SEKOM-sekretariat. Sakliste. Møtestad: Eid kommunehus, formannskapsalen Dato: Tid: Kl. 10:00-13:00

Transkript

1 Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Eid kommunehus, formannskapsalen Dato: Tid: Kl. 10:00-13:00 Faste representantar som møtte: Arve Dahl Jorunn Sandvik Ole Reinhardt Bugjerde Forfall faste representantar: Brit Eltvik Lien Kjell Haugland Fylgjande vararep. møtte: Jan Ove Lotsberg Brit Moa Sakliste Sak nr. Sakstittel 28/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 29/17 Skriv og meldingar 30/17 Forvaltningsrevisjon: Etikk - tinging 31/17 Forvaltningsrevisjon: Arbeid med etikk i Eid kommune - prosjektplan 32/17 Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale 33/17 Orientering om rekneskapsrevisjon for /17 Møteplan 2018 for Eid kontrollutval 35/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme Kommunerevisjonen i Nordfjord v/kay Rune Solheim og Gunnar Ryste Underskrifter: Ole Reinhard Bugjerde Arve Dahl Jorunn Sandvik Jan Ove Lotsberg Brit Moa

2 28/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. EID- 28/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 29/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande. EID- 29/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. 30/17: Forvaltningsrevisjon: Etikk - tinging Eid kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Etikk, av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande hovudproblemstilling med underpunkt: Har kommunen etiske retningsliner, og korleis vert dette følt opp? Har kommunen system for oppfølging og diskusjon om etiske problemstilling i organisasjonen? I kva grad er felles verdiar og etiske retningsliner kjende i kommunen sin organisasjon? Har kommune rutinar for varsling? Er det informert om og lagt til rette for varsling, på ein systematisk og forsvarleg måte? Frist for levering av rapport: Side 2

3 Kommunerevisjonen i Nordfjord v/kay Rune Solheim og Gunnar Ryste møtte. Forvaltningsrevisor Gunnar Ryste kom med sitt innspel i saka. EID- 30/17 VEDTAK: Eid kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Etikk, av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande hovudproblemstilling med underpunkt: Har kommunen etiske retningsliner, og korleis vert dette følt opp? Har kommunen system for oppfølging og diskusjon om etiske problemstilling i organisasjonen? I kva grad er felles verdiar og etiske retningsliner kjende i kommunen sin organisasjon? Har kommune rutinar for varsling? Er det informert om og lagt til rette for varsling, på ein systematisk og forsvarleg måte? Frist for levering av rapport: /17: Forvaltningsrevisjon: Arbeid med etikk i Eid kommune - prosjektplan Prosjektplan frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeid med etikk i Eid kommune, vert godkjent. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/kay Rune Solheim og Gunnar Ryste møtte. Forvaltningsrevisor Gunnar Ryste gjekk gjennom prosjektplanen. EID- 31/17 VEDTAK: Prosjektplan frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeid med etikk i Eid kommune, vert godkjent. Side 3

4 32/17: Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. 2. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. 4. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/kay Rune Solheim og Gunnar Ryste møtte i saka. Før handsaming av saka, tok kontrollutvalsleiar Ole Reinhardt Bugjerde opp spørsmål om eigen habilitet. Bakgrunn er at han sit som styremedlem i Samstyret for Kommunerevisjonen i Nordfjord. Ole Reinhardt Bugjerde deltok ikkje ved handsaminga av habilitetsspørsmålet. Kontrollutvalet avgjorde at Ole Reinhardt Bugjerde er inhabil til å handsame saka, med heimel i Forvaltningslova 6 / Kommunelova 40. Nestleiar Jorunn Sandvik overtok som leiar ved handsaming av saka. EID- 32/17 VEDTAK: 1. Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. 2. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. 4. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka. Side 4

5 33/17: Orientering om rekneskapsrevisjon for 2017 Kontrollutvalet tek orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2017 til vitande. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/kay Rune Solheim og Gunnar Ryste møtte. Rekneskapssrevisor Kay Rune Solheim gjekk gjennom overordna revisjonsstrategi og orienterte om revisjonsarbeidet for EID- 33/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2017 til vitande. 34/17: Møteplan 2018 for Eid kontrollutval Møteplan 2018 for Eid kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl : 17. januar 18. april 13. juni 26. september 7. november EID- 34/17 VEDTAK: Møteplan 2018 for Eid kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl : 17. januar 18. april 13. juni 26. september 7. november Side 5

6 35/17: Oppfølgingsliste Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. EID- 35/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 36/17: Eventuelt Nytt framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ber om at rådmannen informerer i neste møte 17. januar 2018, om internkontrollsystemet i Eid kommune etter gjennomgangen i Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. EID- 36/17 VEDTAK: Kontrollutvalet ber om at rådmannen informerer i neste møte 17. januar 2018, om internkontrollsystemet i Eid kommune etter gjennomgangen i Side 6