SELJE KOMMUNE Møteprotokoll Møtedato: Møtetid: Møtestad: Saksnr.: Følgjande medlemmer møtte Følgjande medlemmer møtte ikkje

Transkript

1 SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet Møteprotokoll Møtedato: 05. DESEMBER.2016 Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Kommunehuset, 2 etg. Saksnr.: 32/16-38/16 Følgjande medlemmer møtte Svein Rune Krakereid (Leiar) Per Egil Hellebust (Nestleiar) Veronica Hatlenes Mirjam Friberg Følgjande medlemmer møtte ikkje Atle Svein Honningsvåg Følgjande varamedlemmer møtte Jarle Teige Følgjande frå administrasjonen møtte Merknad til innkallinga Ingen Følgjande frå Vest Kontroll møtte Jostein Støylen (Dagleg leiar) Følgjande frå Kommunerevisjonen i Nordfjord Kontroll møtte Torill Monsen, revisor Gunnar Ryste, forvaltningsrevisor

2 Følgjande saker vart handsama Sak nr. Sakstittel 32/16 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteprotokollen 33/16 Godkjenning av møteprotokollen frå sist møte 34/16 Gjennomgang av møteprotokollar /16 36/16 37/16 38/16 Meldingar Budsjett for kontrollutvalet 2017 Rapport forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp drift Rapport forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp investering Tilleggssaker: Utskrift møteprotokoll: Kommunestyret som melding til neste møte, ordførar og rådmann som orientering og kontrollutval med vara for godkjenning til neste møte. Signatur: Svein Rune Krakereid Mirjam Friberg

3 SAK 32/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN Samrøystes vedtak 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Mirjam Friberg. SAK 33/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den Sakrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent, korrigering at Veronica Hatlenes gjekk kl SAK 34/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Flg. saker var til gjennomgang: Kommunestyret 15.09, Formannskapet 13.10, Råd for eldre og funksjonsh , Planutvalet Ardministrasjonsutvalet 13.10, Samrøystes vedtak 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet oppmodar kommunen å få på plass ein enklare måte å finne møteprotokollar/møtebøker, saker og saksvedlegg. Dette for å gjere det enklare for politikarar, innbyggarar og andre interesserte å finne fram. SAK 35/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Høyring NOU 2016:4 Ny kommunelov. Oslo, 7.oktober Utarbeidd av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). 2. HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV. Oslo, 30. september Utarbeidd av forum for kontroll og tilsyn (FKT). Saksutgreiing 1. Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov. Oslo, 7.oktober Utarbeidd av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF).

4 Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har kommentert høyringsbrevet datert , om NOU 2016:4 Ny kommunelov. På side fire, Kap. 23. Kontrollutvalg, kjem det blant anna fram følgjande: «Sekretariatet skal være utvalgets operative ledd, foreta utredninger av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan, jfr. 20 i forskrift om kontrollutvalg.» For meir informasjon sjå vedlegg HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV. Oslo, 30. september Utarbeidd av forum for kontroll og tilsyn (FKT). Forum for kontroll og tilsyn (FKT) har gjennomført ein intern høyring bland sine medlemar om høyringsbrevet datert , NOU 2016:4 Ny kommunelov. I den innleiande kommentaren til dokumentet kjem det fram følgjande: «FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/ utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg.» For meir informasjon sjå vedlegg Plan og retningsliner for selskapskontroll status. Plan og retningsliner for selskapskontroll vert utsett til 2017, grunna Selje kommune ikkje har behandla saka som avtalt den (politikardag). Samrøystes vedtak Meldingane vart tekne til vitende. SAK 36/16 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2017 Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til.

5 For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2017 pålydande kr ,-. Dette er same nivå som foregåande år. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. Samrøystes vedtak Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. SAK 37/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLEGE INNKJØP DRIFT Vedlegg Rapport forvaltningsrevisjon. Offentlege innkjøp drift Selje kommune. Kommunerevisjonen i Nordfjord, 25.oktober Saksutgreiing Kommunestyret vedtok i sak 050/16 Kontrollutvalet sak 22/16 Plan for forvaltningsrevisjon at følgjande prosjekt bør prioriterast: Arbeidet med etikk i kommunen. Utforming og handtering av avvik av tildelingskriterium ved offentlege innkjøp/etterleving av regelverket. Sjukefråvær i helse- og omsorgstenesta. Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit, e-post og postjournal. Eit prosjekt ligg no føre.

6 Viser til rapport forvaltningsrevisjon, Offentlege innkjøp drift Selje kommune, utarbeidd av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Kommunerevisjonen har i denne rapporten undersøkt om Selje kommune sin innkjøpspraksis er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentlege innkjøp. Følgjande problemstilling vert lagt til grunn: Følgjer kommunen regelverket for offentlege innkjøp innan drift? Samandraget finn ein på side 4 i rapporten. For betre oversikt anbefalast det å lese heile rapporten. Det vert fokusert på fylgjande tema: 1. Driftskjøp skal vere basert på konkurranse (side 7 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen kommunerevisjonen har motteke er det tre ansvar (sjå tabell side 7) som ikkje har følgt kravet om konkurranse. Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje kravet til konkurranse jf. 5 i «Lov om offentlege anskaffelser». 2. Kommunen skal berekne og dokumentere eit verdianslag (side 8 i rapporten) I samband med verifisering av data har Selje kommune gitt beskjed om at dei ikkje er samd i at det står «nei» under verdianslag for leverandøren Nordplan AS i tabellen(sjå tabell side 8). Etter kommunerevisjonen si vurdering er det ikkje skriftlig dokumentert korleis kommunen er komen fram til verdianslaget for Nordplan AS. Deira «nei» i tabellen er basert på følgjande moment i lov, forskrift og rettleiar: Loven 5 «gjennomsiktig og etterprøvbarhet» Forskrift 2-3 «utarbeidelse av verdianslag» Forskrift 3-1, 7. ledd «Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet» Veileder om offentlig anskaffelse (2013) pkt avsnitt 3 notat bør opprettes ved kjøp hvor verdien er nær terskelverdi samt regelmessige kjøp. Ut frå dei grunnleggande krava som er nemnt, meiner dei at intensjonen i regelverket er at kommunen bør ha ein skriftleg dokumentasjon på korleis ein har kome fram til anslaget.

7 Ut frå dokumentasjonen dei har motteke er det ikkje framlagt dokumentasjon på korleis verdianslag er gjort for nokon kjøp. Dei har ikkje spurt etter dokumentasjon for innkjøp omfatta av rammeavtale. 3. Det skal utarbeidast konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi (side 9 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen dei har motteke har tre ansvar (sjå tabell side 10) ikkje følgt kravet om konkurransegrunnlag. Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1 i «Forskrift om offentlege anskaffelser». 4. Alle kjøp over kr skal kunngjerast (side 11 i rapporten) Ut frå dokumentasjon dei har motteke har to ansvar (sjå tabell side 11) ikkje følgt kravet om kunngjering. Vurdering viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld kunngjering, jf. 9-1 og 18-1 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 5. Det skal ligge føre skatteattest frå den tilbydaren det er inngått innkjøpsavtale med (side 12 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen dei har motteke, har tre ansvar (sjå tabell side 12) ikkje følgt kravet om skatteattest. Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld kravet til skatteattest, jf i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 6. Det skal utarbeidast innkjøpsprotokoll for alle kjøp over kr (side 13 i rapporten)

8 Ut frå dokumentasjonen dei har motteke har tre ansvar (sjå tabell side 13) ikkje følgt kravet om protokollføring. Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Høyringsuttale frå Selje kommune (side 14 i rapporten) «En generell kommentar er at revisor ikke synes å vektlegge de tilbakemeldingene og forklaringene som er fremkommet fra ulike tjenesteledere eller ansatte i administrasjonen, men fastholder at det er et «avvik», eller «brudd» på reglementet, nærmest uansett hvilket svar som er fremkommet. Vi hadde forventet at revisor tar til etteretning de tilbakemeldingene man får, og hensyntar dette både i rapporten og sine konklusjoner. Vi er inneforstått med de ulike terskelverdiene, og innholdet i praktisk tilnærming til en del problemstillinger, og ikke låse oss helt til en firkantet fortolkning av alle detaljer i lovverket. Det er et perspektiv vi savner i denne forvaltningsrevisjonen, og som vil bli eksemplifisert nedenfor. Rent metodisk blir det også feil når man har et utval på 8 leverandører, og konsekvent forholder seg til at for eksempel «3 av 4 mangler verdianslag», det korrekte blir «3 av 8».» Dei ulike påståtte avvika vert også kommentert av kommunen (side 14 i rapporten), og vidare kan ein lese Kommunerevisjonens kommentar til kommunen sin høyringsuttale (side 16 i rapporten). Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av offentlege innkjøp drift Selje kommune til vitende. 2. Kommunestyret vedtek at rådmannen må organisere rutinar for offentlege innkjøp drift Selje kommune som inneheld: kravet til konkurranse utarbeiding av verdianslag konkurransegrunnlag kunngjøring for kjøp over terskelverdi (nasjonal og EØS) skatteattest protokollføring 3. Kommunestyret vedtek at rådmann sørgjer for at verdianslaget i offentlege innkjøp drift Selje kommune vert skriftleg dokumentert.

9 4. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av pkt. 2 og 3 framom til kontrollutvalet innan SAK 38/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLEGE INNKJØP INVESTERING Vedlegg Rapport forvaltningsrevisjon. Offentlege innkjøp investering Selje kommune. Kommunerevisjonen i Nordfjord, 03.november Saksutgreiing Kommunestyret vedtok i sak 050/16 Kontrollutvalet sak 22/16 Plan for forvaltningsrevisjon at følgjande prosjekt bør prioriterast: Arbeidet med etikk i kommunen. Utforming og handtering av avvik av tildelingskriterium ved offentlege innkjøp/etterleving av regelverket. Sjukefråvær i helse- og omsorgstenesta. Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit, e-post og postjournal. Eit prosjekt ligg no føre. Viser til rapport forvaltningsrevisjon, Offentlege innkjøp investering Selje kommune, utarbeidd av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Kommunerevisjonen har i denne rapporten undersøkt om Selje kommune sin innkjøpspraksis er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentlege innkjøp. Følgjande problemstilling vert lagt til grunn: Følgjer kommunen regelverket for offentlege innkjøp innan investering? Samandraget finn ein på side 4 i rapporten. For betre oversikt anbefalast det å lese heile rapporten. Det vert fokusert på fylgjande tema: 7. Kommunen skal berekne og dokumentere eit verdianslag (side 7 og 8 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen kommunerevisjonen har motteke har 6 av 10 prosjekt ikkje følgt kravet om utarbeiding av verdianslag (for meir detaljert informasjon sjå side 7 og 8).

10 Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld utarbeiding av verdianslag, jf. 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 8. Det skal utarbeidast konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi (side 9 og 10 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen dei har motteke har 5 av 10 prosjekt ikkje følgt kravet om konkurransegrunnlag. Vurderinga viser at ikkje alle prosjekt følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld kravet til konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1 «Forskrift om offentlige anskaffelser». 9. Alle innkjøp over kr skal kunngjerast (side 11 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen dei har motteke, har alle prosjekta følgt kravet om kunngjering. Revisjonen har ingen særskild merknad til kravet om kunngjering. 10. Det skal ligge føre skatteattest frå den tilbydaren det er inngått innkjøpsavtale med (side 12 i rapporten) Ut frå dokumentasjonen dei har motteke har 8 av 10 prosjekt ikkje følgt kravet om skatteattest. Vurdering viser at ikkje alle prosjekt følgjer loven fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld kunngjering, jf i «Forskrift om offentlige anskaffelser». 11. Det skal utarbeidast innkjøpsprotokoll for alle kjøp over kr (side 13 i rapporten)

11 Ut frå dokumentasjonen dei har motteke har 6 av 10 prosjekt ikkje følgt kravet om protokollføring. Vurderinga viser at ikkje alle prosjekt følgjer lova fullt ut. Kommunen må følgje loven når det gjeld protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Høyringsuttale frå Selje kommune (side 14 i rapporten) Kommunerevisjonen viser til dei generelle innledande kommentarane gitt vedrørande rapporten Offentlege innkjøp drift Selje kommune, då dei meiner dette har gyldighet også når det kjem til investeringsprosjekta. Viser til rapporten Offentlege innkjøp drift Selje kommune, side 14. «En generell kommentar er at revisor ikke synes å vektlegge de tilbakemeldingene og forklaringene som er fremkommet fra ulike tjenesteledere eller ansatte i administrasjonen, men fastholder at det er et «avvik», eller «brudd» på reglementet, nærmest uansett hvilket svar som er fremkommet. Vi hadde forventet at revisor tar til etteretning de tilbakemeldingene man får, og hensyntar dette både i rapporten og sine konklusjoner. Vi er inneforstått med de ulike terskelverdiene, og innholdet i praktisk tilnærming til en del problemstillinger, og ikke låse oss helt til en firkantet fortolkning av alle detaljer i lovverket. Det er et perspektiv vi savner i denne forvaltningsrevisjonen, og som vil bli eksemplifisert nedenfor.» Dei ulike prosjekta vert også kommentert av kommunen (side 14 i rapporten), og vidare kan ein lese Kommunerevisjonens i Nordfjord sin kommentar til kommunen sin høyringsuttale (side 16 i rapporten). Samrøystes innstilling 5. Kommunestyret tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av offentlege innkjøp investering Selje kommune til vitende. 6. Kommunestyret vedtek at rådmannen må organisere rutinar for offentlege innkjøp investering Selje kommune som inneheld: utarbeiding av verdianslag konkurransegrunnlag kunngjøring for kjøp over terskelverdi (nasjonal og EØS) skatteattest protokollføring

12 7. Kommunestyret vedtek at rådmann sørgjer for at verdianslaget i offentlege innkjøp investering Selje kommune vert skriftleg dokumentert. 8. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av pkt. 2 og 3 framom til kontrollutvalet innan Møtet slutt.