M Ø T E P R O T O K O L L

Transkript

1 VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 19. september 2017 TID: kl STAD: Vågsøy rådhus, Einevarden DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Vest kontroll: Kommunerevisjonen i Nordfjord: Inger Grethe Dalehamn, leiar Randi Husevåg, nestleiar Olav Gjesdal, medlem Jostein Mykland, medlem Klaus Iversen, medlem Jostein Støylen, dagleg leiar. Torill Monsen, revisor Vågsøy kommune: Knut Ove Leite, rådmann i sak 27/17. Fråfall: Møtet var leia av: Inger Grethe Dalehamn, leiar SAKLISTE SAK 24/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 25/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 26/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 27/17 MELDINGAR SAK 28/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR SAK 29/17 OVERORDNA REVISJONSSTRATEGI 2017 FINANSIELL REVISJON SAK 30/17 OPPFØLGING VÅ RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON FOLKEHELSEARBEIDET I KOMMUNEN SAK 31/17 AVKLARING OM FORVALTNINGSREVISJON

2 SAK 24/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Ekstrasak 31/17 Avklaring om forvaltningsrevisjon vart teken opp. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Jostein Mykland. SAK 25/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet vart godkjent. Vedlegg Møteprotokoll frå møtet SAK 26/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Møteprotokollar til gjennomgang: o Kommunestyret: o Formannskapet: o Helse- og omsorgsutvalet: o Oppvekst- og kulturutvalet: o Råd for funksjonshemma: o Eldrerådet: o Ungdomsråd: o Valstyret: o Viltnemnd: o Arbeidsmiljøutvalet: SAK 27/17 MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmann og revisor til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sikre interne rutinar og handlingar så ein unngår feil utbetaling av løn i framtida. 3. Kontrollutvalet ber revisor ha særskild fokus på administrasjonen sine rutinar på løns- og refusjonsområdet.

3 Vedlegg 1. Kommunerevisjonen i Nordfjord Nummerert brev nr. 1/2017. Datert Vert lest opp i møtet. I møtet Revisjonen opplyste no at nummerert brev ikkje var unnateke offentleg innsyn, ut frå deira vurdering. Brevet er dermed offentleg og møtet vart ikkje lukka i saka. Rådmannen og revisor var til stades og orienterte og svara på spørsmål innleiingsvis i saka. SAK 28/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR 1. Kontrollutvalet ser offentlegheit i kommunal sektor som eit svært viktig område kommunen må ha kontinuerlig fokus på. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om ei tilbakemelding på spørsmåla stilt i saka under punkta arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit, innan Saksopplysning Det følgjer av Grunnlova sin paragraf 100 at alle som hovudregel har rett til innsyn i forvaltninga sine saksdokument og rett til å oververe møter i folkevalde organ. I Grunnlova sin paragraf 100 fjerde til sjette ledd står det: «Forhåndssensur og andre forebyggende forholdsregler kan ikke benyttes med mindre det er nødvendig for å beskytte barn og unge mot skadelig påvirkning fra levende bilder. Brevsensur kan ikke settes i verk utenfor anstalter. Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrensninger i denne rett ut fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunner. Det påligger statens myndigheter å legge forholdene til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale.» Dette er nærmare regulert i lovgivninga. Mellom anna viser ein til formålsparagrafen i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), der det heiter: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.» Møteoffentligheit er viktig for allmenta sitt innsyn i forvaltninga. Bestemmelsar som regulerer spørsmål om møteoffentligheit finn ein i Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) sin 31. Vidare står det i Lov om arkiv (arkivlova) at formålet med denne er «...å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.»

4 Innanfor offentlegheit i kommunal sektor er det nokre problemstillingar i høve arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit som ein møter att i fleire saker og som er ein gjengangar i fleire kommunar. Dette reiser spørsmål som ein ser kan vere aktuelle for kontrollutvalet å stille til kommunen: Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutiner for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Har kommunen skriftlege prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ? 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? SAK 29/17 OVERORDNA REVISJONSSTRATEGI FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tok orienteringa frå revisor til vitende. Vedlegg 1. Overordnet revisjonsstrategi. Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, motteke Saksopplysningar Revisor gjennomgår si planlegging av finansiell revisjon for revisjonsåret. SAK 30/17 OPPFØLGING VÅ 14/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON FOLKEHELSEARBEIDET I KOMMUNANE 1. Kontrollutvalet tok rådmannen si tilbakemelding av til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner Rådmannen har oppfylt revisor sine anbefalingar jf. kommunestyret sine krav i sak K-047/16.

5 Vedlegg 1. Kontrollutvalssak 14/16 Rapport forvaltningsrevisjon Folkehelsearbeidet i kommunane. Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Vågsøy kommune gjorde i sak 23/14 vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan samhandlingsreforma. Forvaltningsrevisjonen er utført i alle kommunane i Nordfjord og er framstilt i ein fellesrapport. Rådmannen si tilbakemelding ligg kun ved for den aktuelle kommunen. Målsettinga med prosjektet har vore å sjå på korleis dei seks Nordfjordkommunane arbeider for å møte krava om førebygging av helseproblem. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Kommunerevisjonen i Nordfjord utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Folkehelsearbeidet i kommunane, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 14/16, og vidare i kommunestyret i K-sak 047/16 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av samhandlingsreforma Folkehelsearbeidet til vitende. 2. Kommunestyret vedtek at innhaldet i rapporten og særleg tilrådingane vert teke med som grunnlag for det vidare folkehelsearbeid i kommunen. Jf. anbefalingane i saksutgreiinga/rapporten og spesielt pkt. 7 i rapporten. Totalkonklusjonar og tilråding side 27: Kommunen må fullføre og politisk behandle oversiktsdokumentet over helsetilstand i kommunen i samsvar med Folkehelselova 5 Kommunen må oppfylle krava i Folkehelselova 6 og 7 om Planstrategidokumentet (mål, strategi og tiltaksplan) i Kommunen må finne ut om dei høge tala på utskrivingsklare pasientar som kommunen ikkje tek i mot skuldast tilfeldige variasjonar eller om det bør setjast i verk tiltak for å auke kapasiteten. Kommunen må, jf. Forskrift om miljøretta helsevern, vurdere og legge til rette tiltak for å unngå helseskadeleg tilhøve, mellom anna ulykkesrisiko. Kommunen bør bruke den samanliknbare oppstillinga i rapporten for å sjå om det er tiltak som kan gjennomførast i kommunen for å redusere fråfallet i den vidaregåande skulen. Kommunen må vurdere om kapasiteten i skulehelsetenesta er tilstrekkeleg dimensjonert i høve behovet. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer til kontrollutvalet om status for vidare folkehelsearbeidet, særleg for gjennomføring av tilrådingane, innan

6 Tilbakemelding frå rådmannen v/ kommunalsjef helse og omsorg Jeanette Jensen, datert : «Helseoversiktsdokument for Vågsøy kommune Kommunen v/folkehelsekoordinator arbeider med å sluttføre helseoversiktsdokumentet. Det har vært brei involvering fra de ulike tjenesteområdene i arbeidet med dokumentet. Planlagt politisk behandling av dokumentet oktober Planstrategidokument jfr. Folkehelselova 6 og 7 Planstrategidokument ble sist utarbeidet og lagt ut til offentlig ettersyn i mars 2014.Dokumentet ble vedtatt i K-sak 14/74. Av ulike årsaker tok arbeidet med kommunedelplan for folkehelse i Vågsøy kommune lengre tid enn først planlagt. Den ble politisk vedtatt K sak 020/16. Nytt planstrategidokument vil bli utarbeidet i.f.m. rullering av eksisterende Kommunedelplan for folkehelse i Skyldes de høye tallene for liggedøgn for utskrivingsklare pasienter som kommunen ikke tar imot tilfeldige? Bør det settes i verk tiltak for å øke heldøgnsbemanning i kommunen? Liggedøgn for utskrivingsklare pasientar (Fakturerbare) Vågsøy kommune har valgt en modell for eldreomsorg som innebærer få institusjonsplasser (44) og bemanna omsorgsboliger (47). Vågsøy kommune har satset på hjemmebasert omsorg. Målet er at innbyggerne skal bo i eget hjem med tilrettelegging lengst mulig. Samhandlingsreformen har medført at pasientene blir tidligere enn før skrevet ut fra sykehusene. Dette fører til at pasientene er i dårligere almenntilstand nå enn de var tidligere ved utskriving. Pasienter som tidligere kunne reise direkte hjem fra sykehuset er nå i en slik forfatning at de har behov for et opphold på institusjon etter sykehusopphold før de kan reise hjem. Dette har ført til økt press for kommuner som har valgt å satse på hjemmebasert omsorg ( I Nordfjord gjelder dette spesielt for Gloppen og Vågsøy) Sett i forhold til økning i tall eldre for kommunen fram mot 2040 vil det være behov for å øke tall heldøgnsbemanning i Vågsøy kommune. Miljøretta helsevern Hvordan vurderer - legger Vågsøy kommune til rette tiltak for å unngå helseskader (ulykkesrisikovurdering)? Miljørettet helsevern er vanskelig definerbart. Man kan si at det er et vern mot visse miljøfaktorer som kan direkte eller indirekte ha innvirkning på helsa vår. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer (folkehelseloven 8). Vågsøy kommune har Inngått samarbeidsavtale med Folkehelseavdelinga i Florø om kjøp av Miljøretta helsevern. Det har blitt oppretta et interkommunalt samarbeid mellom Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Høyanger, Jølster, Selje, Stryn og Vågsøy kommune. Flora kommune er vertskommune, og arbeidet vert utført av Folkehelseavdelinga i rådmannen sin stab. Samarbeidet skal bidra til å oppfylle kommunene sitt ansvar til innbyggerne i forhold til miljøretta helsevern, smittevern og forebyggende samfunnsmedisinsk rådgiving/folkehelse. Vågsøy kommune har gjennomført tryggleiksvandring i dei ulike sentrum i kommunen.

7 Det er gjort tiltak i overgangsfelt i.f.t.belysning og oppmerkede overgangsfelt er tatt bort da forskning har vist at det er større risiko med å ha oppmerkede overgangsfelt enn å ikke ha det Det gjennomføres årlige vernerunder i samarbeid med verneombud i organisasjonen med oppfølging på arbeidsplassene. Tiltak som kan gjennomføres i Vågsøy kommune for å redusere frafallet i den videregående skolen. Vågsøy kommune har motatt prosjektmidler til styrking av helsesøster med 1 ekstra dag pr uke i den videregående skole /MVS). NAV Vågsøy og NAV Selje samarbeider om en prosjektstilling med mål og hjelpe ungdom som har ramlet ut av /eller som er iferd med og ramle ut av videregående skole tilbake i skolesystemet. MOT arbeid i ungdomskolen. Er kapasiteten i skolehelsetjenesten tilstrekkelig dimensjonert i forhold til behovene? Fram til 2016 var helsesøster på de minste barneskolene 2-3 timer 1 gang i mnd, de største barneskolene 2-3 timer hver 14. dag og på ungdomskolen og videregående 1 dag i uka. I dag er dette doblet. Økt tilgjenglighet i skolen har resultert i at stadig flere barn og ungdommer tar kontakt med helsestasjonen å ber om støtte og veiledning. I tillegg er psykiatrisk sykepleier (med videreutdanning i.f.t. barn og unge) på ungdomskolen sammen med helsesøster 1 dag i uken. Ruskonsulent er tilgjengelig og blir tatt med i veilednings og tverfaglig samarbeid når det er behov for det. Vågsøy kommune har motatt prosjektmidler og har i et interkommunalt samarbeid gjennomført prosjekt i.f.t. Sjumilssteget. En helsesøster fra Vågsøy kommune har vært prosjektleder i dette arbeidet. Kommunen har også fått tildelt prosjektmidler til utvikling og tiltaksarbeid. 2 ansatte -1 fra barnevern og 1 fra helsestasjonen har utdannet seg til PMTO instruktører (adferdsterapeuter) og arbeider med adferdsendring i.f.t. familier. Alle rektorene på skolene i kommunen + enkelte av styrerne i barnehagene og ansatte på helsestasjonen har gjennomført COS kurs i foreldreveiledning. Tverrfaglig og tverretatlig samarbeid i kommunen er i fokus og tilbakemeldingene fra både ansatte og innbyggere er at det har vært positiv utvikling i tjenestene de siste årene. Innbyggerne opplever mer tverrfaglige, sammensatte og sømløse tjenester i arbeidet med barn og unge. Dimensjonering i skolehelsetjenesten vil bli evaluert kontinuerlig i forholdt til oppgaveløsing og behov i kommunen.» Kommentar frå Kommunerevisjonen i Nordfjord: Kommunerevisjonen i Nordfjord har ikke noen kommentarer, per i dag, utover det som foreligger fra Jeanette Jensen. Hvis kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp rapporten «folkehelsearbeidet i kommunen» bør det bestilles en ny forvaltningsrevisjon om noen år. SAK 31/17 AVKLARING OM FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalet godtek at revisjonen utarbeider ein rapport om etikk istaden for ein forvaltningsrevisjon. Revisor må grunngi valet i innleiinga i rapporten. Vedlegg:

8 Frå Kommunerevisjonen i Nordfjord: Endra prosjektplan for prosjektet Arbeid med etikk i kommunen. Dat og framlagt på møtet i dag. I møtet Revisor Torill Monsen la fram endra prosjektplan for prosjektet Arbeid med etikk i kommunen. Revisjonen meiner det vert vanskeleg å utarbeide ein forvaltningsrevisjon på området, då dei ikkje finn kriterium i etikkrettleiaren som egnar seg som kriterium for ein forvaltningsrevisjon. Revisjonen meiner då det vil vere betre å utarbeide ein rapport i staden. Møtet slutt. Inger Grete Dalehamn Leiar Jostein Mykland Medlem Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kommunerevisjonen i Nordfjord Rådmann til orientering Ordførar til orientering