ANSKAFFINGSREGLEMENT

Transkript

1 Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Bømlo Fitjar Kvinnherad Stord Tysnes ANSKAFFINGSREGLEMENT FOR KOMMUNANE BØMLO, FITJAR, KVINNHERAD, STORD OG TYSNES Anskaffingsreglement rev. 2018

2 1. MÅL Profesjonelle anskaffingar betre tenester Anskaffingar skal være i samsvar med lov om offentlige anskaffelser og tilhøyrande forskrifter Kommunane skal vise samfunnsansvar i sine anskaffingar Alle steg i anskaffingsprosessen skal gjennomførast digitalt Anskaffingar skal være organisert effektivt, med avklarte roller og rett kompetanse Kommunane skal opptre profesjonelt og ryddig i møte med leverandørmarknaden 2. LOVA SITT FORMÅL Fremje effektiv bruk av samfunnet sine ressursar. Og bidra til at det offentlege opptrer med integritet, slik at alle har tillit til at offentlege anskaffingar skjer på en samfunnstenlig måte. 3. GRUNNLEGGJANDE PRINSIPP SOM GJELD ALLE ANSKAFFINGAR «Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.» 3.1. «KONKURRANSE» Oppdragsgjevar skal så langt råd er, sjå til at konkurranse vert nytta ved alle anskaffingar. Kravet til konkurranse gjeld uavhengig av anskaffinga sin kategori og verdi. Oppdragsgjevar har derfor plikt til, så langt det er mogleg, å sikre effektiv ressursbruk ved å hente inn tilbod/anbod frå fleire leverandørar, også for kjøp med verdi under kr ,- eks mva «LIKEBEHANDLING» Oppdragsgjevar skal sikre at alle leverandørane vert behandla likt gjennom heile anskaffingsprosessen. Kravet til å behandla likt gjeld uavhengig av nasjonalitet og lokalisering. Likebehandlingsprinsippet skal sikre at alle leverandørar vert gjeve dei same moglegheitene «FORUTBEREGNELIG» Oppdragsgjevar skal sikra at heile anskaffingsprosessen er føreseieleg for leverandørane. Prinsippet skal gjere det mogeleg for leverandørar å vurdere om dei vil delta i konkurransen, og sikre at dei kan stole på at opplysningane om konkurransen vert følgt. Side 2 av 9

3 3.4. «ETTERPRØVBARHET» Oppdragsgjevar skal sikra at kravet til tilgang til å etterprøva vert ivareteke gjennom heile anskaffingsprosessen. Oppdragsgjevar må kunne dokumentere kva som har gått føre seg og kva avgjersler som er fatta. Oppdragsgjevar har protokollplikt og plikt til å grunngje val av leverandør «FORHOLDSMESSIGHET» («PROPOSJONALITETSPRINSIPPET») Oppdragsgjevar skal gjennomføre konkurransen på ein måte som er rett avpassa i høve til anskaffinga sin art, omfang, verdi og kompleksitet. Prinsippet set grenser for kor strenge krav oppdragsgjevar kan stille til leverandørane og for kor strenge krav som kan stillast til oppdragsgjevar ved gjennomføringa av ei anskaffing. 4. STYRINGSDOKUMENT, VERKTØY OG MALAR 4.1. STYRINGSDOKUMENT - Lov og forskrifter om offentlege anskaffingar - Anskaffingsreglement - Anskaffingsrettleiar - Aktuelle norske standardar - Generelle avtalevilkår 4.2. DOKUMENTMALAR OG VERKTØY Konkurransegrunnlag mal for kvar anskaffingsprosedyre Generelle avtalevilkår Protokoll mal og automatisk oppdatering i kgv Digitalt konkurransegjennomføringsverktøy (kgv) 5. DIGITALISERING I konkurransar: All kommunikasjon og informasjonsutveksling skal skje skriftleg ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidlar. For konkurransar med kunngjeringsplikt skal kommunen sitt konkurransegjennomføringsverktøy (kgv) nyttast. Avrop/bestilling: Så langt det er mogeleg skal anskaffing etter rammeavtalar skje ved bruk av e- handelsløysing. Faktura/betaling: Det er krav om at faktura skal være elektronisk i ehf format. Side 3 av 9

4 6. RUTINAR VED KONKURRANSEUTSETTING 6.1. FORMÅL Formålet med å fastlegge rutinar for kommunen si anskaffingsverksemd er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedteke anskaffingsreglement vert følgd. Rutinane skal vidare sikra at kommunen opptrer likt overfor leverandørar, og at desse vert handsama på same måte uavhengig av kva eining/avdeling som føretek anskaffinga. Rutinane skal også sikra at kommunane gjennom felles rammeavtalar, samkjøp eller innkjøpssamarbeid dreg nytte av dei gunstige vilkåra avtalar gjev. Vidare skal rutinane sikra at det er reell konkurranse om å oppnå leveransar til kommunen, og at prinsippet om konkurranse på like vilkår vert følgd ANSKAFFINGSRUTINANE SKAL FREMJE EFFEKTIV BRUK AV KOMMUNEN SINE RESSURSAR OG BIDRA TIL AT: alle anskaffingar vert gjennomført i tråd med gjeldande reglar det vert inngått attraktive rammeavtalar det er lojalitet til avtalane førebygging og avdekking av ev. brot på reglar det er klare mynde- og ansvarsforhold prosessen ved anskaffinga kan dokumenterast 6.3. PROSEDYRAR Alle anskaffingar skal, så langt det er mogleg, baserast på konkurranse, enten som Open tilbods-/anbodskonkurranse Avgrensa tilbods-/anbodskonkurranse Konkurranseprega dialog, etter vilkår i FOA Konkurranse med forhandling etter kunngjering, etter vilkår i FOA Konkurranse om innovasjonspartnerskap Konkurranse med forhandling utan kunngjering, etter vilkår i FOA Kjøp ved enkel prisinnhenting OPPSØKJANDE SAL Anskaffingar frå oppsøkjande seljarar, dørseljarar, telefonseljarar, nettannonser o.l. som kommunane ikkje har avtale med, er ikkje tillat. Slike seljarar skal visast til kommunen sin kontaktperson for anskaffingar. Side 4 av 9

5 6.5. AVTALEFORMER Anskaffingar vert føreteke etter følgjande avtaleformer: RAMMEAVTALAR Kommunane har felles anskaffingsprosess for rammeavtalar. Det vert inngått rammeavtalar for varer og tenester som jamleg vert nytta, eller dersom det av andre grunnar er føremålstenleg å inngå rammeavtale. Rammeavtalane for varer kan vera felles for alle kommunane i innkjøpssamarbeidet dersom dette er tenleg. Rammeavtalane bør omfatta dei fleste varekategoriane kommunane nyttar. Som juridisk eining inngår likevel den enkelte kommune sin avtale med leverandør. Kommunane sine einingar/avdelingar er pålagt å nytta dei leverandørane kommunen har inngått avtale med. Den enkelte kommune i innkjøpssamarbeidet er suveren, og kan velja å ikkje delta i fellesutlysing. I slike tilfelle skal dette meldast skriftleg til innkjøpsansvarleg ved planlegging av konkurranseutsettinga. Deltaking i felles utlysing forpliktar kommunen frå det tidspunktet kunngjering skjer. I dei tilfella det er hensiktsmessig, bør kommunane samarbeida med andre offentlige einingar om felles rammeavtalar ENKELTKJØP/INVESTERING Enkeltkjøp er anskaffingar som ikkje er dekka av kommunen sine rammeavtalar. Alt frå mindre enkelt kjøp til større investeringar og bygg og anlegg TERSKELVERDIAR OG KUNNGJERING Kunngjering av tilbods-/anbodskonkurranse er juridisk bindande og skal gjerast av personell med nødvendig kompetanse VARE- OG TENESTEKONTRAKTAR MED VERDI OVER KR Alle kontraktar med verdi over kr eks. mva. skal kunngjerast i DOFFIN/TED(Tenders Electronic Daily) i samsvar med krav i Forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg bør anskaffinga kunngjerast på kommunen sine nettsider. Det er protokollplikt VARE- OG TENESTEKONTRAKTAR MED VERDI OVER KR Alle kontraktar med verdi over kr eks. mva. skal kunngjerast i Doffin(Database for offentlige innkjøp) i samsvar med krav i Forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg bør anskaffinga kunngjerast på kommunen sine nettsider. Det er protokollplikt VARE- OG TENESTEKONTRAKTAR MED VERDI FRÅ KR TIL KR Kontraktar med verdi frå kr til kr har ikkje kunngjeringsplikt. Dersom det er formålstenleg, kan også desse kunngjerast i Doffin. Konkurransegrunnlag/førespurnad skal sendast til minst tre aktuelle leverandørar for å sikra konkurranse om kontrakten. Det skal førast enkel protokoll som dokumenterer anskaffinga ANSKAFFING MED VERDI INNTIL KR Anskaffing med verdi inntil kr eks. mva er unnateke regelverket om offentlege anskaffingar. Det skal likevel innhentast minst tre konkurrerande tilbod dersom mogleg BYGG OG ANLEGG Bygg og anleggskontraktar har tilsvarande nasjonal terskelverdi på kr og EØS terskelverdi på kr. 51 mill. Side 5 av 9

6 DELKONTRAKTAR Om oppdragsgjevar vel å utarbeide separate delkontraktar er det den samla verdien av alle delkontraktane som skal leggjast til grunn ved vurdering av terskelverdi og val av prosedyre. Om delkontrakten har verdi under kr (varer og tenester) / kr. 9,25 mill. (bygg og anlegg) og delkontraktane ikkje overstiger 20% av samla verdi skal anskaffinga følgje del II i forskrifta UNNTAK FRÅ FOA -Erverv eller leige av fast eigedom -Visse juridiske tenester -Låneopptak -Tenestekontraktar med anna oppdragsgjevar med einerett -Anskaffingar omfatta av andre reglar Det er krav til protokoll med grunngjeving 6.7. KONKURRANSEGRUNNLAG Ved konkurranseutsetting av varer og tenester over nasjonal terskelverdi f.t. kr , skal det alltid nyttast konkurransegrunnlag, med innhald som spesifisert i forskrift. Konkurransegrunnlag er alle dokument som oppdragsgjevar utformer eller viser til for å beskrive eller fastlegge elementa i anskaffinga/konkurransen, inkludert dokument som skildrar kva som skal anskaffast, kontraktsvilkåra og korleis oppdragsgjevar skal gjennomføre konkurransen, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelle supplerande dokument og tilleggsopplysningar. Malar for konkurransegrunnlag ved ulike prosedyrar er tilgjengeleg SAMFUNNSANSVAR Oppdragsgivar kan stille eigna krav og kriterier knytt til ulike trinn i anskaffingsprosessen, slik at offentlege kontraktar vert gjennomført på ein måte som fremmer omsyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold. Det er ein føresetnad at krava og kriteria er knytt til leveransen KLIMA OG MILJØ Oppdragsgjevar skal legge vekt på å minimere miljøbelastning og fremje klimavennlege løysingar ved sine anskaffingar og kan stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffingsprosessen der det er relevant og knytt til leveransen. Der miljø vert nytta som tildelingskriterium, bør det som hovudregel vektast minimum 30 prosent SOSIALE FORHOLD Varer som blir leverte skal vere framstilt under forhold som er i samsvar med ILO kjernekonvensjonar om: Forbod mot barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering og manglande respekt for fagorganisering og kollektive forhandlingar ARBEIDSLIVSKRIMINALITET Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping i offentlege anskaffingar kan hindras ved å stille riktige krav om lønns- og arbeidsvilkår. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontraktar er eit viktig verktøy. Side 6 av 9

7 KRAV OM BRUK AV LÆRLINGAR Det er eit krav at leverandøren er tilknytt ei lærlingordning og at lærlingar skal delta i utføringa av kontraktarbeidet i tenestekontraktar og kontraktar om bygg og anleggsarbeid. Kravet gjeld for kontraktar med verdi på minst 2 millionar og som varer over 3 månader AVGRENSA LEDD AV UNDERLEVERANDØRAR Ved kjøp av bygg- og anleggsarbeid eller reinhaldstenester over EØS-terskelverdien for tenester, må det som hovudregel stilast krav om maksimalt to ledd med underleverandørar UNIVERSELL UTFORMING Ved offentlege anskaffingar er det plikt til å ta omsyn til universell utforming for ytingar som skal brukast av personar, anten ålmenta eller tilsette hos oppdragsgivar, med mindre det er særlege grunnar til unntak KONTRAKS-/AVTALEVILKÅR Det skal som hovudregel nyttast balanserte kontraktsstandarar (NS, SSA og liknande) der desse ligg føre. Elles kommunen sine avtalevilkår KVALIFIKASJON Leverandørar til kommunen skal ha autorisasjon, den økonomiske og finansielle kapasiteten, og dei tekniske og faglege kvalifikasjonane som leveransen krev. Plikt å nytte ESPD-skjema for kjøp over EØS terskelverdi ATTEST FOR BETALTE SKATTAR OG AVGIFTER Alle tilbydarar til kommunen må leggja fram tilfredstillande attest om skattar og avgifter til det offentlege ved kjøp over kr LOVLEG ETABLERT FØRETAK (FIRMA-ATTEST) Alle tilbydarar til kommunen må levera dokumentasjon på lovleg etablert føretak VAL AV LEVERANDØR/PRODUKT Oppdragsgjevar skal velje tilbod/anbod på grunnlag av; -den lågaste prisen -den lågaste kostnaden -det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet PROTOKOLL Det skal førast protokoll for alle innkjøp som overstig kr Side 7 av 9

8 6.15. GRUNNGJEVING Ved val av leverandør skal det alltid føreliggja grunngjeving for valet. Grunngjevinga skal gjere greie for det valde tilbodet/anbodet sine eigenskapar og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteria. 7. INFORMASJON Den enkelte kommune sin innkjøpskontakt har ansvar for å gje alle einingar tilgang til relevant informasjon knytt til rammeavtalar og reglar for offentlege anskaffingar i sin kommune. Felles innkjøpsportal for kommunane i innkjøpssamarbeidet kan nyttast som informasjon til leverandørar og tilsette. Databasen gjev blant anna informasjon om: Avtaleoversikt med generell avtaleinformasjon Lover, reglar og retningsliner Standard dokument Innkjøpsnyhende Pris- og rabattilhøve 8. KONTROLL OG OPPFØLGING 8.1 KONTROLLANSVAR Den enkelte eining/tilsette har ansvar for å gjera sine avrop/bestillingar etter inngåtte avtalar og sikre at anskaffingar skjer i tråd med lov og forskrifter om offentlege anskaffingar. Det skal kontrollerast at kommunen oppnår avtalte vilkår/prisar. Avvik skal meldast innkjøpskontakt/innkjøpssjef. 8.2 EVALUERING/KONTRAKTSOPPFØLGING Ved bruk av rammeavtalar, skal det gjerast ei årleg evaluering, under dette sjå til at kommunen får dei vilkår som er sett i avtalen, og at avtalen vert nytta som forutsett. 8.3 VARSLING AV AVVIK Tilsette som er i tvil om forståing av anskaffingsreglementet pliktar å ta dette opp med næraste overordna. Side 8 av 9

9 ANSKAFFINGSRETTLEIAR FOR XX KOMMUNE Alle innkjøp til kommunen skal skje i tråd med vedteke anskaffingsreglement. Ved rammeavtalar har ein sikra at konkurranse er gjennomført i forkant, og det er forhandla fram rimelege prisar og gode avtalevilkår. Kommunen har plikt til å nytta gjeldande rammeavtalar, og kan koma i økonomisk ansvar dersom andre leverandørar vert valt. I utgangspunktet skal alle anskaffingar til kommunen vera basert på konkurranse. Ved anskaffing skal ein følgja slik prosedyre: 1. Definere behov 2. Undersøkje budsjettdekning 3. Søkja etter rammeavtale 4. Gjere avrop dersom rammeavtale (Sjå liste over rammeavtalar på Innkjøpsportalen) For korrekt anskaffing og fakturahandsaming skal ein: - Gjere elektronisk bestilling dersom mogleg (e-handel) - Gje opp referansenr. og eige namn - Gje korrekt levering og fakturaadresse/organisasjonsnr. - Krevja faktura i ehf-format. Dersom det ikkje finnest rammeavtale som gjeld den vara/tenesta ein skal kjøpa må ein vurdera følgjande: Kjøp/kontrakt med verdi lågare enn kr er unnateke regelverket om offentlege anskaffingar. Det er likevel eit krav om at det skal nyttast konkurranse. I praksis vil det seie at oppdragsgjevar skal samanlikne prisar så langt dette er hensiktsmessig, frå minst tre leverandørar før ein gjer endeleg val. Har kjøpet/kontrakten verdi mellom kr og kr for vare-/tenestekjøp, må det i tillegg til å hente inn pris frå minst tre leverandørar, førast protokoll etter forskrift om offentlege anskaffingar (Det kan likevel vera tenleg å nytte frivillig forenkla kunngjering i Doffin, for å nå ein større marknad.) Har kjøpet verdi over kr skal det krevjast skatteattest. Er kjøpet av ein kategori som kommunen ventar å kjøpa for over kr over ein periode på 4 år, må kjøpet/kontrakten kunngjerast nasjonalt i Doffin. Ta kontakt med innkjøpsansvarleg i kommunen /interkommunal innkjøpssjef for kunngjering. Er kjøpet av ein kategori som kommunen ventar å kjøpa for over kr (vare- og tenestekjøp)/ kr (bygg og anlegg) over ein periode på 4 år må kjøpet/kontrakten kunngjerast nasjonalt og internasjonalt i Doffin og Ted. Ta kontakt med innkjøpssjef for samarbeidskommunane / innkjøpsansvarleg i kommunen for kunngjering. Alle terskelverdiar er eksklusive meirverdiavgift. Ynskjer ein å gjere seg kjent med gjeldande regelverk om offentlege anskaffingar, finn ein desse i Innkjøpsportalen. Treng du hjelp eller informasjon i samband med anskaffing kan du ta kontakt med innkjøpsansvarleg i din kommune eller innkjøpssjef for samarbeidskommunane: Marianne P. Fjeldstad, tlf / , e-post: mfj@stord.kommune.no Side 9 av 9