Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Bømlo Fitjar Kvinnherad Stord Tysnes INNKJØPSREGLEMENT. for

Transkript

1 Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Bømlo Fitjar Kvinnherad Stord Tysnes INNKJØPSREGLEMENT for kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes varer og tenester, bygg og anlegg

2 Føreord: Kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes, heretter kalla kommunane/oppdragsgjevar, samarbeider om innkjøp, og har etablert felles innkjøpsforum, og har gjennom dette felles retningsliner for innkjøp. Kommunane har fridom til å stilla eigne krav der dette er aktuelt. Reglementet gjeld for alle typar innkjøp til kommunane, dvs. kjøp av varer og tenester, konsulenttenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Reglementet skal hjelpa brukarane til å ta rett val med omsyn til prosedyrar ved innkjøp til kommunen. Tilsette som er involvert i kommunane sine innkjøp pliktar å setja seg inn i innkjøpsreglementet og utføra innkjøpsarbeidet i samsvar med dette. På same måte plikter tilsette å setja seg grundig inn i kommunen sine etiske retningslinjer. Innkjøpsreglementet har følgjande felles innhald: 1. Målsetting Grunnleggjande krav som gjeld alle innkjøp Krav til leverandørar til kommunen Innkjøpsrutinar ved konkurranseutsetting Informasjon Kontroll og oppfølging Innkjøpsrettleiar for xx kommune... 9 Innkjøpsrettleiar etter ny LOA og FOA Følgjande gjeld kun for xx kommune: 7. Innkjøpsrettleiar (rutinebeskriving) for xx kommune 10 Side 2 av 11

3 1. Målsetting 1.1. Kommunen skal fylgja sentrale lover og reglar for innkjøp Kommunen skal ha kompetanse på innkjøp Alle tilsette som føretek innkjøp på vegne av kommunen skal gjera seg kjent med og foreta innkjøp etter gjeldande regelverk Auka innkjøpsdel på innkjøpsavtalar og lojalitet til avtalane Kommunen inngår attraktive rammeavtalar Tinging av varer og tenester skal vera enkelt og raskt for dei tilsette Bruk av elektronisk verktøy skal vera med å effektivisera og forenkla innkjøpsrutinane Kommunen skal ha gode og sikre rutinar for innkjøp Kommunane skal ha høg etisk standard og gode kontrollrutinar. 2. Grunnleggjande krav som gjeld alle innkjøp Desse gjeld for alle offentlege innkjøp uavhengig av art og verdi Kravet til konkurranse Oppdragsgjevar skal så langt råd er, sjå til at innkjøpet baserer seg på konkurranse. Oppdragsgjevar skal opptre i samsvar med grunnleggjande prinsipp om konkurranse. Kravet til konkurranse gjeld uavhengig av innkjøpet sin art og verdi. Oppdragsgjevar har derfor plikt til så langt det er mogleg å sikre effektiv ressursbruk ved å hente inn tilbod frå fleire leverandørar, også for kjøp med verdi under kr ,- eks mva Kravet til å behandle alle likt Oppdragsgjevar skal sikre at alle leverandørane vert behandla likt gjennom heile innkjøpsprosessen. Kravet til å behandla likt gjeld uavhengig av nasjonalitet og lokalisering, under dette at oppdragsgjevar ikkje skal diskriminera leverandørar på grunn av nasjonalitet eller lokal tilknyting. Side 3 av 11

4 2.3. Kravet til føreutseiing. Oppdragsgjevar skal sikra at omsynet til føreutseiing vert ivareteke gjennom heile innkjøpsprosessen. Kravet til føreutseiing inneber at innkjøpsprosessen skal væra føreutseieleg for leverandørane Kravet til tilgang til å etterprøva Oppdragsgjevar skal sikra at kravet til tilgang til å etterprøva vert ivareteke gjennom heile innkjøpsprosessen. Dette inneber at oppdragsgjevar må kunne dokumentere kva som har gått føre seg i innkjøpsprosessen. Oppdragsgjevar må derfor sikre at dei vurderingar og den dokumentasjon som har innverknad for gjennomføringa av konkurransen er skriftleg klar og utfyllande nok til at tredjeperson, eller eit klageorgan, i ettertid kan få god forståing av oppdragsgjevar sine vurderingar. Kravet til etterprøving set også krav til kunngjering og konkurransegrunnlaget. Dette må utformast klart og utfyllande Kravet til forholdsmessig konkurranse Oppdragsgjevar skal gjennomføre konkurransen på ein måte som er rett avpassa i høve til innkjøpet. Det føl av dette prinsippet at krava til oppdragsgjevar sin innkjøpsmetode aukar med innkjøpet sin verdi Styringsdokument: Lov og forskrifter om offentlege anskaffingar Innkjøpsreglement for kommunen Rutinar for innkjøp Aktuelle norske standardar 2.7. Dokumentmalar: Konkurransegrunnlag Rammeavtale varekjøp Rammeavtale tenestekjøp Innkjøpsprotokoll Side 4 av 11

5 3. Krav til leverandørar til kommunen -Utgår som eige vedlegg etter at nytt regelverk om offentlege anskaffingar tredde i kraft Krava skal være innarbeid i konkurransegrunnlag. 4. Innkjøpsrutinar ved konkurranseutsetting 4.1. Formål Formålet med å fastlegge rutinar for kommunen si innkjøpsverksemd er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedteke innkjøpsreglement vert følgd. Rutinane skal vidare sikra at kommunen opptrer likt overfor leverandørar, og at desse vert handsama på same måte uavhengig av kva eining/avdeling som føretek innkjøpet. Rutinane skal også sikra at kommunane gjennom felles rammeavtalar, samkjøp, eller innkjøpssamarbeid dreg nytte av dei gunstige vilkåra innkjøpsavtalar gjev. Vidare skal rutinane sikra at det er reell konkurranse om å oppnå leveransar til kommunen, og at prinsippet om konkurranse på like vilkår vert følgd Innkjøpsrutinane skal gje ei effektiv utnytting av kommunen sine ressursar og sikre at: - Alle innkjøp vert gjennomført i tråd med gjeldande reglar - Det vert inngått attraktive rammeavtalar - Det er lojalitet til avtalane - Førebygging og avdekking av brot på reglar - Det er klare myndigheits- og ansvarsforhold - Aktiviteten/prosedyren ved innkjøpet kan dokumenterast 4.3. Innkjøpsmetodar Alle innkjøp skal, så langt det er mulig, baserast på konkurranse, enten som Open tilbods-/anbodskonkurranse Avgrensa tilbods-/anbodskonkurranse Konkurranseprega dialog, etter vilkår i FOA Konkurranse med forhandling etter forutgåande kunngjering, etter vilkår i FOA Side 5 av 11

6 Konkurranse om innovasjonspartnerskap Konkurranse med forhandling utan forutgåande kunngjering, etter vilkår i FOA Direkte kjøp ved enkel prisinnhenting Førespurnadar frå oppsøkjande sal: Innkjøp frå oppsøkjande seljarar, dørseljarar, telefonseljarar, nettannonsar o.l. som kommunane ikkje har avtale med, er ikkje tillete. Slike seljarar skal visast til kommunen sin kontaktperson for innkjøp Avtaleformer: Innkjøp vert føreteke etter fylgjande avtaleformer: Rammeavtaler. Kommunane har felles innkjøpsprosess for rammeavtalar. Det vert inngått rammeavtalar for varer og tenester som jamleg vert nytta, eller dersom det av andre grunnar er føremålstenleg å inngå rammeavtale. Rammeavtalane for varer kan vera felles for alle kommunane i innkjøpssamarbeidet dersom dette er tenleg. Rammeavtalane bør omfatta dei fleste varegruppene kommunane nyttar. Som juridisk eining inngår likevel den enkelte kommune sin avtale med leverandør. Einingane er pålagt å nytta dei leverandørane kommunen har inngått avtale med. Den enkelte kommune i innkjøpssamarbeidet er suveren, og kan velja å ikkje delta i fellesutlysing. I slike tilfeller skal dette meldast skriftleg til innkjøpsansvarleg ved planlegging av konkurranseutsettinga. Deltaking i felles utlysing forpliktar kommunen frå det tidspunktet utlysing skjer. I dei tilfella det er hensiktsmessig, bør kommunane samarbeida med andre offentlige einingar om felles rammeavtalar Enkeltkjøp/investering Enkeltinnkjøp er innkjøp som ikkje er dekka av kommunen sine rammeavtalar Kunngjering. Kunngjering av anbodskonkurranse er juridisk bindande og skal gjerast av personell med nødvendig kompetanse Innkjøp av varer og tenester med verdi over kr Side 6 av 11

7 Alle innkjøp med verdi over kr eks mva skal kunngjerast i Doffin i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg bør innkjøpet kunngjerast på kommunen sine nettsider. Når det er aktuelt, kan utlysing også føretakast i media, som lokalaviser etc. Det er protokollplikt Innkjøp med verdi frå kr til kr Innkjøp med verdi frå kr til kr kan kunngjerast lokalt. Dersom det er formålstenleg, kan også desse kunngjerast i Doffin. Konkurransegrunnlaget/førespurnad skal sendast til minst tre aktuelle leverandørar for å sikra konkurranse om innkjøpet. Det skal førast ein enkel protokoll som dokumenterer innkjøpsprosessen Innkjøp med verdi inntil kr Innkjøp med verdi inntil kr eks. mva er unnateke regelverket om offentlege anskaffingar. Det skal likevel innhentast minst tre konkurrerande tilbod dersom mogleg Unntak. Enkeltkjøp utan utlysing kan unntaksvis gjennomførast dersom: - Det berre er ein tilbydar i marknaden - Det føreligg eit særdeles fordelaktig tilbod - Uføresette omstende (tidsomsyn etc.) - Tilleggsytingar (til tidlegare avtale) - Tidlegare misslukka anbodskonkurranse - Kjøp på børs Det er krav til protokoll med grunngjeving 4.7. Konkurransegrunnlag. Ved konkurranseutsetting av varer og tenester over nasjonal terskelverdi f.t. kr , skal det alltid nyttast konkurransegrunnlag, med innhald som spesifisert i forskrift Miljø, menneskerettar, avgrensa ledd av underleverandørar og universell utforming. Ved kjøp av varer og tenester over terskelverdi skal det alltid desse forholda vurderast Kontraktar og avtalevilkår. Det skal nyttast standardkontraktar ved inngåing av avtalar med næringslivet. Side 7 av 11

8 4.10.Kvalifikasjonskrav Leverandørar til kommunen skal ha autorisasjon, den økonomiske og finansielle kapasiteten, og dei tekniske og faglege kvalifikasjonane som leveransen krev Attest for betalte skattar og avgifter Alle tilbydarar til kommunen må leggja fram tilfredstillande attest om skattar og avgifter til det offentlege ved kjøp over kr Lovleg etablert føretak (Firma-attest) Alle tilbydarar til kommunen må levera dokumentasjon på lovleg etablert føretak HMS eigenerklæring. Utgår i nytt regelverk Kvalifisering. Alle tilbydarane til kommunen må kvalifiserast som leverandørar. Plikt å nytte ESPD-skjema for kjøp over EØS terskelverdi Val av leverandør/produkt. Oppdragsgjevar skal velje tilbod på grunnlag av a) den lågaste prisen b) den lågaste kostnaden eller c) det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet 4.16.Protokoll. Det skal førast protokoll for alle innkjøp som overstig kr Grunngjeving. Ved val av leverandør skal det alltid føreliggja grunngjeving for valet Logistikk. Kommunen skal sjå til at lagerhald av varer vert halde på et nødvendig minimumsnivå, slik at ein unngår ukurrans, svinn og unødig kapitalbinding. Side 8 av 11

9 Nødvendig leveringstryggleik ved at leverandøren førestår lagerhald for kommunane kan sikrast gjennom rammeavtalar. 5. Informasjon Den enkelte kommune sin innkjøpskontakt har ansvar for å gje alle einingar og innkjøparar tilgang til relevant informasjon knytt til innkjøpsavtalar og reglar for offentlege innkjøp i sin kommune. Felles innkjøpsportal for kommunane i innkjøpssamarbeidet kan nyttast som informasjon til tilbydarar og tilsette. Databasen gjev bl.a. informasjon om: - Avtaleoversikt - Generell avtaleinformasjon - Lover, reglar og retningsliner - Standard dokument - Innkjøpsnyhende etc. - Pris- og rabattilhøve 6. Kontroll og oppfølging 6.1. Kontrollansvar. Den enkelte eining/tilsette har ansvar for å gjera sine innkjøp etter inngått avtalar og sikre at innkjøp skjer i tråd med lov og forskrifter om offentlege anskaffingar. Det skal kontrollerast at kommunen oppnår avtalte vilkår/prisar. Avvik skal meldast innkjøpskontakt/innkjøpssjef Evaluering. Ved bruk av rammeavtalar, skal det føretakast ei årleg evaluering, under dette sjå til at kommunen får dei vilkår som er sett i avtalen, og at avtalen vert nytta som forutsett Varsling av avvik. Tilsette som er i tvil om forståing av innkjøpsreglementet pliktar å ta dette opp med næraste overordna. 7. Innkjøpsrettleiar for xx kommune Innkjøpsrettleiar etter ny LOA og FOA 2017 Alle innkjøp til kommunen skal skje i tråd med vedteke innkjøpsreglement. Ved rammeavtalar har ein sikra at konkurranse er gjennomført i forkant, og det er Side 9 av 11

10 forhandla fram rimelege prisar og gode avtalevilkår. Kommunen har plikt til å nytta etablerte rammeavtalar, og kan koma i økonomisk ansvar dersom andre leverandørar vert valt. I utgangspunktet skal alle innkjøp til kommunen vera basert på konkurranse. Ved innkjøp skal ein følgja slik prosedyre: 1. Definere behov 2. Undersøkje budsjettdekning 3. Søkja etter rammeavtale 4. Føreta avrop dersom rammeavtale (Sjå liste over innkjøpsavtalar på innkjøpsportalen) For korrekt innkjøp og fakturahandaming skal ein: Føreta elektronisk tinging dersom mogleg (e-handel) Oppgje referansenr. og eige namn Oppgje korrekt levering og fakturaadresse. Krevja faktura i EHF-format Dersom det ikkje finnest rammeavtale som gjeld den vara/tenesta du skal kjøpa må ein vurdera følgjande: Kjøp/kontrakt med verdi lågare enn kr er unnateke regelverket om offentlege anskaffingar. Det er likevel eit krav om at det skal nyttast konkurranse. I praksis vil det seie at oppdragsgjevar skal samanlikne prisar så langt dette er hensiktsmessig, minst hjå 3 tilbydarar før ein gjer endeleg val av leverandør. Har kjøpet/kontrakten verdi mellom kr og kr for vare/tenestekjøp, må det i tillegg til prisinnhenting hos minst tre leverandørar, førast protokoll etter reglar for offentlege innkjøp. (Det kan likevel vera tenleg å nytte frivillig forenkla utlysing i Doffinbasen, for å nå ein større marknad.) Har kjøpet verdi over kr skal det krevjast skatteattest. Er kjøpet av ein kategori som kommunen ventar å kjøpa for over kr over ein periode på 4 år, må kjøpet/kontrakten lysast ut nasjonalt i Doffinbasen (Nytt nasjonalt kunngjeringsskjema). Ta kontakt med innkjøpskontakt/innkjøpssjef i kommunen for utlysing. Er kjøpet av ein kategori som kommunen ventar å kjøpa for over kr (vare-og tenestekjøp)/ kr (bygg og anlegg) over ein periode på 4 år må kjøpet/kontrakten lysast ut nasjonalt og internasjonalt i Doffin og Tedbasen.Ta kontakt med interkommunal innkjøpssjef / innkjøpsansvarleg i kommunen for utlysing. Alle terskelverdiar er eksklusive meirverdiavgift. Side 10 av 11

11 Ynskjer ein å gjere seg kjent med nytt regelverk om offentlege anskaffingar, finn ein desse i innkjøpsportalen. Treng du hjelp eller informasjon i samband med innkjøp kan ta kontakt med innkjøpsansvarleg i din kommune eller innkjøpssjef for samarbeidskommunane: Marianne P. Fjeldstad, tlf / , e-post: mfj@stord.kommune.no Side 11 av 11