HAREID KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Faste medlemar som møtte: Faste medlemar som ikkje møtte: Varamedlemar som møtte: Vest kontroll - sekretariat:

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hareid kommune Møtestad: Hareid rådhus, «Formannskapsromet» Dato: Møte tok til Kl Møte slutta Kl Medlemane har vorte varsla skriftleg via e-post. Saksdokumenta har vore utlagde til ålment ettersyn på heimesida til Vest kontroll Sekretariat for kontrollutval. Faste medlemar som møtte: Funksjon Jarl Schröder Leiar Berte Holstad Engen Nestleiar Inga Ishild Hareide Medlem Kjartan Grimstad Medlem. Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Terje Dalsøren Medlem Ikkje meldt fråfall. Varamedlemar som møtte: Møtte for Vest kontroll - sekretariat: Funksjon Jostein Støylen Dagleg leiar Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Funksjon Bodill Skeide Dagleg leiar/revisjonssjef Frå administrasjonen møtte: Stilling Rådmann Leiar Servicetorget Ragnhild Velsvik Berge. I sak 42/17. Helga Bø Grimstad. I sak 42/17. Side 1 av 11

2 SAKLISTE SAK 35/17 SAK 36/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 37/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 38/17 SAK 39/17 SAK 40/17 SAK 41/17 SAK 42/17 MELDINGAR OPPFØLGINGSLISTE FORSIKRINGSRÅDGIVNINGSTENESTE ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN - COMPILO OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR SAK 43/17 OPPFØLGING FORV. REV. BARNEVERN HA 19/16 / HA 34/17 RUTINER VED OMSORGSOVERTAKELSE Side 2 av 11

3 SAK 35/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Inga Ishild Hareide. SAK 36/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 1. Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Kontrollutvalet ber sekretariatet ta opp med kontrollutvala i Ulstein, Herøy og Sande om felles selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet SAK 37/17 GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen kommentar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret Formannskapet Levekårsutvalet Nærings- og miljøutvalet Eldrerådet Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Valstyret Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet - SSR Representantskap Vert sendt til leiar i kontrollutvalet SSR Styret Vert sendt til leiar i kontrollutvalet Sak 41/17 Orientering frå rådmannen vart behandla etter sak 37. Side 3 av 11

4 SAK 38/17 MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tok meldinga til vitende. 2. Kontrollutvalet føreset at kommunen sine formelle prosedyrar vert følgde ved tilsetjingar/utviding av stillingar, også i musikkskulen. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen møte i neste møte for å gi orientering om den framtidige organisasjonsstrukturen. Vedlegg 1. Tilbakemelding frå barnevernssjef Brynhild Solvang, jf. kontrollutvalssak 31/17 OPPFØLGING FORV.REV. BARNEVERN HA 43/16 /31/17- TILTAK - TILSYN RUTINER. Datert Tilbakemelding frå rådmannen, jf. kontrollutvalssak 17/17. Siste e-post av Inga Ishild Hareide varsla om inhabilitet vedkomande melding 2. Ho gikk frå. Kontrollutvalet vedtok at Hareide var inhabil, grunna slektstilhøve. Jf. fvl. 6 andre lekk, Hareide gikk så frå møtet. Etter behandlinga av melding 2 tiltrådde Hareide møte igjen. SAK 39/17 OPPFØLGINGSLISTE 1. Kontrollutvalet tok oppfølgingslista til orientering. 2. Kontrollutvalet godtek at oppfølgingslista vert sløyfa i kvart møte og at ein beskriv status for sakene i årsmeldinga, dette som ei prøveordning. Vedlegg Oppfølgingslista Saksopplysningar Det vert gjennomgang av oppfølgingslista i møtet. Det er svært krevjande å halde oppfølgingslista ajour til ei kvar tid/kvart møte. Grunnen er at vi ikkje har eit automatisk saksbehandlings/arkivsystem og må føre oppfølgingslista manuelt. Sekretariatet har andre rutinar for å ha oversikt og status over saker, og kan såleis tenkje oss eit anna opplegg for informasjon til kontrollutvalet kring sakene. Ein kan tenkje seg eit opplegg der vi i årsmeldinga beskriv status for sakene behandla i året. Dette er i tråd med ynskje frå andre kontrollutval bl.a. Vågsøy. Side 4 av 11

5 SAK 40/17 FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE OVERFOR KOMMUNEN 1. Kontrollutvalet tek opplysningane i saka til vitende, men er svært kritiske til kommunen sin avtale om forsikringsrådgivingsteneste med LOBO AS. 2. Kontrollutvalet ber kommunen i framtida sikre fullstendig uavhengig roller mellom forsikringsrådgivar/konsulent og agentrolla for forsikringsselskap. Vedlegg Notat frå advokat Kjetil Kvammen av I notatet frå advokat Kvammen er det vist til brev og notat i samband med saka, som har vore nødvendig for å få avklaringar. Desse føljer saka som uprenta vedlegg. Enkelte er unnateke offentleg innsyn. Saksopplysning Dette er ei sak ein har jobba med sidan tidleg i 2015 etter å ha fått inn melding om mulig dobbeltrolle, forsikringsagent forsikringsrådgivingsteneste. Årsaka til at det har teke så lang tid er manglande og for lite opplysningar i utgangspunktet og undervegs. Kontrollutvalet på Hareid behandla saka den sak 39/15 og det vart gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber rådmannen å gjere ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i konsulentfirmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt funksjonar og ytingar mellom konsulentfirmaet og KLP. 2. Ut frå funna i vurderinga ber kontrollutvalet rådmannen vurdere om kommunen har ei tilfredstillande og uavhengig forsikringskonsulentordning. Svar frå rådmannen vart gitt den Ein var ikkje tilfreds med svaret og saka vart teken opp med rådmannen igjen, seinast i e-post Svar låg føre : «Hei. Vil med dette informere om at eg og personalleiar har hatt møte med vår forsikringsrådgivar i dag for å gå gjennom problemstillingane som vart reist av kontrollutvalet. Vi fekk då ein gjennomgang av historikken til firmaet frå starten og fram til no. Eventuelle bindingar til KLP hadde særleg fokus. Etter det vi kan sjå har Myklebust hatt eit svært ryddig forhold til alle partar. Eg ser ingen problem i det samarbeidet han har hatt, og har med KLP. Slik situasjonen er for Hareid kommune treng vi no å få vidareføre denne avtalen, og benytte oss av den kompetansen og dei tenestene har tilbyr oss. Vi er kjende med at Ulstein har gjort dei same vurderingane. Eg ser saka som avslutta frå vår side. Mvh Ragnhild Velsvik Berge Rådmann» Sjølv om rådmanen ser saka som avslutta frå kommunen si side fann sekretariatet det nødvendig å jobbe vidare med saka både i eigenregi og gjennom advokat Kjetil Kvammen. Seinare har underteikna og advokaten vore i kontakt/konsultasjonar med KLP for å få nødvendige avklaringar for å få avslutta saka. Side 5 av 11

6 Advokat Kvammen har i notat av gjort ei grundig og omfattande oppsummering av saka og gangen i den. Eg viser her til sjølve notatet som ligg ved. I notatet har Kvammen vist til Ulstein kommune og korrespondansen der. Eg har ikkje brukt ressursar på å få inn «omsett» til Hareid kommune men tilhøvet er likt for desse kommunane, og rådmannen i Ulstein har gitt løyve til å bruke det i saka for Hareid. Ein kan stort sett lese Hareid der som står Ulstein, sjølv om det enkelte stader er peika direkte på svar rådmannen i Ulstein har gitt. Ein kan opplyse at det også vart innhenta løyve frå rådmannen i Hareid for å innhente liste over bedrifter i Hareid kommune som har forsikringar i KLP, slik som Ulstein. Det vart stilt følgjande spørsmål v/advokat Kvammen til KLP som direktør Evjen har svara på (Her og kunne ein likegodt stilt spørsmåla for Hareid kommune, men Ulstein var brukt her og): «Severin Myklebust / Lobo var agent for KLP overfor kommunar fra 2003 til Han solgte da forsikringer bl.a. til Ulstein kommune. I tillegg hadde han som agent i disse ca. 11 årene kundeoppfølging mot kommunen på vegne av KLP. Etter 2014 har han fortsatt som agent for KLP overfor bedrifter, jfr. din mail nedenfor, en rolle han har i dag. Det etter mitt syn er grunn til å stille seg kritisk til at 1. Myklebust/Lobo fra 2014 samtidig (fra slutten av 2014) har vært og er forsikringsrådgiver / konsulent for Ulstein kommune som har sine forsikringer i KLP etter tidligere innsalg av nettopp agent Myklebust, og samtidig agent for KLP. Det er fremlagt avtale med kommunen med varighet KLP sitt svar: Det ble i 2013 gjennomført anbudskonkurranse for 25 kommuner i regi av Prosjektservice med Fauske kommune som "lead". KLP vant konkurransen ut fra tildelingskriteriene. Det er selskapets distriktssjefer som er ansvar for kunden i KLP Skadeforsikring. Vi har mottatt fullmakt fra rådmann i Ulstein kommune om at Severin Myklebust skal ha tilgang til Kundeside (innlogget web med forsikringsavtale), da han er innleid konsulent. Dette er en isolert avtale mellom kommune og Lobo som ikke inngår i forsikringsavtalen. 2. Myklebust gikk i 2014 direkte over fra oppdraget som agent og til forsikringsrådgiver /konsulentoppdrag for den oppdragsgiver som til da har vært blant agentens «kunder», så som Ulstein. Myklebust kan da ikke anses som uavhengig i denne nye rollen fra KLP sitt svar: Ut fra den dokumentasjon KLP har mottatt har vi ikke avdekket dette. Lobo m/myklebust fortsatte som agent for en gruppe med bedrifter pluss tre kommuner i Lofoten. Denne avtalen er sagt opp og utløper Myklebust er etter lov og avtale pliktig til å utvise lojalitet til sin hovedmann, KLP. Samtidig skal han tale Ulstein kommunes sak, om nødvendig f.eks. argumentere mot KLP sitt syn. KLP sitt svar: Agentavtalen er fulgt opp av meg og avdelingsleder i Offentlig, både i samtaler og møter. Der har vi gjennomgått roller og ansvar.» Avslutning Korrespondansen med KLP endrar ikkje sekretariatet si oppfatning av oppstått interessekollisjon mellom Severin Myklebust sine ulike oppdrag. I høve til Ulstein Side 6 av 11

7 kommune har tilhøvet hans til KLP vore eigna til å svekke tilliten til at Myklebust har vore upartisk og uavhengig slik lova krev. Det er grunn til å kritisere kommunen for ikkje å ha stilt spørsmål omkring desse tilhøva. Saka skulle no vere betryggande opplyst, og tilhøve kommunen har til LOBO AS og Severin Myklebust er avklara. Det er viktig at kommunen, også når det gjeld kommunen sine kontraktspartar, sikrar uavhengige roller for framtida. Saka til kontrollutvalet i Ulstein har vore lagt fram for rådmannen som gi slik tilbakemelding den : Eg har gått gjennom det du har sendt og har ingen kommentarar. Det vert no arbeidd frå Fauske kommune med å få i gong ein ny anbodsrunde på forsikring. Vi har gitt tilbakemelding til dei om at ein må utforme konkurransegrunnlaga slik at ein sikrar uavhengigheit mellom aktørar ei avtale om kjøp av forsikring, og aktørar i ei ev anna avtale om kjøp av konsulenttenester. Dette vil vi følgje opp i innkjøpsprosessen dersom det vert aktuelt å lyse ut konkurranse på forsikringstenester og konsulenttenester parallelt. Tilbakemelding frå rådmannen i Hareid på saka, datert «Eg slutter meg til kommentaren frå rådmannen i Ulstein Mvh Ragnhild Velsvik Berge Rådmann «SAK 41/17 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN - COMPILO Kontrollutvalet tok orienteringa frå rådmann Ragnhild Velsvik Berge om COMPILO, til vitende. Saksopplysning Rådmann Ragnhild Velsvik Berge vil orientere om internkvalitetssystemet COMPILO. SAK 42/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR 1. Kontrollutvalet ser offentlegheit i kommunal sektor som eit svært viktig område kommunen må ha kontinuerlig fokus på. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om ei tilbakemelding på spørsmåla stilt i saka under punkta arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit, innan Saksopplysning Det følgjer av Grunnlova sin paragraf 100 at alle som hovudregel har rett til innsyn i forvaltninga sine saksdokument og rett til å oververe møter i folkevalde organ. Side 7 av 11

8 I Grunnlova sin paragraf 100 fjerde til sjette ledd står det: «Forhåndssensur og andre forebyggende forholdsregler kan ikke benyttes med mindre det er nødvendig for å beskytte barn og unge mot skadelig påvirkning fra levende bilder. Brevsensur kan ikke settes i verk utenfor anstalter. Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrensninger i denne rett ut fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunner. Det påligger statens myndigheter å legge forholdene til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale.» Dette er nærmare regulert i lovgivinga. Mellom anna viser ein til formålsparagrafen i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), der det heiter: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjonsog ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.» Møteoffentligheit er viktig for allmenta sitt innsyn i forvaltninga. Bestemmelsar som regulerer spørsmål om møteoffentligheit finn ein i Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) sin 31. Vidare står det i Lov om arkiv (arkivlova) at formålet med denne er «...å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.» Innanfor offentlegheit i kommunal sektor er det nokre problemstillingar i høve arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit som ein møter att i fleire saker og som er ein gjengangar i fleire kommunar. Dette reiser spørsmål som ein ser kan vere aktuelle for kontrollutvalet å stille til kommunen: Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutiner for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Side 8 av 11

9 Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Har kommunen skriftlege prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ? 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? SAK 43/17 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALSSAK BARNEVERN RUTINER VED OMSORGSOVERTAKELSE 1. Kontrollutvalet viser til «oppsummeringa» i saka og rår barnevernet til å ta inn i rutinehandboka beskrivelse på dei mangelfulle områda. 2. Kontrollutvalet ber barnevernet om snarleg tilbakemelding på om og kva som vert gjort i høve oppdateringa av Rutinehandboka. 3. Kontrollutvalet vil følgje opp forvaltningsrevisjonen løpande. Vedlegg 1. Barneverntenesta. TILSYN BARNEVERNTENESTA HAREID ULSTEIN VOLDA ØRSTA. Datert Fylkesmannen. Tilbakemelding Landsomfattande tilsyn LOT 2015, barnevernstenesta Hareid Ulstein Volda Ørsta. Datert Volda kommune. Rapport frå tilsynsførar i fosterheim. 4. Barneverntenesta. Samværsplan 2dre halvår Barneverntenesta. Rutinehandbok. Dato Juli (Alle vedlegga fylgjer uprenta) Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde følgjande i sak 34/17 Oppfølging HA19-16 Forvaltningsrevisjonsrapport barnevern Rutiner ved omsorgsovertakelse: : 1. Kontrollutvalet tek tilbakemelding av frå Rådmannen v/barnevernssjef Brynhild Solvang i Barnevernstenesta, til orientering, men vil påpeike at både tidsaspektet og tilbakemelding ikkje er tilfredsstillande. 2. Kontrollutvalet ber om at beskriving av rutiner og dokumentasjon på desse i tråd med revisor si anbefaling pkt.1. til 3. (rapporten sin del 8 s. 45) jf. oppfølging av kommunestyrevedtak PS47/14 vert sendt til sekretariatet innan Barnevernsleiar kom med tilbakemelding på : «Eg viser til samtale i dag, og forstår det slik at det er til dykk denne tilbakemeldinga skal gå. Gjer vel å gi meg ei tilbakemelding når de har motteke dette materialet. Denne revisjonen frå Hareid som det vert vist til (vedlegg), som vart satt i gang og gjennomført før vi vart ei interkommunal teneste, synest å vere svært omfattande og med mange problemstillingar. Det er vanskeleg å dokumentere alt ein ber om, utan at det vert sett i verk ein ny revisjon for å dokumentere dei meir kvalitative sidene ved problemstillingane. Eg gjer merksam på at vi rapporterer til Fylkesmannen to ggr pr år, og ein gong pr år til SSB. Desse er offentlege dokument, som gir mykje informasjon om Side 9 av 11

10 tenesta for kvar enkelt kommune i landet. Det vi ikkje rekk over, må hos oss, som i andre offentlege tenester, sjåast i samanheng kapasitet og ressursar. Eg legg ved vår interne rutinehandbok. Dette er ei «levande» og omfattande rutinehandbok, og er eit supplement til «Rutinehandbok for barnevernstjenesten i kommunene» (BLD), «Saksbehandlingsrundskrivet 2017» (BUFDIR), samt Visma sin «Veiviser», som vi nyttar i barnevernstenesta. I tillegg sørger fagprogrammet vårt «Familia» for ulike rutinar og kvalitetssikringar av arbeidet. Vedlagt er også tilbakemeldinga frå Helsetilsynet v/fylkesmannen gjeldande nasjonalt tilsyn på meldingar og undersøkingar i Mal for tilsynsrapportar er vedlagt. Når det gjeld svar på brev, så tilstrebar vi å halde oss innafor krava i Forvaltningslova på 3 veker. Når det gjeld born med samværsplanar, så vert desse laga ut ifrå individuelle tilhøve og vert jamnleg gjennomgått og revidert med partane i saka. Slike dokument ligg på det enkelte barnet i fagsystemet vårt, Familia. Viss det er slik at ein ønsker ei oversikt over kva tid det enkelte barn som er under omsorg frå Hareid skal ha revidert sine planar for inneverande år, ber ein om ei evt tilbakemelding på dette spørsmålet, slik at vi får utarbeidd ei slik samla anonymisert oversikt.» Tilbakemeldinga med vedlegg viser at tilfredsstillande tiltak er gjorde på ein del område, medan det på andre område er det fortsatt litt mangel eller kan gjerast betre. Oppsummering Revisor hadde følgjande anbefalingar i høve sine vurderingar/konklusjonar (del 8 s. 45): 1. Barnevernstenesta må utarbeide rutinar som sikrar at lovverket vert følgd og tidsfristar overhalde. Dette gjeld spesielt tiltak som kan bidra til å sikre: At tidsfristar for gjennomgang av meldingar og gjennomføring av undersøkingar vert halde. Dette ser ut til no å vere tilfredsstillande. Jf Rutinehandboka side 3og tilbakemdlinga av At oppfølging og tilsyn av barn i fosterheim vert gjennomført, dokumentert og arkivert tilfredstillande. Dette ser ut til no å vere tilfredsstillande. Jf pkt 2 under. At tiltaksplanar vert utarbeida og oppdaterte i samband med vedtak om hjelpetiltak vert fatta. Dette er ut til no å vere tilfredsstillande. Jf Rutinehandboka «Hjelpetiltak» frå side 11 At det vert utarbeida midlertidige omsorgsplanar i samband med at det vert fremma sak om omsorgsovertaking i fylkesnemnda. Viser til Rutinehandboka «Hjelpetiltak» frå side 16. Midlertidige omsorgsplanar er ikkje spesielt omtala og bør takast inn i handboka. At skriftelege henvendingar frå foreldre/advokat vert tilfredstillande handsama og at det vert send ut midlertidig svar ved forventa lang sakshandsamingstid. Side 10 av 11

11 Kan ikkje finne at dette er omtala i Rutinehandboka. Men det står i tilbakemeldinga at når det gjeld svar på brev, så tilstrebar barnevernet å halde seg innanfor krava i Forvaltningslova på 3 veker. Rutinebeskrivelse bør inntakast i Handboka. At biologiske foreldre vert følgt opp og inkludert i fosterheimsarbeidet så mykje som er forsvarleg. På side 34 i Handboka er rutiner samtalar med foreldre omtala. Her saknar ein beskriving om korleis den vidare oppfølginga skal vere. 2. Utarbeide mal for tilsynsrapportar. Mal er utarbeida og oversendt. Dette ser då ut til å vere tilfredsstrillande. 3. Utarbeide mal for samsværplanar. Mal er utarbeida og oversendt. Dette ser då ut til å vere tilfredsstillande. 4. Utarbeide oversikt over born med samværplan, og når desse skal reviderast. Det var ikkje meininga at kontrollutvalet/ kommunestyret skal få oversikt over borna, men få stadfesta at det finst rutinar for dette og om desse vert reviderte. Bør kome med i rutinehandboka. Eit er å lage rutinebeskrivelsar noko anna er om desse vert etterlevde. Det vil ein ikkje få svar på utan ein ny forvaltningsrevisjon på området. Møtet slutt. Jarl H. Schröder Inga Ishild Hareide - Leiar - -Medlem- Møteprotokoll går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar og rådmann til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS til orientering Side 11 av 11