SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM BØMLO, FITJAR, KVINNHERAD, STORD OG TYSNES ÅRSMELDING Stord kommune (Leiar av forumet deler av året)

Transkript

1 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE INNKJØPSFORUM BØMLO, FITJAR, KVINNHERAD, STORD OG TYSNES ÅRSMELDING 2014 Organisasjon: Kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes har sidan 1996 hatt ei interkommunal innkjøpsordning med forpliktande samarbeid. Stord kommune er vertskommune for ordninga, og har hatt tilsett felles innkjøpssjef. Den interkommunale innkjøpssjefen har ansvar for drift og leiing av innkjøpssamarbeidet. I tillegg er kvar av kommunane i innkjøpssamarbeidet gjennom avtale pålagt å frigje resursar til deltaking i den i den interkommunale innkjøpsordninga etter nærare avtale. Som ein del av dette er det etablert interkommunalt innkjøpsforum, der kommunane i innkjøpssamarbeidet har kvar sin representant. Innkjøpsforumet har møter etter behov, og medlemmene i innkjøpsforumet rapporterer til sine respektive kommunar. Medlemmer i 2014 har vore: Marianne P. Fjeldstad Odd Magne Agdestein Dag Eitrheim Sigrid Fossum Jorunn Karin Furdal, Helge Drange Stord kommune (Leiar av forumet deler av året) Stord kommune (Leiar av forumet deler av året) Bømlo kommune Fitjar kommune Kvinnherad kommune Tysnes kommune Kommunalt innkjøpssamarbeid Som region har ein etablert samarbeid med Hordaland Fylke, Haugalandet og Hardanger/Voss. Vi har gjennom dette samarbeidet fått til ein vinn/vinn situasjon, der kommunane i fellesskap sit på stor kompetanse, kan ta ut stordriftsfordeler, men likevel ivareta lokale forhold. Samarbeidet har som grunnpilar at den enkelte kommune har veto i saker som vedkjem eigen kommune. Det har vore skifte av innkjøpssjef i Marianne P. Fjeldstad er tilsett som innkjøpssjef frå Tidlegare innkjøpssjef Odd Magne Agdestein trappa ned stillinga til 60% frå same dato. Av budsjettmessige omsyn, vart prosjektdelen trappa ned til eit minimum i Det er halde 3 møter i det interkommunale innkjøpsforumet i I tillegg var innkjøpsforumet arrangør av den årlege regionskonferansen på innkjøp, der 20 kommunar deltok. Konferansen var halden i Suldal kommune. Suldal kommune er ny kommune i regionale innkjøpssamarbeidet, og er tilslutta innkjøpssamarbeidene på Haugalandet. Kommunane har i 2014 hatt ei god utvikling i bruk av tids- og arbeidssparande elektroniske løysingar innanfor innkjøp, ved fullintegrert elektronisk handel via e-handelsportal knytt opp

2 mot regskapssystem og elektronisk fakturahandsaming på EHF-format. Dette gjev kommunane betre oversikt over sine innkjøp og betre mogelegheit for budsjettstyring. Prosjektet med elektroniske løysingar innanfor innkjøp som er gjennomført i regi av innkjøpsforumet, har vore eit pionerprosjekt som har fått nasjonal merksemd, der regionen vert halden fram som eit døme på gjennomføring av slike tiltak. Omsetninga på elektronisk handel er stigande, og ein har som målsetting at i utgangspunktet skal alle innkjøp skje elektronisk via e-handelsportal. Avtalar Det har vore gjennomført fleire tyngre, svært arbeidskrevande anbudskonkurransar i Ein kan her nemna konkurranseutsetting av reinhald i Stord kommune, legemidlar med tilhøyrande tenester og kopi-/multimaskinar. Dei to siste er regionsavtalar og femner om mange kommunar og utgjer ein kontraktsum på over 100 mill kr. Oversikt over innkjøpsavtalar ligg som vedlegg. Det går monaleg meir tid til etterarbeid og kvalitetssikring av anbudskonkurransar enn tidlegare. Innkjøp til det offentlege er styrt av eit detaljert og komplisert regelverk, der kommunen kan koma i erstatningsansvar ved brot på regelverket. Innkjøpsforumet har ikkje hatt klager på sin anbudskonkurransar i rettslige organ i Det har vidare synt seg å vera viktig å ha god oppfylging på avtalane, og sjå til at avtalte prisar og vilkår vert fylgde. Ved controllerarbeid vart det i 2014 avdekka feilfaktureringar på over 1 mill kr. Dersom vi finn at leverandør ikkje held seg til avtalte vilkår/prisar, vert det gjort krav om oppretting og tilbakebetaling. Kommunane fekk såleis tilbakebetalt betydelege beløp i Innkjøpsavtalane sikrar kommunane svært gode prisar og vilkår gjennom innkjøpssamarbeidet, noko som ikkje hadde vore mulig for den enkelte kommune, og det er dokumentert store innsparingar. Skal avtalane vera fordelaktige over tid, krev dette tett oppfølging og kontroll. Innkjøpssamarbeidet forvaltar ca 80 avtalar fordelt ca 50 varegrupper. Avtalane representerar ein verdi på ca ein milliard kroner over ein fireårsperiode. Talet på rammeavtalar er aukande og stadig fleire produkt og tenester kjem inn under desse. Innsparingane for kommunane er betydelege, der vi gjennom samarbeid og volum oppnår gunstige avtalar. Innsparingspotensiale er større enn det som er teke ut, men krev større ressurssinnsats på innkjøp/kontrollsida. Det er ei målsetjing å auka innkjøpsdelen gjennom avrop på rammeavtalar, og redusera tilfeldige innkjøp utanfor avtalar og ulovlege direkteinnkjøp. Økonomi: Kostnader med interkommunal innkjøpsordning inkl. prosjekt i 2014 Sum kostnader kr ,- -20% andel løn Stord kommune kr ,- -Inntekter kr ,-

3 Underskot 2013 kr ,- Til fordeling på kommunane kr ,- =========== Kostnaden er fordelt på kommunane etter folketal. Målsettingar: Kompetanseoppbygging på innkjøp Auke delen av kommunale innkjøp på rammeavtalar Redusera transaksjonskostnader Leverandørutvikling Utvikla bruk av IKT-teknologi i innkjøpssamanheng Vedlegg: Oversikt over innkjøpsavtalar pr

4

5

6

7