Offentlege driftskjøp Selje kommune

Transkript

1

2 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av Kommunerevisjonen i Nordfjord på oppdrag frå kontrollutvalet. Prosjektet er gjennomført i samsvar med standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har vurdert eigen ubundenskap i høve krav stilt i forskrift for revisjon i kommunane. Vi kjenner ikkje til forhold som er egna til å svekke vår uavhengigheit og objektivitet. Rapporten har vore sendt rådmannen til uttale. Vi takker administrasjonen for godt samarbeid. Den 25. oktober 2016 Markvard Sunde Torill Monsen Gunnar Ryste Revisjonssjef Revisor Revisor Innkjøp handlar ikkje om å kjøpe produkt, men å dekke verksemda sine behov for løysingar. Fritt etter Andreas Skogrand Kristensen Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 2

3 Innhald Forord... 2 Samandrag Bakrunn Problemstilling og avgrensingar Metode Revisjonskriterium Data med vurderingar, konklusjonar og evt anbefalingar Driftskjøp skal vere basert på konkurranse Kommunen skal berekne og dokumentere eit verdianslag Det skal utarbeidast konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi Alle kjøp over kr skal kunngjerast Det skal ligge føre skatteattest frå den tilbydaren det er inngått innkjøpsavtale med Det skal utarbeidast innkjøpsprotokoll for alle kjøp over kr Høyringsuttale Kommunerevisjonens kommentar til kommunen sine høyringsuttale Vedlegg Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 3

4 Samandrag Kommunerevisjonen har i denne rapporten undersøkt om Selje kommune sin innkjøpspraksis er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentlege innkjøp. Rapporten er avgrensa til å gjelde driftskjøp. Vi har dessutan avgrensa prosjektet til å gjelde innkjøpsprosessen fram til val av leverandør. Dette inneber at vi ikkje har vurdert kommunen si evaluering av innkomne tilbod. I dei tilfella kommunen har gjort innkjøp på grunnlag av ei etablert og gjeldande rammeavtale, har vi ikkje undersøkt regeletterlevinga knytt til prosedyren. Dette skuldast at konkurransekravet allereie er innfridd gjennom etablering av rammeavtala. Dei innkjøpa som er kontrollert er valt ut på grunnlag av innkjøpet sin storleik, samstundes som vi har prøvd å dekke flest moglege sektorar og tenestestadar i kommunen. Gjennom undersøkinga har vi gjort følgjande funn og vurderingar: Driftskjøp skal vere basert på konkurranse Vi har funne døme på at ein ikkje har fulgt kravet om konkurranse. Vi gjer samstundes kommunen merksam på at tidsuavgrensa avtaler skal vurderast konkurranseutsett når det blir gjort nye erstatningskjøp/større vedlikehald. Kommunen skal berekna og dokumentere eit verdianslag Vi har funne døme på at det ikkje er utarbeidd/dokumentert verdianslag for innkjøp. Det skal utarbeidast konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi Vi har funne døme på at konkurransegrunnlag anten ikkje er utarbeidd/dokumentert eller inneheld minstekravet til opplysningar. Alle kjøp over kr skal kunngjerast Vi har funne døme på at kunngjeringsplikta ikkje er følgt. Det skal ligge føre skatteattest frå den tilbydaren det er inngått innkjøpsavtale med Vi har funne døme på at skatteattest ikkje ligg føre. Det skal utarbeidast innkjøpsprotokoll for alle kjøp over kr Vi har funne døme på at protokoll ikkje er utarbeidd. Anbefalingar Kommunen må organisere rutinar som ivaretek: kravet til konkurranse jf. 5 i «Lov om offentlige anskaffelser» utarbeiding av verdianslag jf. 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser» kunngjøring for kjøp over kr, jf. 9-1 og 18-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser» skatteattest, jf i «Forskrift om offentlige anskaffelser» protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» På bakgrunn av følgjande lovhenvisningar anbefaler vi at verdianslaget blir skriftlig dokumentert: Loven 5 «gjennomsiktighet og etterprøvbarhet». Forskrift 3-1, 7. ledd - Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. Veileder om offentlig anskaffelse (2013) pkt avsnitt 3 notat bør opprettes ved kjøp hvor verdien er nær terskelverdi samt regelmessige kjøp. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 4

5 1 Bakgrunn Kommunerevisjonen i Nordfjord har utarbeidd denne rapporten på oppdrag frå kontrollutvalet i Selje kommune, jf. vedtak 050/16. Vi har utforma prosjektplan i samsvar med «RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon». 2 Problemstilling og avgrensingar Følgjande problemstilling er lagt til grunn: Følgjer kommunen regelverket for offentlege innkjøp innan drift? Avgrensing For å gi svar på problemstillinga har vi valt ut nokre krav i loven som er av grunnleggande betydning. Krav til fristar har vi m.a. ikkje teke med. Vi ser om krava er behandla utan å evaluere dei faglege vurderingane som er gjort i innkjøpsprosessen (til dømes verdianslag). I tillegg er følgjande avgrensingar lagt til grunn: Prosjektet inneheld ikkje vurdering av om alle prosedyrereglane i innkjøpsprosessen er følgt. Det er gjennom kriterium synliggjort kva prosjektet fokuserer på og blir vurdert opp mot. Prosjektet er avgrensa til innkjøp gjennomført i Innkjøpsregulering gjennom følgjande forskrifter er ikkje behandla: Forskrift om innkjøpsreglar i forsyningssektorane. Forskrift om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar. Miljøomsyn knytt til dei offentlege innkjøpa. Det er teke omsyn til endringar i regelverket med verknad frå Metode Data er innhenta gjennom bruk av e-post som er sendt til tenesteleiarane i kommunen. Vi har valt ut leverandørar i forhold til verdi og tenesteområde. Dei innkomne svara er registrert i tabellform jf vedlegg 1. Datamaterialet er verifisert for å sikre at våre vurderingar og konklusjonar bygger på eit korrekt grunnlag. Rapporten har vore ute på høyring i samsvar med 8 i «Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv.» 4 Revisjonskriterium I standard for forvaltningsrevisjon blir revisjonskriterium definert som dei «krav, normer og/eller standarder» som revisjonsobjektet skal vurderast opp mot. For kommunale innkjøp er dei mest sentrale kjeldene: «Lov om offentlige anskaffelser». «Forskrift om offentlige anskaffelser». «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser». Selje kommune innkjøpsreglement, versjon Ut frå desse kjeldene har vi utarbeidd slike kriterium: Driftskjøp skal være basert på konkurranse. Det skal utarbeidast verdianslag for kvart innkjøp. For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeidast konkurransegrunnlag. Alle kjøp over kr skal kunngjerast. Det skal ligge føre skatteattest frå dei tilbydarane som det er inngått innkjøpsavtale med. Det skal utarbeidast protokoll for alle kjøp over kr. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 5

6 5 Data med vurderingar, konklusjonar og evt anbefalingar Formålet med loven om offentlege innkjøp er å bidra til auke i verdiskapinga i samfunnet gjennom effektiv ressursbruk ved innkjøp basert på forretningsmessigheit og likebehandling. I tillegg skal regelverket bidra til at det offentlege opptrer med stor integritet slik at ålmenta har tillit til at offentlege innkjøp skjer på ein samfunnstenleg måte, jf. 1 i «Lov om offentlige anskaffelser». Grunnleggjande krav, jf. 5 i «Lov om offentlige anskaffelser» : Opptre med god forretningsskikk. Eit innkjøp skal så langt det er mogleg være basert på konkurranse. Oppdragsgjevar skal gjennom innkjøpsprosessen ivareta kravet til «forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet». Val av tilbydarar og tildeling av kontrakt skal baserast på objektive og ikkje-diskriminerande kriterium. Dersom kommunen ikkje følgjer loven om offentlege innkjøp, kan kommunen bli erstatningsansvarleg. Loven vart endra med verknad frå 1. juli Etter endringa gjeld loven med tilhøyrande forskrift berre for kjøp over kr, jf. brev frå Nærings- og fiskeridepartementet (vedlegg 2). Selje kommune har eige innkjøpsreglement, datert desember Kommentarar til tabellane i punkt (heile tabellen sjå vedlegg 1) Dei ansvar/leverandørane som har rammeavtale blir ikkje kommentert vidare. «Nei» betyr at vi ikkje har mottatt dokumentasjon eller at mottatt dokumentasjon ikkje tilfredssteller krava. «Ja» betyr at vi har mottatt tilfredsstillande dokumentasjon. «-«ikkje aktuelt. Oppad er eit databasert skule- og barnehageadministrativt system som er kjøpt inn gjennom eit interkommunalt samarbeid mellom Nordfjordkommunane. Vi tek ikkje stilling til korleis prosessen rundt Oppad vart gjennomført den gongen kjøpet vart gjort i Rammeavtala med Orange Helse AS gjekk ut i august Etter dette har kommunen halde fram med å bruke same leverandør utan å halde seg til kravet om konkurranse. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 6

7 5.1 Driftskjøp skal vere basert på konkurranse Revisjonskriterium 5.1 Lov om offentlige anskaffelser 5 (2). Grunnleggende krav «En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse.» Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har følgt kravet til konkurranse. ANSVAR Leverandør 140 Oppad Rammeavtale Kjøpt for i kr (2015) Ja/nei Ikkje aktuelt, sjå pkt 5 Konkurranse Grunnleggjande krav 5 (2) 208 Atea AS Ja Totland Libris Nei Nei 420 Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) Nei 511 Nordplan AS Nei Ja 527 Bakken & Magnussen AS Nei Nei Ved inngåing av langvarige kontraktar må ein vere merksam på at det kan oppstå eit leverandørmonopol, noko som er i strid med føresetnaden om at offentlege innkjøp skal vere gjenstand for konkurranse. Tidsuavgrensa avtalar skal vurderast konkurranseutsett når det blir gjort nye erstatningskjøp/større vedlikehald. Det må ligge føre ei haldbar og sakleg grunngjeving for å unnlate å konkurranseutsette kontrakten med jamne mellomrom. Vesentlege endringar i ein eksisterande kontrakt kan til dømes medføre at oppdragsgjevar vert pliktig til å konkurranseutsette kontrakten dersom han ikkje kan dokumentere at konkurranseutsetting har vore vurdert. Vurdering Ut frå dokumentasjonen vi har motteke er det tre ansvar som ikkje har følgt kravet om konkurranse. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje kravet til konkurranse jf. 5 i «Lov om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 7

8 5.2 Kommunen skal berekne og dokumentere eit verdianslag Revisjonskriterium 5.2 Forskrift om offentlige anskaffelser 2-3. Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi «(1) Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eksl. mva. for de kontrakter som utgjør anskaffelsen.» Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har berekna og dokumentert eit verdianslag. VERDIANSLAG ANSVAR Leverandør 140 Oppad Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Ikkje aktuelt, sjå pkt 5 Verdianslag Atea AS Ja Totland Libris Nei Nei 420 Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) Nei 511 Nordplan AS Nei Nei 527 Bakken & Magnussen AS Nei Nei I samband med verifisering av data har vi fått tilbakemelding om at kommunen ikkje er samd i at der står «nei» under verdianslag for leverandøren Nordplan AS i tabellen. Vurdering Etter vår vurdering er det ikkje skriftlig dokumentert korleis kommunen er kommen fram til verdianslaget for Nordplan AS. Vi baserer vårt nei i tabellen på følgjande moment i lov, forskrift og rettleiar: Loven 5 «gjennomsiktig og etterprøvbarhet» Forskrift 2-3 «utarbeidelse av verdianslag» Forskrift 3-1, 7. ledd «Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet» Veileder om offentlig anskaffelse (2013) pkt avsnitt 3 notat bør opprettes ved kjøp hvor verdien er nær terskelverdi samt regelmessige kjøp Ut frå dei grunnleggande krava som her er nemnt, meiner vi at intensjonen i regelverket er at kommunen bør ha ein skriftleg dokumentasjon på korleis ein har kome fram til anslaget. Ut frå dokumentasjonen vi har motteke er det ikkje framlagt dokumentasjon på korleis verdianslaget er gjort for nokon innkjøp. Vi har ikkje spurt etter dokumentasjon for innkjøp omfatta av rammeavtale. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje loven når det gjeld utarbeiding av verdianslag jf. 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 8

9 5.3 Det skal utarbeidast konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØSterskelverdi Revisjonskriterium 5.3 INNKJØP UNDER EØS-TERSKELVERDIER: Forskrift om offentlige anskaffelser 8-1. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag (1) Dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av følgende: a. b. c. hva som skal anskaffes. Dersom det kan gis tilbud på deler av oppdraget eller med alternative frister, skal dette opplyses, hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt og hvordan konkurransen skal gjennomføres, herunder kriterier for tildeling av kontrakt, hvordan tilbudene og eventuelle vedlegg skal utformes, endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adgang til alternative tilbud, krav til opplysninger om bruk av underentrepriser, samt muligheten for å ta forbehold, og d. hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsbetingelser som gjelder for oppdraget. INNKJØP OVER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser Utarbeidelse av konkurransegrunnlag (1) Oppdragsgiver skal utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde følgende opplysninger, med mindre dette allerede er tilstrekkelig og fullstendig beskrevet i kunngjøringen: a. hvilken ytelse som skal anskaffes. Dersom det kan gis tilbud på deler av oppdraget eller med alternative frister, skal dette opplyses, b. hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det skal minst opplyses om: 1. hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt, 2. endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen disse skal sendes eller leveres til, 3. vedståelsesfrist for tilbudene, jf (vedståelsesfrist), 4. den relative vektingen av tildelingskriteriene eller tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge jf (kriterier for valg av tilbud), 5. på hvilket eller hvilke språk tilbudet skal være skrevet, og 6. en henvisning til kunngjøringen. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 9

10 Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har utarbeidd konkurransegrunnlag. KONKURRANSEGRUNNLAGET ANSVAR Leverandør 140 Oppad Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Under EØSterskal verdi 8- Over EØS-terskalverdi Ikkje aktuelt, sjå pkt Atea AS Ja Totland Libris Nei Nei Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) Nei Nordplan AS Nei Ja Bakken & Magnussen AS Nei Nei - Vurdering Ut frå dokumentasjonen vi har motteke har tre ansvar ikkje følgt kravet om konkurransegrunnlag. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje loven når det gjeld konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 10

11 5.4 Alle kjøp over kr skal kunngjerast Revisjonskriterium 5.4 INNKJØP OVER OG UNDER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser 9-1 1) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med kunngjøringsskjemaer fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet Kunngjeringsplikta gjeld for innkjøp som overstig fordi 9-1 ligg under del II i forskrifta, og denne gjeld kontraktar over kroner eksl. mva., men ikkje overstig EØS-terskelverdiane, jf. 2-1 (2). INNKJØP OVER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser ) 2) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med kunngjøringsskjemaer fastsatt av Nærings- og fis keridepartementet. Kunngjøringen skal utarbeides på norsk. Kunngjøringen skal også utarbeides på ett av Den europeiske unions offisielle språk, med mindre oversettingstjenesten til operatøren av Doffin benyttes. Bare den fulls tendige kunngjøringen i TED-databas en er gyldig Kunngjeringsplikta gjeld for innkjøp som overstig EØS-terskelverdiane, fordi 18-1 ligg under del III i forskrifta, og denne gjeld kontraktar som overstig EØS-terskelverdiane, jf Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har fulgt kravet til kunngjering. KUNNGJERING - KJØP OVER KR ANSVAR Leverandør 140 Oppad Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Under EØSterskal verdi 9-1 Ikkje aktuelt, sjå pkt 5 Over EØS-terskalverdi Atea AS Ja Totland Libris Nei Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) Nei Nordplan AS Nei Bakken & Magnussen AS Nei Nei - Vurdering Ut frå dokumentasjonen vi har motteke har to ansvar ikkje følgt kravet om kunngjering. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje loven når det gjeld kunngjering, jf. 9-1 og 18-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 11

12 5.5 Det skal ligge føre skatteattest frå den tilbydaren det er inngått innkjøpsavtale med. Revisjonskriterium 5.5 Forskrift om offentlige anskaffelser Skatteattest 1) Oppdragsgiver skal kreve at samtlige norske leverandører fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har mottatt skatteattest. SKATTEATTEST Kjøpt for i kr ANSVAR Leverandør (2015) Rammeavtale MVA Skatt 140 Oppad Ikkje aktuelt, sjå pkt Atea AS Ja Totland Libris Nei Nei Nei 420 Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) Nei Nei 511 Nordplan AS Nei Ja Ja 527 Bakken & Magnussen AS Nei Nei Nei Vurdering Ut frå dokumentasjonen vi har motteke, har tre ansvar ikkje følgt kravet om skatteattest. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje loven når det gjeld kravet til skatteattest, jf i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 12

13 5.6 Det skal utarbeidast innkjøpsprotokoll for alle kjøp over kr Revisjonskriterium 5.6 Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. Protokollføring (1) Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. (2) Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Data Tabellen under viser vårt utval av leverandørar. I dei tilfelle kor kommunen ikkje har rammeavtale går det fram om kommunen har utarbeidd protokoll. PROTOKOLL ANSVAR Leverandør 140 Oppad Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Mallom kr Over kr Ikkje aktuelt, sjå pkt Atea AS Ja Totland Libris Nei Nei Maske Gruppen AS Ja Safari Engros AS Ja Orange Helse AS Inntil aug-15 (pkt 5) - Nei 511 Nordplan AS Nei Ja Bakken & Magnussen AS Nei - Nei Vurdering Ut frå dokumentasjonen vi har motteke har tre ansvar ikkje følgt kravet om protokollføring. Konklusjon Vurderinga viser at ikkje alle ansvar følgjer loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følgje loven når det gjeld protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 13

14 6 Høyringsuttale Høringsuttalelse rapport forvaltningsrevisjon offentlige innkjøp drift. En generell kommentar er at revisor ikke synes å vektlegge de tilbakemeldingene og forklaringene som er fremkommet fra ulike tjenesteledere eller ansatte i administrasjonen, men fastholder at det er et «avvik», eller «brudd» på reglementet, nærmest uansett hvilket svar som er fremkommet. Vi hadde forventet at revisor tar til etteretning de tilbakemeldingene man får, og hensyntar dette både i rapporten og sine konklusjoner. Vi er inneforstått med de ulike terskelverdiene, og innholdet i innkjøpsreglementet, men vi er også, i den daglige driften av kommunen, nødt til å utvise litt skjønn og praktisk tilnærming til en del problemstillinger, og ikke låse oss helt til en firkantet fortolkning av alle detaljer i lovverket. Det er et perspektiv vi savner i denne forvaltningsrevisjonen, og som vil bli eksemplifisert nedenfor. Rent metodisk blir det også feil når man har et utvalg på 8 leverandører, og konsekvent forholder seg til at f.eks «3 av 4 mangler verdianslag», det korrekte blir «3 av 8». Kommentarer til de påståtte avvikene: Totland Libris: Her har vi kjøpt for kroner som, ganske korrekt, er over terskelverdien på kroner. Vi anser dette som et marginalt avvik, og vi har heller ikke prioritert å lage systemer, eller rutiner, for å forsøke å fange opp slike småbeløp. Vi har et svært stort antall fakturaer i Selje kommune i løpet av et år, og dermed risikerer man at småinnkjøp fra en leverandør kan akkumulere seg opp til over kroner i løpet av ett år. Det å kontrollere dette, f.eks på månedlig basis, vil kreve en del ressurser, og er som alt annet i kommunens virksomhet et spørsmål om kost/nytte. Orange helse AS: Det blir i rapporten hevdet at her mangler det verdianslag, konkurranseutsetting, skatteattest med mer. Dette blir slik vi vurderer det helt feil. I dette tilfellet har Selje kommune vært bundet av en rammeavtale, som var et samarbeid mellom flere nordfjord kommuner, og hvor alle nødvendige papirer og rutiner er fulgt i denne anbudsprosessen. Det som derimot er riktig, er at denne Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 14

15 rammeavtalen gikk ut, og ble reforhandle/lyst ut på nytt i Denne prosessen tok lenger tid enn forutsatt, grunnet at det var flere kommuner innvolvert og prosessen dermed ble noe langdryg, men at vi forholder oss til denne rammeavtalen i påvente av en ny, kan vi ikke se utgjør noe stort brudd på regelverket. Vi var, og er fremdeles, avhengige av en del innleie blant annet av sykepleiere for å få den daglige driften inne pleie-og omsorg til å gå rundt, og det hensynet var vurdert til å være langt viktigere enn en dato i rammeavtalen. Nordplan AS: Avtalen med Nordplan ble inngått etter samtaler med flere nabokommuner, leverandører, og interne diskusjoner om arbeidsmengde og omfang. Som prosjektleder har informert revisor om ved flere anledninger, var timeforbruk, en del av dette verdianslaget. Dette ble også brukt som et grunnlag for budsjettet i Selje kommune. Påstanden om at det ikke eksisterer noe verdianslag faller på sin egen urimelighet, og dette er også drøftet med fylkeskommunen sin innkjøpssjef. Vi er derfor litt forundret over at revisor her ikke tar dette ad notam i sin rapport, men fremdeles fastholder at dette er et avvik. Bakken & Magnussen: Bakken & Magnussen er et spesialisert murerfirma som har vært brukt i Riksantikvarens sitt prosjekt på Selje Kloster- og helgenanlegg over flere år. Det innrømmes at kommunens ledelse hele tiden har trodd at det eksisterte en rammeavtale med dette murerfirmaet, siden beløpene har vært såpass store over flere år. Samtidig vet vi at det sannsynligvis ikke finnes noe annet firma i Norge, som er i stand til å gjøre denne jobben. Som prosjektlederen for klosteret fremholder så krever dette spesialkompetanse innen konservering og muring av ruiner, og ikke en jobb som kan overlates til et hvilket som helst murerfirma. Vi oppfatter at dette ligger litt i gråsonen, siden det også eksisterer unntaksbestemmelser i lovverket for unntak fra anbudsregelverket når særlige grunner tilsier det. Dette argumentet kan muligens brukes her, men vi har samtidig gitt beskjed til prosjektlederen for Klosterprosjektet at vi bør utarbeide et anbudsdokument for denne jobben fremover for å være på den sikre siden. Men samtidig vil et eventuelt anbudsdokument på klosterprosjektet bli såpass detaljert ift. Kompetanse og erfaring med denne type ruinarbeider, at det sannsynligvis ikke vil bli noe endret resultat. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 15

16 7 Kommunerevisjonens kommentar til kommunen sin høyringsuttale Innleiing Vi takkar for høyringsuttalen og har følgjande kommentarar. I samband med prosjektarbeidet har vi innhenta nødvendig informasjon frå tenesteleiarane for å kunne måle kommunen sin praksis opp mot det regelverket som styrer offentlege innkjøp. Vi har etter beste evne brukt den informasjonen vi har motteke, så langt denne har representert svar på dei data vi etterspurte. Dette har ikkje alltid vore tilfelle, og på grunn av manglande dokumentasjon har det derfor ved fleire høve vore nødvendig å konkludere med at regelverket ikkje er følgt. For å sikre oss at våre konklusjonar ikkje skuldast misforståing, har data vore sendt tenesteleiarane til verifikasjon. Vi meiner såleis at kommunen har fått høve til å komme med tilbakemeldingar på dei data som dannar grunnlaget for våre konklusjonar. Når det gjeld det som kommunen oppfattar som metodiske feil, så har vi i rapporten prøvd å forklare dette under punktet «kommentarar til tabellen.» på side 6: «dei ansvar/leverandørane som har rammeavtale blir ikkje kommentert vidare». Vi har likevel valt å rette rapporten slik at vi berre skriv kor mange innkjøp som ikkje tilfredsstiller krava. Loven om offentlege innkjøp tek ikkje omsyn til om kommunen har tilstrekkeleg med tid, kunnskap eller ressursar. Dette betyr at revisjonen ikkje kan ta omsyn til slike tilhøve, men må halde seg til skriftleg dokumentasjon utarbeidd før eller i samband med innkjøpet. Totland Libris Ansvar 210 i Selje kommune har handla med Totland Libris i fleire år for beløp over terskelverdien på kr Rettleiaren til reglane om offentlege innkjøp pkt (oppdatert des-13) og forskrift om offentlege innkjøp 2-3, 11.ledd a og b stiller krav til korleis verdien på kontrakten blir utrekna. Ved kjøp av varer og tenester som oppdragsgjevaren gjer regelmessig, skal det takast omsyn til andre liknande regelmessige innkjøp. I motsett fall vil oppdragsgjevaren kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peike på at innkjøpa er for små i forhold til terskelverdiane. Typiske kontraktar som blir inngått regelmessig kan vere driftsrelaterte innkjøp, til dømes rekvisita» Verdien på kontrakten kan bereknast på to måtar: anten på grunnlag av den samla faktiske verdien av påfølgjande kontraktar av same type, tildelt i løpet av dei siste 12 månader, eventuelt siste rekneskapsår, om muleg justert for endringar som kan gjere seg gjeldande i framtidige leveransar den samla anslåtte verdi av dei påfølgjande kontraktar som blir tildelt i løpet av 12 månader frå den første leveransen Etter revisjonen si meining snakkar vi her heilt klart om regelmessige kjøp. Det at kommunen vel å sjå på dette som småinnkjøp og derfor ikkje held seg til loven om offentleg innkjøp, kan ikkje revisjonen vektlegge i rapporten eller vår konklusjon. Orange helse AS Tabellen i rapporten viser at kommunen hadde rammeavtale med Orange helse AS fram til august Som nemnt tidlegare har vi ikkje valt å ta stilling til korleis rammeavtala med Orange helse AS blei inngått. Revisjonen har ikkje motteke informasjon eller dokumentasjon om reforhandling/ny utlysing i Spørsmålet revisjonen stiller er om «gamal avtale» inneheld opsjon om forlenging, og om kommunen eventuelt har signert på dette. Har ikkje kommunen signert på opsjonsavtala, har ikkje Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 16

17 kommunen gyldig avtale og gjer derfor ulovlege direkte kjøp. Kommunen gjer altså innkjøp som ikkje er kunngjort i hht. regelverket for offentlege innkjøp. Revisjonen har forståing for situasjonen i Selje, men lova tek ikkje omsyn til at «prosessen iverksatt i 2015 ble noe langdryg». Nordplan AS Lova om offentlege innkjøp 5 legg vekt på at prosessen rundt innkjøp skal vere gjennomsiktig og etterprøvbar. På bakgrunn av lova med forskrift og rettleiar, som forklart i rapporten side 8, meiner revisjonen at eit verdianslag må innehalde korleis ein er komen fram til verdien, og ikkje berre presentere eit tal. Vi har lagt slik vurdering til grunn når vi har valt å sette «nei» i tabellen under verdianslag, nettopp fordi vi berre har motteke eit tal. Vi skriv ikkje at det ikkje eksisterer noko verdianslag, men at vi har ikkje motteke dokumentasjon på korleis kommunen har kome fram til verdien. Bakken & Magnussen Ansvar 527 Klosterprosjektet har gjort kjøp med Bakken & Magnussen for 4,9 mill. kroner i perioden Kommunen har gjort vare- og tenestekjøp for over 1,75 mill. kroner, noko som betyr at dette skulle ha vore utlyst på TED (over EØS-terskelverdi). Når det i høyringsuttalen blir nemnt unntaksreglar i lovverket, reknar revisjonen med at kommunen refererer til forskrifta 2-1, 2.ledd bokstav c som omtalar at det berre er éin leverandør i marknaden. Ihht. rettleiaren for offentlege innkjøp, pkt må det ligge føre objektive årsakar til at berre ein leverandør kan oppfylle ytinga, samt at det må bevisast at det berre er éin leverandør som kan produsere den tenesta som blir etterspurt. I kommunerevisoren nr 5 skriv Anneline Vingsgård, sekretariatsleiar i «Klagenemnda for offentlige anskaffelser» (KOFA), følgjande: «Unntakene for kunngjøring må tolkes svært snevert fordi hovedregelen om kunngjøring er så viktig at det skal mye til for å begrunne et unntak. Men selv om man mener at en unntaksbestemmelse skulle komme til anvendelse, så bør man likevel spørre seg om det kan være hensiktsmessig å likevel kunngjøre.» Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 17

18 Vedlegg Vedlegg 1 Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 18

19 Vedlegg 2 Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 19