Offentlege innkjøp. - Hjartdal kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

Transkript

1 Offentlege innkjøp - Hjartdal kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innhald Samandrag... ii 1 Innleiing Bakgrunn og rammer Problemstillingar og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Innkjøpsstrategi og rutinar Revisjonskriterium Interne rutinar og strategiar Revisor sine vurderingar Innkjøp av varer og tenester Revisjonskriterium Innkjøp Revisor sine vurderingar Lojalitet til rammeavtaler Revisjonskriterium Bruk av rammeavtaler Revisor sine vurderingar Revisor sine konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Vedlegg I. Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen II. Vedlegg 2: Revisjonskriterium III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS i

3 Samandrag Det finn stad store verdioverføringar mellom leverandørar og kommunen kvart år. Dette gjeld også i ein liten kommune som Hjartdal. Det er derfor viktig at denne aktiviteten skjer på ein etisk og ryddig måte. Føremålet med lov om offentlige anskaffelser er å «bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten kan ha tillit til at anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte». Loven skal motverke korrupsjon og kameraderi, og sikre at leverandørar blir behandla likt. Regelverket er komplisert og stiller store krav til dei som skal gjere innkjøpa. Forvaltningsrevisjonen blei vedtatt gjennomført av kontrollutvalet i sak 02/12 Plan for forvaltningsrevisjon Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: Har kommunen føremålstenleg innkjøpsstrategi og innkjøpsrutinar? Blir varer og tenester kjøpt i samsvar med reglane om offentlege innkjøp? Bruker kommune rammeavtalene sine? Våre undersøkingar viser: Kommunen deltar i to innkjøpssamarbeid. Dei er med i BTV-innkjøp og innkjøpssamarbeid organisert av Vest-Telemark Næringsutvikling AS. Hjartdal er part i mange rammeavtaler som er forhandla fram av desse samarbeida. Kommunen har ein tilsett som har ansvar for å vere koordinator for rammeavtaler og innkjøpssamarbeid. Elles er det leiarane med budsjettansvar i kommunen som har ansvaret for innkjøp som blir gjort innanfor deira verksemd. Det er ikkje definert nærare kven som kan kjøpe inn varer og tenester ut over dette. Kommunen har ikkje utarbeidd innkjøpsstrategi eller innkjøpsreglement. Dei tilsette i kommunen har ikkje fått særskilt opplæring i regelverket om offentlege innkjøp. Og kommunen har ikkje rutinar for å følgje opp at rammeavtalene blir brukt eller at innkjøp elles skjer i samsvar med regelverket. Vi meiner at kommunen ikkje har rutinar på innkjøpsområdet som sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket. Vi har gjort stikkprøver blant dei kjøp av varer og tenester som kommunen har gjort i Undersøkingane viser at kjøp av varer og tenester er ikkje alltid basert på konkurranse. Ved nokre innkjøp er det konkurrert, medan andre varer eller tenester er kjøpt direkte frå leverandør. I dei høva der det er konkurrert, er ikkje innkjøpsprosessen gjennomført slik som regelverket krev. Ein særlig mangel er føring av protokoll som dokumenterer innkjøpsprosessen. Vi meiner at kommunen ikkje kjøper inn varer og tenester i samsvar med reglane om offentlege innkjøp. Dette gjeld helst på område der kommunen ikkje har rammeavtaler. Telemark kommunerevisjon IKS ii

4 Kommunen har inngått rammeavtaler om ulike varer og tenester. Under føresetnad at desse avtalene er inngått på lovleg måte, gir dette ein høg grad av tryggleik at innkjøp på desse områda er i samsvar med regelverket. Det er dermed viktig at kommunen kjøper frå dei leverandørane dei har rammeavtale med. Våre undersøkingar viser til dømes at lojaliteten til avtaler om papir- og reinhaldprodukt og bøker til bibliotek synest å vere god, medan lojaliteten til avtaler om kontorrekvisita og PC/IKT-utstyr burde ha vore betre i Vi meiner derfor at lojaliteten til rammeavtalene synest å variere. Tilråding: Vi meiner at kommunen bør: Vurdere å utarbeide innkjøpsstrategi som fastset kva overordna mål kommunen har for sine innkjøp, til dømes med omsyn til «grøne innkjøp» og etisk handel. Utarbeide rutinar/reglement for innkjøp som fastset og definerer tilsette sitt ansvar og oppgåver i samband med innkjøp. Gjennomføre tiltak for å auke kompetansen til dei tilsette når det gjeld innkjøpsreglane. Gjennomføre tiltak for i sikre at tilsette kjenner til kva rammeavtaler som gjeld til ei kvar tid. Gjennomføre tiltak for å førebygge og avdekke brot på innkjøpsreglane. Kommunen bør sikre at innkjøpsreglane vert etterlevd i større grad enn i dag, og betre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Bø, 16. mai 2013 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon (sign) Anne Hagen Stridsklev prosjektleiar Telemark kommunerevisjon IKS iii

5 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjonen er vedtatt av kontrollutvalet i 02/12 Plan for forvaltningsrevisjon Det finn stad store verdioverføringar mellom leverandørar og kommunen kvart år. Dette gjeld også i ein liten kommune som Hjartdal. Det er derfor viktig at denne aktiviteten skjer på ein etisk og ryddig måte. Føremålet med lov om offentlige anskaffelser er å «bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten kan ha tillit til at anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte». Loven skal motverke korrupsjon og kameraderi, og sikre at leverandører blir behandla likt. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillingar og revisjonskriterium Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: Har kommunen føremålstenleg innkjøpsstrategi og innkjøpsrutinar? Blir varer og tenester kjøpt i samsvar med reglane om offentlege innkjøp? Brukar kommune rammeavtalene sine? Revisjonskriteria 1 i dette prosjektet er henta frå lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærare utreidde i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Denne undersøkinga er avgrensa til 2012, og vi har ikkje sett på investerings-/byggeprosjekt. 1 Revisjonskriterium er eit omgrep for dei reglar og normer som gjeld innan det området som skal undersøkjast. Revisjonskriteria er grunnlaget for dei analysane og vurderingane som revisjonen gjennomfører og konklusjonane som vert trekte. Dei er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheiter. Gjeldande RSK 001 er fastsett av Noregs Kommunerevisorforbund sitt styre, med verknad frå 1. februar Standarden gjeld som god kommunal revisjonsskikk. Standarden byggjer på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 1

6 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølgje forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Val av metode og andre tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høyring Rapporten er sendt på høyring til kommunen 2. mai. Høyringsuttale frå rådmannen ligg ved som vedlegg 1 til rapporten. Som ein følgje av kommunen sitt høyringsvar har vi gjort endringar i punkt 3.2 om Septikk, Bruktbil og om Ventilasjonstenester, og i punkt 4.2 om rammeavtala om kontorrekvisita. Vi har også innarbeid eit nytt avsnitt om korleis ein skal berekne verdien på anskaffingar i punkt 3.2. Telemark kommunerevisjon IKS 2

7 2 Innkjøpsstrategi og rutinar 2.1 Revisjonskriterium Kommunen bør ha strategi og rutinar for å sikre at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket Rutinane og strategien bør omhandle leiinga sitt ansvar, mål og strategiar for innkjøp ansvar, oppgåver og kompetansebehov hos medarbeidarar rutinar for å førebygge, avdekke og rette opp avvik 2.2 Interne rutinar og strategiar Reglement og strategi Hjartdal kommune har ikkje vedtatt overordna innkjøpsstrategi eller innkjøpsreglement. Kommunen har diskutert utarbeiding av innkjøpsreglement. Ansvar, oppgåver og kompetanse Ein tilsett på økonomiavdelinga har ansvar for å vere koordinator for dei innkjøpssamarbeida som kommunen er med i og ha oversikt over kva rammeavtaler som gjeld. Det er ikkje skriftleg definert kva som er hennar oppgåver i samband med dette. Det er leiarane i kommunen med budsjettansvar og tilvisingsmynde som har ansvaret for dei innkjøp som blir gjort på deira verksemd. Det er ikkje nærare definert kven som kan kjøpe inn varer og tenester utover dette. Kommunen planlegg å utarbeide stillingsomtale som definerer ansvar og oppgåver til tilsette. Dei tilsette i kommunen har ikkje fått særskilt opplæring i regelverket om offentlege innkjøp. Kommunen har hatt ei utvida leiarsamling der innkjøpsreglane var tema. Tilsette med tilvisingsmynde har fått tilsendt link til liste over rammeavtaler frå BTV-Innkjøp. Kommunen deltar i to innkjøpssamarbeid. Dei er med i BTV-innkjøp, saman med kommunar og fylkeskommunar i Telemark, Buskerud og Vestfold. Hjartdal er part i fleire rammeavtaler som er inngått av dette samarbeidet. Gjennom BTV-innkjøp har kommunen også tilgang på ulike malar på dokument som nyttast i ein innkjøpsprosess, til dømes innkjøpsprotokoll. Hjartdal kommune er med i innkjøpssamarbeid organisert av Vest Telemark Næringsutvikling AS (VTNU), saman med andre kommunar i Vest- og Midttelemark. Tre avtaler er inngått gjennom dette samarbeidet. Kommunen deltar i rammeavtale om kjøp av it-system framforhandla av kommunane i Kongsbergregionen. Kommunen har nytta innkjøpskoordinator i Kongsbergregionen og også BTVinnkjøp som rådgjevarar når dei skal gjere innkjøp på område der dei ikkje har rammeavtaler, som til dømes ved større enkeltanskaffingar og byggeprosjekt. Rutinar for å førebygge og avdekke avvik Telemark kommunerevisjon IKS 3

8 Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å følgje opp eller kontrollere at rammeavtalene blir brukt, eller at innkjøp elles skjer i samsvar med regelverket. 2.3 Revisor sine vurderingar Kommunen har ikkje utarbeidd innkjøpsstrategi eller innkjøpsreglement. Ein innkjøpsstrategi gir kommunen høve til å seie kva overordna mål og strategiar dei har for sine innkjøp, til dømes når det gjeld «grøne innkjøp» og etisk handel. Ein innkjøpsstrategi kan medverke til at publikum har tillit til at kommunen utnyttar fellesmidlane best mogleg, til at etiske verdiar vert styrka og at kommunen står fram som ein heiderleg og seriøs avtalepart. Det er viktig å ha fokus på at innkjøp skal gjerast etter konkurranse for å sikre best utnytting av fellesmiddel og likebehandling, og dermed også motverke kameraderi og korrupsjon. Vi meiner at kommunen bør vurdere om ein innkjøpsstrategi kan vere nyttig for å synleggjere kommunen sine overordna mål på området, og opne for politisk debatt. Vi meiner at kommunen bør ha eit innkjøpsreglement. Reglementet bør vere tilpassa kommunen sin storleik og behov. Reglementet bør fastsette og definere ansvar i samband med innkjøp, og kva mandat tilsette har når det gjeld dei ulike fasane i ein innkjøpsprosess. Kommunen bør klargjere kva for innkjøpsprosessar dei skal gjere sjølv, og når dei skal få hjelp utanfrå. Kommunen har sjølv avgrensa kompetanse om regelverket om offentleg innkjøp, og dei har ikkje hatt særleg fokus på å gje opplæring om dette til tilsette. Kommunen basarar seg på å bruke rammeavtalar, og elles få støtte frå innkjøpssamarbeida til enkeltanskaffingar. Vi meiner at dette i store trekk er ei god løysing for ein liten kommune som Hjartdal. Innkjøpsregelverket er omfattande, og det vil krevje mykje å ha eigne tilsette som kan gjennomføre alle slags innkjøpsprosessar slik som regelverket krev. Men dette føreset at dei tilsette kjenner til kva rammeavtaler som gjeld, og veit kva dei gjere når dei skal kjøpe varer og tenester som det ikkje er avtalar for. Vi meiner derfor at kommunen bør ha tiltak for å sikre at tilsette kjenner til kva rammeavtaler kommunen har, og at dei har grunnleggjande kompetanse om regelverket. Nokre tilsette kan trenge å ha meir kompetanse enn andre. Vi meiner at kommunen bør rutinar for å følgje opp at regelverket vert følgd og at rammeavtalene vert brukt. Slike reglar kan inngå i eit innkjøpsreglement. Telemark kommunerevisjon IKS 4

9 3 Innkjøp av varer og tenester 3.1 Revisjonskriterium Alle innkjøp skal så langt det er mogleg vere basert på konkurranse. 2 Det skal innhentast skatteattest ved alle innkjøp over kr For arbeid som utførast i Norge skal det krevjast HMS-erklæring dersom kjøpet overstig kr Det skal førast protokoll i alle innkjøp som overstig kr Innkjøp til ein verdi av over u/mva skal være lyst ut på Doffin i samsvar med krava i forskriften Innkjøp Vi har gjennomgått ei liste som viser kva kommunen har kjøpt for frå ulike leverandørar i Vi har fokusert på leverandørar som sel varer eller tenester som kommunen ikkje har rammeavtale for, og vi har plukka ut eit utval av dei leverandørane det er kjøpt mest frå. Vi har deretter undersøkt med kommunen korleis varen eller tenesta er innkjøpt. Vi omtaler berre dei anskaffingane der vi meiner at regelverket ikkje er følgd. Når kommunen skal kjøpe varer eller tenester må dei på førehand anslå kor mykje anskaffinga vil vere verdt. Kommunen må gjere eit kommersielt anslag over kva dei meiner anskaffinga vil vere verdt, basert på tidlegare anskaffingar av same slag, marknadsanalyser eller liknande. Det er ikkje lov å deile opp anskaffingar for å omgå reglane i forskrifta. For ståande tenestekontraktar der det ikkje er fastsett samla pris, skal antatt verdi av tenestekjøp i heile avtaletida reknast med. Kommunen skal bruke fastsett avtaletid, avgrensa oppover til 48 månader. Dersom avtala ikkje er tidsavgrensa, skal kommunen berekne terskelverdi utifrå ei månadleg rate multiplisert med 48. Verdi av eventuelle opsjonar skal også vere med. 6 Når det gjeld kjøp av varer som kommunen gjer regelmessig, krev forskrifta at det må takast omsyn til andre liknande anskaffingar når terskelverdien skal fastsettast. Verdien kan fastsettast ved å 2 LOA 5 andre ledd 3 FOA 3-1, FOA 3-2, 3-3 og FOA 2-1, 9-1 og FOA 2-3 nr. 8 og nr. 9 Telemark kommunerevisjon IKS 5

10 vurdere kor mykje kommunen har kjøpt liknande varer for dei siste 12 månedane, eller ved å vurdere kor mykje dei planlegg å kjøpe slike varer for i dei kommande 12 månadane. 7 Brøyting Kommunen har kjøpt brøytetenester frå Oddvar Brekke for kr i Kommunen lyste ut konkurranse på Doffin om å levere brøytetenester til kommunen i Anskaffinga var berekna til å ha ein verdi på 3,5 mill. kr over ein fireårsperiode. Oddvar Brekke var ein av dei som fekk tildelt kontrakt etter denne konkurransen. Det er innhenta skatteattestar frå dei leverandørane som deltok i konkurransen, men vi kan ikkje sjå at det er innhenta HMS-eigenerklæringar frå dei leverandørane som fekk tildelt kontrakt. Vi kan heller ikkje sjå at det er skrive protokoll, slik som forskrifta krev. Septikk: Kommunen har kjøpt tenester (tøming av septikk) for kr inkl. mva. frå Flatland Transport i Kommunen har brukt same leverandøren til dette i fleire år. Ifølgje kommunen sitt høyringssvar var det innhenta anbod på denne tenesta i Revisor har ikkje informasjon om korleis innhenting av anbod vart gjennomført i Bruktbil: Kommunen kjøpte bruktbil frå Funnemark AS til ein pris på kr i Bilen blei kjøpt direkte frå forhandlar. Det er ikkje skrive protokoll for denne anskaffinga. Ifølgje kommunen sitt høyringssvar vart det sett på bruktbilprisar på internett i forkant av kjøpet. Medisin/multidose: Kommunen har handla varer frå Seljord Apotek og frå Vitus Apotek for nærare kr inkl. mva. i Vi kan ikkje sjå at det er inngått formelle avtaler med desse apoteka, og vi har heller ikkje funne dokumentasjon på at anskaffinga er lyst ut på anbod. Ifølgje kommunalsjef helse og omsorg vil kommunen ha rammeavtale på dette gjennom BTV-innkjøp som gjeld frå 1. juli Bilar til heimetenesta: Kommunen har kjøpt fire bilar til kr til heimetenesta i 2012 frå Autosenteret AS. Anskaffinga blei lyst ut på Doffin. Det er innhenta skatteattestar frå tilbydarane, men det er ikkje skrive protokoll for anskaffinga. Vedlikehald av ventilasjonssystem: Kommunen har kjøpt tenester frå Heia AS til vedlikehald av ventilasjonssystem for kr Ifølgje kommunen sitt høyringssvar er det bare ein leverandør som ønskjer å levere denne tenesta. Planlegging/arkitekttenester: Kommunen har kjøpt planleggingstenester frå AT Plan for kr inkl. mva. i Anskaffinga har ikkje vore lyst ut på Doffin. Kommunen meinte at verdien av anskaffinga ville vere under kr Kommunen har innhenta tilbod frå tre leverandørar. Det er innhenta HMS-erklæring og 7 FOA 2-3, nr. 11 Telemark kommunerevisjon IKS 6

11 skatteattest frå leverandørane. Det er skrive protokoll for anskaffinga, men denne seier ikkje noko om kva for leverandør som blei vald og grunngjeving for val av leverandør. Kommunen har kjøpt planleggings-/arkitekttenester frå Context AS for kr inkl. mva. i Det er ikkje gjennomført konkurranse om denne anskaffinga. Linjeleige/brannmur: Kommunen kjøper tenester i samband med brannmur og lineleige frå Aspit AS for kr i Kommunen har brukt same leverandør til desse tenestene i fleire år, og det har ikkje vore konkurranse om anskaffinga. 3.3 Revisor sine vurderingar Kommunen har gjennomført konkurranse for enkelte av dei anskaffingane vi har undersøkt. Dette gjeld brøyting, kommuneplanlegging og bilkjøp. Konkurransen om brøyting og bilkjøp var berekna til å ha verdi over kr og vart lyst ut på Doffin. Dette er i samsvar med regelverket. Anskaffinga av planleggingstenester blei dyrare enn kva kommunen hadde berekna på førehand, og blei såleis ikkje lyst ut på Doffin. Dette er ikkje i strid med regelverket dersom kommunen har utvist eit forsvarleg skjønn når dei anslo kva anskaffinga ville vere verdt. Vi har ikkje vurdert kommunen sitt anslag av verdi for denne anskaffinga. Det er innhenta skatteattestar frå leverandørane ved dei anskaffingane der det er gjennomført konkurranse. Det er innhenta HMS-erklæring frå anskaffinga av planleggingstenester, men vi kan ikkje sjå at slik erklæring ligg føre når det gjeld brøytinga. Protokoll som beskriv innkjøpsprosessen manglar anten heilt, eller er berre delvis utfylt. Plikta til å skrive protokoll gjeld alle kjøp som har ein verdi på over kr Sjølv om kommunen ikkje har gjennomført konkurranse før dei kjøper, skal dei dokumentere kva som er gjort og kvifor det ikkje er gjennomført konkurranse. Elles viser våre stikkprøver at kommunen har kjøpt varer og tenester i 2012 utan at det er gjennomført konkurranse, eller gjennomført ein innkjøpsprosess som er i samsvar med krava i regelverket. Det er viktig at kommunen bereknar verdien på anskaffingane i samsvar med krava i forskrifta, slik at dei kan gjennomføre ein korrekt innkjøpsprosess. Når kommunen årleg kjøper varer og tenester frå same leverandør, bør kommunen inngå rammetale om levering av desse tenestene. Det må gjennomførast konkurranse etter regelverket før slike avtaler kan inngåast. Enkeltanskaffingar må også gjennomførast slik som regelverket krev. Telemark kommunerevisjon IKS 7

12 4 Lojalitet til rammeavtaler 4.1 Revisjonskriterium Kommunen skal bruke dei rammeavtalene som gjeld til ei kvar tid. 4.2 Bruk av rammeavtaler Ei rammeavtale er ei avtale inngått mellom ein eller fleire oppdragsgjevarar og ein eller fleire leverandørar. Føremålet med slike avtaler er å fastsette vilkår for kontraktar som skal tildeilast i løpet av ein gitt periode, særleg med omsyn til pris og volum. Rammeavtalene skal som hovudregel ikkje inngåast for meir enn fire år. Vi har fått tilgang til liste over rammeavtaler frå BTV-innkjøp og liste over avtaler frå VTNU. Lista frå VTNU skal innehalde både avtaler inngått i VTNU-samarbeidet og avtaler inngått av BTV-innkjøp. Denne lista er ikkje oppdatert og korrekt. Lista frå BTV-innkjøp inneheld berre avtaler inngått av BTVinnkjøp. Denne lista inneheld ei avtale som ikkje gjeld Hjartdal kommune. Vi har undersøkt lojaliteten til følgjande rammeavtaler: Mat Kontorrekvisita Papir- og reinhaldsprodukt og medisinsk forbruksmateriell Arbeidsklede Biblioteksbøker IKT/PC Mobiltelefon Vi har kontrollert lojalitet ved å sjå på relevante kontoar i rekneskapen, for å sjå om det er ført innkjøp frå andre leverandørar enn dei som kommunen har rammeavtale med. Innkjøp frå andre leverandørar betyr ikkje nødvendigvis manglande lojalitet til rammeavtalen. Det kan til dømes bety at avtala ikkje omfattar den vara som kommunen treng. I dei høve der det synest å vere manglande lojalitet til avtalene, har vi sett kva kommunen har kjøpt frå leverandør utan avtale, som sel tilsvarande varer. Mat: Kommunen kjøper mat hovudsakeleg til sjukeheimen, barnehagane og skulane. Kommunen har inngått rammeavtalar om matvarer med fleire leverandørar, m.a. Asko og Tine. Det er kjøpt varer frå Asko for kr inkl. mva. og for kr inkl. mva. frå Tine i Kommunen har kjøpt varer for kr inkl. mva. frå Spar Saulandstunet i Kontorrekvisita: Kommunen har rammeavtale med Staples Advantage AS om kontor- og datarekvisita. Kommunen har totalt kjøpt varer frå Lidvard Arvesen AS for kr inkl. mva. i Ifølgje kommunen sitt høyringssvar meiner dei at ein del at dette beløpet gjeld kopimaskinar som er kjøp ut av Telemark kommunerevisjon IKS 8

13 leasingavtaler. Vi har ikkje informasjon om korleis desse leasingavtalene vart inngått. Det er kjøpt varer for kr frå Staples Advantage AS i same tidsrom. Gjennomgang av konto Kontormateriell, viser at kommunen kjøper varer frå den leverandøren dei har avtale med, men også frå andre leverandørar. Gjennomgang av konto Kopiering, viser at kommunen nesten utan unntak har kjøpt varer frå Lidvard Arvesen AS. Papir og reinhaldsprodukt og medisinsk forbruksmateriell: Kommunen har avtaler med Norengros AS (Erik Tanche Nilssen AS) om papir- og reinhaldsprodukt og om medisinsk forbruksmateriell. Kommunen har kjøpt varer frå Erik Tanche Nilssen AS for kr inkl. mva. i Gjennomgang av konto Forbruksmateriell reingjering, viser at kommunen i stor grad kjøper varer frå Norengros. Gjennomgang av konto Medisinske forbruksvarar, viser at dei også kjøper medisinsk forbruksmateriell frå same leverandør, men kommunen har også kjøpt slike varar frå Medinor ASA(Alere AS). Kommunen har kjøpt varar frå denne leverandøren for kr inkl. mva i Arbeidsklede: Kommunen har avtaler om arbeidsklede med Wenaas og Synfiber AS. Kommunen har kjøpt varer frå Synfiber AS for kr inkl. mva. i Vi kan ikkje sjå at det er kjøpt varer frå Wenaas. Gjennomgang av konto Verneutstyr og arbeidsklede, viser at kommunen også har kjøpt varer frå Sverre W. Monsen AS. Kommunen har kjøpt varer for kr inkl. mva i 2012 frå denne leverandøren. Biblioteksbøker: Kommunen har avtale om bøker til bibliotek med Biblioteksentralen AL. Kommunen har kjøpt varer frå denne leverandøren for kr i Gjennomgang av konto Bøker, viser at kommunen i stor grad kjøper varer frå den leverandøren dei har avtale med. IKT/PC og mobiltelefon: Kommunen har avtale med Atea AS om kjøp av PC-/IKT-utstyr og med Apro Tele og Data AS om kjøp av mobiltelefon. Kommunen har kjøpt varer frå Atea AS for kr inkl. mva. i 2012 og for kr inkl. mva frå Apro Tele og Data AS i same periode. Gjennomgang av konto Datautstyr, viser at det blir kjøpt varer frå dei leverandørane kommunen har avtale med, men at det også i stor grad har blitt kjøpt frå andre særleg har det blitt kjøpt mykje frå Lidvard Arvesen AS, sjå punkt over om rammeavtale på kontorrekvisita. 4.3 Revisor sine vurderingar Kommunen har inngått rammeavtaler som omfattar mange av dei varene som kommunen kjøpet jamt gjennom året. Under føresetnad av at desse avtalene er inngått på lovleg måte, gir dette ein høg grad av tryggleik for at innkjøp på desse områda er gjort i samsvar med regelverket. Risikoen for brot på regelverket vil ligge på kjøp utanom rammeavtalene. Kjøp utanom rammeavtalene skal som hovudregel berre gjerast dersom den leverandøren som kommunen har avtale med, ikkje har den vara eller tenesta ein har behov for. For slike kjøp må kommunen gjennomføre konkurranse, slik Telemark kommunerevisjon IKS 9

14 som regelverket krev. Det er derfor viktig at kommunen har avtaler for varer og tenester som dei kjøper jamleg, då vil risikoen for brot på innkjøpsreglane vere mindre og kommunen treng ikkje bruke så mykje ressursar på å gjennom føre innkjøpsprosessar. Lojaliteten til rammeavtalane synest å variere. Lojaliteten til avtale om papir- og reinhaldsprodukt og avtale om bøker til bibliotek synest å vere god. Lojaliteten til avtala om medisinsk forbruksmateriell synest ikkje å vere så god. Kommunen har kjøpt en del varer frå ein leverandør dei ikkje har avtale med. Kommunen bruker rammeavtalene om mat i stor grad, men dei har også kjøpt varar frå den lokale matbutikken for eit betydeleg beløp i Kommunen har i sum ikkje brukt mykje på arbeidsklede i 2012, men kommunen har kjøpt meir arbeidsklede frå leverandørar dei ikkje har avtale med enn frå dei som dei har avtale med. Kommunen har brukt rammeavtalene om kontor- og datarekvisita og PC/IKT, men dei synast også å ha kjøpt varer frå andre leverandørar i betydeleg omfang. Då vi gjorde våre undersøkingar var ingen av listene over rammeavtaler korrekte. 5 Revisor sine konklusjonar og tilrådingar 5.1 Konklusjonar Har kommunen føremålstenleg innkjøpsstrategi og innkjøpsrutinar? Vi meiner at kommunen ikkje har rutinar på innkjøpsområdet som sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket. Blir varer og tenester kjøpt i samsvar med reglane om offentlege innkjøp? Kjøp av varer og tenester er ikkje alltid basert på konkurranse. Våre undersøkingar viser at ved nokre innkjøp er det konkurrert, medan andre varer eller tenester er kjøpt direkte frå leverandør. I dei høva der det er konkurrert er ikkje innkjøpsprosessen gjennomført slik som regelverket krev. Ein særlig mangel er føring av protokoll som dokumenterer innkjøpsprosessen. Vi meiner at derfor at kommunen ikkje kjøper inn varer og tenester i samsvar med reglane om offentlege innkjøp. Dette gjeld helst på område der kommunen ikkje har rammeavtaler. Kommunen har inngått rammeavtaler om ulike varer og tenester. Under føresetnad at desse avtalene er inngått på lovleg måte, gir dette ein høg grad av tryggleik for at innkjøp på desse områda er i samsvar med regelverket. Det er dermed viktig at kommunen kjøper frå dei leverandørane dei har rammeavtale med. Telemark kommunerevisjon IKS 10

15 Brukar kommunen rammeavtalene sine? Våre stikkprøver viser at lojaliteten til rammeavtalene synest å variere. Nokre rammeavtaler brukast mykje, medan lojaliteten til enkelte rammeavtaler burde ha vore betre. 5.2 Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør: Vurdere å utarbeide innkjøpsstrategi som fastset kva overordna mål kommunen har for sine innkjøp, til dømes med omsyn til «grøne innkjøp» og etisk handel. Utarbeide rutinar/reglement for innkjøp som fastset og definerer tilsette sitt ansvar og oppgåver i samband med innkjøp. Gjennomføre tiltak for å auke kompetansen til dei tilsette når det gjeld innkjøpsreglane. Gjennomføre tiltak for i sikre at tilsette kjenner til kva rammeavtaler som gjeld til ei kvar tid. Gjennomføre tiltak for å førebygge og avdekke brot på innkjøpsreglane. Kommunen bør sikre at innkjøpsreglane vert etterlevd i større grad enn i dag, og betre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Telemark kommunerevisjon IKS 11

16 Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser. Offentlige dokument: Ot.prp. nr. 70 ( ) St.meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp Fornyings- og administrasjonsdepartementet: Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar. 8 Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring 8 Papirversjon frå 2006, oppdatert nettversjon frå 2012 på Telemark kommunerevisjon IKS 12

17 I. Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Telemark kommunerevisjon IKS 13

18 Telemark kommunerevisjon IKS 14

19 Telemark kommunerevisjon IKS 15

20 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterium Problemstilling 1 - Har kommunen formålstenleg innkjøpsstrategi og innkjøpsrutinar? Ifølgje kommunelova 23 nr. 2 skal administrasjonssjefen sjå til at administrasjonen vert drive i samsvar med lover, forskrifter og overordna instrukser og at den er under betryggande kontroll. Det går fram av forarbeida til kommuneloven at ansvaret for slik kontroll må regnast som ein nødvendig del av administrasjonssjefen sitt leiaransvar, og at det er i tråd med allment aksepterte leiarprinsipp at ein leiar av ei verksemd etablerer rutinar og system som mellom anna skal bidra til å sikre at organisasjonen når dei mål som er sett. 9 St.meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp handlar om tiltak for å betre offentlig innkjøpsverksemd. Leiinga sitt ansvar for offentlege innkjøp er omtala i kap. 5 i stortingsmeldinga. Det går fram av meldinga at leiarfokus og god forankring av innkjøpsaktiviteten i kommunen er sentrale føresetnadar for profesjonelle og korrekte innkjøp. Meldinga seier vidare at innkjøpsarbeidet bør settast inn i en strategisk samanheng, og det må utarbeidast mål og strategiar. Innkjøpsstrategien bør sikre at publikum har tillit til kommunen, ved at fellesmidlane vert utnytta best mogleg, at etiske og moralske verdiar vert styrka og at kommunen står fram som ein seriøs og heiderleg forretningspartner/avtalepart. Strategien for innkjøp må settast i samanheng med kommunen sine ressursar, både personellmessige, faglige og økonomiske. Ifølgje St.meld. nr. 36 må leiinga sørgje for effektive rutinar, og sørgje for at dei vert følgde. Det må avklarast konkret kven som skal ha ansvar for innkjøp, og det må gis tydelige mandat om kven som har ansvar for de ulike fasane i ein innkjøpsprosess. Det er ei leiingsoppgåve å sørgje for at kommunen har den nødvendige merkantile, tekniske og juridiske kompetansen til å gjere gode innkjøp. Leiinga har vidare eit ansvar for å skape eit miljø der det er høgt medvit og fokus på risiko og risikohandtering på innkjøpsområdet. Det må vere etablert rutinar for å oppdage, rette opp og førebyggje avvik. På grunnlag av kommuneloven og stortingsmeldinga har vi utleidd følgjande revisjonskriterium knytt til det å ha ein føremålstenleg innkjøpsstrategi: Kommunen bør ha strategi og rutinar for å sikre at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket Rutinane og strategien bør omhandle leiinga sitt ansvar, mål og strategiar for innkjøp ansvar, oppgåver og kompetansebehov hos medarbeidarar rutinar for å førebygge, oppdage og rette opp avvik 9 Ot.prp. nr. 70 ( ) s Telemark kommunerevisjon IKS 16