne saker. SAK 46/17 MELDINGAR Meldinga vert teken til vitende.

4 1. Kommunal økonomi, oktober 2017: «Dagens føring av pensjon bør opphøre». ar Det vert og orientering frå sekretariatet/leiar om nyval i styret og budsjett SAK 47/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR - TILBAKEMELDING Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding på spørsmåla vedkomande offentlegheit i kommunal sektor til vitende. Ingen. Kontrollutvalet retta ein del spørsmål (i feit skrift) i sak 42/17 til rådmannen vedkomande arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. Rådmannen si tilbakemelding (i kursiv) av gir eit greitt bilde av rutinane. Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht. arkivforskrifta? Arkivplan verson 3 for Selje kommune er under utarbeiding, og det er laga ei tidsplan for arbeidet med planlagt ferdigstilling i løpet av våren Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutine for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Kommunen nytter seg av Compilo tidlegare kvalitetslosen og har rutinebeskrivingar for det de etterspør frå punkt 2-4 i fylgjande dokument: Post og journalføring Kvalitetssikring av dagligarkivet inngåande og utgåande post Arkivinstruks for saksbehandlar: journalføring arkiv ansvar Journalføring ekspedering og avslutning kvalitetskontroll Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Vi har følgende rutinebeskrivingar i Compilo: 1. Rutiner og regler for postlista omhandler også skjerming 2. Rutine for vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn 3. Rutine for krav om innsyn

5 Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Har kommunen skriftlege prosedyrar for lukking av møter i folkevalde organ? 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? Vi har fylgjande rutinebeskrivingar i Compilo: 1. Rutiner for kunngjering av politiske møter 2. Prosedyre for lukking av møter i folkevalgte organ 3. Dette er jo eit litt vanskeleg spørsmål å svare på. Dei folkevalde har fått opplæring gjennom folkevaldopplæringa. I den samanheng fekk dei også utdelt ei rekkje lover (fvl, offl, kml) samt reglementa for ulike folkevalde organ. I kva grad dei nyttar dette kompendiet er usikkert. Vi har ikkje registrert usikkerheit knytta til dette feltet eller spørsmål frå folkevalde som tyder på at dei er usikker og treng/ynskjer meir opplæring. Det kan likevel vere naturleg å repetere desse formelle sidene, og andre, ved dei folkevalde sin praksis no over nyttår dvs om lag midt i perioden. Om de ynskjer ytterlegare informasjon så ta kontakt. SAK 48/17 REVISJONSRAPPORT ARBEID MED ETIKK I KOMMUNEN 1. Kontrollutvalet tek revisjonsrapport - Arbeid med etikk i kommunen, Selje kommune (Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert ) til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sørgje for at etiske retningsliner for tilsette får påført referanse/vedtaksorgan og dato, og gi tilbakemelding når dette er fullført. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen sørgje for at dei tilsette får kunnskap om dei etiske retningslinene. 4. Kontrollutvalet oppmodar kommunen til å utarbeide etiske retningsliner for folkevalde i kommunen, og gi tilbakemelding når dette er fullført. 1. Kommunerevisjonen i Nordfjord, Revisjonsrapport Arbeid med etikk i kommunen, Selje kommune, datert Revidert prosjektplan Kontrollutvalet i Selje kommune vedtok i sak 09/17 å utføre eit prosjekt innan etikk. Kommunerevisjonen i Nordfjord finn ikkje kriterium som eignar seg for forvaltningsrevisjon. Denne rapporten er derfor ikkje ein forvaltningsrevisjonsrapport etter krav i standarden for forvaltningsrevisjon, men er likevel utarbeidd i samsvar med denne standarden så langt den passar. Som ei følgje av dette blei ny revidert prosjektplan sendt Vest kontroll

6 Kommunerevisjonen har i denne rapporten undersøkt korleis Selje kommune arbeider med etikk. Selje kommune har etiske retningslinjer for tilsette vedteke av arbeidsmiljøutvalet i april 2017 (retningslinjene manglar referanse/vedtaksorgan og dato). Det er ikkje utarbeidd etiske retningslinjer for folkevalde i kommunen. Nyvalde får boka «Tillit», der etikk er eit viktig tema. Retningslinjene er generelle. Dei to største ansvarsområda, oppvekst og helse, har også yrkesetiske retningslinjer. Alle tenesteleiarane kommuniserer etikk med sine tilsette, men ikkje nødvendigvis som eige tema eller med utgangspunkt i kommunens etiske retningslinjer. Kommunerevisjonen har sendt ut spørjeundersøking til 249 tilsette og motteke 122 svar (49%). Av desse svarte 2% at kommunen ikkje har etiske retningsliner, og 42% svarte at dei ikkje veit. Følgjande hovudproblemstilling er lagt til grunn: Korleis arbeider kommunen med etikk? Underproblemstillingar: 1. Har kommunen etiske retningslinjer? 2. Er dei etiske standardane i kommunen tilpassa dei enkelte tenesteområda? 3. Korleis blir kommunen sine etiske retningslinjer kommunisert til dei tilsette? 4. Er kommunen sine etiske retningslinjer kjent i organisasjonen? Alle underproblemstillingane i rapporten er beskrivande, noko som betyr at kommunerevisjonen ikkje vurderer kommunen sin praksis. Viser til rapporten for utfyllande info. Tilbakemelding frå rådmannen, Rådmannen har ikkje kommentar til rapporten. SAK 49/17 OPPDATERT INNKJØPSREGLEMENT Kontrollutvalet oppmodar rådmannen til å justere reglementet med dei innkomne innspela frå revisor. 1. Oppdatert innkjøpsreglement 2. Innspel frå revisjonssjef Markvard Sunde 3. Det kongelige nærings- og fiskeridepartement: Nytt anskaffelsesregelverk nye muligheter Selje kommune har oppdatert innkjøpsreglementet. Revisor har kome med nokre innspel vedkomande innkjøpsreglementet, som vi er einig i og som bør takast omsyn til når det gjeld reglementet.

7 SAK 50/17 KVALITETSKONTROLL KOMMUNEREVISJONEN I NORDFJORD 1. Kontrollutvalet tek forbundsbasert kvalitetskontroll av Norges Kommunerevisorforbund, utført i 2017, av Kommunerevisjonen i Nordfjord til vitende. 2. Kontrollutvalet ber revisjonen orientere løpande om framdrifta i arbeidet med å rette opp avvik og manglar det er peika på i kvalitetskontrollen. Utvalet vil ha framlagt rapporten frå oppfølgingskontrollen i 2018 så snart den ligg føre. Norges Kommunerevisorforbund(NKRF) sin Kvalitetskontroll av Kommunerevisjonen i Nordfjord utført i 2017, dat Ein viser til NKRF sin forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonen som var utført i Kommunerevisorforbundet sin forbundsbasert kvalitetskontroll er eit viktig bidrag til kontrollutvalet sitt på sjå ansvar over revisjonseininga. Det er sjølvsagt ikkje hyggeleg lesnad når kontrollen viser vesentlege manglar og avvik. Eg har hatt samtale med revisjonssjefen og han stadfestar at dei snarast vil rydde opp i avvik og manglar som er komne fram. For oss som har på sjå ansvaret er det og tryggande at Kommunerevisorforbundet utfører kvalitetskontrollar av sine revisjonsmedlemer med jamne mellomrom (minst femte kvart år) og at dei vil gjere ein ny oppfølgingskontroll i Det er då å forventa at revisjonen har retta opp alle merknader og avvik. Etter ein gjennomgang av dokumentasjonen for kontrollen vil eg, som tidlegare revisjonssjef, meine at noko av det som er merka er pirk, bla. dateringa av revisjonsmeldinga. Dagleg leiar/revisjonssjefen var i møte og orientere, samt svare på spørsmål vedkomande kvalitetskontrollen. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte