KONKURRANSE for kjøp under NOK eks. mva., jf. forskrift del I. Forvaltningsrevisjonsprosjekt For Luster kommune

Transkript

1 KONKURRANSE for kjøp under NOK eks. mva., jf. forskrift del I Forvaltningsrevisjonsprosjekt For Luster kommune Konkurransegrunnlag For levering til sekretariat for kontrollutvalet

2 Innhald 1 GENERELL BESKRIVING Oppdragsgjevar Formål for anskaffinga Omfang og kontraktsverdi Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring REGLER FOR KONKURRANSEN Gjennomføring av konkurransen Utforming og levering av tilbod Innleveringsfrist Vedståingsfrist Behandling av tilbod Atterhald KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufråvikelege krav Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar...6 Pris...6 Samla kostnadsoverslag (inkl eventuelle reisekostnader) for samla arbeid og pris per time KRAVSPESIFIKASJON Grunnleggjande krav til tenesta Forvaltningsrevisjonsprosjekt TILDELINGSKRITERIUM UNDERSKRIFT LEVERANDØRENS SJEKKLISTE...10 VEDLEGG I HMS - EIGENERKLÆRING

3 1 GENERELL BESKRIVING 1.1 Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar sin kontakt er sekretariatet for kontrollutvalet: Namn: PricewaterhouseCoopers* ved Ingvill Flo Postadresse: Tinggata 3, 6483 Stryn Besøksadresse: Tinggata 3, 6783 Stryn e-post: Telefaks: Telefon: * PricewaterhouseCoopers er på oppdrag frå kommunen sekretariat for kontrollutvalet. For ordens skuld gjer vi merksam på at PricewaterhouseCoopers ikkje er aktuell som leverandør av tenestene nemnt i dette tilbodet. Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Formål for anskaffinga Formålet for utlysinga er å inngå avtale med ein tilbydar om gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet prosjektstyring i Luster kommune. 1.3 Omfang og kontraktsverdi Det økonomiske omfanget av førespurnaden har ei øvre ramme på kr XXXX. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhøyrande vedlegg I (HMS - eigenerklæring). 1.5 Kunngjøring Førespurnaden er sendt til 3 ulike tilbydarar. 3

4 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Etter at tilbod er mottatt vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifiseringskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifiseringskriteria vil ikkje komme vidare i konkurransen. Det blir deretter gjort ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som blir kvalifiserte. Ved denne kjøpsforma, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtaler for å oppklare eventuelle uklarhetar eller for å få tilleggsinformasjon. 2.2 Utforming og levering av tilbod 1. Tilbodet skal være merket: «Tilbod forvaltningsrevisjonsprosjekt Luster kommune» 2. Dette konkurransegrunnlaget skal nyttast for å gje tilbod/svar. Leverandørens svar skrives med blå skrift rett under det gjeldande spørsmål eller i tabellar avsett for svar. 3. Vedlegg skal nummererast i den rekkefølgja som vedlegg nemnast i konkurransegrunnlaget. 4. Tilbodet skal innehalde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbodet skal leverast pr e-post 6. Underskrift Dette konkurransegrunnlaget er utforma slik at leverandøren kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samla sett utgjer leverandøren sitt tilbod. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til XXXXXX. For seint innlevert tilbod vil bli avvist. 2.4 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbod 60 kalenderdagar rekna frå innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbod Alle leverandørar vil få tilbakemelding om kva for tilbod som er valt. 2.6 Atterhald Kommunestyret i Luster skal vedta val av revisor og står fritt til å akseptere eller forkaste alle tilbod. 4

5 3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandøren for deltaking i konkurransen. Informasjon til leverandør: I kapittel 3, 4 og 6 skal det fylles inn direkte i dette dokumentet. Samla utfylling og vedlegg vil då utgjere leverandørens tilbod. Husk å fylle inn med blå skrift. 3.1 Obligatoriske og ufråvikelege krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det vert kravd at leverandøren har ordna forhold mht. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månadar gamal. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Meirverdiavgiftsattest (Attest for betalt meirverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månadar gamal. Det vert kravd at leverandøren har et fungerande HMS-system. HMS eigenerklæring (Sjå vedlegg I til konkurransegrunnlaget) 5

6 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Pris Samla kostnadsoverslag (inkl eventuelle reisekostnader) for samla arbeid og pris per time Tid for gjennomføring Revisjonsfagleg kompetanse innhaldet i tenesta Forvaltningsrevisjonen må vere ferdig og oversendt kontrollutvalet etter nærmare avtale (hausten 10). Det vert føresett at tilbydar har revisjonsfagleg kompetanse til å utføra forvaltningsrevisjon. I tilbodet ber vi om ei kort vurdering av korleis ein vil løyse oppdraget. 4 KRAVSPESIFIKASJON Følgjande kravspesifikasjon leggast til grunn for tilbodet: 4.1 Grunnleggjande krav til tenesta Luster kommunen skal årleg vere gjenstand for forvaltningsrevisjon, basert på plan for forvaltningsrevisjon. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner definerar forvaltningsrevisjon i 7, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 6

7 Forvaltningsrevisjonen skal utførast i samsvar med den til ein kvar tid gjeldande Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), god kommunal revisjonsskikk og kjente, etablerte standardar på området. Revisor skal fortløpande rapportere til kontrollutvalet om resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon. Revisor skal møte i Kontrollutvalet når forvaltningsprosjekt utarbeidd av revisor vert handsama. Revisor har plikt til å møte i kommunestyret når sak som har tilknyting til Revisor sitt oppdrag skal handsamast. Dette skal inngå som ein del av oppdraget. Kommentarar: 4.2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kommunestyret i Luster vedtok samrøystes i sak 38/09 Plan for forvaltningsrevisjon for Luster kommune i perioden , eller til ny plan er vedteken. Denne førespurnaden omhandlar forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitetssystem i Luster kommune som i vedteken plan for forvaltningsrevisjon er pkt. 3. Ordlyden i forvaltningsrevisjonsprosjektet er slik: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitetssystem i Luster kommune Luster kommune har i 2008 etablert eit nytt kvalitetssystem; Luster kommune sitt kvalitetssystem (LKK). Dette er eit system for rapportering og handtering av uønska hendingar, såkalla RUH ar *, i samband med dagleg drift av tenesteområda i kommunen. Leiarar på ulike tenesteområde har høve til å registrere slike hendingar. Etter etablering av systemet har det vore ei vesentlig auke i talet på rapporterte hendingar. Det er opplyst frå administrasjonen at den tekniske plattforma er i orden, men at det pr i dag ikkje er etablert eit godt nok system for handtering av rapporterte hendingar. Det er ønskjeleg å få kartlagt om det er etablert tilfredsstillande rutinar for registrering og oppfølging av meldte uønska hendingar, og om det er tydleggjort kva som skal rapporterast som RUH. * RUH = Rapport uønska hending 7

8 Det er ut frå dette naturleg at tilbydar kartlegg og gir ei vurdering av : o o o o Rutine for rapportering av uønska hendingar System for å klassifisere hendingar etter vesentligheit og risiko Omfang og kvalitet på rapporterte hendingar Handtering og oppfølging av innkomne meldingar om uønska hendingar (bl.a. med omsyn til tidsaspekt og kvalitet på oppfølgingstiltak). Det vert presisert at kvalitetssystemet framleis ikkje er ferdig, heller ikkje når det gjeld avviksrapportering. Det vert difor presisert at evaluering gjeld eit system under utvikling, og at det er viktig å få innspel til korleis systemet kan forbetrast. Følgjande funksjonar i kommunen vil bli involvert i dette revisjonsoppdraget: Rådmann Utvalde tenesteleiarar i kommunen Kommentarar: 8

9 5 TILDELINGSKRITERIUM Vekt Pris 40 % Tid for gjennomføring 20 % Innhald i tenesta 40 % 6 UNDERSKRIFT Firmaopplysningar Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Føretaksnummer: Fyll inn..., den Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbodet 9

10 7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgjande dokumenter skal leverandøren legge ved tilbodet: 1. Skatteattest (Sjå punkt 3.1) 2. Meirverdiavgiftsattest (Sjå punkt 3.1) Følgjande dokumenter kan oppdragsgivar be deg legge ved tilbodet: 3. HMS-eigenerklæring (sjå punkt 3.1) 4. Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar (sjå punkt 3.2) 5. Kravspesifikasjonar (sjå punkt 4) Leverandøren besvarar krava til dokumentasjonen på tildelingskriteria så godt det er mulig: 6. Sjå oppdragsgjevar si liste tatt inn i punkt 5 Husk at skal vedleggene som skal med nummererast og at vedleggsnummera tas inn i dette dokumentet. Leverandørens svar fylles inn med blå skrift. 10

11 VEDLEGG I HMS - EIGENERKLÆRING Eigenerklæring om helse, miljø og sikkerheit (HMS) Denne stadfestinga gjeld: Namn på verksemd: Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststad Eg bekreftar med dette at denne verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og sikkerheitslovgivningen og ved det tilfredsstiller krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemda (internkontrollforskrifta). Eg bekreftar at verksemda er lovlig organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder tilsette sine faglige og sosiale rettigheiter. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse, miljø og sikkerheit.. Dato Daglig leder Eg bekreftar med dette at det er iverksett systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerheitslovgivning. Ingen tilsette. Dato Representant for de tilsette *For utanlandske oppdragstakarar gjelder følgjande: Eg bekreftar med dette at det ved utarbeiding av tilbodet er tatt omsyn til helse-, miljø- og sikkerheitslovgivningen som følgjer av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder (internkontrollforskriften), fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid. 11