Kort introduksjon til anskaffelsesregelverket - Digitale bestillingsløsninger oppdragsgivere - 12/4-18. Jurist, Ingrid B.

Transkript

1 Kort introduksjon til anskaffelsesregelverket - Digitale bestillingsløsninger oppdragsgivere - 12/4-18 Jurist, Ingrid B. Kolderup, DIFI

2 Temaene for innlegget 1. Anskaffelsesregelverket 2. Anskaffelsesprosessen 3. Samfunnsansvar 4. Dialog 5. Kvalifikasjonskrav 6. Tildelingskriterier 7. Kravspesifikasjon 8. Kontrakten

3 Oversikt over anskaffelsesregelverket Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Forsyningsforskriften (FYF) Forskrift om forsvars og sikkerhetsanskaffelser (FOSA) Kofa-forskriften Forskrift om arbeidsvilkår i off. kontrakter Forskrift om plikt til bruk av lærlinger i off. kontrakter

4 Terskelverdiene styrer handlingsrommet Kunngjøringsplikt i TED Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Konkurransepreget dialog Innovasjonspartnerskap Del III Flere krav og bestemmelser om gjennomføring dess høyere i verdi anskaffelsen er Alle anskaffelser over terskelverdiene Kunngjøringsplikt i Doffin Åpen og begrenset tilbudskonkurranse Del II Kommuner og fylkeskommers Vare- og tjenestekontrakter med verdi mellom kr. 1.1 og 1.75 mill. eks. mva. Ikke kunngjøringsplikt men konkurranse Del 1 Anskaffelser med kontraktsverdi over kr eks mva og opp til kr 1,1 mill eks mva

5

6

7 De grunnleggende prinsippene, LOA 4 Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet

8 Andre samfunnshensyn LOA 5: Miljø Menneskerettigheter, grunnleggende ILO konvensjoner Innovasjon Arbeidsforhold og sosiale rettigheter Forhindre sosial dumping Plikt til å ha lærlinger Begrensning i antall underleverandører

9 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser 1.Ledd Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader.

10 FOA 8-1 og 12-1 og FYF 8-1 om forberedende undersøkelser Kan du prate med oppdragsgivere? Eller vil det diskvalifisere deg? Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bl.a. leverandører eller bransjeorganisasjoner Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet

11 Ulike markedsundersøkelser/ dialogaktiviteter Delta på arrangementer Avholde åpne møter/konferanser Annonsere på hjemmeside (kjøperprofil) - og be om innspill En-til-En møter Legge ut anskaffelsesdokument på høring på Doffin BAD

12 FYF og FOA om dialog før konkurransen «Når leverandøren eller virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd forut for konkurransen, skal oppdragsgiver treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får urimelig konkurransefordel» Avvisningsplikt dersom urimelig konkurransefordel ikke kan avhjelpes

13 Hva kan være egnede tiltak? Legge med mer utfyllende informasjon i anskaffelsesdokumentene Gi leverandørene lenger tid til å kunne utarbeide tilbud (dvs lenger tilbudsfrist) Holde informasjonsmøter der anskaffelsen presenteres Annet?

14 Muligheter til dialog etter kunngjøring All kommunikasjon skal som hovedregel skje skriftlig Før tilbudsfrist: Adgang til å stille spørsmål. Svar bør sendes alle interesserte leverandører samtidig. Bruk muligheten til å avklare uklarheter, mangler ol

15 Muligheter til dialog etter kunngjøring Etter tilbudsfrist: Styres av anskaffelsesprosedyren Åpen og begrenset tilbudskonkurranse: Dialog ved avklaringer og forklaringer om alle sider ved tilbudet Åpen og begrenset anbudskonkurranse: Dialog som medfører tilbudet forbedres er forbudt, jf. FOA 23-5 Konkurranse med forhandling: Forhandle om alle sidene ved tilbudet bortsett fra absolutte krav og tildelingskriterier. Konkurransepreget dialog: Drøfte alle sider ved anskaffelsen i dialogfasen. Foreta avklaringer som ikke endrer tilbud i avslutningsfasen.

16 Anskaffelsesdokumentene Kunngjøring Konkurransegrunnlag Hva som skal anskaffes (behovet) Hvilke kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen Hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder Hvilke tildelingskriterier som gjelder Konkurranseregler Krav til kommunikasjon Tilbudsfrist, vedståelsesfrist ESPD skjemaet

17 Kilde: KS

18 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren for å sikre at han er egnet til å gjennomføre konkurransen Relevante og proporsjonale Likebehandle leverandørene Må skille mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav som skal vise at kvalifikasjonskrav er oppfylt Over EØS-terskelverdi er det gitt detaljerte regler om hvilken type dokumentasjon som kan etterspørres

19 Type kvalifikasjonskrav Krav til leverandørens registrering i foretaksregister mv, autorisasjoner, økonomiske og finansielle kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner, kvalitetssikringssystem, miljøledelsessystem Kvalifikasjonene skal oppfylles. Hvis ikke plikter oppdragsgiver å avvise leverandøren

20 Støtte fra andre virksomheter, FOA 16-10/FYF 12-5 Leverandøren kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter både mht. til økonomi og teknisk og faglige kvalifikasjoner OBS! Leverandøren må da dokumentere at man råder over de nødvendige ressursene, for eksempel ved en forpliktelseserklæring. Virksomhetene skal også levere egne ESPD-skjemaer. Økonomisk eller finansiell kapasitet; oppdragsgiver kan kreve solidaransvar for utførelse av kontrakten Teknisk kompetanse som utdanning, faglige kvalifikasjoner eller erfaring, så skal disse virksomhetene utføre de tjenestene som krever slike kvalifikasjoner

21 2. Utvelgelse ved konkurranser med prekvalifisering og 17-6 Gjelder begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog Skal sette nedre og kan sette øvre Del II: minimum 3, del III: minimum 5 Må oppgis i kunngjøringen Kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag Objektive og ikke-diskriminerende utvelgelseskriterier om for mange kvalifiserte Best kvalifiserte Best konkurransedynamikk Loddtrekning Er det fornuftig å sette en nedre eller øvre grense? Forhandlinger kan gjennomføres i faser

22 Spesifisering av behov Oppdragsgiver bestemmer selv hvilket behov som skal dekkes og hvordan dette skal dekkes Kravspesifikasjon Skal angi egenskaper Skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til dens formål og verdi Kan vise til alle trinn i livssyklusen Skal utformes som a. ytelses- og funksjonskrav inkl. miljøegenskaper, (Åpen spesifikasjon) eller b. ved henvisning til nasjonale standarder, europeisk godkjenning etc., eller en kombinasjon av a og b Kan ikke vise til bestemt merke eller produksjonsprosess Kravene SKAL oppfylles hvis ikke skal tilbudet avvises

23 Ulike spesifikasjonsformer Åpne spesifikasj oner

24 Forenklet detaljspesifikasjon Rehabilitering av bygg Formålet er å redusere energibruk Detaljsspesifikasjon: Det skal anskaffes og installeres Y antall panelovner med termostat Kontraktsmessig ytelse: levering av Y antall panelovner med termostat Oppfølgning av kontrakt: Blir Y antall panelovner levert?

25 Forenklet åpen spesifikasjon Formålet er å redusere energibruket til lavere enn X kwt Behovet er at det skal være 20 grader i kontorer og møterom på dagtid i arbeidstiden mellom kl på hverdagene Her kan leverandørene tilby ulike løsninger: gulvvarme, solvarme, jordvarme, panelovner etc Konktraktsmessig ytelse: levering av lavere energibruk enn X kwt Oppfølgning av kontrakt: Er målet om lavere energibruk overholdt?

26 Tildelingskriterier Tre grunnlag for å velge: Den laveste prisen, eller Den laveste kostnaden (f.eks. livssykluskostnader med), eller Det beste forhold mellom pris eller kostnad (livssykluskostnader) og kvalitet Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen være utformet slik at «det er mulig for alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører å tolke dem på samme måte» ikke gi oppdragsgiver ubetinget skjønnsfrihet vektes Der miljø brukes som tildelingskriterium, skal det som hovedregel vektes 30 %

27 Avvisningsregler av leverandøren Pliktige avvisningsregler, der leverandøren ikke oppfyller de kvalifikasjoner som er stillet har deltatt i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger, hvitvasking, barnearbeid, menneskehandel Valgfrie avvisningsregler, der leverandøren ikke har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter, er konkurs eller under avvikling, ved klare holdepunkter for at leverandøren har inngått avtaler i den hensikt å vri konkurransen ikke kan forventes å gjennomføre kontrakten med tilfredsstillende kvalitet Har gitt grovt uriktige og misvisende opplysninger Avvisningen kan skje for handlinger og unnlatelser Regler om identifikasjon

28 Avvisning av tilbudet Pliktige avvisningsgrunner Der det kommer inn et tilbud fra en leverandør som ikke er kvalifisert eller invitert Der tilbudet ikke kan ansees bindende Der tilbudet inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene Leverandørens standardvilkår Valgfrie avvisningsgrunner av tilbudet Inneholder avvik som ikke kan ansees ubetydelige Ikke oppfyller bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold, tariffavtaler Unormalt lavt Overstiger oppdragsgivers budsjett

29 Kontraktoppfølgning Regelverket få bestemmelser avtaleretten Likevel får regelverket innvirkning Kap 28 endringer som er meddelt i anskaffelsesdokumentene Prisreguleringsklausuler Opsjoner Endringer som er nødvendige tilleggleveranser når skifte av leverandør ikke kan skje av tekniske el økonomiske grunner, betydelige vanskeligheter og vesentlige omkostninger, prisøkning ikke overstiger 50% av opprinnelig kontraktsverdi Endringer som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse Vesentlige endringer er ikke tillatt dersom det fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig endret - tommelfingerregel

30 Gode råd Les anskaffelsesdokumentene nøye Bruk handlingsrommet før kunngjøring gjør oppdragsgiver god! Still spørsmål etter kunngjøring dersom noe er uklart, noe du ikke forstår Start i tide med ESPD skjemaet Svar på alle spørsmål/krav i konkurransegrunnlaget Legg ved all dokumentasjon som etterspørres Forbehold kan medføre avvisning

31