ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Kom til sak 28/17. Faste medlemmer som ikkje møtte: Jon Åge Eidem Varamedlemer som møtte: Namn Inge Håkonsholm Møtte for Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte: Namn Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 36. Verner Larsen Rådmann, i sak 36 Side 1 av 12

2 SAKLISTE SAK 31/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 32/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 33/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR SAK 34/17 MELDINGAR. SAK 35/17 FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE OVERFOR KOMMUNEN SAK 36/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING SAK 37/17 ULSTEIN ARENA OPPFØLGING AV KOMMUNESTUYRESAK PS SAK 38/17 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON VATN OG AVLØP SAK 39/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR- TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN Side 2 av 12

3 SAK 31/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Mary Kleven Brekke. SAK 32/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokoll frå møtet vert godkjent. Vedlegg Møteprotokoll frå møtet SAK 33/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 : Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Gjennomgang av møteprotokollar er oppfølging av vedtak, samt at avvik som t.d. habilitet, sakshandsaming, opplysningar m.v. gir kontrollutvalet grunnlag for å ta opp tilhøve i kommunen. Møteprotokollar til gjennomgang: Formannskapet Teknisk utval Levekårsutvalet Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Ulstein Eigedomsselskap KF (styret) SAK 34/17 MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 2. Kontrollutvalet viser til vedlegg 2, og vil ha tilsendt oversikt over tilsynsbesøk i 2017, innan Dette gjeld både tilsynsførarane sine besøk og barnevernet sine besøk. Vedlegg 1. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/ Halldis Moltu Vurdering av uavhengigheit. Datert Tilbakemelding frå barnevernssjef Brynhild Solvang, jf. kontrollutvalssak 31/17 OPPFØLGING ØR40-16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN RUTINER. Datert Utskrift av kontrollutvalssaka ligg og vedlagt. Side 3 av 12

4 SAK 35/17 FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE OVERFOR KOMMUNEN 1. Kontrollutvalet tek opplysningane i saka til vitende, men er kritiske til kommunen sin avtale om forsikringsrådgivingsteneste med LOBO AS. 2. Kontrollutvalet ber kommunen i framtida sikre fullstendig uavhengige roller mellom forsikringsrådgivar/konsulent og agentrolla for eit forsikringsselskap. Vedlegg Notat frå advokat Kjetil Kvammen av I notatet frå advokat Kvammen er det vist til brev og notat i samband med saka, som har vore nødvendig for å få avklaringar. Desse følger saka som uprenta vedlegg. Enkelte er unnateke offentleg innsyn. Saksopplysning Dette er ei sak ein har jobba med sidan tidleg i 2015 etter å ha fått inn melding om mulig dobbeltrolle, forsikringsagent forsikringsrådgivingsteneste. Årsaka til at det har teke så lang tid er manglande og for lite opplysningar i utgangspunktet og undervegs. Kontrollutvalet behandla saka den sak 30/15 og det vart gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber rådmannen å gjere ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i konsulentfirmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt funksjonar og ytingar mellom konsulentfirmaet og KLP. 2. Ut frå funna i vurderinga ber kontrollutvalet rådmannen vurdere om kommunen har ei tilfredstillande og uavhengig forsikringskonsulentordning. 3. Kontrollutvalet ber om løpande tilbakemelding frå rådmannen. Sekretariatet har jobba vidare med saka både i eigenregi og gjennom advokat Kjetil Kvammen. Siste tida har underteikna og advokaten vore i kontakt/konsultasjonar med KLP for å få nødvendige avklaringar for å få avslutta saka. Advokat Kvammen har i notat av gjort ei grundig og omfattande oppsummering av saka og gangen i den. Eg viser her til sjølve notatet som ligg ved. Etter dette er det vidare stilt følgjande spørsmål v/advokat Kvammen til KLP som direktør Evjen har svara på: «Severin Myklebust / Lobo var agent for KLP overfor kommuner fra 2003 til Han solgte da forsikringer bl.a. til Ulstein kommune. I tillegg hadde han som agent i disse ca. 11 årene kundeoppfølging mot kommunen på vegne av KLP. Etter 2014 har han fortsatt som agent for KLP overfor bedrifter, jfr. din mail nedenfor, en rolle han har i dag. Det etter mitt syn er grunn til å stille seg kritisk til at 1. Myklebust/Lobo fra 2014 samtidig (fra slutten av 2014) har vært og er forsikringsrådgiver / konsulent for Ulstein kommune som har sine forsikringer i KLP etter tidligere innsalg av nettopp agent Myklebust, og samtidig agent for KLP. Det er fremlagt avtale med kommunen med varighet KLP sitt svar: Det ble i 2013 gjennomført anbudskonkurranse for 25 kommuner i regi av Prosjektservice med Fauske kommune som "lead". KLP vant konkurransen ut fra tildelingskriteriene. Det er selskapets distriktssjefer som er ansvar for kunden i KLP Skadeforsikring. Vi har mottatt fullmakt fra rådmann i Ulstein kommune om at Severin Myklebust skal ha tilgang til Kundeside (innlogget web med Side 4 av 12

5 forsikringsavtale), da han er innleid konsulent. Dette er en isolert avtale mellom kommune og Lobo som ikke inngår i forsikringsavtalen. 2. Myklebust gikk i 2014 direkte over fra oppdraget som agent og til forsikringsrådgiver /konsulentoppdrag for den oppdragsgiver som til da har vært blant agentens «kunder», så som Ulstein. Myklebust kan da ikke anses som uavhengig i denne nye rollen fra KLP sitt svar: Ut fra den dokumentasjon KLP har mottatt har vi ikke avdekket dette. Lobo m/myklebust fortsatte som agent for en gruppe med bedrifter pluss tre kommuner i Lofoten. Denne avtalen er sagt opp og utløper Myklebust er etter lov og avtale pliktig til å utvise lojalitet til sin hovedmann, KLP. Samtidig skal han tale Ulstein kommunes sak, om nødvendig f.eks. argumentere mot KLP sitt syn. KLP sitt svar: Agentavtalen er fulgt opp av meg og avdelingsleder i Offentlig, både i samtaler og møter. Der har vi gjennomgått roller og ansvar.» Avslutning Korrespondansen med KLP endrar ikkje sekretariatet si oppfatning av oppstått interessekollisjon mellom Severin Myklebust sine ulike oppdrag. I høve til Ulstein kommune har tilhøvet hans til KLP vore eigna til å svekke tilliten til at Myklebust har vore upartisk og uavhengig slik lova krev. Det er grunn til å kritisere kommunen for ikkje å ha stilt spørsmål omkring desse tilhøva. Saka skulle no vere betryggande opplyst, og tilhøve kommunen har til LOBO AS og Severin Myklebust er avklara. Det er viktig at kommunen, også når det gjeld kommunen sine kontraktspartar, sikrar uavhengige roller for framtida. Tilbakemelding frå rådmannen, datert : Eg har gått gjennom det du har sendt og har ingen kommentarar. Det vert no arbeidd frå Fauske kommune med å få i gong ein ny anbodsrunde på forsikring. Vi har gitt tilbakemelding til dei om at ein må utforme konkurransegrunnlaga slik at ein sikrar uavhengigheit mellom aktørar ei avtale om kjøp av forsikring, og aktørar i ei ev anna avtale om kjøp av konsulenttenester. Dette vil vi følgje opp i innkjøpsprosessen dersom det vert aktuelt å lyse ut konkurranse på forsikringstenester og konsulenttenester parallelt. Sak 36 vart teken før sak 34. SAK 36/17 ULSTEIN ARENA ORIENTERING Orienteringa frå rådmann og dagleg leiar i UEKF vert teken til vitende. Vedlegg Styresak i 17/24 i UEKF. B-dokumenta vert delt ut/gått igjennom i møtet av dagleg leiar i UEKF. Saksopplysning Det vert vist til styresak 17/24 i UEKF. Side 5 av 12

6 Rådmann og dagleg leiar i UEKF er innkalla for gi orientering om prosjektet. Særleg om framdrift og dei økonomiske tilhøva. I møtet Rådmann Verner Larsen og dagleg leiar i UEKF Rune Urke møtte og orientert om: Mva problematikk/spørsmål Parkeringsplassar og evt. sal av slike Økonomi Prosjekteringsgruppa Garantiar Sak 37 vart teken etter sak 36. SAK 37/17 ULSTEIN ARENA OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRESAK PS 17/39 1. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga frå revisjonen av vedkomande forvaltningsrevisjon/gransking til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil kome tilbake med evt. bestilling av eit forvaltningsprosjekt når byggeprosjektet Ulstein Arena er avslutta. 3. Kontrollutvalet vil seinare vurdere konsulentbistand for å kunne gi svar på spørsmål som ikkje kan inngå i ein forvaltningsrevisjon. Vedlegg 1. Notat frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon av Kontrollutvalssak 29/17. Saksopplysning Kommunestyret gjorde i sak KS 17/39 Auka ramme for Ulstein Arena, i PKT. 5 vedtak at dei vil at kontrollutvalet skal setje i verk ein forvaltningsrevisjon knytt til bygginga av Ulstein Arena. Kommunestyret sette også fram kva dei særskilt vil ha undersøkt. I sak 29/17 bad kontrollutvalet Søre Sunnmøre kommunerevisjon om å gi avklaring korleis dei kan bistå kontrollutvalet med å gi kommunestyret svar på vedtak i sak KS 17/39, då i form av ein forvaltningsrevisjon. Nedanfor finn ein revisjonen si tilbakemelding på ei punkta kommunestyret ba særskild om å få meir undersøkt. Gul: Kan gjennomførast som forvaltningsrevisjon Svart: Avklara Raud: Ikkje eigna for forvaltningsrevisjon Blå: Konsulentoppdrag 1. Har kommunen vedteke tydelege retningslinjer for organisering og gjennomføring av større byggeprosjekt, herunder mandat til å gjennomføre tilleggsbestillingar? Det er gjort undersøking og det ligg føre reglement, retningslinjer og instrukser, så dette kan gjennomførast som forvaltningsprosjekt. 2. Har folkevalde vore tydelege nok ovanfor administrasjonen i forhold til korleis prosjektet skal Side 6 av 12

7 organiserast? Denne problemstilling vart delvis belyst i KU- sak 28/17 på bakgrunn av innhenta informasjon frå politisk sekretariat, men dette kan undersøkast meir detaljert på bakgrunn av føringar i saksbehandlinga, og blir å vurdere som forvaltningsprosjekt. 3. Val av entrepriseform, særskilt knytt til prosjektering Denne problemstillinga er belyst i styresak 17/20 i UEKF, der det går fram av saka flg: «Når ein skulle bygge Ungdomskulen og Ulstein Arena valde Ulstein kommune å køyre prosessen gjennom «plan og design konkurranse» Det vil seie at ein skulle ha ein konkurranse om å kåre ein vinnar av det beste prosjektforslaget. Det vil seie at prosjektgrupper (beståande av arkitektar og ingeniørar på ulike fag) skulle konkurrere om å vinne den beste løysinga. Vinnaren får då rett til å følgje prosjektet vidare heilt fram til ferdigstilling. Konsekvensen av dette er at ein gjerne får ei god arkitektonisk løysing, men det er vanskeleg å avgrense og styre kostnadane knytt til utvikling av prosjektet. I byggefasen ser vi at arkitektsida har ein dominerande rolle. UEKF si erfaring er at då er det for lite fokus på ingeniørbiten i prosjektet. Dermed vert det vanskeleg å styre prosjektet i mål innafor avtalt byggekostnad. Ingen prosjekt er like. Det vil difor alltid vere viktig å vurdere kva som er rett entrepriseform. Når det gjeld Ulstein Arena var mykje avgjort når ein bestemte i kommunestyret å gå for «plan og design konkurranse». Det betyr at det vert lagt mykje ressursar i utvikling av prosjektet. Då er totalentreprise lite aktuelt etter mitt syn. Skal det vere totalentreprise så bør ein legge lite ressursar i utforming av prosjektet på førehand, men legge føringar for kva ein vil ha tilbod på. Så er det totalentreprenøren som må detaljprosjektere og tilby sine løysingar i eit komplett tilbod.» 4. Handtering av endringsmeldingar frå hovudentreprenør, sideentreprenør og prosjektgruppe Det vert forutsett at det ligg føre rutinar prosedyre/mandat for dette, og vil kunne vurderast som forvaltningsprosjekt. 5. Grunnlag for budsjettramme. Hadde administrasjonen under handsaminga av prosjektet grunnlag for å hevde at prosjektet var fullfinansiert inkludert mellom anna inventar og klatrevegg? Gjennomgang av byggspesifikasjon som er grunnlag for byggkontrakt er ikkje å vurdere som forvaltningsrevisjon/prosjekt. 6. Kalkyle for kontraktfesta prisstigning i prosjektet. Kvifor sprakk ramma? Dette er ikkje å vurdere som forvaltningsprosjekt. 7. Kommunens, prosjekteringsgruppa og arkitekten sine roller knytt til endringar undervegs Dette er ikkje å vurdere som forvaltningsprosjekt. 8. Har prosjektgruppa hatt tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å handtere eit så stort prosjekt? Dette er ikkje å vurdere som forvaltningsprosjekt. 9. Evt andre forhold som kontrollutvalet måtte finne nødvendig å vurdere nærmare Evt andre problemstillingar må vi få kome tilbake til når desse er kjente. Side 7 av 12

8 Oppsummering Spørsmål 1, 2 og 4 kan det utførast eit samla/felles forvaltningsprosjekt på. Spørsmål 3 antek ein at det er gitt tilfredsstillande svar på i Styresak 17/20 i UEKF. Spørsmål 5, 6, 7 og 8 kan ikkje definerast som eit forvaltningsprosjekt. Spørsmål 9 er problemstillingar ein evt. må kome tilbake til seinare. Når kommunestyret ynskjer eit forvaltningsprosjekt så bør dette endeleg vurderast når byggeprosjektet er ferdig, jf. spørsmåla 1, 2 og 4. Då må vi også sjå om det er aktuelt å ta med fleire problemstillingar, jf. spørsmål 9. På dei spørsmåla (5, 6, 7 og 8) som ikkje kan inngå i ein forvaltningsrevisjon må ein, når byggeprosjektet er ferdig, vurdere å leige inn konsulent for å gjere gransking. Dersom det skal utførast ein forvaltningsrevisjon så må ein omprioritere i høve til vedteken plan for forvaltningsreivsjon. SAK 38/17 OPPFØLGING UL 37/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding av til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner Rådmannen har oppfylt revisor sine anbefalingar jf. kommunestyret sine krav i sak PS 16/92. Vedlegg 1. Tilbakemelding frå rådmannen av Utskrift frå møteprotokoll kontrollutvalssak 37/16 Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Ulstein kommune gjorde vedtak i sak 17/15 om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan sjølvkostområdet vatn og avløp. Prosjektplan vart lagt fram og godkjent av kontrollutvalet sak 23/15. Prosjektet skulle vurdere om lov, forskrift og retningsliner for sjølvkost innan vatn og avløp er fylgde i Ulstein kommune. Gjennomgang av områda vatn og avløp er avgrensa hovudsakleg for 2014, men med eit lenger tidsperspektiv på enkelte område. Renovasjon er ikkje med i prosjektet. Formålet med prosjektet er å setje søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Vatn og avløp Ulstein kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 37/16, og vidare i kommunestyret i sak PS 16/92 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitende forvaltningsrevisjonsprosjektet Vatn og avløp Ulstein kommune (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Side 8 av 12

9 1. Kommunen må få på plass betryggande rutinar kring renteberekning av sjølvkost-fonda i samsvar med rettleiar, slik at avgiftsgrunnlaget vert rett. 2. Kommunen må vurdere å sette i verk tiltak for å redusere lekkasje/svinn av produsert vassmengd. Dette ved utbetring av anlegg med kjend lekkasje, men og vurdere stipulert/kalkulert forbruk ved berekninga av forbruksgebyr etter areal, alt. få fleire abonnentar til å nytte vassmålar. 3. Kommunen må gå i gjennom og oppdatere/justere anleggsregisteret i Momentum sjølvkost slik at sjølvkostmodellen er i samsvar med anleggsmodulen i økonomisystemet Agresso mht avskrivingsgrunnlag og avskrivingstid. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Tilbakemelding frå rådmannen, datert : 1.Kommunen må få på plass betryggande rutinar kring renteberekning av sjølvkost fonda i samsvar med rettleiar, slik at avgiftsgrunnlaget vert rett. Vi vil gjennomføre utrekning i samarbeid med Momentum sjølvkost. Den modellen dei nyttar skal være i samsvar med rettleiaren også for renteberekning og vi vil arbeide for å få på plass eit rett grunnlag. 2. Kommunen må vurdere å sette i verk tiltak for å redusere lekkasje/svinn av produsert vassmengd. Dette ved utbetring av anlegg med kjend lekkasje, men òg vurdere stipulert/kalkulert forbruk ved berekninga av forbruksgebyr etter areal, alt. få fleire abonnentar til å nytte vassmålar. I hovudplan for vassforsyning 2014 til 2019 er det lista fleire tiltak knytt til utskifting og rehabilitering av gamle leidningar. Status for prosjekta i vist i tabell i slutten av dette brevet. I høve til framdriftsplan ligg vi i forkant med fleire prosjekt. Samla framdrift for alle prosjekt sett under eit i planen er god. Spørsmålet om å vurdere stipulert / kalkulert forbruk ved berekning av forbruksgebyr etter areal, alt. få fleire abonnentar til å nytte vassmålar vert tatt opp i samband med planarbeidet for nye hovudplanar for vatn og avløp. Arbeidet med hovudplan for avløp er starta opp. Utlegging av planprogrammet skal opp som sak i formannskapsmøtet den Planen skal være ferdig godkjent i juni 2018 etter framdriftsplanen. 3. Kommunen må gå i gjennom og oppdatere/justere anleggsregisteret i Momentum sjølvkost slik at sjølvkostmodellen er i samsvar med anleggsmodulen i økonomisystemet Agresso mht avskrivingsgrunnlag og avskrivingtid. Frå og med 2016, har vi delt opp nye aktiveringar i ulike grupper med omsyn til avskrivingstid. Aktiveringane i anleggsregisteret stemmer då betre overeins med aktiveringane slik dei ligg i Momentum sjølvkost. Lenke til hovudplan for vassforsyning 2014 til Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/ Alf Marius Grønnevik: I høve anbefaling 1, har rådmannen gitt tilbakemelding på at ein i samarbeid med systemleverandøren vil få på plass tilfredstillande rutinar. Side 9 av 12

10 I høve problemstilling 2, har kommunen gitt tilbakemelding på at ein har gjennomført fleire utbetringar av leidningsnettet i høve lekkasje/svinn/sløsing. Tilbakemeldinga viser også at utrekning/vurdering av forbruksgebyr /bruk av vassmålar vil bli tatt opp i samband med utarbeiding av nye hovudplanar for vatn og avløp. I høve problemstilling 3, skal kommunen ha gjennomført endringar i sjølvkostsystemet for å imøtekome anbefalingane. Kontrollutvalet bør vurdere om det på eit seinare tidspunkt kan vere aktuelt med eit oppfølgingsprosjekt for å kontrollere om dei ulike tiltaka har fungert tilfredstillande. SAK 39/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding på spørsmåla vedkomande offentlegheit i kommunal sektor til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen gi tilbakemelding på korleis ekstraordinære møte vert kunngjort, og korleis kommunen behandlar e-postar/elektronisk kommunikasjon sendt direkte til tilsette. Saksopplysningar Kontrollutvalet retta ein del spørsmål (i feit skrift) i sak 26/17 til rådmannen vedkomande arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. Rådmannen si tilbakemelding av gir eit greitt bilde av rutinane. Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? Ulstein kommune har ein ajourført arkivplan som er godkjent av Statsarkivet Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? Ulstein kommune har rutinar for journalføring og arkivering både for sentralarkivet og for dei ulike fagsystema i kommunen som har arkivverdig informasjon. Rutinane for sentralarkivet ligg i arkivplanen, medan rutinane for dei ulike fagsystema ligg tilgjengelege for dei einingane rutinane gjeld. 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? Interne notat blir journalført på same måte som inngåande og utgåande brev. Der finnes to typar notat i sak- arkivsystemet. N-notat krev oppfølging og kjem på oppgåvelista til sakshandsamar. X-notat krev ikkje oppfølging og kjem ikkje på oppgåvelista til sakshandsamar. 4. Har kommunen rutiner for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Rutinar for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen blir i stor grad samanfallande med rutinar for journalføring og arkivering. I tillegg har vi skrivereglar for tittlar og dokumenttypar for ulike saksområder i kommunen. Dette er for å sikre attfinning av dokument ved søk og eintydig registrering i sak- arkiv systemet. Dokumentoffentlegheit Side 10 av 12

11 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? Den informasjonen som blir skjerma i sak- arkivsystemet ephorte blir også skjerma på postlista til Ulstein kommune. I sakshandsamingsreglementet for Ulstein kommune og UEKF står det; «Saksdokument i den kommunale forvaltninga er offentlege så lenge det ikkje er gjort unntak i lov eller i medhald av lov. Når eit dokument eller heile saka vert unnateke offentlegheita, skal dette vere heimla i lov/forskrift». 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? Ved førespurnad om innsyn har vi rutinar for å vurdere meirinnsyn. Sjå pkt 3. rutinar for handsaming av krav om innsyn. 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? I Personvernhandbok for Ulstein kommune har vi skriftlege rutinar for handsaming av krav om innsyn. Kap. 6 Handsaming av personopplysningar (s 22-24). I vurdering av innsyn står det blant anna: «Meirinnsyn - offentleglova 11. Kommunen må likevel vurdere om vi skal gi heilt eller delvis innsyn. Vil nokon/noko ta skade av at innhaldet vert offentleg? Ligg det reelt og sakleg behov til grunn for å nekte innsyn? Har vi heimel for å unnta dokumentet? Sakshandsamar har plikt å vurdere meirinnsyn» Møteoffentlegheit 1.Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? Politiske møte vert kunngjorde på fleire måtar: Møtetid og -stad vert offentleggjort på nettstaden til kommunen (både i modulen einnsyn og i ein samla møteplan). Møteplanen vert kunngjort i lokalavisa ein gong i halvåret. Kvart kommunestyremøte vert kunngjort med ei annonse i lokalavisa. Saklistene til møta i kommunestyret, formannskapet, hovudutvala og fellesrådet vert presenterte med eigne oppslag/omtalar på nettstaden til kommunen. 2. Har kommunen skriftlege prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ? Overordna gjeld kommunelova, som i 31 slår fast at «Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer». Paragrafen seier i kva tilfelle eit folkevald organ kan eller skal lukke eit møte. I 32 seier lova korleis debatt og røysting om lukking av møte skal skje. Lokalt gjeld også «Etiske retningslinjer for folkevalde og tilsette i Ulstein kommune». Her heiter det m.a. at «Fortrulege opplysningar som ein får gjennom arbeid eller politiske verv, må respekterast og ikkje brukast til skade for andre eller til personleg vinning». Elles tek «Politiske reglement» for Ulstein kommune også føre seg teieplikt og opning og lukking av møte: Her heiter det m.a. «Møteleiar opne eller stengde dører teieplikt [ ] Møtet vert halde for opne dører. Ei særskild sak kan bli handsama for stengde dører når kommunestyret vedtek det. Når ei sak blir handsama for stengde dører, pliktar dei som er til stades å teie om drøftingane og dei vedtak som blir gjorde, til så lenge anna blir fastsett». «Politiske reglement» seier også dette: «Særskilde reglar for innsyn i opplysningar undergjevne teieplikt m.m. [ ] Folkevalde får teieplikt i høve til dokument som er underlagde teieplikt eller unnateke offentleg innsyn etter reglane i offentleglova. Medlemmar av folkevalde organ skriv under erklæring om teieplikt når dei får innsyn i opplysningar undergjevne teieplikt. Når ei sak vert handsama for stengde dører, jf. kommunelova 31, skal Side 11 av 12

12 det ikkje orienterast eller refererast frå drøftingane med mindre vedkomande folkevalde organ fastset noko anna». Når det gjeld teieplikt, har Ulstein kommune ei eiga erklæring om teieplikt som folkevalde skriv under. 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? Det ligg til leiarane i dei ulike organa å gjere greie for reglane og ta opp til drøfting om eit møte skal lukkast, når der er saker der det kan vere aktuelt. Vidare vart det i 2015 halde folkevaldopplæring i regi av KS for det nyvalde kommunestyret. Dei etiske retningslinjene og politiske reglementa ligg elles på nettstaden til kommunen. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar i kontrollutvalet Mary Kleven Brekke Medlem Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 12 av 12