Møtebok. Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, Kommunestyresalen Saksnr.: 12/ /2016

Transkript

1 Kontrollutvalet i Luster kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, Kommunestyresalen Saksnr.: 12/ /2016 Følgjande medlem møtte Anders Bolstad, leiar Kjell Sindre Schmidt, nestleiar Johannes Hauge Birgit Stegegjerde Fossen Parti Ap Sp Frp AP Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Jeanett Aaland Brun V Kristoffer Melheim V Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Anders Bolstad Frå sekretariatet møtte: Maren Lien, PwC Frå administrasjonen og Rådmann Jarle Skartun politisk leiing møtte: Frå revisjonen møtte: Marianne Vara, Konrad Haugen Dokument utlevert i møtet: - Brev frå Håkon Walaker, Misbruk av makt og mynde, Melding om politisk behandling Plan for forvaltningsrevisjon (sak 55/16) - Sakframlegg Klagehandsaming, arkivsak 16/137 Synfaring: Merknader: Underskrifter: 1

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel Ope/lukka 12/2016 Godkjenning av møteprotokoll O 13/2016 Drøftingsaker, skriv og meldingar O 14/2016 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2017 O 15/2016 Forvaltningsrevisjon 2016 O Møtebok kontrollutvalet i Luster Kommune Sak 12/2016 Godkjenning av møteprotokoll Maren Lien /2016 Møteprotokollen frå møtet vert godkjent. KON-12/16 VEDTAK Møteprotokollen frå møtet vert godkjent. 2

3 Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 13/2016 Drøftingssaker, skriv og meldingar Maren Lien /2016 Refererte skriv og meldingar: Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Oversikt over tilsyn og forvaltningskontroll andre halvår SF Revisjon IKS Revisjonsbrev 01/2016 vedkommande årsrekneskapen 2015 for Luster kommune Rådmannen Eigarskapsmelding Rådmannen Tertialrapport T SF Revisjon Innkalling til representantskapsmøte Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Orienteringar i møtet: 1. Revisor Marianne Vara orienterte om Revisjonsbrev 01/ Rådmannen orienterte om 2. tertialrapport og merknader i revisjonsbrev 01/ Rådmannen orienterte om Eigarskapsmelding Rådmannen orienterte om saksgang med Håkon Walaker frå sist handsaming i kontrollutvalet KON-13/16 VEDTAK: Sak 1 - Revisjonsbrev 01/2016 (vedlegg nr. 2) Kontrollutvalet har handsama revisjonsbrev 01/2016 i møtet. Det er kontrollutvalets oppgåve å sjå til at revisjonsmerknader vert følgt opp, og kontrollutvalet vil gjere kommunestyret merksame på desse forholda. 3

4 Feil og manglar som revisjonen påpeiker er ikkje vesentlege, men av ein storleik som tilseier at det er viktig at kommunens leiing vert gjort kjent med dei. 1. Kommunen må etablere tilfredstillande rutine som dokumenterer at kommunestyrevedtak om årsbudsjett og seinare budsjettendringar er avstemt mot budsjettet i rekneskapsskjema. 2. Økonomireglement bør reviderast slik at det kjem i samsvar med gjeldande lovar og forskrifter. 3. Balansekonto for kantinekostnader er ikkje avstemt og avslutta kvart år, som resulterer i ei årleg auka fordring. 4. Med omsyn til bufferfond må kommunen innrette budsjett og rekneskapsføring av avkastning av langsiktig plasseringar slik at det ikkje påverkar resultatet (meir- /mindreforbruk). 5. Kommunen må revidere korleis dei utarbeider dokumentasjon og presentasjon av sjølvkostrekneskapa for å ivareta krav frå kommunaldepartementet (Veileder H-3/14) 6. Kommunen må oppdatere anskaffelseskosten på anleggsmidlar slik at note 8 i rekneskapen kan framstillast i samsvar med KRS 6 nr punkt Tilskot til flykningar frå IMDI kan ikkje avsettast til bundne fond slik som kommunen har praktisert i perioden , men kan avsettast til disposisjonsfond, jamfør note 14 i årsrekneskapen Konsekvensen av dette er at mindreforbruket i perioden har vorte rapportert 5,1 million kr (1,4 mill. kr. i 2015) for lågt med tilsvarande mindre avsetning til disposisjonsfond. Dette har administrasjonen varsla at ein vil retta opp i 2016, jamfør note 14 i årsrekneskapen Kontrollutvalet ber administrasjonen om å rydde opp disse forholda ved å revidere reglement, å etablere tilfredsstillande rutinar, og følgje opp merknadene frå revisor slik at kommunen fører rekneskap i samsvar med gjeldande lover og reglar. Vedtaket vert oversendt til kommunestyret til orientering, som eiga sak. Kontrollutvalet vil følgje opp saka og ber administrasjonen og revisor om å orientere om framdrift i møte Sak 2 Brev frå Håkon Walaker (brev utdelt i møtet) Kontrollutvalet har drøfta brev (brev av ) frå Håkon Walaker, Misbruk av makt og mynde, framlagt i møtet. Kontrollutvalsleiar fremma forslag om svarbrev til Håkon Walaker med vedtaket slik det vart gjort i kontrollutvalsmøte (utkast frå sekretariat). Johannes Hauge fremma følgjande framlegg: Kontrollutvalet viser til sitt vedtak frå og oppmodar kommunen om å gå i dialog med Håkon Walaker for å finne ein minneleg løysing på saka. Forslaget til kontrollutvalsleiar fikk 4 av 5 stemmar. Johannes Hauge røysta for sitt framlegg. Sekretariatet gir Håkon Walaker skriftleg tilbakemelding på sin klage til kontrollutvalet slik som utkast til brev låg føre. 4

5 Øvrige saker Kontrollutvalet tek øvrige orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 14/2016 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2017 Maren Lien /2016 Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett (eks. mva) 2017 for kontrollutvalet i Luster kommune: Område 2017 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Avventar SF Revisjon sitt representantskap Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll SUM kr finansiell revisjon jamfør nedanfor For finansiell revisjon vil kontrollutvalet tilrå at kommunen arbeider inn i sitt budsjett den budsjettposten som blir vedteken av styret og representantskapet i SF Revisjon IKS i samsvar med selskapsavtalen. Dei øvrige budsjettpostane vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. I høve til utkast sendt ut i sakspapira til kontrollutvalsmøtet vart det lagt inn budsjett frå SF Revisjon på kr for KON-14/16 VEDTAK: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett (eks. mva) 2017 for kontrollutvalet i Luster kommune: 5

6 Område 2017 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll SUM kr For finansiell revisjon vil kontrollutvalet tilrå at kommunen arbeider inn i sitt budsjett den budsjettposten som blir vedteken av styret og representantskapet i SF Revisjon IKS den 21. oktober 2016 i samsvar med selskapsavtalen. Dei øvrige budsjettpostane vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 15/2016 Forvaltningsrevisjon 2016 Maren Lien /2016 Saka vert lagt fram utan tilråding men for drøfting i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta tema for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisors forslag til problemstillingar vert lagt fram for kontrollutvalet. KON-15/16 VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek å følgje plan for forvaltningsrevisjon slik den vert vedteke i kommunestyret 22. september 2016, sak 55/16. Kontrollutvalet vel med det økonomi- og prosjektstyring som tema for forvaltningsrevisjon i Det er sett av kr i budsjettet til slik revisjon i

7 Kontrollutvalet vel å nytta Deloitte som forvaltningsrevisor ihht. rammeavtale. Sekretariatet ber Deloitte om å utarbeide prosjektplan på bakgrunn av drøftinga i kontrollutvalet snarleg. Leiar i kontrollutvalet får fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 7